Afrapportering Hillerød Kommune Ældreanalyse Kort version

Transkript

1 Afrapportering Hillerød Kommune Ældreanalyse Kort version

2 1 INDLEDNING OG FORMÅL Hillerød Kommune har besluttet at iværksætte en analyse af ældreområdet. Analysen skal føre til konkrete, realiserbare forslag til væsentlige budgetreduktioner på ældreområdet. Flere nøgletalsundersøgelser indikerer, at Hillerød Kommune i sammenligning med andre kommuner bruger flere ressourcer på ældreområdet pr årig borger. Dette er baggrunden for, at der i budgetforliget for indgår følgende formulering; nøgletal giver forventning om mulighed for budgetforbedringer på ældreområdet. Derfor vil der blive gennemført en nærmere analyse af ældreområdet, som der kan handles på. Byrådet vil i foråret 2015 tage stilling til serviceniveauet og eventuelle ændringer på det samlede ældreområde. Direktionen forelægger byrådet en redegørelse for hvilke økonomiske og administrative ressourcer, der vil medgå til analysen og et forslag til kommissorium for den. Hillerød Kommune har på baggrund heraf bedt BDO Consulting om en analyse ældreområdet. Det overordnede formål med analysen er således at identificere de områder inden for ældreområdet, hvor det vurderes, at der kan opnås større besparelsespotentialer. Budgetreduktionerne på ældreområdet i Hillerød skal kunne findes over en kort årrække. Konsekvenserne af forslagene for borgere og medarbejdere er beskrevet. Nærværende rapport er en kort version af den samlet afrapportering af de undersøgelser og analyser, som BDO har gennemført i forbindelse med afdækning af besparelsespotentialer og konkrete besparelsesforslag. Forud for nærværende rapport har BDO udarbejdet fire delrapporter, som er afleveret til Hillerød Kommune. Delrapporterne omfatter en afrapportering på afdækkende interviews, en afrapportering på sagsgennemgange, en benchmarkanalyse samt præsentation af resultaterne fra BTP-målingen. Disse delrapporter har været afsæt for udarbejdelse af bruttoliste over besparelsespotentialer. I nærværende rapport indgår dele af disse delrapporter i redigeret form, for at skabe sammenhæng og tydeliggøre analysernes kontekst. 2 METODE OG AKTIVITETER Analysen er gennemført i tre faser. Ældreanalysens første fase er gennemført som en åben kortlægning og identifikation at besparelsespotentialer på ældreområdet i Hillerød Kommune. Analysens anden fase har omhandlet udarbejdelsen af uddybende analyser for udvalgte områder med henblik på at belyse konkrete besparelsesforslag. Fase tre består primært i afrapportering og beregning af forslagene.

3 Møder Kortlæggende interviews Indsamling og gennemgang af data Deskresearch BTP-måling Identifikation af forslag Analyse Fase 1: Åben kortlægning og analyse af besparelsespotentiale Udvælgelse af besparelsespotentialer Fremlæggelse af bruttoliste med besparelsespotentialer i styregruppen Prioritering og udvælgelse af besparelsespotentialer til videre analyse Interviews Indhentning af suppl. information Vagtplansanalyse Workshop Fase 2: Udarbejdelse af konkrete besparelsespotentialer Fase : Konsekvenser, beskrivelser og præsentation Afrapportering og præsentationer Udarbejdelse af og beregninger til besparelseskatalog Beskrivelse af konsekvenser FASE 1: ÅBEN KORTLÆGNING Følgende aktiviteter har været gennemført som elementer i BDO s kortlægning af Ældreområdet i Hillerød Kommune: Benchmarking-analyse med Frederikssund og Hedensted Kommuner BDO har gennemført en benchmarking-analyse af udgifts- og aktivitetsdata på ældreområdet, der sammenligner Hillerød med Frederikssund og Hedensted Kommuner. BTP-måling Hillerød Kommune og BDO har i perioden januar gennemført en BTP-måling i udvalgte dele af hjemmeplejen (2 distrikter), på 2 plejecentrene og i sygeplejen i Hillerød Kommune. Endvidere er alle enheder blevet bedt om, at foretage en opgørelse over deres løbende og planlagte mødeaktivitet. Sagsgennemgang BDO har gennemgået 10 tilfældigt udvalgte sager på 8 og 10 sager på hvert sit paragrafområde med henblik på vurdering af sagsbehandlingen generelt, herunder dokumentation, afgørelse og fokus på rehabiliteringspotentialer. Interviews med medarbejdere og ledere samt FTR og Ældreråd BDO har gennemført 1 interviews med ledelse og medarbejdere samt FTR og Ældreråd i Hillerød Kommune. Med henblik på at afdække arbejdsgange, samarbejde, driftsforhold, kultur og erfaringer, der kan understøtte identificerede besparelsespotentialer Desk research gennemgang af budget, data og dokumenter BDO gennemgået en lang række dokumenter fremsendt af Hillerød Kommune, omhandlende budget og regnskab samt Løndata og fraværsstatistik. Derudover har BDO gennemgået kvalitetsstandarder og ydelseskataloger samt beskrivelse af procedurer. Samlet har BDO inddraget dette i en vurdering af besparelsespotentialer for de forskellige dele af Ældreområdet.

4 2.2 FREMLÆGGELSE AF BRUTTOLISTE MED BESPARELSESPOTENTIALE På baggrund af fase 1 udarbejdede BDO en bruttoliste med besparelsespotentialer, som BDO har identificeret ved den indledende kortlægning. Bruttolisten blev forelagt Styregruppen med henblik på dels en gennemgang af de observationer og besparelsespotentialer BDO havde identificeret, dels en prioritering af områder til genstand for en uddybende analyse. Tabel 1 Bruttoliste over besparelsepotentialer Initiativ nr. Forslag til besparelsespotentiale Ændret serviceniveau Minimum (mio. kr.) maksimum (mio.kr.) 1 Ændret serviceniveau på plejecentre 9,00 27,20 2 Afskaffelse af ekstra tildeling til demenspl. 6,80 6,80 Ændring af serviceniveau i hjemmeplejen 1,65 5,90 Ændret serviceniveau rehabiliteringspladser 0,95 2,85 5 Ændret serviceniveau for daghjem og dagcentre 1,00 1,20 6 Nedsættelse af serviceniveau ledsageordning 0,70 1,0 Effektiviseringer 7 Styrkelse af rehabiliteringsindsatsen (revitalisering) 0,50 1, 8 Effektivisering tiltag i hjemmeplejen og sygeplejen 2,55,25 9 Omlægninger i myndighedsafdelingen 0,00 0,8 10 Nedbringelse af udgifter til færdigbehandlede patienter 1,16 1,67 11 Optimering af beklædning og anvendelse af biler 0,10 0,0 Organisering og struktur 12 Ændret ledelsesstruktur på ældreområdet 0,55 2,20 1 Samling af administrative ressourcer 0,0 1,60 1 Optimeringer for vikarkorps og brug af eksterne vikarer 0,75 1,50 Diverse 15 Øget brug af velfærdsteknologi loftslift 0,00 0,50 I alt (forslag 2 ikke medregnet) 19,1 52,8 Styregruppen valgte på baggrund heraf tre forslag fra bruttolisten til uddybende analyse, med henblik på at udarbejde konkrete og realiserbare forslag til at udmønte besparelsespotentialet. De tre forslag er: Ændret serviceniveau på plejecentre (1) Nærmere analyse af hjemmeplejen og sygeplejen (8) Omlægninger i myndighedsafdelingen samt en vurdering af mulighederne for at styrke rehabiliteringsindsatsen (9 + 7)

5 2. FASE 2: UDDYBENDE ANALYSER BDO har på baggrund af prioriteringen af områder for uddybende analyser foretaget en yderligere undersøgelse. Til grund for resultaterne heraf ligger udover de informationer indsamlet i den afdækkende fase, en række yderligere undersøgelser og analyser. Der således yderligere gennemført følgende: Gruppeinterviews med medarbejdere i hjemmeplejen, sygeplejen, plejecentre og myndighedsafdelingen Der foretaget i alt 10 gruppeinterviews med medarbejdere, hvor der spurgte til en række temaer omhandlende medarbejdernes hverdag. Fx organiseringen, vagt- og kørselsplanlægningen, samarbejde på tværs, møder, opgaver og dokumentation. Dette med henblik på at få beskrivelser af den daglige drift og eventuelle uhensigtsmæssigheder og optimeringsmuligheder. Vagtplansanalyse BDO har derfor gennemgået dele af hjemmeplejens og plejecentrenes vagtplanlægning (medarbejdernes arbejdstidsplanlægning) med henblik på at identificere optimeringspotentialer. Gennemgang af løndata og sygefraværsstatistik BDO har modtaget og gennemgået sygefraværsstatistik for hjemmeplejen, sygeplejen og plejecentrene i Hillerød Kommune. BDO har vurderet og analyseret omfanget af sygefravær, omfang af dyre timer, personalesammensætning og forbrug af vikarer, hos de forskellige enheder. Workshop BDO har afholdt en workshop hvor deltagerne blev præsenteret for en række temaer baseret på BDOs vurderinger af besparelsesområder. Hver af disse understøttet af en række anbefalinger. Deltagerne på workshoppen har således drøftet og kvalificeret de anbefalinger og observationer BDO har foretaget. BTP-måling for myndighed Myndighedsafdelingen har foretaget en tidsregistrering på en uge. Her er arbejdstiden blevet registreret i på en række kategorier og i forhold til lovområder. BDO har endvidere ift. eksempelvis BTP-niveauer anvendt vores erfaring fra lignende analyser i andre kommuner. BDO S SAMLEDE ANBEFALINGER OG FORSLAG TIL REALISERBARE BESPARELSESFORSLAG Processens tredje fase har omfattet beregning og afrapportering af de konkrete besparelsespotentialer. De tre udvalgte besparelsespotentialer fokuserer på en nærmere analyse af hjemmeplejen og sygeplejen, serviceniveauet på plejecentre samt en nærmere analyse af myndighedsafdelingen herunder en vurdering af rehabiliteringsindsatsen. Det estimerede besparelsespotentiale for disse forslag var efter den indledende afdækning mellem 12,05 og,26 mio.

6 .1 HJEMMEPLEJEN OG SYGEPLEJEN BDO konkluderer overordnet, at der bruges uforholdsmæssigt mange ressourcer på biler og logistik. Vagtplanlægningen kan optimeres og der kan herigennem sikres større kontinuitet og ensartethed i fremmødet. Et middel hertil er medindflydelse og inddragelse af medarbejderne. Herigennem øges engagement og motivation, hvilket også vil have en positiv effekt på fraværet. På baggrund af bl.a. stikprøver af kørelister, konkluderer BDO at disse ikke giver et reelt billede af vagten, hvilket sammen med vagtplanerne bør have skærpet opmærksomhed. Endelig konkluderer BDO at visitering i pakker vil lette hjemmeplejens arbejdsgange. På baggrund heraf anbefaler BDO følgende: At Hillerød Kommune opstiller en business case på potentialet ved at lave hjemmeplejen og hjemmesygeplejens medarbejdere anvende egen biler og få udbetalt befordringsgodtgørelse som følge heraf, i de situationer hvor anvendelse af kommunens egne biler er uhensigtsmæssig. At Hillerød Kommune gennemgår hjemmeplejens ruter med henblik på at minimere stjernekørsel. At der ansættes en person til at varetage praktiske serviceopgaver omkring de kommunale biler, med henblik på at minimere plejepersonalets tidsanvendelse på disse opgaver. Endvidere at dette skal medvirke til at optimere logistikken omkring anvendelse af kommunale biler. At der arbejdes med klare retningslinjer og systematik for vagtplanlægningen med henblik på at nedbringe variationen i vagtplanerne. Dette med henblik på, at sikre et stabilt fremmøde og ensartethed i vagtplanlægningen. At kørelister og faste ruter gennemgås med henblik på afspejling af den faktiske transporttid og overensstemmelse med fremmødetiden for vagten. Dette kan betyde, at der sker en reduktion i antallet af ruter. At medindflydelse og inddragelse styrkes gennem tættere ledelse. Dette anbefales bl.a. med henblik på at reducere hjemmeplejens fravær og anvendelse af vikarer. At strukturen omkring triage genovervejes, idet der dels anvendes mange ressourcer herpå, dels at det vurderes at engagement heri er faldende. At der overvejes en omlægning til afregning via pakker, hvorved hjemmeplejen får en større handlefrihed ved levering af ydelser hos borgerne. (se afsnit omkring myndighed) At Hillerød Kommune definerer standardtider som udgangspunkt for de sygeplejeydelser der delegeres. Endvidere at der tages stilling til hvilket niveau for delegering der er målsætningen set i lyset af LEON-princippet. At der arbejdes mere systematisk med anvendelse af ledelsesinformation på udvalgte parametre.

7 .1.1 KONKRETE OG REALISERBARE BESPARELSESPOTENTIALER FOR HJEMMEPLEJEN OG SYGEPLEJEN BDO har analyseret og undersøgt en række forhold omkring hjemmeplejen og hjemmesygeplejen. BDO har igennem disse analyser og undersøgelser påpeget en række området, hvor der vurderes et besparelsespotentiale, og har ovenfor listet en række anbefalinger, der samlet og hver for sig vil kunne bidrage til at høste sådanne besparelser. Det er dog vanskeligt at fastsætte konkrete og realiserbare økonomiske mål for hver af disse anbefalinger. Der vil ligeledes kunne være sammenfald mellem de forskellige anbefalinger, der ikke gør det realistisk at realisere alle samtidig. BDO har derfor valgt at fokusere på de mest konkrete, i forhold til at beregne et realiserbart besparelsespotentiale. 1) Øge BTP ved en reduktion af tiden anvendt på transport Tiden som hjemmeplejen og sygeplejen anvender på transport bør efter BDO s vurdering kunne reduceres. Dette betyder, at tiden i stedet vil kunne anvendes til levering af ydelser hos borgerne. Ved implementering af de anbefalinger som BDO har beskrevet, vil der være muligheder for at mindske tiden og spildtiden hertil. BTP målingen viser, at der i gennemsnit anvendes omkring 17 % af arbejdstiden på transport. Et konservativt estimat vil være en reduktion til 15 %, hvilket, ift. BDO s erfaringer fra tilsvarende målinger, stadigt er højt. Omsættes en sådan reduktion af transporttiden til flere leverede timer af de samme medarbejdere, vil besparelsespotentialet være ca. 2, mio. Da nogle anbefalinger også medfører en udgift som f.eks. en teknisk servicemedarbejder til varetagelse af service og vedligeholdelse af biler, vil en reduktion af potentialet på kr. være rimelig. Alt i alt vurderer BDO, at der som minimum ligger et potentiale på 1,8 mio. ved en øget BTP gennem en reduktion af tiden anvendt på transport. 2) Reduktion af udgifterne til eksterne vikarer gennem forbedret planlægning Det er BDO s klare vurdering, at der ligger et optimeringspotentiale i forhold til vagtplaningen, der kan sikre en mere stringent procedure for vagtplanlægning. Dette vil sikre et mere ensartet fremmøde, der bør mindske behovet for tilkald af eksterne vikarer. Optimering af vagtplanlægningen bør suppleres med klare retningslinjer for tilkald af vikarer. BDO vurderer, at en halvering af 201 niveauet, bør være realistisk. Det bemærkes, at der vil være et sammenfald med effekten af et lavere sygefravær. Besparelsespotentialet svarer til 1,9 mio. ) Bringe sygefravær i hjemmeplejen på niveau med sygeplejen og plejecentre BDO har peget på en række anbefalinger der kan medvirke til at styrke arbejdsmiljø, inddragelse og medindflydelse. Dette kan påvirke engagement og motivation og dermed have en positiv effekt på fraværet. Nedbringes sygefraværet fra de 1,8 timer pr. fuldtidsansat til 95 timer, som er niveauet både i hjemmesygepleje og på hovedparten af plejecentre, vil dette frigive ressourcer svarende til,6 fuldtidsstillinger, og dermed et besparelsespotentiale på 1, mio. ) Justeringer i mødeaktivitet BDO vurderer, at der er et potentiale i at justere i deltagelsen i møder. Konkret foreslår BDO at strukturen vedrørende triage gentænkes. Hillerød Kommunes egen opgørelse viser, at hjemmepleje og sygeplejen samlet bruger omkring timer herpå. Dette svarer til,85 fuldtidsstillinger i fremmøde. Da triage møderne ligger i medarbejdernes frokostpause, vurderer BDO det vanskeligt at beregne et konkret og realiserbart økonomisk potentiale herpå. Såfremt Hillerød Kommune vurderer at triage kan foregå under en anden struktur, vil der kunne beregnes et potentiale herved.

8 .2 PLEJECENTRE Ovenstående afsnit beskriver BDO s analyser og undersøgelser af plejecentrene. Selvom kun seks plejecentre indgår i analysen, opleves der store forskelle og en lang række detaljer og nuancer, der ikke er fuldt afdækket i ovenstående. Overordnet konkluderer BDO, at der kan foretages en generel reduktion i normering på plejecentre. Der kan konstateres forskelle i serviceniveau og prioriteringer mellem de forskelle plejecentre, hvilket formegentlig kan tilskrives tildelingsmodellen. Tildelingen af ekstra ressourcer til demensboliger og dagcentre kan være en årsag hertil. Vagtplanlægningen forekommer meget varierende, hvilket kan have betydning for forbrug af dyre timer og vikarer. På baggrund heraf anbefaler BDO følgende: At normeringen justeres, såfremt der skal opnås et økonomisk potentiale. Dette kan ske ved at der er et mindre fremmøde i vagtplanlægningen At der opsættes mere ensartede standarder for serviceniveauet på plejecentrene og at kvalitetsstandarderne tilpasses hertil. At praksis med to sygeplejersker omkring medicindosering ændres, og det eventuelt afdækkes, om der i højere grad kan anvendes dosisdispensering. At der ses på plejecentrenes ledelsesstruktur, således at områdeleder-niveauet styrkes og ledelse tæt på medarbejderne styrkes. At Hillerød Kommune overvejer om dagcentrenes åbningstider skal gøres mere fleksible eller justeres, for at imødekomme behov fra hjemmeplejen. At der, i lighed med hjemmeplejen, arbejdes med klare retningslinjer og systematik for vagtplanlægningen med henblik på at nedbringe variationen i vagtplanerne. Dette med henblik på, at sikre et stabilt fremmøde og ensartethed i vagtplanlægningen. At der sikres en langsigtet planlægning, hvor der samtidig er fokus på nedbringelse af forbrug på dyre timer og vikarer. At der sættes et skærpet fokus på hjælpemidler (afhentning af hjælpemidler), idet der står ubrugte hjælpemidler på plejecentre. At der sættes fokus på brug af flere to-til-en teknologier/forflytningsmetoder f.eks. kipstole, vendesystemer og rotavirsenge. Endvidere at Hillerød Kommune udarbejder en særskilt businesscase for dette, herunder at businesscasen indregner udgifterne til de konkrete hjælpemidler. At der ses på tildelingen til plejecentrene med henblik på at sikre ensartede muligheder for at efterleve Hillerød Kommunes serviceniveau. Herunder særlig tildelingen til demensboliger og plejecentre med dagcenter funktioner. At der arbejdes mere systematisk med anvendelse af ledelsesinformation på udvalgte parametre for plejecentre..2.1 KONKRETE OG REALISERBARE BESPARELSESPOTENTIALER PLEJECENTRE Udgangspunktet for analysen var en reduktion af serviceniveauet, hvilket BDO overordnet vurderer, vil kunne reduceres. BDO har oplistet en række anbefalinger og påpeget områder, hvor der vurderes et besparelsespotentiale for at gennemføre effektiviseringer af driften af

9 plejecentre. En kombination af et reduceret serviceniveau og implementering af effektivisering, vil efter BDO s opfattelse sikre, at der opnås et betydeligt besparelsespotentiale uden at det vil medføre betydelige forringelser i serviceniveauet for beboerne på plejecentrene. Anbefalingerne kan samlet og hver for sig bidrage til at høste sådanne effektiviseringer. Det er dog vanskeligt at fastsætte konkrete og realiserbare økonomiske mål for hver af disse anbefalinger. Der vil ligeledes kunne være sammenfald mellem de forskellige anbefalinger, der ikke gør det realistisk at realisere alle samtidig. BDO har derfor, i lighed med analysen af hjemmeplejen, valgt at fokusere på de mest konkrete, i forhold til at beregne et realiserbart besparelsespotentiale. 1) Reduktion i normering på plejecentre Det er BDO s vurdering, at serviceniveauet på plejecentre i Hillerød Kommune er højt, hvilket sammenligninger med andre kommuner også bekræfter. Derfor vurderer BDO, at der er et besparelsespotentiale ved at reducere normeringen. BDO foreslår en reduktion svarende til en nedsættelse af normeringen med 0,1 fra 1,087 til 0,987. Hillerød Kommune vil herved stadig have en høj normering ift. sammenlignelige kommuner. En nedsættelse af serviceniveauet vil naturligvis have konsekvenser for beboerne, idet visse aktiviteter må fraprioriteres. En række af de anbefalinger BDO har beskrevet ovenfor, giver dog mulighed at der samtidig kan arbejdes med effektivisering, der i nogen grad vil kunne kompenseres for et reduceret serviceniveau. Det økonomiske potentiale ved en reducering i normeringen via budgettildeling svarer til 6 stillinger eller ca. 1 mio. kr. 2) Forbedret vagtplanlægning Gennemgangen af vagtplanlægningen og lønforbrug har identificeret et potentiale for bedre vagtplanlægning. Sammenlignet med hjemmeplejen er forbruget at dyre timer højere hos plejecentrene, henholdsvis 2 % og,5 %. BDO vurderer, at potentialet for en optimering af planlægning og nedbringelse af brugen af vikarer og dyre timer, kunne udgøre en målsætning om at omfanget af dyre timer højest må være på samme niveau som hjemmeplejen. Det realiserbare potentiale ved merudgifterne ved det høje forbrug af dyre timer er beregnet til ca. 1, mio. ) Loftslifte Det er BDO s vurdering, at der i plejeboligerne vil kunne ske en effektivisering ved ændret forflytningsteknik med udgangspunkt i en større anvendelse af loftslifte betjent af en medarbejder frem for to. BDO har dog ikke et tilstrækkeligt grundlag til at kunne foretage en beregning af et realiserbart effektiviseringspotentiale. Implementering af dette forslag vil dels kræve at de nødvendige loftslifte er installeret, dels at mulighederne for liftforflytning er afdækket hos beboerne og endelig, at medarbejderne har tilstrækkelig oplæring i at foretage forflytning alene. BDO forslår, at Hillerød Kommune undersøger mulighederne nærmere og opstiller en business case, idet der vurderes et potentiale heri.. MYNDIGHED OG REHABILITERINGSINDSATSEN Overordnet konkluderer BDO, at myndighed bør overveje at arbejde med geografiske faste sagsstammer. Det vurderes, at give bedre mulighed for opfølgning og fastholdelse af mål for borgeren. Det konkluderes endvidere, at der bør arbejdes med en kortlægning af APV hjælpemidler, med henblik på en decentral placering heraf og dermed frigørelse af ressourcer hos myndighed. Af samme årsag bør det overvejes, om der skal arbejdes med visitation efter en pakkemodel, idet dette både kan frigive ressourcer hos myndighed og i hjemmeplejen. Som følge af analysen af Myndighed og rehabiliteringsindsatsen anbefaler BDO: At myndighedsafdelingen organiseres mere tværfagligt og med faste sagsstammer f.eks. geografisk, hvorved rehabiliteringsindsatsen understøttes.

10 At der udarbejdes et konkret administrationsgrundlag til henholdsvis visitationen og hjælpemiddelteamet, som sætter rammer og retning for sagsbehandlingen At der løbende laves ledelsestilsyn med henblik på, at sikre en harmonisering i visitation og bevilling af ydelser. At der opsættes en struktur for ledelsesinformation, der giver et ugentlig overblik over udviklingen i visiterede timer, disponerede timer, udgifter til APV og øvrige hjælpemiddelparagrafområder At ledelsesinformationen også opsættes med henblik på at kunne følge udgifterne til Aktiv i din hverdag i forhold til det samtidige fald i de visiterede timer. Samt at der i tillæg hertil opsættes faste rapporter og det defineres hvilke data, der har betydning for udviklingen på ældreområdet. At implementering af projekter og tiltag tilrettelægges i et årshjul, således at der sikres ressourcer og ledelsesfokus, der medfører at den ønskede effekt opnås. At der til hvert projekt opsættes en businesscase, der opstiller krav til ressourceforbrug, output og outcome. At der indføres visitation i pakkeydelser med henblik på at minimere ressourceforbruget til løbende justering samt sikre større handlefrihed i hjemmeplejen. At det i den nye model for Aktiv i din hverdag tydeligøres, at myndighed har det overordnede ansvar for opgaven. At der opstilles et mindre omkostningsdrivende forløb for Aktiv i din hverdag At der udarbejdes faste tidsintervaller og målgruppebeskrivelser for ophold på rehabiliteringspladserne..1 KONKRETE OG REALISERBARE BESPARELSESPOTENTIALER FOR MYNDIGHED OG REHABILITERINGSINDSATSEN Myndighed har snitflader til alle dele af ældreområdet, hvorfor det er vurderet relevant af se på Myndigheds arbejdsgange og processer, herunder om der kunne frigøres ressourcer til at sikre en effektiv sagsbehandling via Myndighed. Endvidere var formået, at vurdere rehabiliteringsindsatsen. Den uddybende analyse af Myndighed viser, at Myndighed har en række udfordringer i forhold til at nå egne krav og mål, hvorfor omprioriteringer og omlægning af arbejdsgange der kan frigive ressourcer vil være kærkommen. De ovenfor listede anbefalinger indeholder en række konkrete eksempler på, hvorledes dette kan opnås. BDO har valg at fokusere på de mest konkrete, i forhold til at beregne et realiserbart besparelsespotentiale. 1) Redskaber til effektivisering af sagsbehandling og dokumentation BDO vurderer, at implementering af redskaber i form af et administrationsgrundlag samt indkøb af tablets til dokumentation i borgerens hjem, på plejecentre og rehabilitering, vil kunne udløse et besparelsespotentiale på 5 % af opgave tiden. Det vurderes, at der kan ske en reduktion i tiden til interne møder (fra 9,2 % til 6,2 %). Herudover kan arbejdsgange omkring dokumentation smidigøres, såvel som bedre muligheder for at foretage dokumentation i borgerens hjem, kan reducerer tiden anvendt på sagsbehandling og dokumentation med 2 %. En tabletløsning vil give mere fleksibilitet og understøtte samarbejdet med borgeren. Det er dog en forudsætning, at alle i så fald benytter disse, og IT understøtning virker. Udgifter til

11 drift og indkøb af tablets, er fratrukket i beregningen. Det beregnede besparelsespotentiale herved udgør ca kr. 2) Omlægning til visitation af pakker BDO vurderer, at Myndighed anvender mange ressourcer på at håndtere løbende ændringer og justeringer til ydelser og tid hos den enkelte borger. Disse ændringer sker bl.a. via advis henvendelser fra hjemmeplejen, hvor Myndighed skal forholde sig til dokumentationen. Det vurderes at, de 25,9 % af tiden der ifølge tidsregistreringen anvendes til sagsbehandling og dokumentation, kan reduceres med yderligere %, ved at indføre en pakkemodel. Det beregnede besparelsespotentiale herved udgør ca kr. Det bemærkes, at der ikke er beregnet forudsætninger om ændring i den samlede sum af ydelser, ved omlægning til pakkemodel. Ligeledes er hjemmeplejens gevinster herved ikke medtaget. For forslag 1 og 2 gælder, at de beregnede besparelse vil kunne høstes via en personalereduktion. Beskrivelse af Myndighed viser dog, at besparelsen formegentlig er bedre anvendt som frigjorte ressourcer hos medarbejdere, der i stedet vil kunne styrke sagsbehandlingen og opfølgningen med de frigjorte ressourcer. Dette kan vise sig at være en bedre investering. ) Potentiale for styrkelse af rehabiliteringsindsatsen. Den indledende benckmark viser, at Hillerød Kommune har relativt færre borgere, der er visiteret til hverdagsrehabilitering i forhold til sammenligningskommunerne. Interviews med medarbejdere og leder i Hillerød Kommune, bekræfter ligeledes at potentialet for rehabilitering ikke er fuldt udnytte. BDO har gennemgået og vurderet det nye set up for rehabiliteringsindsatsen og har nævnt givet anbefalinger hertil. Set i lyset af den begrænsede udbredelse af rehabilitering, skønner BDO, at det er et potentiale i størrelsesorden 10 minutter i gennemsnit pr. borger pr. uge. Omregnet vil dette kunne udløse et besparelsespotentiale på, mio...2 OPSAMLING PÅ KONKRETE BESPARELSESPOTENTIALER BDO er af den opfattelse at processen har involveret mange medarbejdere på Ældreområdet i Hillerød Kommune. De mange forskellige undersøgelser og analyser, der er foretaget giver en grundig afdækning af ældreområdet. Dog giver rapporten ikke mulighed for at uddybe alle nuancer og detaljer. I nedenstående tabel ses det samlede besparelsespotentiale på 2,9 mio. som BDO vurderer, er et konkret og realiserbart potentiale for de tre udvalgte områder.

12 Tabel 2 - Forslag til konkrete besparelsespotentialer for Ældreområdet i Hillerød Kommune maksimu Minimum m Bruttoliste over områder med besparelsespotentiale Effektivisering tiltag i hjemmeplejen og sygeplejen (mio. kr.) (mio.kr.) Optimering af beklædning og anvendelse af biler 0,10 0,0 Ændring af serviceniveau i hjemmeplejen 1,65 5,90 Beregnede besparelsespotentialer pba. uddybende analyser BDOs beregnede besparelsespotentiale 2,55,25 Hjemmeplejen og sygeplejen 5,00 1) Øget BTP ved en reduktion af tiden anvendt på transport 1,80 Reduktion af udgifterne til eksterne vikarer gennem forbedret planlægning Sygefravær i hjemmeplejen bringes på niveau med sygeplejen og plejecentre Ændret serviceniveau på plejecentre 9,00 27,20 Plejecentrene 1,0 Reduktion i normering på plejecentrene 1,00 Afskaffelse af ekstra tildeling til demenspl. 6,80 6,80 Ændret serviceniveau rehabiliteringspladser 0,95 2,85 Ændret serviceniveau for daghjem og dagcentre 1,00 1,20 Øget brug af velfærdsteknologi loftslift 0,00 0,50 Optimeringer for vikarkorps og brug af eksterne vikarer 0,75 1,50 1,90 1,0 Forbedret vagtplanlægning (1, mio.) 1,0 Anvendelse af loftlifte - ændret forflytningsteknisk og udstyr? BDOs vurdering af realiserbarh ed og tidshorisont 2 2 2

13 Omlægninger i myndighedsafdelingen 0,00 0,8 Myndighedsafdelingen,6 Styrkelse af rehabiliteringsindsatsen (revitalisering) 0,50 1, Ændret ledelsesstruktur på ældreområdet 0,55 2,20 Samling af administrative ressourcer 0,0 1,60 Nedsættelse af serviceniveau ledsageordning 0,70 1,0 Nedbringelse af udgifter til færdigbehandlede patienter (forslag vedr. demenspladser ikke medregnet) 1,16 1,67 Redskaber til effektivisering af sagsbehandling og dokumentation 0,15 Omlægning til visitation af pakker 0,15 Styrket rehabiliteringsindsats,0 2) 19,1 52,8 2,9 1) Hillerød Kommune har i budget 2015 indarbejdet en besparelse på 0,99 mio. på Effektivisering i Hjemmeplejen, denne besparelse er ikke modregnet, idet BDO alene har forholdt sig til data for 201 2) Hillerød Kommune har i budget 2015 indarbejdet en besparelse på ca. 2,0 mio. på Hverdagsrehabilitering øget effekt, disse er ikke modregnet, da potentialet er beregnet på baggrund af oplysninger og data for 201. BDOs vurdering af realiserbarhed Fuld cirkel betyder, at besparelsespotentialet efter BDOs vurdering forholdsvis let vil kunne opnås, set i forhold til Politiske beslutninger, koordinering og usikkerhed om provenu. BDOs vurdering af tidshorisont for implementering og opnåelse af potentialet. Fuld dækning betyder, at potentialet vurderes at kunne indhentes forholdsvis hurtigt, når implementeringstid og nødvendige omlægninger tages i betragtning