Beslutningsoplæg vedr. tilbud om Medarbejderbredbånds-, Telefoni- og PC-ordning

Transkript

1 Beslutningsoplæg vedr. tilbud om Medarbejderbredbånds-, Telefoni- og PC-ordning Baggrund og resume Hoved MED for Frederikshavn Kommune har bedt IT-afdelingen om at udarbejde et projektforslag vedr. tilbud om Medarbejderbredbånds-, Telefoni og PC-ordning. Ordningen foreslås indført som et medarbejdergode med finansiering via en lønaftale. En sådan ordning giver medarbejderen mulighed for at anskaffe såvel en hurtig bredbåndsforbindelse og/eller et telefonabonnement som en tidssvarende PC, f.eks. en medie PC, PDA eller en mobiltelefon. Medarbejderbredbånds-, Telefoni- og PC-ordning Ordningen betragtes som en privat ordning, hvor medarbejderen betaler via løntræk, og kommunen er medfinansierende for så vidt angår PC-ordningen. Der vil således ikke være adgang til kommunens netværk, ligesom der ikke tilbydes support fra kommunens IT-afdeling. IT-afdelingen vil kontakte flere forskellige leverandører med henblik på at give medarbejderne det bedste og billigste tilbud samt valgmulighed mellem flere leverandører. Administration af ordningen foreslås outsourcet til eksternt firma, som vil få ansvar for følgende opgaver: Projektledelse oprettelse af bestillingssite, udarbejdelse af informationsmateriale, modtagelse af bestillinger og tilbagemelding til medarbejdere, udsendelse af breve til medarbejderne og løntrækslister Logistik levering og ombytning af teknisk udstyr i forbindelse med PC-ordning HelpDesk hjælp til installation, opsætning og hardwarefejl All risk forsikring tegning af forsikring på udstyr Derudover vil som minimum have ansvaret for følgende administrationsopgaver: Økonomistyring Styring af økonomi på kommunikationslinier bredbånd og telefoni Faglige organisationer Forestå kontakt til de faglige organisationer med henblik på underskrivelse af rammeaftale Løntræk IT-afdelingen 1

2 Firmaet afleverer relevante lønoplysninger i elektronisk form til kommunens lønkontor, som foretager konkret løntræk for den enkelte medarbejder Hvis der er medarbejdere, der benytter PC-ordningen vil det resultere i en samlet ordre på mere end 15 mill. kr, hvoraf op til 2 mill. kr. vil vedrøre forsikring, support, reparation af udstyr m.v. i den 3 årige aftaleperiode. Det betyder i praksis, at kommunen enten skal i et EU-udbud for at overholde udbudsreglerne eller skal basere sig på såkaldte SKI-aftaler. Det sidste vil være langt det letteste for kommunen og dermed ikke påføre projektet en stor ekstraomkostning til et EU-udbud. Benyttes SKI-aftalerne, opnås der rabatter, men de leverandører, der kan være med i ordningen, begrænser sig til de godkendte SKI-leverandører. Medarbejderbredbånd og Telefoni er aftalemæssigt forskellig fra PC-ordningen. Medarbejderbredbånd og/eller Telefoni De danske skatteregler giver Frederikshavn Kommune mulighed for at tilbyde bredbånd og mobiltelefonabonnement via en lønaftale, hvor abonnementet betales via et løntræk i medarbejderens bruttoløn. Løntræk foretages i medarbejderens bruttoløn svarende til værdien af den forbindelse, der vælges. Løntrækket sker før skatteberegningen, og prisen på bredbånd bliver derfor ca. det halve af den pris medarbejderen ellers ville skulle betale hos en Internetudbyder. Telefoni Afhængig af hvilke leverandører der vælges, kan der tilbydes fastnet telefonabonnement eller mobilabonnement. Løntræk foretages i medarbejderens bruttoløn svarende til værdien af den forbindelse, der vælges. Løntrækket sker før skatteberegningen, og prisen på telefonabonnementet bliver derfor ca. det halve af den pris medarbejderen ellers ville skulle betale hos en telefoniudbyder. Særligt for mobilabonnementet gælder det, at et eventuelt mindre forbrug end den aftalte flatrate kan opspares i to måneder hvorimod et merforbrug ud over den aftalte flatrate faktureres direkte til medarbejderen fra leverandøren. Skatteteknisk betragtes både bredbånds- og telefoniordningen som fri telefon, og medarbejderen beskattes af kr. årligt. Til gengæld kan alle husstandens private telefonudgifter trækkes fra i dette beløb. Det er en forudsætning for medarbejderens deltagelse, at der er indgået en overordnet rammeaftale med medarbejderens forhandlingsberettigede organisation. Bindingsperioden for en bredbåndsforbindelse eller et telefonabonnement er på seks måneder med en måneds opsigelse. IT-afdelingen 2

3 PC/PDA/Mobiltelefon En medarbejder, der har tilmeldt sig en bredbånds- eller telefoniordning, får også mulighed for at tilmelde sig en PC-ordning, hvor der inden for en nærmere defineret udstyrspakke kan vælges frit. Udstyrspakken omfatter ud over PC også PDA og Mobiltelefon. køber eller leaser udstyret, som stilles til rådighed for medarbejderen. Kommunen skal bidrage med minimum 25% af udgifterne, resten betales af medarbejderen via et nettoløntræk. Ordningen giver medarbejderen ret til et ligningsmæssigt fradrag på max kr. om året. Der spares derfor ca. halvdelen af prisen. Medarbejderen kan indkøbe udstyr for op til kr., hertil kommer udgifter til finansiering, forsikring og support. Medarbejderne vil kunne vælge mellem at deltage i en medarbejderbredbånds- eller medarbejdermobilordning tilknyttet en PC-ordning eller en ren medarbejdsbredbånds- eller medarbejdermobilordning. Det vil ikke være muligt udelukkende at deltage i en PC-ordning, da en ren PC-ordning vil pålægge kommunen et økonomisk tab. PC-ordningen løber normalt over en tre års periode, hvorefter medarbejderen vil kunne købe udstyret til markedsprisen typisk 1-2 måneders bidrag, eller medarbejderen kan vælge at levere udstyret tilbage. Der vil formentlig derudover gives mulighed for en kontantkøbsordning af PC-udstyr med samme rabatter som gælder for nettoløntræksordningen. Alle ansatte ved Frederikshavn kommune vil kunne benytte sig af kontantkøbsordningen. Økonomi s- og mobiltelefonordningen giver et mindre overskud til kommunen. Overskuddet skal dække omkostninger på PC-ordning, administration af løntræk, administration af ADSL-linier, administration af mobilabonnement m.v. PC-ordningen koster kommunen minimum 25% af udgifterne. Økonomieksempel for medarbejder og kommune Medarbejder- / Telefoni PC-ordning / PDA/mobiltelefon Indkøbspris pr. måned incl. moms Medarbejders nettoudgifter efter skat s nettoudgifter - arbejdsgiverbetaling 50% af beløb excl. moms - momsrefusion Note: Eksemplet tager udgangspunkt i følgende forhold: Medarbejderbredbånd på 4.096/512 Kbit PC-udstyr til i alt kr. incl. forsikringer, support m.v. Der er regnet med en 50% medfinansiering af bruttobeløbet på 500 kr., svarende til 25% af det nettobeløb, som medarbejderen skal betale 75% af, når momsen er fratrukket. I alt IT-afdelingen 3

4 Hvem kan få tilbud om medarbejderbredbånds-, Telefoni- og PC-ordning? Samtlige fastansatte medarbejdere ved kan tilbydes medarbejderbredbånds-, telefoni- og pc-ordning under forudsætning af, at de faglige organisationer har accepteret vilkårene for kommunikationslinierne. Personale med tidsbegrænset ansættelse og ansatte på timeløn kan ikke deltage i ordningen. Projektorganisation Det indstilles, at der nedsættes en projektgruppe bestående af repræsentanter for ITafdelingen, Løn- og Personale, personalerepræsentanter samt projektlederrepræsentanter for leverandørerne. En repræsentant for Projekt- og kommunikation tilknyttes projektet i forbindelse med udarbejdelse af informationsmateriale. IT-afdelingens opgaver Projektledelse Indhentning af tilbud på s-, Mobiltelefon og PC-ordning Indgåelse af kontrakt med leverandør Økonomisk administration af ADSL-forbindelser, telefoniabonnementer samt leasingaftale på PC-udstyr Lønkontorets opgaver Kontakt til de faglige organisationer Administration af løntræk Kommunikationsgruppens opgaver Udarbejdelse af informationsmateriale Forslag til opbygning af leverancen: Hovedleverandør Med ansvar for den samlede leverance PC leverandør Nr 1 PC leverandør Nr 2 leverandør 1 leverandør 2 Tidsplan for proces Hændelse Tidspunkt Godkendelse i Direktion og Byråd September 2007 Projektorganisation opbygges Oktober 2007 Kontakt til de faglige organisationer med anmodning Oktober 2007 IT-afdelingen 4

5 om tilkendegivelse af, hvilke organisationer, der vil kunne acceptere ordningen Orienteringsmøde med de faglige organisationer Oktober/November 2007 Indhentning af leverandørtilbud Oktober/November 2007 Valg af hovedleverandør og underleverandør November 2007 Medarbejderliste sendes til leverandør November 2007 Udarbejdelse af tilbud til medarbejderne November/December 2007 Bestillingssite åbnes Januar 2008 Informationsmøder for medarbejdere Januar 2008 Ordre effektueres Januar 2008 Ordre leveres Marts 2008 Løntræk/leasing igangsættes April 2008 Ovenstående tidsplan forudsætter, at der vælges leverandører, der er omfattet af en SKI-aftale. Hvis der i stedet vælges at igangsætte en udbudsproces for at vælge leverandør, vil projektet forlænges væsentlig med ca. 3-4 måneder. Der er tanken at ordningen fremover skal tilbydes en til flere gange pr år. Indstilling at samtlige fastansatte medarbejdere ved Ny Frederikshavn Kommune tilbydes at deltage i Medarbejderbredbånds-, Telefoni- og PC-ordning forudsat, at de enkelte medarbejderes faglige organisation har indgået en rammeaftale med Frederikshavn Kommune herom, at medarbejderen under PC/Mobiltelefon/PDA-ordningen kan indkøbe for op til kr , at bredbåndsordningen baseres på flatrate, d.v.s. fast månedligt beløb, at telefonabonnementsordningen baseres på flatrate, d.v.s. fast månedligt beløb, at man ikke kan deltage i PC/Mobiltelefon/PDA-ordningen alene, at det ikke er muligt at fravælge supportordningen, at tilbuddet til medarbejderne gives i november/december 2007, med levering i marts 2008 og betaling af første leasingafgift pr. 1. april 2008, at ordningen efterfølgende tilbydes en eller flere gange pr år, at leverancen baseres på kommunens indkøbsaftaler/ski aftaler, at udstyret under PC/Mobiltelefon/PDA- ordningen leases via kommunens indkøbsaftaler/ski-aftaler, IT-afdelingen 5