NOTAT. Kommissorium for effektiviseringstiltag i døgnplejen

Transkript

1 NOTAT Kommissorium for effektiviseringstiltag i døgnplejen

2 Indledning og baggrund Ved budget blev det vedtaget at Ældre og Sundhedsområdet skal spare 2,457 mio. kr. fra Dette kommissorium er administrationens oplæg til hvilke effektiviseringstiltag i døgnplejen der kan sikre den besparelse. Ældre og Sundhed har i dag et samlet budget på ca. 360 mio. kr. De største udgiftsposter er hjemmepleje, sygepleje, plejeboliger, rehabiliteringsafdelingen, træningsenheden, hjælpemidler, sundhedsteamet og det tværfaglige kompetenceteam. Med sammenlægningen af ældreområdet og socialområdet fra 1. august 2016 vil budgettet for sundhedsområdet blive udskilt pr. 1. januar Det omhandler hovedsageligt rehabiliteringsafdelingen, træningsenheden og en del af det tværfaglige kompetenceteam. Herefter vil budgettet for ældreområdet udgøre ca. 300 mio. kr. I forbindelse med budget blev det vedtaget, at der skulle gennemføres en analyse af ældre- og sundhedsområdet i Frederikssund Kommune med henblik på at sikre effektiviseringer fra Baggrunden for beslutningen er det stigende udgiftspres, som forventes at følge af den demografiske udvikling i de kommende år, hvilket øger behovet for effektiviseringer og gode arbejdsgange. I forbindelse med vedtagelsen af budgettet for blev der indarbejdet følgende budgetkrav til Ældre- og sundhed: Ældre- og sundhedsområdet skal spare 2,457 mio. kr. fra 2017 Plejeboligerne skal spare 1,5 mio. kr. fra 2017 og 3 mio. kr. fra 2018 Analyse af Ældre og Sundhed På baggrund af budgetbeslutningen etablerede administrationen et samarbejde med konsulentfirmaet Implement med henblik på at identificere effektiviseringspotentialer i Ældre og Sundhed. Implement s analyse har bestået af følgende elementer: En budget- og nøgletalsanalyse samt en overordnet benchmarkanalyse En tidsregistrering i døgnplejen og på plejecentrene (BTP-analyse) Interviews med ledere samt en række workshops, hvor områdets ledere og medarbejdere samarbejdede på tværs om at identificere forslag til forbedrings- eller effektiviseringsinitiativer Gennemgang af foreliggende materiale om Ældre og sundhed 2/15

3 Rapporten munder ud i en række anbefalinger som kan sikre, at området kan indfri besparelserne, samt danne grundlag for strategisk at kunne ruste organisationen til nye opgaver og et stigende antal plejekrævende ældre. Analysen blev præsenteret for Velfærdsudvalget på mødet i maj Administrationen har besluttet at Implements anbefalinger skal kvalificeres yderligere og at der skal arbejdes videre med hvordan de vedtagne besparelser på Ældre- og Sundhedsområdet konkret skal effektueres. I budgetmaterialet for foreslås det at Ældre- og Sundhedsområdet skal spare 2,457 mio. kr. fra 2017 og at plejeboligerne skal spare 1,5 mio. kr. fra 2017 og 3 mio. kr. fra Besparelserne på plejeboligerne kan indfries relativt hurtigt, gennem analysens anbefalinger mens potentialet i døgnplejen skal udredes nærmere. Derfor foreslås en omfordeling af sparekravene mellem plejeboligerne og døgnplejen fra Det betyder at: Plejeboligerne skal spare 3 mio. kr. i 2017 og frem. Ældre- og Sundhedsområdet skal spare 0,957 mio. kr. fra 2017 og 2,457 mio. kr. fra Administrationen forventer at den besparelse der omhandler Ældre- og Sundhedsområdet skal findes i døgnplejen. Dette kommissorium har udelukkende fokus på hvordan besparelserne effektueres i døgnplejen. Organisationsændring i 2015 Ældre og Sundhedsområdet iværksatte en organisationsændring i 2015 hvor alle aktiviteter relateret til borgere i eget hjem blev samlet i det der i dag hedder døgnplejen. Baggrunden for organisationsændringen var et ønske om at imødekomme en række udfordringer på området. Herunder: Øget kompleksitet i pleje- og sygeplejeopgaverne Øget styringsbehov og behov for sundhedsfaglig viden Behov for forebyggelse af indlæggelser og genindlæggelser For at imødekomme udfordringerne blev det besluttet at styrke fagligheden i hjemmeplejen og at sikre det tværfaglige samarbejde ved at samle hele området for hjemmeboende borgere til ét ledelsesområde. Døgnplejen består således af den tidligere sygepleje, den tidligere hjemmepleje og hverdagsrehabiliteringsterapeuterne. 3/15

4 Implements anbefalinger til effektiviseringer I forhold til effektiviseringer i døgnplejen, omhandler Implements anbefalinger primært effektiviseringer der sigter imod at nedbringe kommunens timepriser for hjemmeplejen blandt andet ved at øge den direkte brugertidsprocent (BTP) for SOSU hjælpere og assistenter. Den direkte brugertidsprocent (BTP) på fritvalgsydelserne på hverdage varierer i kommunens døgnplejeområder mellem 50,5% og 56,5% og er gennemsnitligt på 55,5%. Det vil sige, at medarbejderne er lidt over halvdelen af deres arbejdstid hos borgeren. Implement vurderer, at der her er et forbedringspotentiale. Implements erfaringer fra andre kommuner er, at en effektiv hjemmepleje kan opnå en brugertidsprocent på mellem 58 og 60 %. I forhold til tidsregistreringen er det særligt på nattevagten, hvor der ses det klareste forbedringspotentiale. Implement anbefaler følgende tiltag, der kan sikre en lavere timepris for praktisk hjælp og personlig pleje: Forøge BTP igennem følgende tiltag: o o o Identifikation af best practice på tværs af grupperne og implementering af denne på tværs af hjemme- og sygeplejen (døgnplejen). Fokus på planlægning og kompetencer i forhold til vagtplanlægning. Samling af nattevagten på tværs af de to distrikter. Reduktion i forbruget af eksterne vikarer i døgnplejen Derudover anbefaler Implement en bedre og mere omfattende udnyttelse af sygeplejeklinikkerne, hvilket betyder at flere modtagere af sygepleje skal modtage sygepleje på en af Frederikssunds Kommunes sygeplejeklinikker frem for i eget hjem. Det vil nedbringe medarbejdernes kørselsbehov i forbindelse med levering af sygeplejeydelserne og øge den direkte brugertid for sygeplejeydelser. Øvrige effektiviseringspotentialer Administrationen ønsker at fokus for analysen udvides, og at der arbejdes yderligere med effektiviseringer ved hjælp af nedbringelse af antallet af visiterede timer. Der skal således være fokus på følgende: Effektiv hverdagsrehabilitering af 83 ydelser (der ansættes en projektleder for hverdagsrehabilitering finansieret af værdighedspuljen) 4/15

5 Hverdagsrehabilitering af sygeplejeydelser (der ansættes en hverdagsrehabiliteringskonsulent til rehabilitering indenfor sygeplejeydelser finansieret af værdighedspuljen) Implementering af velfærdsteknologi (der ansættes en velfærdsteknologikonsulent til implementering af vaskehandsker, skylle- tørretoiletter mm. finansieret af værdighedspuljen) Derudover konstaterede administrationen, at der er et misforhold mellem den leverede og den visiterede tid. For at kunne realisere de besparelser der forventes i forbindelse med nedbringelse af timeprisen, er det nødvendigt at forskellen mellem den leverede og den visiterede tid nedbringes. Det sker ved at døgnplejen skal levere flere timers hjælp indenfor den samme økonomiske ramme. De effektiviseringstiltag der iværksættes skal således både sikre en større leveringssikkerhed. Først når det er opnået kan der arbejdes hen imod at opnå en lavere timepris. En del af de ovenstående effektiviseringstiltag arbejdes der allerede på i døgnplejen. Nærværende kommissorium vil således fungere som en overordnet struktur og ramme for det konkrete arbejde. 5/15

6 Projektets organisering På baggrund af ovenstående inddeles analysen i tre overordnede spor: 1. Forøge den direkte brugertidsprocent (BTP) i døgnplejen 2. Nedbringe antal visiterede timer i døgnplejen ( 83 ydelser) 3. Effektivisering af sygeplejeydelser Formålet med projektet er at få skabt en ramme og brudt opgaven ned i en række delprojekter, som samlet set kan indfri de økonomiske effektiviseringskrav. Deltagerne i delprojekterne har til opgave at analysere hvordan opgaven løses bedst muligt og samtidig sikre implementering af de nødvendige tiltag. Projektorganisationen kommer til at bestå af en styregruppe, tre projektgrupper og en række delprojektgrupper. Nedenfor fremgår projektorganiseringen: Styregruppe Projektgruppe 1: Forøge den direkte brugertidsprocent (BTP) Projektgruppe 2: Nedbringe antal visiterede timer i døgnplejen Projektgruppe 3: Effektivisering af sygeplejeydelser Delprojekt 1.1: Identifikation af "best practice" Delprojekt 1.2: Effektiv planlægning i døgnplejen Delprojekt 2.1: Hverdagsrehabilitering efter 83 a Delprojekt 2.2: Velfærdsteknologi Delprojekt 3.1: Bedre udnyttelseaf sygeplejeklinikkerne samt vurdering af antal sygeplejeklinikker Delprojekt 1.3: Samling af nattevagten på tværs af de to områder Delprojekt 3.2: Hverdagsrehabilitering af sygeplejeydelser Delprojekt 1.4: Nedbringe forbrug af eksterne vikarer 6/15

7 Styregruppen Styregruppen består af følgende medlemmer: Direktøren for området Fagchefen for Social- og ældreområdet Afdelingslederen for døgnpleje Afdelingslederen for visitationen Leder af døgnplejen Projektleder (konsulent fra staben for Ældre- og Socialområdet) Økonomimedarbejder Styregruppen mødes en gang om måneden. Styregruppen er ansvarlig overfor direktionen og den politiske del hvad angår projektets fremdrift og leverancer. Samtidig er styregruppen ansvarlig for at foreligge de samlede resultater af projektet for MED-organisationen. Styregruppen er desuden med til at definere de deltagende medarbejdere i de enkelte delprojekter. Projektlederen har ansvaret overfor styregruppen at sikre at de aftalte produkter fra delprojektgrupperne leveres til styregruppen til rette tid. Projektgrupperne Projektgruppe 1-3 mødes efter behov og diskuterer fremdriften og resultaterne i de enkelte delprojekter. Det er desuden projektgrupper der er ansvarlige for at indsatserne og effekterne af de tiltag der iværksættes under delprojekterne formidles til styregruppen. Projektlederne i de enkelte projektgrupper er desuden ansvarlige for at inddrage MED-organisationen særligt i forhold til udvælgelse af de medarbejdere der skal indgå i de forskellige delprojekter. Projektgruppe 1 - Forøge den direkte brugertidsprocent (BTP) Projektleder (områdelederen for døgnplejen) Økonomimedarbejder Ledere og medarbejdere fra driften Projektgruppe 2 - Nedbringe antal visiterede timer i døgnplejen Projektleder (afdelingslederen for visitation) medarbejdere fra visitationen Ledere og medarbejdere udpeget fra driften Projektgruppe 3 Effektivisering af sygeplejeydelser Projektleder (områdelederen for døgnplejen) Ledere og medarbejdere udpeget fra driften 7/15

8 Delprojekterne De enkelte delprojekter beskrives nærmere nedenfor. Delprojekterne besættes med de naturlige ressourcepersoner, som vil kunne bidrage til projektet. Beskrivelse af delprojekter Dette afsnit har til formål at angive styregruppens første forventninger til projektets produkt, herunder hvilke temaer og spor der skal forfølges i forhold til anbefalingerne i Implement-rapporten og for at kunne komme i mål på kort og på lang bane i forhold til at opnå de ønskede besparelser. Projektlederen i de enkelte delprojekter har ansvar for følgende opgaver: At indkalde relevante ressourcepersoner At sikre fremdrift i projekterne At sikre overholdelse af deadlines At tilvejebringe dokumentation for indsatsen Projektgruppe 1 - Forøge den direkte brugertidsprocent (BTP) Delprojekt 1.1 identifikation og formidling af best practice Leder af døgnplejen Der er forskel på distrikternes organisering af døgnplejens opgave. Det skal identificeres hvad der er best practice i distrikterne. De bedste metoder skal udbredes til og anvendes i hele organisationen. Der kan være tale om best practice i forhold til: Vagtplanlægning Indkaldelse af vikar / vikarstyring Mødestruktur Pauser Nedbringe sygefravær Anvendelse af hjælpemidler Anvendelse af velfærdsteknologi Hverdagsrehabilitering Osv. Det forventes at denne gruppe hovedsageligt besættes med distriktsledere fra døgnplejen, og i de tilfælde hvor emnerne er relevante for andre delprojekter udbredes beskrivelsen af best practice til de grupper. 8/15

9 Arbejdsopgaver/leverancer: Der skal udarbejdes en beskrivelse af hvilke emner der arbejdes med og hvordan. Tidsplan / deadlines Der arbejdes løbende med identifikation og formidling af best practice. Delprojekt 1.2: Effektiv planlægning i døgnplejen Leder af døgnplejen For at opnå den størst mulige effektivitet i hjemmeplejens arbejde er døgnplejens planlægningsfunktion særdeles væsentlig. Ruteplanlægningen skal foretages ud fra konkret viden om distrikt, ydelser og kompetencer. Der skal være fokus på følgende i planlægningen: Ruteoptimering (rentable ruter) sikre best practice Nedbringe ventetid (specielt ved behov for to medarbejdere til en borger) Anvende PDA er med henblik på at medarbejderne kan starte ruten hjemmefra Sikre tilbagemeldinger til visitationen (justering af ydelserne) Sikre tilbagemeldinger til sygeplejerskerne ift. delegerede ydelser (justering af ydelserne) Sikre kontinuitet i medarbejdere i borgernes hjem (det skal være de samme medarbejdere der kommer i borgerens hjem) Så vidt muligt sammentænke pleje og sygepleje (sikre at flere forskellige faggrupper ikke kommer i samme hjem samtidig) Arbejdsopgaver/leverancer: Der skal foretages en kortlægning af planlægningsopgaven i døgnplejen herunder en beskrivelse af mulige effektiviseringstiltag. Der skal på den baggrund udarbejdes en plan for hvordan der fremadrettet sikres en effektiv planlægning i døgnplejen. Derudover skal de tiltag der fremlægges i planen implementeres. Planen skal desuden indeholde konkrete beskrivelser af den forventede økonomiske effekt og en beskrivelse af hvordan der følges op på at den forventede effekt realiseres. Tidsplan / deadlines Kortlægningen af planlægningsopgaven færdiggøres i Planen for sikring af en effektiv planlægning udarbejdes ligeledes Planen forventes implementeret i løbet af 2016 og Der følges løbende op på den økonomiske effekt af indsatsen. 9/15

10 Delprojekt 1.3 Samle nattevagt på tværs af de to områder Leder af døgnplejen Ifølge Implement kan der opnås en mere effektiv ressourceudnyttelse i døgnplejen ved at samle nattevagten. Arbejdsopgaver/leverancer: Det skal på baggrund af Implements anbefalinger undersøges om det er muligt at reducere nattevagten i døgnplejen uden at kvaliteten forringes. Herunder også en afklaring af den forventede økonomiske effekt ved at samle nattevagterne. Tidsplan / deadlines: Det skal være afklaret om det er muligt at reducere nattevagten samt den økonomiske effekt herved inden den 1. januar Delprojekt 1.4 Nedbringe forbruget af eksterne vikarer Leder af døgnplejen Implement vurderer at der er et relativt stort forbrug af eksterne vikarer i døgnplejen og vurderer desuden at der er et potentiale for at nedbringe det eksterne vikarforbrug. Der kan i den forbindelse arbejdes med følgende tiltag: Sygdom (nedbringelse af sygefravær) Ferieplanlægning Udarbejde regler og procedure for tilkaldelse af eksterne vikarer Anvende vikarstyringsredskaber (eventuelt benytte kopier af de redskaber der er udarbejdet til plejecentrene) Arbejdsopgaver/leverancer: Der skal udarbejdes en kortlægning af problemstillingen. Herunder beskrives følgende: Hvor stort er vikarforbruget (eventuelt sammenholde forbruget af interne og eksterne vikarer) Hvad skyldes det høje vikarforbrug? (vakante stillinger, ferieplanlægning, sygefravær eller lignende?) Der skal udarbejdes en plan for nedbringelse af vikarforbruget (både det eksterne og interne vikarforbrug). Planen skal indeholde konkrete tiltag til nedbringelse af vikarforbruget og skal desuden indeholde en beskrivelse af 10/15

11 den forventede økonomiske effekt og hvordan der følges op på hvorvidt den forventede effekt opnås. Tidsplan / deadlines Kortlægningen af problemstillingen omkring vikar bør udarbejdes i løbet af På baggrund af analysen udarbejdes en plan der beskriver tiltag der kan nedbringe vikarforbruget. Planen skal være klar til implementering fra d. 1. januar 2017 og implementeres i løbet af Der følges løbende op på indsatsens effekt for vikarforbruget i døgnplejen. 11/15

12 Projektgruppe 2 - Nedbringe antal visiterede timer i døgnplejen Delprojekt 2.1 Hverdagsrehabilitering efter 83 a Leder af visitationen i samarbejde med leder af døgnplejen Evalueringer fra Frederikssund Kommune og andre kommuner viser, at hverdagsrehabilitering kan øge hjemmeboende ældres selvstændighed i hverdagen markant. Specielt på ydelser leveret efter 83 har effekten af hverdagsrehabiliteringsindsatsen medført et lavere forbrug af visiterede timer i Frederikssund. Efter indførelsen af den nye 83 a er organiseringen af hverdagsrehabiliteringsindsatsen ændret. Der arbejdes med visitation til hverdagsrehabilitering i pakker og ikke som tidligere visitation til hverdagsrehabilitering i enkeltydelser. Det betyder, at der ikke kan udarbejdes samme type effektmåling som tidligere, hvor hver ydelse blev skyggevisiteret og der ud fra den enkelte borgers skyggevisitation blev vurderet effekt af indsatsen. Effekten af hverdagsrehabiliteringsindsatsen kan dog måles på anden vis. For eksempel ved at måle effekten hos en mindre gruppe borgere (eventuelt via en kvalitativ undersøgelse) og ved at sammenholde det med antallet af borgere der har været igennem et forløb. På baggrund af effektmålingen af den nuværende hverdagsrehabiliteringsindsats, kan der foretages relevante justeringer af indsatsen. I forbindelse med værdighedspuljen er der afsat budget til ansættelse af en projektleder til styring af hverdagsrehabiliteringsindsatsen. Projektlederen ansættes i visitationen og skal blandt andet sikre en effektiv hverdagsrehabiliteringsindsats. Arbejdsopgaver/leverancer: Vurdering/evaluering af effekten af hverdagsrehabiliteringsindsatsen. Udarbejde strategi for det fremadrettede arbejde. Tidsplan / deadlines Evalueringen af indsatsens effekt bør være udarbejdet i løbet af 1. kvartal På baggrund af evalueringen udarbejdes en strategi der sikrer størst mulig effekt af indsatsen i det videre arbejde med hverdagsrehabilitering. Der følges løbende op på indsatsens effekt for det visiterede antal timer i døgnplejen. 12/15

13 Delprojekt 2.2 Velfærdsteknologi Leder af visitationen I forbindelse med udmøntningen af værdighedspuljen, er der afsat midler til ansættelse af én konsulent med ansvar for velfærdsteknologi. Der er desuden afsat midler til indkøb af velfærdsteknologier til brug i døgnplejen - herunder skylle- / tørretoiletter og vaskehandsker. Det forventes desuden at det igangværende arbejde med implementering af de velfærdsteknologier der anbefales i regi af KL s center for velfærdsteknologi fortsætter. Herunder implementering af: Skylle- tørretoiletter Forflytning fra 2 til 1 medarbejder Bedre brug af hjælpemidler Arbejdsopgaver/leverancer: Der er behov for at implementere vaskehandsker (værdighedspulje). Derudover er følgende velfærdsteknologier implementeret i Ældre og Sundhed. Men der er behov for at udvide og fortsætte det nuværende fokus: Forflytningsteknologi (fortsætte nuværende fokus i døgnplejen og plejeboliger) Skylle- tørretoiletter (antallet udvides i forbindelse med budget fra værdighedspuljen) Bedre brug af hjælpemidler Tidsplan / deadlines Det forventes at de velfærdsteknologiske løsninger der er finansieret af værdighedspuljen indkøbes i løbet af 2016 og at der løbende arbejdes med implementeringen i 2016 og Derudover skal der udarbejdes konkrete beskrivelser af den forventede økonomiske effekt af indsatsen på området og hvordan der følges op på hvorvidt den forventede effekt opnås. Der følges løbende op på indsatsens effekt for det visiterede antal timer i døgnplejen. 13/15

14 Projektgruppe 3 Effektivisering af sygeplejeydelser Delprojekt 3.1 Bedre brug af sygeplejeklinikkerne og vurdering af antal sygplejeklinikker Leder af døgnplejen Ifølge Implement kan sygeplejeklinikkerne udnyttes bedre. Kapaciteten på klinikkerne er ikke fuldt udnyttet. Ifølge kvalitetsstandarden for sygepleje skal sygeplejen udføres på en af kommunens tre sygeplejeklinikker. Hvis dette ikke er muligt kan sygeplejen udføres i borgerens eget hjem. Det bør sikres, at dette altid er udgangspunktet for visitation af sygepleje. I den forbindelse bør det undersøges, om opgaver, åbningstider og organisering af klinikkerne kan optimeres. Det bør desuden undersøges, om de rigtige systemer understøtter brugen af klinikkerne frem for hjemmebesøg (SMSservice, telemedicin mm.) Samtidig skal det vurderes om der med fordel kan oprettes flere sygeplejeklinikker således at der vil være mindre transport for den enkelte borger til klinikkerne. I den forbindelse kan det overvejes, hvorvidt centersygeplejerskerne på plejecentrene kan understøtte oprettelse af klinikker og varetage opgaver i klinikkerne. Arbejdsopgaver/leverancer: Der skal udarbejdes en kortlægning af brugen af sygeplejeklinikkerne og eventuelle potentialer ved ændret organisering. På baggrund af analysen udarbejdes en plan der beskriver hvilke indsatser der kan gøres for at øge brugen af klinikkerne. Planen skal desuden indeholde konkrete beskrivelser af den forventede økonomiske effekt og hvordan der følges op på hvorvidt effekten opnås. Tidsplan / deadlines Planen skal være klar til fuld implementering i løbet af 1. kvartal Planen implementeres i løbet af Der følges løbende op på om den forventede økonomiske effekt opnås. 14/15

15 Delprojekt 3.2 Hverdagsrehabilitering af sygeplejeydelserne Leder af døgnplejen I forbindelse med værdighedspuljen er der afsat midler til ansættelse af en konsulent med fokus på hverdagsrehabilitering af sygeplejeydelserne. Det skal i den forbindelse defineres hvordan døgnplejen kan arbejde systematisk med hverdagsrehabilitering af sygeplejeydelser. Der kan være særligt fokus på de delegerede sygeplejeydelser såsom medicingivning, øjendrypning mm. Herunder forventes det også at hverdagsrehabiliteringskonsulenten arbejder med implementering af: Medicindoseringssystemet DoseSystem (finansieret via værdighedspuljen) Øjendrypdispenser Arbejdsopgaver/leverancer: Der skal udarbejdes et koncept for hverdagsrehabilitering af sygeplejeydelser i løbet af Derudover skal der udarbejdes konkrete beskrivelser af den forventede økonomiske effekt og hvordan der følges op på hvorvidt effekten opnås. Tidsplan / deadlines Hverdagsrehabiliteringsmedarbejderen ansættes pr. 1. oktober I den forbindelse udarbejdes der et koncept for hverdagsrehabilitering i sygeplejen og indsatsen kan startes op i løbet af efteråret 2016 og Der følges løbende op på hvorvidt effekten opnås. 15/15