Sundhedsordning og andre personalegoder

Transkript

1 Sundhedsordning og andre personalegoder Organisation og Personale Side 1 af 5 I centrale aftaler er der sat fokus på medarbejdernes trivsel og sundhed. Således er det aftalt i KTO-forliget 2008, bilag 6.1, at kommunen i Hoved MED skal aftale retningslinjer vedr. sundhed. Retningslinjerne skal have til formål at fremme en forebyggende indsats i forhold til medarbejdernes sundhed og arbejdsmiljø. Retningslinjerne skal indeholde konkrete sundhedsfremmeinitiativer. Silkeborg Kommune har, i lighed med en række andre kommuner, gennem en længere periode haft opmærksomheden rettet mod såvel sundhedsordninger som personalegoder i al almindelighed. Eksempelvis har ZoomiN skabt debat og opfordret medarbejderne til at komme med forslag til personalegoder. Organisation og Personale har på den baggrund modtaget rigtig mange og meget forskelligartede forslag. Mange forslag har peget på et ønske om etablering af en sundhedsordning, samt et bredere udbud af de eksisterende personalegoder, eksempelvis flere udbydere af medarbejderbredbånd. Desuden har flere ønsket muligheden for Midtjyllands Avis som personalegode. Direktionen har tidligere godkendt, at Organisation og Personale arbejder videre med konkrete tilbud til de ansatte om personalegoder med henblik på forelæggelse for Hoved MED i december Organisation og Personale har med udgangspunkt i medarbejdernes ønsker og tilkendegivelser udarbejdet nedenstående oplæg til implementering af personalegoder. Med det frembragte tilbud er der lagt vægt på, at tilbuddene i omfang og karakter er rettet mod en flerhed af medarbejdere, og at ordningen er fornuftig administrerbar, således at den daglige håndtering kan finde sted i regi af Silkeborg Kommune. Sundhedsordning Der etableres en sundhedsordning for alle medarbejdere med fast tilknytning til Silkeborg Kommune. Formålet med sundhedsordningen er, at fremme medarbejdernes sundhed og trivsel gennem en forbyggende indsats, herunder at minimere fravær ved en hurtig og effektiv afklaring og behandling af sundhedsmæssige problemer. Herudover vil de sundhedsfremmende initiativer være med til at styrke kommunens image og dermed bidrage til fastholdelse og tiltrækning af ansatte. Den forebyggende indsats skal ske via etablering af et eller flere lokaler i Silkeborg Kommune, hvor der tilbydes massage, fysioterapi, kiropraktik, zoneterapi samt generel sundhedsrådgivning. Den generelle sundhedsrådgivning består af skattefrie helbredstjek indeholdende måling af eksempelvis blodtryk, kolesterol, fedtprocent, BMI og kondital.

2 Side 2 af 5 Sundhedsordningen etableres af ekstern leverandør, som Silkeborg Kommune indgår samarbejdsaftale/kontrakt med. Adgangen til sundhedsordningens ydelser skal ske via et elektronisk tidsbestillingssystem, som leverandøren skal stille til rådighed. Tidsbestillingen kan eventuelt foregå ud fra først til mølle -princippet, eventuelt med begrænsning i antal aktuelt bookede tider pr. medarbejder. Herudover skal der være adgang til akut-tider, således at medarbejdere med akut opståede helbredsproblemer kan behandles med det samme. Der bør ligeledes være adgang til, at behandlerne kan booke behandlingsforløb for den enkelte medarbejder. Sundhedsordningens åbningstider bør fastlægges, således at alle medarbejdere uanset arbejdstid har adgang til at benytte tilbuddene. Det er tanken at medarbejderne, efter aftale med den enkeltes leder, kan benytte sundhedsordningerne i arbejdstiden via omlægning af arbejdstid, anvendelse af afspadsering, fleks, ferie eller via løntræk. Der er annonceringspligt efter EU-udbudsreglerne ved etableringen af en sundhedsordning i Silkeborg Kommune. Ledere og medarbejdere inddrages, jf. udbudspolitikken. Medarbejderbredbånd Silkeborg Kommune har i dag en aftale om Medarbejderbredbånd med TDC. Der er fra mange medarbejders side udtrykt ønske om, at antallet af udbydere udvides. Det foreslås derfor, at ordningerne udvides til også at omfatte Energi Midt (Fiberbredbånd) samt YouSee Bredbånd via Kabeltv. Prisen for medarbejderbredbånd trækkes i bruttolønnen og beskattes herefter som fri telefon. Mobilt bredbånd Der gives mulighed for at købe mobilt bredbånd. Mobilt bredbånd giver medarbejdere mulighed for at være på internettet overalt, hvor der er dækning for mobiltelefon. Der forventes indgået aftale med 1-2 selskaber f.eks. TDC og måske 3, som har den bedste dækning. Prisen for mobilt bredbånd trækkes i bruttolønnen og beskattes herefter som fri telefon. MedarbejderPC Der er i øjeblikket 2 MedarbejderPC-leasingperioder, som begge udløber i 2009.

3 Side 3 af 5 Ordningen fra den tidligere Silkeborg Kommune udløber med udgangen af februar og ordningen fra den tidligere Kjellerup Kommune udløber med udgangen af juli måned. På den baggrund vil det være hensigtsmæssigt, såfremt der laves et nyt udbud i løbet af foråret, således at MedarbejderPC erne kan leveres umiddelbart efter sommerferien. For at økonomien kan hænge sammen, vil det være en nødvendig forudsætning, at medarbejderen er bundet til Medarbejderbredbånd, i de 3 år, som MedarbejderPC en er leaset. Prisen for MedarbejderPC trækkes i nettolønnen. Bredbåndstelefoni Den eksisterende ordning ved TDC videreføres, og udvides med bredbåndstelefoni ved Energi Midt og YouSee, såfremt de udbyder bredbåndstelefoni. Prisen for bredbåndstelefoni trækkes i bruttolønnen og beskattes herefter som fri telefon. Mobiltelefoni Der gives adgang til bruttolønsfinansieret mobiltelefoni. Der vil blive mulighed for at vælge blandt flere fastpris-abonnementer samt mulighed for at tilkøbe mobiltelefoni i forbindelse med etablering af mobilabonnementet. Betaling af selve mobiltelefonen skal ske med beskattede midler. Prisen for mobilabonnementet trækkes i bruttolønnen og beskattes herefter som fri telefon. Midtjyllands Avis Der gives adgang til bruttolønsfinansieret avisabonnement. Der er tale om et årsabonnement, og Silkeborg Kommune skal forudbetale årsabonnementet, som så successivt trækkes i medarbejderens bruttoløn med 1/12 pr. måned. Såfremt medarbejderen fratræder, er Silkeborg Kommune forpligtet til at betale abonnementet i en eventuel restløbetid. Værdien af avisabonnementet er skattefri, såfremt erhvervelsen af avisabonnementet er erhvervsmæssigt begrundet. Det bliver den enkelte medarbejders eget ansvar at afgøre, hvorvidt avisen kan modtages skattefrit.. Motionsordninger og andre rabataftaler De allerede etablerede rabataftaler med motionscentre, vægtvogterne m.v. videreføres. Administration af personalegoderne

4 Side 4 af 5 Administrationen af sundhedsordningen forventes varetaget af leverandør. Dette fastsættes ved indgåelse af aftale med leverandør. Administration af øvrige personalegoder vil blive varetaget af Organisation og Personale. Der rekrutteres, indenfor projektets samlede økonomi, en medarbejder til administration af hele ordningen. Det må forventes, at der indtræder annonceringspligt eller udbud i det omfang, der ikke benyttes SKI-aftaler og grænseværdierne nås (annonceringspligt ved ca , udbud ved ca. 1,5 mio.) Af skattemæssige og administrative årsager påregnes personalegoder udbudt 1 gang om året og som udgangspunkt med en bindingsperiode på 1 år. MedarbejderPC dog med en 3-årig bindingsperiode. Der vil være løbende adgang til sundhedsordningen, men der vil ikke som hidtil være adgang til at bestille/ændre Medarbejderbredbånd/bredbåndstelefoni m.m. løbende. Økonomi Personalegoder med skattefordele finansieres ved bruttoløntrækket. Den udgift Silkeborg Kommune har ved personalegodet videresendes til medarbejderen i kraft af bruttoløntrækket. Selve personalegodet påfører således ikke arbejdsgiver en udgift. Rabataftalerne påfører ikke Silkeborg Kommune direkte udgifter, idet medarbejderen selv indgår aftalen og betaler direkte til leverandøren. Administrationen af alle typer personalegoder vil derimod påføre Silkeborg Kommune en udgift. Der må påregnes en ganske stor administrativ belastning i forbindelse med indgåelse af nødvendige lønaftaler og udstedelse af ansættelsesbreve. Nogle typer personalegoder giver væsentligt mere administration end andre. Eksempelvis er MedarbejderPC-ordningen yderst administrationskrævende. Ikke mindst fordi PC en typisk tilbageleveres ved fratræden alternativt udarbejdes der købstilbud. Administrationsudgifterne, anslået til kr inkl. ansættelse af administrativ medhjælp, vil kunne afholdes inden for den samlede projektøkonomi. Udgifter ved sundhedsordningen Det anslås at sundhedsordningen vil omfatte medarbejdere til en kalkuleret årspris på kr. 775,- pr. ansat svarende til en samlet årsudgift på kr. 5,8 mio. Det bemærkes at udgiften ikke præcist kan fastsættes før udbud er gennemført og kontrakt indgået. Det foreslås, at sundhedsordningen finansieres ved at der via de enkelte arbejdssteders lønkonti opkræves et yderligere

5 Organisation og Personale Side 5 af 5 arbejdsmiljøbidrag på kr. 10,- pr. medarbejder pr. måned, svarende til kr p.a. at Økonomiudvalget godkender en indstilling om at bidrage til ordningen ved at bevilge et beløb på kr. 1,0 mio. p.a. at restbeløbet, beregnet til kr. 3,9 mio. p.a., henset til den kalkulerede forebyggelseseffekt, overføres til ordningen fra de opkrævede midler til arbejdsskadeforsikring. Indstilling Personalechefen indstiller, at der til medarbejderne i Silkeborg Kommune etableres et samlet tilbud om sundhedsordninger og andre personalegoder som beskrevet i forslaget, og at der hurtigst muligt igangsættes et arbejde med at frembringe et udbudsmateriale, således at ordningerne kan træde i kraft efter sommerferien Det foreslås at der etableres en samlet økonomi omkring ordningerne, herunder at finansieringen af såvel sundhedsordning og personalegoder fastsættes som beskrevet, og at der inden for projektets samlede økonomi afsættes kr til administration.