Rengøring Hjemtagelse og Nyt udbud

Transkript

1 Rengøring Hjemtagelse og Nyt udbud Stormøde Viborg Lounge den 22. oktober 2014

2 DAGSORDEN 1. Status 2. Overordnet tidsplan 3. Virksomhedsoverdragelse 4. Økonomi fordeling 5. Enheder, der hjemtager rengøring 6. Enheder, der går med i nyt fælles udbud 7. Information på internettet 8. Valg

3 1. STATUS Meld ind ved manglende rengøring som hidtil Prioriteret liste som forvaltningen forhandler med Absolut Rengøring, og som kan føre til erstatningskøb/tilbageholdelse af vederlag

4 2. OVERODNET TIDSPLAN 22. oktober 2014 Stormøde for decentrale enheder - orientering om Økonomi- og Erhvervsudvalgets beslutning og den kommende proces 7. november 2014, kl Deadline for decentrale enheders valg 7. november 2014 Orientering i Hoved-MED om hjemtagelse/nyt udbud af rengøring 12. november 2014 Økonomi- og Erhvervsudvalget - Orientering om enhedernes valg og behandling af udbudssag Ultimo november primo december 2014 Orientering til medarbejdere om overdragelse og afholdelse af informationsmøder 10. december 2014 Økonomi- og Erhvervsudvalget - Godkendelse af udbudsmateriale 1. januar 2015 Start på rengøring i de enheder, der har taget opgaven hjem Ultimo januar 2015 Primo/medio februar 2015 Medio/ultimo februar 2015 Tilbudsfrist udbud Økonomi- og Erhvervsudvalget Godkendelse af vindende tilbud Kontrakt med ny/nye leverandører underskrives 1. april 2015 Kontraktstart med ny/nye leverandører side 4

5 3. VIRKSOMHEDSOVERDRAGELSE PRINCIPPER Vælger institutionen at hjemtage rengøringen overdrages medarbejderen til den decentrale enhed, som vedkommende er væsentligst beskæftiget ved pr. 15. november Vælger institutionen at gå med i fælles udbud, sker der overdragelsen til ekstern leverandør. Såfremt der er flere decentrale enheder, hos hvem rengøringsassistenten har været beskæftiget lige meget ved, beslutter Viborg Kommune, til hvem vedkommende virksomhedsoverdrages til, ud fra en vurdering af fremadrettet at kunne tilbyde den mest attraktive stilling såvel timemæssigt som beliggenhedsmæssigt. Virksomhedsoverdragelsen sker i åbenhed og dialog med såvel medarbejdere, faglig organisation og de berørte decentrale enheder. Virksomhedsoverdragelsen omfatter også ledere ansat ved Absolut Rengøring, som hovedsagligt arbejder for Viborg Kommune side 5

6 4. ØKONOMI I RUNDE HOVEDTAL Mio. kr. Budget ved Absolut Rengøring (*) 30 Gennemsnit af øvrige eksterne bud 35 Eget kontrolbud 43 Budget før konkurrencetilbud 40 ØKE beslutning + 5 mio. kr. 35 (*) Inkl. 4%-puljen til at imødegå fejl og mangler i udbudsmaterialet side 6

7 ØKONOMI fordeling af budgetter (1) Udgangspunktet er at der allerede er budgetlagt med de ca. 30 mio. kr. svarende til kontrakten med Absolut Rengøring Der er heri allerede fordelt 4% puljen til at imødegå fejl og mangler ØKE-udvalget besluttede at forhøje budgettet med 5 mio. kr./år, og de indgår i det vedtagne budget Hvordan fordeles de 5 mio. kr.?? Fordeling på plads før de decentrale enheder træffer beslutning om enten at hjemtage eller gå med i nyt fælles udbud side 7

8 ØKONOMI fordeling af budgetter (2) Der er allerede rettet mange fejl og mangler via 4% puljen Forvaltningen har i august måned haft særligt fokus på skoler og opdaget enkelte uhensigtsmæssigheder, f.eks. omkring antal åbningsdage Men vi har IKKE haft fokus på daginstitutioner, sociale institutioner m.fl. Stikprøve udført af Servicemægleren og 3F på enkelte institutioner viser generelt behov for flere timer til daglig rengøring, men ikke noget mønster side 8

9 ØKONOMI fordeling af budgetter (4) Stikprøve på 7 udvalgte institutioner 3F og Servicemægleren har beregnet forventet timetal ved nuværende serviceniveau varetaget i kommunalt regi + 50% timeforøgelse - 10% timepris - X% mulighed for individuel tilpasset rengøringsplan

10 ØKONOMI fordeling af budgetter (3) Økonomiudvalget har besluttet, at de 5 mio. kr. fordeles med 4 mio. kr. forholdsmæssigt på alle enheder (+13,6%) og 1 mio. kr. afsættes i en pulje til særlige forhold. De enheder som vælger at hjemtage fastsætter herefter selv service-/udgiftsniveau Kan få hjælp (gratis) hos 3F til arbejdsplanlægning mv. For de institutioner, som deltager i det fælles udbud, tilpasses budgetterne til det vindende bud og med finansiering fra kommunekassen (+/-). side 10

11 ØKONOMI hvad dækker budgettet? Budgettet skal dække alle med rengøringen forbundne omkostninger til: Ledelse Kontrol og tilsyn Løn til assistenter Rengøringsmidler og materialer Rengøringsværktøjer/-maskiner Omkostninger til vaskemaskiner, spande klude, affaldssække m.v. I afholder som tidligere udgifter til toiletpapir, håndsæbe m.v.

12 ØKONOMI fordeling pr. enhed (1) side 12

13 ØKONOMI fordeling pr. enhed (2) side 13

14 ØKONOMI fordeling pr. enhed (3) side 14

15 ØKONOMI fordeling pr. enhed (4) side 15

16 ØKONOMI fordeling pr. enhed (5) side 16

17 ØKONOMI fordeling pr. enhed (6) side 17

18 ØKONOMI fordeling pr. enhed (7)

19 5. Enheder, der hjemtager rengøring Tegningsmateriale i PDF- udgave kan rekvireres fra kontraktstyringsenheden 3F kan kontaktes for hjælp til udarbejdelse af arbejdsplan ud fra nuværende tegninger. Tilbuddet er gratis. Kontakt: [email protected] [email protected] Overdragelse af medarbejdere dialog mv. i november/primo december

20 6. Enheder der går med i nyt udbud - tidsplan ØKEudvalget beslutter igangsætning af udbud 22.oktober 2014 ØKEudvalget beslutter udvælgelseskriterier og tildelingskriterier 12. november 2014 ØKEudvalget godkender udbudsmaterialet 10. december 2014 ØKEudvalget behandler resultat af prækvalifikation Ekstra ØKE-møde i uge 51 ØKEudvalget godkender det vindende tilbud Primo/medio februar 2015 Kontraktstart 1. April 2015

21 ORGANISERING AF NYT UDBUD Projektgruppe: - Projektleder: Udbuds- og indkøbschef - Teknisk Serviceleder Skole, - Leder af daginstitution - Medarbejderrepr. udpeget af Hoved-MED - Kontraktstyrerenhed, Teknik & Miljø - Konsulent, Udbud & Indkøb - Projektkoordinator, Erhverv & Udvikling - Konsulent, Dansk Servicerådgivning Økonomi- og Erhvervsudvalget Direktion (styregruppe) Direktør (projektejer) Projektgruppe HOVED -Med 3F Stabene Dansk Servicerådgiver

22 ØKONOMIUDVALGETS BESLUTNING VEDR. UDBUD at der anvendes frekvensrengøring ved det fælles udbud, og at serviceniveauet fastsættes med udgangspunkt i det nuværende niveau, og at udbuddet gennemføres som et begrænset udbud med prækvalifikation, idet Økonomi- og Erhvervsudvalget på kommende møde tager stilling til udvælgelses- og tildelingskriterier, og at indstillingen vedrørende vurdering af de indkomne tilbud alene foretages af den eksterne rådgiver, og at hvis det økonomisk mest fordelagtige bud forholdsmæssigt overstiger rengøringsbudgettet i budget 2015 aflyses udbuddet, S stemmer imod, idet der ønskes et kontrolbud under hensyn til indkøbs- og udbudspolitikken.

23 7. INFORMATION Find alle oplysninger findes på

24 8. VALG Hjemtagelse eller nyt udbud Vi sender i morgen brev og dias fra i dag som indeholder oplysning om jeres budget Meld jeres valg på [email protected] Senest fredag den 7. november kl

25 Spørgsmål?

26 TAK FOR I DAG DU BEDES REGISTRERE DIG VED UDGANGEN SÅ VI VED, HVEM DER HAR MODTAGET INFORMATIONEN I DAG