Rapportering for 2. kvartal Opførelse af Nyt OUH

Transkript

1 Rapportering for 2. kvartal 2018 Opførelse af Nyt OUH

2 Indhold 1. Indledning Kortfattet status Rapportering Byggeriets fremdrift Projektets økonomi Risikovurdering Beskrivelse af væsentligste risici Andet igangværende risikoarbejde Projektets styringsmanual Kvalitet og indhold Bilag: Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift Bilag 2: Kvartalsvis forbrug af de deponerede midler Bilag 3: Risikobilag med score og vurderingsark Bilag 4: Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet... 20

3 Rapportering for 1. kvartal 2018 Nyt OUH 1. Indledning I 2008 igangsatte regionsrådet projekt Nyt OUH. Den somatiske del af Nyt OUH er et kvalitetsfondsstøttet byggeri, hvor der blev givet endeligt tilsagn til byggeriet i Udbetalingsanmodningen blev godkendt af Sundheds- og Ældreministeriet den 10. august Nærværende rapport omhandler, medmindre andet er angivet, alene det kvalitetsfondsstøttede projekt. Det samlede byggeri vil ud over den somatiske del også omfatte en psykiatrisk del. Børne/unge-psykiatrien finansieres af regionale midler, mens voksenpsykiatrien etableres som et OPP projekt. Ligeledes vil der ske en sammenfletning med det Sundhedsvidenskabelige Fakultet på Syddansk Universitet (SUND) såvel som Odense Letbanes linjeføring igennem området. Kvartalets hovedaktiviteter har været projektoptimeringen af Vidensaksen (DP03) og Behandlings- og sengeafsnit (DP04). Endvidere har der været afholdt 2. dialogmøde med de prækvalificerede totalentreprenører vedr. Klyngerne (DP05-DP08) samt at det endelige udbudsmateriale på klyngerne er sendt i udbud. 2. Kortfattet status Figur 1: Projektets status Samlet status Fremskudte projekter DP03 DP04 Økonomi Uændret Uændret Uændret Uændret Tid Uændret Uændret Uændret Uændret Kvalitet Uændret Uændret Uændret Uændret Økonomi: Figur 1 viser, at projektet økonomisk rapporteres til at være i grøn. Projektøkonomien er fortsat i balance efter beslutning i regionsrådet den 24. oktober 2016 af en række tiltag, der reducerer omkostningerne i anlægsøkonomien. Tid: I forbindelse med projektforslagets godkendelse i regionsrådet den 24. oktober 2016, traf regionsrådet beslutning om at gennemføre arbejderne indenfor hospitalsringen som totalentreprise i 1-3 entrepriser. Det er senere besluttet at klyngerne kan udbydes i 4 entrepriser. 1

4 Regionsrådet besluttede på sit møde den 18. december 2017, at det bliver det italienske konsortium JV CMB / Itinera, der er valgt som totalentreprenør, og som skal færdigprojektere og bygge Vidensaksen (DP03) og Behandlings- og sengeafsnit (DP04). Betinget kontrakt med JV CMB / Itinera blev indgået 6. februar Optimeringsperioden er afsluttet primo juli måned. Resultatet af denne forelægges Regionsrådet i september Regionsrådet besluttede på sit møde den 27. november 2017, at CMB / Itinera, MT Højgaard og NCC/Bravida blev prækvalificeret for alle klyngerne og at 5E Byg A/S blev prækvalificeret på 2 af klyngerne. Forud for første dialogmøde valgte NCC / Bravida at trække sig fra tilbudsafgivelse. Der har i maj måned været afholdt 2. dialogmøde med de prækvalificerede totalentreprenører vedr. Klyngerne (DP05-DP08). Det endelige udbudsmateriale for klyngerne er udsendt den 26. juni 2018 med frist for at afgive tilbud den 27. august Tidspunktet for færdiggørelsen af Nyt OUH er ultimo Figur 1 viser, at tidsparameteren i projektet rapporteres til at være grøn, da det er vurderingen, at tidsplanen holder. Indledende arbejder (DP01). Arbejdet med DP01 forløber efter planen. Byggemodningen (DP02). DP02 er opdelt i en række delentrepriser byggemodningen, rør og belysning. Rørdelen og byggemodning udføres samlet. Der har været udfordringer med fremdriften grundet vejrlig, hvorfor der er udarbejdet ny tidsplan. Tidsplanen indeholder, at der er aftalt aflevering i 3. kvartal Der er afholdt licitation vedr. belysning i 2. kvartal Der har ultimo juni og primo juli 2018 været afholdt licitationer på h.h.v. terrænregulering og lys- og signalanlæg m.v. Kvalitet: Figur 1 viser, at kvaliteten i projektet rapporteres til at være grøn, da det pres, der har været på kvaliteten i projektforslaget pga. ubalancen i økonomien er løst uden at gå på kompromis med kvalitetsforudsætningerne. 2

5 3. Rapportering 3.1 Byggeriets fremdrift Indledende arbejder (DP01). Fremdrift. Der er i efteråret 2017 foretaget aflevering fra entreprenøren og overdragelse til Odense Letbane af letbanetracé. Der mangler stadig at udføre enkelte ting, der færdiggøres i sammenhæng med DP02. Økonomi. Det forventes at budgettet overholdes trods meget nedbør både vinteren 2017/2018 og sommeren Tid. Aflevering til Odense Letbane er foretaget den 1. november Kvalitet. Alle kvalitetsmæssige krav er overholdt. Byggemodningen (DP02). Byggemodning og rør. Fremdrift. Der har været udfordringer med meget nedbør og derfor vejrlig på råjordsarbejdet. Endvidere har der været udfordringer med fjernvarmens fremdrift og projektændringer på p- pladser mod vest inden for hospitalsringen. Dette har medført manglende fremdrift ved entreprenøren og at mange aktiviteter er blevet forsinket i forhold til den gældende tidsplan. Tidsplanen er tilrettet konsekvenserne af vejrlig. Aflevering sker i 3. kvartal Afleveringen er ikke kritisk i forhold til øvrige bygge- og anlægsprojekter. Der er en særligt opmærksomhed omkring færdiggørelse af p-pladser inden for hospitalsringen. Der er etableret fjernvarme i form af hovedforsyning inkl. projekteret stik og arbejdet med øvrige trykledninger er fortsat ind i 2. kvartal. Der i juli 2018 afholdt licitation vedr. terrænregulering inden for hospitalsringen, der sikrer klargøring for totalentreprenørerne til byggestart i Økonomi. Der forventes, at budgettet overholdes. Tid. Afleveringsdatoen er i 3. kvartal

6 Kvalitet. Alle kvalitetsmæssige krav er overholdt. Belysning. Licationen er afholdt i 2. kvartal 2018 og holder sig indenfor måltallet. Aflevering vil ske samtidig med byggemodning og rør. Øvrigt terrænarbejde (klar til byggeri). Der er den 25. juni givet anlægsbevilling til øvrigt terrænarbejde (klar til byggeri) til delprojektet etablering af støttemur til heliport. Støttemuren skal opføres nu, idet overskudsjord fra andre dele af byggepladsen anvendes til etablering af heliporten. Byggeplads fælles. Anlægs- og Innovationsudvalget har indstillet til regionsrådet, at der gives anlægsbevilling til etablering af fælles byggeplads. Dette omfatter opdeling med hegn, adgangskontrol samt etablering og drift af den fælles del af byggepladsen. Det sidste omfatter portnerfunktion, pedelfunktion m.m. Vidensaksen (DP03) og behandling- og sengeafsnit (DP04). Der er primo januar 2018 påbegyndt projektvalidering af det projektmateriale, som blev stillet til rådighed for totalentreprenøren den 3. januar. JV CMB / Itinera og regionen indgik primo februar en betinget kontrakt omkring udarbejdelse af det endelige forslag til, hvordan sygehuset skal bygges. I den proces bliver sygehuset optimeret og standardiseret yderligere. Optimeringen af DP03 og DP04 har omfattet konstruktioner, facader og tekniske installationer. Der er udarbejdet en granskningsplan og en plan for hvorledes man vil arbejde med den økonomiske kvalificering. JV CMB/Itinera har primo juli 2018 afleveret det endelige optimerede forslag til godkendelse. Dette sker endeligt på Regionsrådets møde i september Herefter bliver økonomi, kvalitet og tid låst fast. Klyngerne (DP05-08). Anden dialogrunde i den konkurrenceprægede dialog er gennemført i maj 2018 med de tre totalentreprenører, JV CMB / Itinera og We Care (M. T. Højgaard m.fl.), som er prækvalificeret til at byde på alle fire klynger, og 5 E Byg A/S, som er prækvalificeret til at byde på DP05 og DP08. Det endelige udbudsmateriale for DP05-DP08 er tilrettet i overensstemmelse med de relevante ændringer, der er en følge af optimeringsprocessen på DP03-DP04, og som har en indvirkning inde på klyngerne. Det endelige udbudsmateriale er udsendt den 26. juni 2018 med svarfrist den 27. august Fremdriften i klyngerne sker således i overensstemmelse med tidsplanen. 4

7 Øvrige delprojekter. Planlægning af delprojektet omfattende servicebyen er i gang. Ligeledes arbejdes der med udarbejdelse af lokalplan for opførelse af solcelleanlæg til brug for såvel byggestrøm som strøm til driften efterfølgende. Opførelsen af solcelleanlæg sker også som en del af byggeriets opfyldelse af energiklasse Logistik. De overordnede logistikløsninger, såsom transportteknologi, logistikzoner m.v. er færdigbearbejdede i dette kvartal. På den baggrund er der gennemført en estimering af det samlede budget til logistikområdet, der kommer til behandling i Styregruppen for Nyt OUH i september Der er i perioden igangsat udarbejdelse af strategi for udbud af de forskellige tekniske logistiksystemer samt specifik planlægning af udbud af IT understøttelse (WMS) af vareforsyning m.v. Den samlede planlægning af udbudsstrategi forventes afsluttet i 3. kvartal Samarbejdet med udviklings- og planlægningsgruppen for Indkøb og Logistik på OUH, og i nødvendigt omfang også med øvrige udviklings- og planlægningsgrupper, er centreret omkring de etablerede mockups af ren- og uren Zone. Der er gennemført relevante afprøvninger, som vil fortsætte i 3. kvartal Bygherreleverencer. Afklaring og udredning af bygherreleveranceområdet er fortsat i 2. kvartal Endvidere er koordineringen til Totalentreprenøren for DP03 og 04 er igangsat. Yderligere er den nødvendige ressourceplanlægning gennemført. Aptering. Der arbejdes fortsat med planlægning af udbudsstrategi. Endelig beslutning forventes truffet i 3. kvartal Koordineringen til Totalentreprenøren for DP03 og 04 m.h.p. klarlægning af grænsefladen mellem rårum og aptering i disse 2 delprojekter er igangsat. Udstyr. De nødvendige justeringer af udstyrsdata i drofus f.s.a. DP03 og 04 er i hovedtræk afsluttet i perioden. Justeringer af udstyrsdata for rum i de øvrige delprojektområder er under planlægning, og vil blive gennemført i 3. kvartal Etableringen af 1:1 mock-ups af Fremtidens Operationsstue på eksisterende OUH er under udførelse. OP-stuen vil være færdigetableret i 3. kvartal 2018 og forventes åbnet den 4. september. Etablering af Fremtidens Sengestue også på eksisterende OUH er afsluttet i denne periode. Åbning skete den 1. juni. De planlagte afprøvninger i sengestuen er påbegyndt og vil fortsætte ind i 3. kvartal

8 Med udgangspunkt i de ændringer, der gennemføres i.f.m. plandisponering og optimering af delprojekterne, gennemføres der en løbende justering af udstyrsbudgettet. Denne justering vil, f.s.a. udstyr til DP03 og 04, blive fremlagt som en del af planlagt Hovedprojekt 2 (HP02). HP02 afleveres primo 4. kvartal Vedr. Det Digitale Hospital er budgettet til de enkelte projekter i det samlede program blevet revurderet og nedjusteret. Det reviderede budget indgår som en del af det samlede budget til Udstyr, logistik og DDH. Der arbejdes indenfor de af styregruppen fastsatte rammer. Projektet følger den planlagte fremdrift. Effektiviseringer. OUH arbejder i henhold til den fremlagte plan for effektiviseringer frem mod ibrugtagning af Nyt OUH. Aktuelt er der fokus på implementering af sengereduktioner via omlægning af patientforløb og optimering af sengekapaciteten. Der har igennem 2017 været arbejdet med tværgående indsatser for at optimere sengekapaciteten og dette arbejde videreføres som en del af flere indsatser i Driftsforberedelse af OUH på vej mod Nyt OUH. OUH har i august 2017 igangsat arbejde med udvikling og driftsplanlægning frem mod Nyt OUH via 17 planlægningsgrupper, der skal beskrive principper for drift og herunder pege på optimering af patientforløb og underliggende arbejdsgange. Der er i 2018 særlig fokus på beskrivelse af fælles visioner, ambitioner og principper for den fremtidige driftstilrettelæggelse på gruppernes forskellige områder på Nyt OUH. Derudover arbejder grupperne med at beskrive fremtidige driftskoncepter, rumudnyttelse og patientflow. Dette arbejde pågår frem til april 2019, hvorefter en anden fase med konkret driftsplanlægning iværksættes. Dette arbejde bidrager til at realisere de forventede effektiviseringsgevinster ved omlægning af arbejdsgange. Konkret planlægger flere grupper allerede nu at iværksætte aftestning og implementering af ændrede arbejdsgange. Organisatoriske forhold. Der er i kvartalet ansat en logistikingeniør samt en medarbejder til Bygherreleveranceområdet Grænseflader. Steno. Der etableres et Steno Diabetes Center Odense (SDCO) i tilknytning til Nyt OUH. Projektet er i initieringsfasen, hvor der i 2. kvartal er valgt bygherrerådgiver. Fremtidig bygherrerådgiver på SDCO-bygningen er Arkitema Architects med Brix og Kamp som underrådgiver, idet de tilbød bedste forhold mellem pris og kvalitet. Bygherrerådgiveren vil være gennemgående i hele projektets forløb og vil som følge af gennemførelsesstrategien hovedsageligt have en sparrende rolle for projektorganisationen, idet en stor del af det 6

9 initiale arbejde med udbudsmaterialet til en totalentreprise vil blive foretaget af projektorganisationen selv. Projektorganisationen har til dette arbejde endvidere ansat en arkitekt til at tegne projektet ligesom der er ansat en bygningskonstruktør til selve moduleringen af projektet, beskrivelse af projektet i udbudsmaterialet mv. Planlægning af brugerprocessen er færdiggjort og vil igangsættes umiddelbart efter sommerferien. Tovholder er en sammensætning af Syddansk Sundhedsinnovation, SDCO og projektorganisationen som vil samle input fra de involverede afdelinger på det fremtidige SDCO. Kunst. I forhold til kunst arbejdes der på udvikling af de fælles kunstprojekter for henholdsvis Nyt OUH hovedindgang, SUND hovedindgang, Koblingszonen og Vidensaksen, med henblik på aflevering af endelige forslag til godkendelse i Det Fælles Kunstudvalg. I forlængelse af handleplanen for kunst på Nyt OUH arbejdes der ligeledes på indgåelse af kontrakt og udvikling af skitseprojekt for det sydlige klyngestrøg. Endvidere forventes skitseforslag til det nordlige klyngestrøg drøftet i kunstudvalget i efteråret For de kunstprojekter, der er indeholdt i Nyt OUHs byggesag, vil der skulle ske en koordinering med den/de kommende totalentreprenører, der skal færdiggøre de forskellige bygningsdele; specielt hvor der er tale om bygningsintegreret kunst. 7

10 Figur 2: Byggeriets økonomiske fremdrift, løbende priser. 3.2 Projektets økonomi Projektets økonomi indeholder til den somatiske del udover kvalitetsfondsbevillingen også en statslig lånebevilling til opklassificering til bygningsklasse Hertil kommer regionale midler til finansiering af børne/unge-psykiatrien samt fællesarealer, der opføres sammen med den somatiske del. Endvidere opføres der en voksenpsykiatrisk del som OPP projekt samt et kirkerum og et Steno Diabetes Center, finansieret af fondsmidler. I forbindelse med overgangen til totalentreprise og deraf følgende udfasning af samarbejdet med Medic OUH I/S samt ændret brug af bygherrerådgivere er der i 2. kvartal 2018 foretaget en gennemgribende revision af budgettet. Dette har betydet såvel tidsmæssig forskydning af budgettet som forskydninger mellem de enkelte hovedposter. Nedenstående skema 1 viser status på budget, forbrug og byggefremdrift for den somatiske del af Nyt OUH. 8

11 Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Faste priser (2018) Oprindeligt budget Samlet budget Korrigeret budget Forbrug pr Disponeret forbrug pr Forventet resterende forbrug Forbrug og udgiftsbehov Forventet samlet forbrug Evt. difference: budget og forventet forbrug (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Planlagt færdiggørelsesg rad Realiseret færdiggørelsesg rad Mio. kr. Delprojektoversigt Bygherreudgifter 669,2 565,1 283,5 6,2 275,3 565,1 0,0 50,2% 50,2% Projektrådgivning 639,9 339,7 341,3 0,7-2,3 339,7 0,0 100,5% 100,5% Grundudgifter 143,9 146,9 146,3 0,0 0,6 146,9 0,0 99,6% 99,6% Byggeudgifter (excl. Logistiske systemer mv.) 4.477, ,7 74,0 3, , ,7 0,0 1,5% 1,5% DP01 - Fremskudt arbejde, Letbane 255,4 34,0 30,7-3,3 34,0 0,0 90,2% 90,2% DP02 - Fremskudt arbejde, Byggemodning 722,2 47,2 21,2 3,4 22,6 47,2 0,0 44,9% 44,9% DP03 - Vidensaksen 972,3 997,6 8,2 989,4 997,6-0,8% 0,8% DP04 - Behandlingsområde og senge 143, ,1 13, , ,1-0,8% 0,8% Klyngerne 194, , , ,8-0,0% 0,0% Øvrigt byggeri 267,8 445,0-445,0 445,0-0,0% 0,0% Aptering 269,7 200,5-200,5 200,5-0,0% 0,0% SCADA, ADK, patientkaldeanlæg 353,8 145,8-145,8 145,8-0,0% 0,0% Øvrige terrænarbejde (klar til byggeri) 599,4 83,9-83,9 83,9 - Byggeplads fælles 143,9 40,7-40,7 40,7-270, , IT, apparatur og inventar (incl. Logistiske systemer mv.) 1.357, ,6 59,8 0, , ,6 0,0 4,6% 4,6% Reserve til regionsrådets disposition - Reserve til prisregulering - I alt investeringsramme før indtægsbevilling 7.287, ,0 905,0 10, , ,0 0,0 12,2% 12,2% - heraf følgeomkostninger vedr. Letbane 0,0 13,9 13,9 0,0 13,9 0,0 100,0% 100,0% Indtægtsbevilling vedr. letbane 0,0-13,9-13,9 0,0-13,9 0,0 100,3% 100,3% I alt investeringsramme efter indtægsbevilling 7.287, ,1 891,1 10, , ,1 0,0 12,0% 12,0% - heraf reserver i alt (inkl. letbane, ekskl. Reserver på inventar) 751,2 274,3 0,0 274,3 274,3 0,0 - heraf IT, udstyr, apparatur mv , ,6 59, , ,6 0,0 I alt investeringsramme 7.287, ,1 891,1 10, , ,1 0,0 12,0% 12,0% Note 1: Følgeomk. til opførelsen af letbanen udover DP01 samt omkostninger til opførelsen af kirkerum er ikke med i entreprisesummerne, da de er at betragte som ekstraarbejde. Note 2: Det oprindelige budget i kolonne 2 var opdelt i et antal entrepriser, der ikke svarer til opdelingen af det korrigerede budget i kolonne 3. Skema 2 viser projektets økonomi fordelt på år. Udgiftsprofilen er meget afhængig af projektets tidsplan, herunder den konkrete kontrakt med de valgte totalentreprenører mv. og er derfor fortsat behæftet med stor usikkerhed. 9

12 Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Løbende priser År I alt I alt 09 PL Mio. kr PL indeks 100,0 100,0 101,0 102,8 105,4 106,5 108,1 110,2 111,7 113,1 115,2 117,5 117,5 117,5 117,5 1,0 1,0 1,0 1,0 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 PL indeks - udstyr 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 101,9 103,3 104,6 106,6 108,7 108,7 108,7 108,7 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 Delprojektoversigt Bygherreudgifter 3,8 17,8 28,3 28,3 25,2 14,2 20,5 28,1 44,6 33,6 31,1 49,6 76,1 76,1 74,4 551,6 490,4 8% Projektforslag Projektrådgivning ,8 57,7 75,9 14,7 62,1 59,1 33,6-1, ,7 294,8 5% Projektforslag Grundudgifter ,7-0,6-129,3 1,0 0,0 1,7 0,0 0,1 0,1 0,1 0,1 137,8 127,5 2% Projektforslag Byggeudgifter (excl. Logistiske systemer mv.) 12,8 23,7 168,2 827, , , , , ,2 68% DP01 - Fremskudt arbejde, Letbane 12,8 14,8 5, ,3 29,5 0% Udførelse DP02 - Fremskudt arbejde, Byggemodning - 8,9 38, ,0 41,0 1% Udførelse DP03 - Vidensaksen ,8 175,3 266,1 266,1 267, ,8 865,8 13% Optimering, betinget kontrakt DP04 - Behandlingsområde og senge ,3 293,0 444,9 444,9 447, , ,3 22% Optimering, betinget kontrakt Klyngerne ,2 420,5 420,5 422, , ,8 19% Licitation Øvrigt byggeri ,0 65,7 129,2 129,2 129,8 453,9 386,2 6% Aptering ,0 102,5 204,5 174,0 3% SCADA, ADK, patientkaldeanlæg ,2 74,5 148,7 126,5 2% Øvrige terrænarbejde (klar til byggeri) 25,3 46,0 4,6 4,6 4,6 85,1 72,8 1% Byggeplads fælles - 37,6 1,3 1,3 1,3 41,5 35,3 1% 0% 0% IT, apparatur og inventar (incl. Logistiske systemer mv.) ,5 5,0 6,8 7,8 12,2 9,8 9,2 39,8 55,6 81,9 543,2 543, , ,6 17% Reserve til regionsrådets disposition Reserve til prisregulering I alt investeringsramme før indtægsbevilling 1) 3,8 17,8 28,3 52,4 87,3 96,9 172,2 103,4 126,4 101,9 237,7 933, , , , , ,5 100% Heraf følgeomkostninger vedr. Letbane , ,9 12,1 Indtægtsbevilling vedr. letbane 0, , ,9-12,1 Heraf donation til kirkerum Donation I alt investeringsramme efter indtægsbevilling 3,8 17,8 28,3 52,4 87,3 96,9 172,2 103,4 126,4 101,9 223,8 933, , , , , ,4 - - heraf reserver i alt (ekskl. Reserver på inventar) - 40,0 79,9 79,9 79,9 279,7 238,0 4% - heraf IT, udstyr, apparatur mv. 0,5 5,0 6,8 7,8 12,2 9,8 9,2 39,8 55,6 81,9 543,2 543, , ,8 19% - Herudover Change request 144,8 144,8 144,8 434,3 369,5 6% Note 1: Følgeomk. til opførelsen af letbanen udover DP01 samt omkostninger til opførelsen af kirkerum er ikke med i entreprisesummerne, da de er at betragte som ekstraarbejde. Note 2: Feltet I alt 09-pl beregnes som summen af det årlige afløb i faste priser. Fastprisberegningen foretages på baggrund af en årlig stigning på 0 pct. fra , herefter benyttes den årlige stigningstakst på det regionale anlægsområde med 2014 som basisår. Andel af total, pct. Status hvis relevant: Projektforslag, Kalkulationsfase, Licitation, Udførelse 10

13 Det bemærkes, at der er indarbejdet en opklassificering til bygningsklasse Ansøgningen om statslige lånemidler blev godkendt september 2015, 144,4 mio. kr. 09- PL. Ligeledes bemærkes, at der er indarbejdet ekstra linjer således, at der gøres rede for den indtægtsførelse der vil finde sted i forbindelse med følgeomkostningerne i forbindelse med letbanens linjeføring. I de enkelte delprojekter indgår således følgeomkostninger til letbanen, mens fradraget sker i den nederste del af skemaet. Projektets færdiggørelsesgrad er vurderet af projektledelsen til at udgøre ca. 12 %. 3.3 Risikovurdering Projektets nuværende risikobillede er præget af flere store sideløbende aktiviteter som finder sted i øjeblikket. Det drejer sig om optimeringsfasen på DP03 og DP04, dialogfasen med prækvalificerede totalentreprenører på klyngerne samt de igangværende anlægsarbejder på byggepladsen og planlægning på udstyrs- og logistikområdet. Kompleksiteten i opgaverne og deres indbyrdes relationer er medvirkende til at kompleksiteten i projektets risikobillede stiger. Generelt så er overgangen til totalentrepriser i stedet for andre entrepriseformer at betragte som et risikominimerende tiltag, idet store dele af risici, f.eks. koordineringsansvaret overføres til totalentreprenøren. En del af arbejdet i optimeringsfasen på DP03 og DP04 samt på dialogmøderne på klyngerne tjener som et risikominimerende tiltag, idet man håndterer dels allokeringen af risici mellem TE og bygherre, dels arbejder henimod et entydig og klart projektgrundlag som kan danne fundament for det videre arbejde. Der arbejdes i totalentrepriserne med oprettelse af en risikopulje som reserveres til at håndtere specifikke risici som, før projektet går i udførelse, defineres af bygherre og totalentreprenørerne. Der skal være enighed mellem parterne om, hvilke risici som håndteres i risikopuljen. Generelt gælder det at risici er forsøgt kvantificeret i det omfang det på nuværende tidspunkt er muligt. Kvantificeringen foretages på baggrund af estimater primært på fordyrelser af entrepriseydelser og omkostninger ved eventuelle tidsforlængelser. Kvantificeringen er på nuværende tidspunkt behæftet med en del usikkerhed. Nedenfor er de væsentligste risici oplistet. 11

14 Figur 3: Projektets hovedrisici Konsekvens Nr. Id. Risikoemne Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet 1 70 Grænseflader mellem delprojekter Sene projektændringer initieret af bygherre Finansiering af tilslutningsafgifter Indeksregulering Beskrivelse af væsentligste risici Risiko nr. 70 (rang 1) - Grænseflader mellem delprojekter Risikoen Med overgangen til totalentrepriser er en lang række risici nu overført til totalentreprenørerne og er dermed ikke længere bygherres ansvar. Der er dog fortsat to hovedområder, hvor risici stadigvæk påhviler bygherren; grænseflader delprojekterne imellem, herunder bygherreleverancer, samt jordbundsforhold. Nyt OUH består af mange forskellige delprojekter som skal sammenkøres og koordineres. Ansvaret herfor ligger fortsat hos Nyt OUH. Dette gælder også i forhold til de mange bygherreleverancer og entrepriser. I forhold til jordbundsforhold er risikoen, hvis der konstateres problematiske jordbundsforhold, fortsat bygherres. Konsekvens og sandsynlighed Bygherres ansvar i forhold til grænseflader mellem projekterne indebærer en risiko for, at bygherre ikke får koordineret i tilstrækkelig grad og at der dermed opstår f.eks. refleks forsinkelser delprojekterne imellem eller at det er nødvendigt at foretage ændringer sent i forløbet som følge af oversete sammenhænge mellem delprojekterne. Risikoen i forhold til jordbundsforhold indebærer en risiko for, at man i løbet af projektet, på trods af løbende monitorering, støder på jordbundsforhold som kræver f.eks. ekstra fundering eller ændring i konstruktionsprincipperne. Dette indebærer en risiko for, at der vil være en ekstraudgift forbundet med ekstrabetalinger til entreprenørerne i forbindelse med gener og forceringer som følge af andre delprojekter og leverancer, samt en risiko for reelle tidsforskydninger. På økonomisiden vurderes denne risiko at udgøre ca. 93 mio. kr. Dette svarer til konsekvensklasse 4. Tidsmæssigt vurderes denne risiko at være i konsekvensklasse 2, og dermed potentielt have en betydning på mellem 2-5 måneder. Sammenholdt med, at sandsynligheden for at denne risiko indtræffer vurderes til at være mellem (sandsynlighedsklasse 3), har risikoen en netto risikoprofil på 12. Når der tages højde for sandsynligheden vurderes denne risiko økonomisk at udgøre ca. 32,6 mio. kr. 12

15 Strategi og risikominimerende tiltag Strategien til håndtering af denne risiko er at forsøge at eliminere sandsynligheden for at risikoen indtræffer. Dette sker blandt andet gennem en operationalisering af projektorganisationens organisationsplan, udarbejdelse af leverance- og funktionsbeskrivelser samt fokus på en overskuelig tidsplan som highlighter interaktionerne mellem delprojekterne. Risiko nr. 69 (rang 2): Sene projektændringer initieret af bygherre Risikoen For byggeprojekter gælder det generelt at når færdigprojekteringen og udførelsen sættes i gang skal projektet helst være så stationær og stabilt som muligt. Det er dermed, at foretrække at eventuelle ønsker om ændringer håndteres forud for færdigprojekteringen og udførelsen. Det er samtidig en iboende forudsætning i sundhedsvæsenet at patientflow og arbejdsgange løbende ændres og udvikles i takt med den generelle udvikling i teknologi, behandlingsformer og sygdomsdemografi. Dette medfører, at der løbende vil opstå ønsker om ændringer på allerede projekterede arealer og løsninger. Der er risiko for, at der blandt bygherres interessenter opstår ønsker om projektændringer sent i processen. Ønsker om ændringer kan opstår mange forskellige steder blandt interessenterne, f.eks. hos klinikken, og hos den tekniske driftsorganisation. Indenfor det næste halve år vil kontrakterne på store dele af projektet bliver lukket og dette betyder blot at eventuelle ændringer vil være forbundet med betydelige ekstraomkostninger. Konsekvens og sandsynlighed Dette kan indebære en risiko for, at sene ændringer i projekter medfører højere priser end hvis ændringerne var indarbejdet fra starten. For nogle ændringer vil en sen implementering ikke være mulig, eller betyde væsentlige forsinkelser. På økonomisiden vurderes denne risiko at udgøre ca. 75,4 mio. kr. Dette er baseret på en vurdering af et eventuelt højere prisniveau fra leverandørerne. Dette svarer til konsekvensklasse 4. Sammenholdt med, at sandsynligheden for at denne risiko indtræffer vurderes til at være mellem (sandsynlighedsklasse 3), har risikoen en netto risikoprofil på 12. Når der tages højde for sandsynligheden vurderes denne risiko økonomisk at udgøre ca. 26,4 mio. kr. Sandsynligheden for at denne risiko indtræffer, er ved denne rapportering nedskrevet, idet der allerede er igangsat adskillige risikominimerende tiltag. Strategi og risikominimerende tiltag Strategien i forhold til denne risiko er primært at forsøge at minimere sandsynligheden for at den indtræffer ved at orientere interessenterne om muligheder og begrænsninger i forhold til ændringsønsker, herunder hvordan disse kan håndteres hvis de ikke bliver en del af projektet. Denne strategi gælder også overfor driftsgrupperne og driftsorganisationen på OUH. Samtidig er der et stort fokus på at få bearbejdet optimeringsforslagene, så der ikke træffes beslutninger som nedbringer fleksibiliteten. Det 13

16 er en forudsætning for projektet at det udføres med en høj grad af fleksibilitet i håb om at kunne rumme eventuelle ændringer. På Styregruppemøde i juni 2018 blev det ligeledes besluttet at alle træk på reserven, herunder ønsker om ændringer, skal behandles i styregrupperegi. Strategien og tiltagene er forankret både på Nyt OUH og på OUH. Risiko nr. 72 (rang 3): Finansiering af tilslutningsafgifter og valg af type på nødstrømsanlægget Risikoen I relation til tilslutningen af el og etablering af nødstrømsanlæg er der fortsat en række uafklarede forhold og det endelige aftalegrundlag er dermed ikke på plads. Afklaringen vedrører blandt andet finansieringsformen samt den konkrete tekniske løsning for nødstrømsanlægget. Der pågår forhandlinger og disse forventes afsluttet i løbet af 2.halvår Konsekvens og sandsynlighed Usikkerheden omkring finansieringsformen for tilslutningen af el og etableringen af nødstrømsanlægget kan indebære en risiko for, at udgiften skal finansieres af anlægsprojektet og ikke driftsfinansieres som hidtidig antaget. Dette vil udfordre budgettet væsentligt, idet disse poster på nuværende tidspunkt ikke er indeholdt i budgettet. En usikkerhed omkring det endelige valg af løsningen på nødstrømsanlægget kan ydermere indebære en risiko for, at nødstrømanlægget bliver dyrere en forventet. Derudover vil en batteridrevenløsning kunne fordyre den efterfølgende drift. Det skal dog nævnes, at udgiften til nødstrømsanlægget generelt er forbundet med en vis usikkerhed, idet etableringen af anlægget skal i udbud og dermed konkurrenceudsættes. På økonomisiden vurderes denne risiko at udgøre ca. 75,0 mio. kr. Dette svarer til konsekvensklasse 4. Dette er baseret på en vurdering af hvilke udgifter til anlæggene som risikerer at ramme anlægsprojektet. Sammenholdt med, at sandsynligheden for at denne risiko indtræffer vurderes til at være middel (sandsynlighedsklasse 3), har risikoen en netto risikoprofil på 12. Når der tages højde for sandsynligheden vurderes denne risiko økonomisk at udgøre ca. 18,750 mio. kr. Strategi og risikominimerende tiltag Strategien til håndtering af denne risiko er at forsøge at eliminere sandsynligheden for at risikoen indtræffer. Dette sker ved et målrettet arbejde med udarbejdelsen af aftalegrundlaget samt igennem en løbende dialog med den mulige leverandør. Samtidigt forsøges konsekvensen minimeret ved, at finde en fælles acceptabel tilgang til den tekniske løsning på nødstrømsanlægget. 14

17 Risiko 23 (rang 4): Indeksregulering: divergens imellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset Risikoen Som følge af den store aktivitet inden for bygge- og anlægssektoren og med mange store projekter igangsat samtidig, er der en risiko for, at det regionale anlægs pris- og lønindeks (der regulerer finansieringsrammen) og byggeomkostningsindekset (der regulerer rådgiver- og entreprenørydelser), ikke følger den samme udvikling. En sådan divergens vil få økonomisk konsekvens for projektet. Bevillingen til Nyt OUH fremskrives med det regionale anlægs pris/lønindeks, hvorimod de kontrakter som indgås på rådgivning og entreprenørydelser fremskrives med byggeomkostningsindekset. I forbindelse med revisionen af budgettet for Nyt OUH er konsekvensen af den allerede konstateret og effektueret difference mellem anlægs pris/lønindeks og byggeomkostningsindekset indarbejdet i de budgetposter hvor det er relevant. Risikoen består dermed i at anlægs pris/lønindeks og byggeomkostningsindekset fremadrettet vil kunne divergere og der kan dermed opstå en difference som ikke er finansieret. Konsekvens og sandsynlighed Konsekvensvurdering af risiko nr. 23 er på ca. 6,9 mio. kr. med de givne forudsætninger og sandsynlighed. På økonomiparametre er den i den mellemste konsekvensklasse (konsekvensklasse 4). Sandsynligheden vurderes, at være ca. 20 % (sandsynlighedsklasse 2). Risikoen vurderes samlet at have en risikoprofil på 8. Sandsynligheds- og konsekvensvurderingen bygger på, at der over en periode ikke er konstateret differencer mellem de 2 indeks. Strategi og risikominimerende tiltag Udviklingen følges tæt med henblik på behandling i projektledelses- og styregruppen. Der er udarbejdet et overvågningsværktøj til løbende opfølgning på risikoens økonomiske konsekvens Andet igangværende risikoarbejde Revisionen af risikohåndbogen er endeligt godkendt i styregruppen i d. 7. november Inddragelsen af en totalentreprenør har ligeledes betydning for risikoarbejdet i projektet. Totalentreprenøren har i 2. kvartal 2018 udarbejdet en risikoanalyse. Denne rapport er, hvor det findes relevant, indarbejdet i projektets løbende risikostyring Projektets styringsmanual Styringsmanualen for Nyt OUH er senest godkendt på regionsrådets møde den. 18. december Styringsmanualen er blevet revideret, herunder bl.a. reservestrategien, jf. 15

18 revideret regnskabsinstruks af 1. juni 2017 fra Sundheds- og Ældreministeriet. Der foretages i 2. halvår 2018 en opdatering af Projekthåndbogen Kvalitet og indhold Byggeprojektet, der er sendt i udbud indeholder uændrede funktionskrav og er således i overensstemmelse med tilsagnsbetingelserne for støtte fra kvalitetsfonden. Sideløbende med byggeprojektet foregår der en omfattende involvering af driftsorganisationen på OUH dels i færdiggørelsen af selve plandisponering af hospitalet dels i forberedelser af OUH på vej mod Nyt OUH. Der er således nedsat tværgående arbejdsgrupper, der allerede nu er i gang med at forberede driftsorganisationen til at flytte ind i et helt nyt hospital, som samtidig kan understøtte realiseringen af de effektiviseringskrav, der er indeholdt i tilsagnsbetingelserne. 16

19 4. Bilag: Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift Bilag 1 afspejler den i forbindelse med valg af totalentreprise udarbejdede tidsplan Status DP01 & DP02 Udførelse DP03 & DP04 (Vidensakse & Behandling/Senge) Udbud, dialog og tilbud Optimering & Projektering Udførelse DP05 - DP08 (Klynger) Udbud, dialog og tilbud Optimering & Projektering Udførelse DP09 - DP10 (Serviceby og Teknik) Dialog Optimering & Projektering Udførelse SDCO - Steno Udbud Projektering Udførelse Forsyningsforhold (El, Vand, Varme) Udbud Udførelse Idriftsætning Udearealer/landskab/anlægsarbejder Udbud Udførelse Udstyr og logistik Hovedprojekt Udstyr Planlægning Udstyr Anskaffelse og implementering Udstyr Planlægning Aptering Udbud Aptering Gennemførelse Aptering Det Digitale Hospital BH-leverancer Planlægning Logostik Projektering Logistik Udbud Logistik Gennemførelse (Montage) Logistik Senest godkendte tidsplan Forsinkelse har betydet en forskydning af start på fasen (tidligere blå) Forsinkelse har betydet en forskydning af afslutningen på fasen (ikke tidligere en del af tidsplanen) 17

20 Bilag 2: Kvartalsvis forbrug af de deponerede midler Bilag 2 Deponerede midler samt forventet investeringsprofil Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler Kr. (årets priser) Fkt Renter af hensatte beløb 901 Hensættelser vedr. kvalitetsfonden 902 Overført til projektspecifik egenfinansiering Fælles Fkt Tilskud vedr. 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesteringer kvalitetsfondsinvesteringer 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 1673 Sygehus Sønderjylland Sygehus Lillebælt Nyt OUH Total Deponeret ifm. afhændelse af ejendomme Nuværende Samlet set beholdning Forventet forbrug (mio. kr.) 3. kvartal kvartal kvartal kvartal 2019 Sygehus Sønderjylland 59,6 75,3 68,5 63,9 Nyt OUH 105,3 105,3 180,7 180,7 Total 164,9 180,6 249,2 244,6 18

21 Bilag 3: Risikobilag med score og vurderingsark Konsekvens Nr. Id. Risikoemne Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet 1 70 Grænseflader mellem delprojekter Sene projektændringer initieret af bygherre Finansiering af tilslutningsafgifter Indeksregulering Risikotal: Sandsynlighed Sandsynlighed x konsekvens Konsekvens Usandsynligt Mindre sandsynligt Middel Sandsynligt Meget sandsynligt Meget lav Lav Middel Høj Meget høj

22 Bilag 4: Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet År Støttekur ve Oprindelig Akk. Investeringsprofi Pct. af total l løbende priser Revideret Akk. Investeringsprofi l Pct. af total Forbrug Akkumuleret forbrug Pct. Af total ,0% 0,0 0,0 0,0% - - 0,0% 0,0 0,0 0,0% 0,3 0,3 0,0% 0,3 0,3 0,0% 3,8 3,8 0,1% 3,5 3,8 0,1% ,7 5,7 0,1% 1,9 5,7 0,1% 7,2 7,2 0,1% 1,5 7,2 0,1% 12,9 12,9 0,2% 5,7 12,9 0,2% 21,6 21,6 0,3% 8,7 21,6 0,3% ,9 24,9 0,3% 3,3 24,9 0,3% 34,2 34,2 0,5% 9,3 34,2 0,5% 39,4 39,4 0,5% 5,3 39,4 0,5% 49,9 49,9 0,7% 10,5 49,9 0,7% ,0 60,0 0,8% 10,1 60,0 0,8% 66,7 66,7 0,9% 6,7 66,7 0,9% 72,6 72,6 1,0% 5,9 72,6 1,0% 102,3 102,3 1,4% 29,7 102,3 1,4% ,1 117,1 1,6% 14,7 117,1 1,6% 153,9 153,9 2,0% 36,8 153,9 2,0% 165,4 165,4 2,2% 11,5 165,4 2,2% 189,6 189,6 2,5% 24,2 189,6 2,5% ,0 207,0 2,8% 17,4 207,0 2,8% 235,0 235,0 3,1% 28,0 235,0 3,1% 260,9 260,9 3,5% 25,9 260,9 3,5% 286,5 286,5 3,8% 25,7 286,5 3,8% ,5 297,5 4,0% 10,9 297,5 4,0% 312,0 309,8 4,1% 12,4 309,8 4,1% 371,2 368,7 4,9% 58,8 368,7 4,9% 461,9 458,7 6,1% 90,1 458,7 6,1% ,9 488,7 6,5% 29,9 488,7 6,5% 541,1 505,4 6,7% 16,7 505,4 6,7% 579,3 529,7 7,0% 24,3 529,7 7,0% 617,5 562,1 7,5% 32,4 562,1 7,5% ,2 591,0 7,9% 28,9 591,0 7,9% 704,3 652,1 8,7% 61,1 652,1 8,7% 743,3 664,0 8,8% 11,9 664,0 8,8% 782,4 688,5 9,2% 24,5 688,5 9,2% ,4 716,0 9,5% 27,5 716,0 9,5% 1.018,4 747,9 9,9% 31,9 747,9 9,9% 1.136,4 771,5 10,3% 23,6 771,5 10,3% 1.254,4 790,4 10,5% 18,9 790,4 10,5% ,9 811,5 10,8% 21,1 811,5 10,8% 1.849,4 838,7 11,2% 27,2 838,7 11,2% 2.146,9 922,8 12,3% 2.444, ,1 13,7% , ,8 16,1% 3.298, ,5 18,5% 3.724, ,4 22,3% 4.151, ,2 26,1% , ,4 30,8% 4.907, ,6 35,6% 5.285, ,7 40,3% 5.663, ,9 45,0% , ,5 51,9% 6.145, ,0 58,8% 6.385, ,6 65,6% 6.626, ,1 72,5% , ,2 86,2% 7.186, ,1 100,0% 20