Tilsynsrapport UANMELDT TILSYN. Norddjurs Børnecenter. Med fokus på Brug af vikarer / kontinuitet og sammenhæng

1 Tilsynsrapport UANMELDT TILSYN Norddjurs Børnecenter Med fokus på Brug af vikarer / kontinuitet og sammenhæng Dato: 10.7.12

2 Den 10. juli 2012 blev der afviklet uanmeldt tilsyn på Norddjurs Børnecenter.. Konklusion og opsamling fra det uanmeldte tilsyn Sammenfattende er det vores vurdering, at man både i Kløverhuset og på afdelingerne på Trekanten gør sig mange gode og relevante overvejelser om betydningen af kontinuitet og sammenhæng også i ferietid men at strukturen, der skal sikre det, er tydeligst i Kløverhuset. Tilsynet har følgende anbefalinger Det anbefales, at der er fokus på processen omkring Kløverhusets flytning, således at der gøres op med, om det kan betale sig at vedligeholde udendørsarealerne eller man er lige ved at flytte. Er en flytning ikke realistisk indenfor de næste 3 måneder, anbefales det, at der anskaffes relevante legeredskaber og bringes styr på de lidt triste udendørsarealer. Derudover forekommer det lidt for tilfældigt, at medarbejdere orienteres om mulige flytteplaner ved, at folk ude fra kommer på rundvisning. Af hensyn til personalet anbefales der et højere informationsniveau i forhold til perspektivet omkring flytning af Kløverhuset. Det anbefales, at man på Trekanten finder en anden måde at opbevare barnevogne, legeredskaber, fodtøj og cykler på. Det anbefales, at man på Trekanten overvejer, om de systemer omkring struktur, som man benytter sig af i Kløverhuset i højere grad kan benyttes i afdelingerne på Trekanten. Det anbefales, at man på Trekanten drøfter holdningen til, om man som vikar kan være alene på en vagt. Børnecentrets ledelse har følgende kommentarer til tilsynet Vedrørende flytningen af Kløverhuset: Der er adskillige gange meldt klart ud, at beslutning er, at Kløvervangen SKAL flyttet på Trekanten, men vi ved ikke hvornår, da det afhænger af beslutninger vedrørende Familieafsnittets døgnafdeling. Personalet bliver løbende informeret (hver gang der har været drøftelser med Hanne Nielsen/ Bo Lindballe) hvor langt i processen man er. Vedrørende udearealer på Kløvervang: Der er for over en måned siden aftalt, at der kunne indkøbes havemøbler, parasol m.m. Det er således, at teamene selv disponerer over at købe legetøj m.v. Større anskaffelser skal op til drøftelse. Dialog mellem tilsynet og børnecentrets leder om enearbejde har givet følgende bemærkninger: Man kan godt være alene på vagt som vikar i et team, men der er altid faste medarbejdere i et af de andre teams, hvor man kan trække erfaring samt få hjælp, hvis det er nødvendigt. Det tilstræbes, at man aldrig er alene på Trekanten, men der kan opstå akutte situationer, hvor det er nødvendigt at forlade institutionen. I disse situationer kontaktes en leder eller en koordinator. Høring Tilsynsrapporten har været sendt til høring i Handicaprådet. Der er modtaget følgende høringssvar: Handicaprådets møde den xxxx 2012: xxx Indstilling Det indstilles, at rapporterne fra det uanmeldte tilsyn tages til efterretning. Margit Tang Møller myndighedschef

3 Dato og tidspunkt for tilsynet 10.7.12 kl. 10-13 1. Oplysninger vedr. det aktuelle tilsyn Hvem på institutionen er der talt med Afdelingen Trekanten: 2 medarbejdere. Ledelsen afholder ferie. Kløverhuset:1 medarbejder og 1 teamleder Materiale, der er indgået i tilsynet Oversigt over medarbejdere / vikarer på institutionen Materiale, der sendes til Tilsynsenheden i forlængelse af tilsynet Vagtskema, Flexhuset Artikel om Børnecentret, Østjyden 2012 Diverse rengøringsplaner Vikarmanual, Flexhuset Funktionsbeskrivelse døgninstitutionsmedhjælper Fra Kløverhuset: Vagtskema, Kløverhuset Eksempel på Aktivitetsplan, Kløverhuset Eksempel på Samværsaftaler Kløverhuset Eksempel på Dagsstruktur Eksempel på vejledende pædagogisk praksis Tilsynsførende: Maja Elisiussen og Tinne Poulsen AFDELINGEN PÅ TREKANTEN: 2. Referat fra tilsynsbesøget Vi har valgt at starte det uanmeldte tilsyn på Trekanten med det primære fokus på brugen af vikar, og indtrykket af kontinuitet og sammenhæng - også i en ferietid. Børn på institutionen: 2 børn i Flexhuset og 1 barn i Børneafdelingen. Personale på institutionen: 1 medarbejder med løntilskud, 1 medhjælper, der er fast vikar, 1 medarbejder, 1 socialrådgiver FYSISKE RAMMER. Vi bliver vist rundt på samtlige afdelinger og ser derudover udendørsarealerne. Generelt er indtrykket, at der er pænt og indbydende. Dog forekommer det uhensigtsmæssigt, at man bruger de fælles gangarealer til opbevaring af barnevogne og fodtøj, der stabler sig op sammen med legeredskaber. Det oplyses i den forbindelse, at der

4 mangler udhusplads. Undervejs i den efterfølgende dialog kommer medarbejderne dog selv ind på, at man måske kunne benytte det store fælles møderum til bl.a. barnevogne. Man har fortsat valgt at benytte de mange baderum. Det oplyses, at nattevagterne står for en del af rengøringen og derudover hjælper det øvrige personale med resten. Der er lidt forskel på, hvor struktureret det foregår omkring rengøringen. I Flexhuset har man en plan over rengøringen ugen igennem. Vi ser flere af børneværelserne der er forskelligt og hyggeligt indrettet. Det samme gør sig gældende for de fælles opholdsrum. Udenfor er der gode udfoldelsesarealer, som man deler med Familiehusets Døgnafsnit. Man har medbragt trampolin og klatrestativ fra Kløverhuset. Cykler og legeredskaber står tilfældigt rundt omkring og medarbejderne gør selv opmærksom på, at der mangler udhus plads til disse ting, der - som det er nu, vil blive hurtigere ødelagt. DIALOG: Brugen af vikarer / kontinuitet og sammenhæng også i en ferietid Der skal i det følgende tages højde for, at der kun er talt med én medarbejder, som er fra Flexhuset. Pgl. har været ansat siden maj 11. Den anden medarbejder, der er talt med, er netop kommet tilbage fra institutionen efter barsel. Det oplyses, at sommeren er tilrettelagt, så der er faste medarbejdere til stede. Det grundlæggende know how skal altid være der, som en medarbejder udtrykker det. Grundlæggende synes medarbejderne, at de er gode til at hjælpe hinanden på stedet både faste medarbejdere i forhold til vikarer og medarbejdere indbyrdes. Børnecentret er nu opdelt på følgende måde: Flexhus Børnehus Team 1 Børneafdelingen Team 2 De små Kløverhuset Det oplyses, at flere medarbejdere har været ansat fra 5 år og mere ligesom man også har flere erfarne vikarer. Medarbejderne fortæller om en lidt forskellig struktur fra afdeling til afdeling. I Flexhuset har man en stor tavle med overblik over dagen, som opleves som hjælpsom både for børnene og for medarbejderne. Der er ikke nogen egentlig oversigt over, hvem der er på arbejde. Det har man ikke fundet nødvendigt. Det oplyses, at man fra afdeling til afdeling godt kan indrette sig individuelt, som det nu passer bedst. Direkte spurgt, hvordan man får overblikket, oplyses det, at man ikke mødes, når man møder ind på arbejde. Kollegaerne spørger hinanden individuelt. For at sikre, at alle medarbejdere har den tilstrækkelige viden, har man som medarbej-

5 der adgang til det materiale, der findes omkring det enkelte barn. Man har teammøde hver 14. dag for hver enkelt afdeling, hvor socialrådgiver og teamkoordinator deltager og der er faste kontaktpersoner på alle børn. Der udarbejdes referater fra teammøderne, som alle har adgang til via intra net således at det altid er muligt at opdatere sig som medarbejder / vikar. Det understreges, at der lægges vægt på, at man fleksibelt skal kunne hjælpe hinanden. Det oplyses, at man for nylig har haft et stort teammøde for faste medarbejdere, hvor man har drøftet værdisæt og visioner. Det oplyses, at I situationer, hvor det kan trappe op til konflikt, forsøger man at være på forkant, så det ikke er nye vikarer, der skal være omkring børn i konflikt. Man rykker så vikaren tilbage og har fokus på, at vikaren kan løse andre opgaver, så de mere erfarne medarbejdere tackler de vanskeligste situationer. Det oplyses, at man som vikar skal have evnen og lysten til at være en del af arbejdspladsen. Man har som medarbejder ingen indflydelse på, hvem ledelsen ansætter som vikar, men er tryg ved, at ledelsen ansætter de rigtige. Der er opmærksomhed på, hvordan man går klædt på institutionen. Kommer en vikar og er upassende klædt, vil det blive påtalt men det gælder for alle ansatte. Ens påklædning og de signaler man sender skal svare til det arbejde, man udfører. Det oplyses, at det har været en travl og turbulent tid fra flytningen på Kløvervang til nu og de medarbejdere, der så måske ikke skulle være på stedet er rejst. Medarbejderen, der netop er vendt tilbage fra orlov, mærker tydeligt en anden stemning på stedet, hvor der er meget mere fokus på en kultur, hvor man hjælper hinanden men det er noget, man hele tiden skal arbejde på. Her nævnes supervision også som et vigtigt redskab. Stedet har haft en ekstern supervisor i en længere periode. Det har været omkostningstungt og tilbagemeldingerne har været meget forskellige. Da socialrådgiveren på institutionen har gennemgået Albatros supervisoruddannelse, er det nu besluttet, at hun skal stå for supervisionen hver anden gang og hver anden gang skal der være ekstern supervision. Vikarer er ikke omfattet af supervision. AFDELINGEN PÅ KLØVERVANG: Vi fortsætter tilsynet i Kløverhuset stadig med det primære fokus på brugen af vikar, og indtrykket af kontinuitet og sammenhæng - også i en ferietid. Børn på institutionen: 1 barn i Kløverhuset Personale på institutionen: 1 medarbejder og 1 teamkoordinator samt medarbejdere, der er mødt ind i forbindelse med et teammøde. FYSISKE RAMMER: Vi bliver vist rundt i huset og ser derudover udendørsarealerne. Generelt er indtrykket, at der er pænt og indbydende. Værelserne er individuelt indrettet, så vidt det nu er muligt med øje for, at værelserne benyttes af skiftende børn. Til hver gang finder man så nogle personlige ting frem, der knytter sig til barnet. Det oplyses, at man har fokus på

6 løbende at foretage små reparationer, så stedet hele tiden fremstår i en pæn stand. Man har en malerspand, som man benytter flittigt. Udendørsarealerne forekommer til gengæld lidt triste. Det oplyses, at man har valgt at medtage trampolin og klatrestativ til Trekanten, fordi man regnede med, at Kløverhuset også skulle flytte. Det betyder, at Kløverhuset er ladt tilbage uden legeredskaber til den aldersgruppe, man modtager. Det samlede indtryk er, at der ikke lægges op til, at man opholder sig udenfor: ingen legeredskaber, ingen havemøbler. Det oplyses, at man benytter arealerne omkring Enggården og Friskolen meget og at forholdene betyder, at man som medarbejder må være ekstra opfindsom. Det oplyses, at det tidligere i forløbet har fyldt meget med de fysiske rammer, hvor man er adskilt fra resten af Børnecentret. Nu synes man, at man har fået det bedste ud af det og er indstillet på, at man måske alligevel skal blive på stedet, men der er fortsat usikkerhed om, hvad planen er. Man har ingen eksakt viden, men tror, at stedet skal bruges af Ravnholtskolen, der pludselig kom på rundvisning i huset. DIALOG: Brugen af vikarer / kontinuitet og sammenhæng - også i en ferietid Der skal i det følgende tages højde for, at der kun er talt med én medarbejder fra Kløverhuset og teamkoordinator. Det oplyses, at man nu har struktureret sig sådan, at man i de lige uger modtager en specialgruppe af børn og i de ulige uger en blandet gruppe. I det hele taget fremhæves det, at struktur er alt afgørende i huset og at det også betragtes som helt nødvendigt for at vikarer kan indgå på en hensigtsmæssig måde i forhold til børnene. Strukturen bygger på skriftlighed og giver det nødvendige overblik. Som medarbejder forholder man sig til nogle primære børn, som man har det primære ansvar for. Der findes fotomapper på alle børn og der er et skema omkring hver enkelt barn, hvor man som vikar hurtigt kan orientere sig, ligesom man kan benytte intranettet. Der er overskuelige oversigter for børnene. Man benytter piktogrammer og der er en tavle med billeder og navne på de medarbejdere, der er på arbejde. Kløverhuset beskrives som et hus, hvor der er mange skiftende børn. Skal det ikke blive en belastning for både børn og voksne, er man nødt til at være meget struktureret. Der er faste rytmer og en dagsstruktur samt baggrundsviden om det enkelte barn, som forudsættes kendt af alle medarbejdere incl. vikarer. Der er derudover udarbejdet en særlig vikarmappe, hvor man som vikar kan orientere sig om overordnede ting. Teamkoordinator understreger, at hun er meget opmærksom på, hvilken vikar, der passer bedst. Kan det ikke gå op, tager hun selv vagten. Der lægges også vægt på, at man som vikar har en intro vagt, hvor man kan lære børnene at kende i et lidt roligere tempo med en ekstra på arbejde. Vikarer skal bruge de faste medarbejdere. Som medarbejder oplever man, at det giver stor sikkerhed i arbejdet, at man kender

7 forventningerne og at man ikke hele tiden skal lede efter svar. Det oplyses, at strukturen i Kløverhuset er forskellig fra resten af Børnecentret. Det forklares med, at der er 18 børn at forholde sig til på Kløverhuset med skiftende ophold, hvilket i sig selv kræver yderligere struktur. 3. Konklusion Konklusion anbefalinger påbud forhold der bør være i fokus ved næste tilsyn Vi har aflagt et uanmeldt tilsyn på Norddjurs Børnecenter i sommerferieperioden med det primære fokus på brugen af vikarer / kontinuitet og sammenhæng. Set i lyset af, at det netop er ferietid, har det været begrænset, hvor meget personale, der har været til rådighed ligesom samtale med børn ikke har været en del af tilsynet denne gang. Vi har ved besigtigelsen af de fysiske rammer på Børnecentrets afdelinger på Trekanten fundet overvejende pæne og imødekommende forhold med undtagelse af brugen af fælles gangarealer til opmagasineringsplads for barnevogne, legeredskaber og fodtøj samt henstilling af cykler på en uhensigtsmæssig måde. Ved besigtigelse af de fysiske rammer på Børnecentrets afdeling Kløverhuset har vi fundet overvejende pæne og imødekommende forhold med undtagelse af de udendørs forhold, der på ingen måde signalerer, at der er tale om et sted for børn. Da det fortsat ikke synes at være afklaret, hvornår Kløverhuset flytter fysisk har man valgt at flytte legeredskaberne fra Kløverhuset ud på Trekanten med det til følge, at der nu ikke er legeredskaber for børnene i Kløverhuset. Det oplyses, at man er henvist til at benytte arealerne omkring Enggården og Friskolen. Dertil kommer, at omgivelserne omkring huset ikke ser særligt indbydende ud, og måske i virkeligheden bærer præg af, at man har planer om at flytte fra stedet. Det samme gør sig gældende indenfor, hvor medarbejderne er henvist til selv at gå og lappe lidt med en maler spand. Det har de gjort godt, og stedet bærer præg af, at medarbejderne har gjort en stor indsat for at få det til at være indbydende med de midler, der er til rådighed. I forhold til selve flytteprocessen har vi igen som ved tidligere tilsyn konstateret, at der er uvished i personalegruppen om, hvad planen egentlig er. Man tror stadig, at man skal flytte, men man ved det ikke. Troen er blevet bekræftet af, at der pludselig kom nogen fra Ravnholtskolen for at se omgivelserne. Informationsniveauet omkring planerne for den fysiske genforening af institutionen synes derfor lavt, og vil nemt kunne medføre frustrationer i en personalegruppe. Hvad angår det valgte tema vedr. brugen af vikarer / kontinuitet og sammenhæng, udtrykkes der stort set de samme holdninger og overvejelser de to steder men vi får indtryk af, at man på Kløverhuset i højere grad gennemfører en velstruktureret, pædagogisk dag. Vi vurderer, at stedet er langt fremme, hvad angår struktur og forudsigelighed og derved også sikrer, at vikarer kan indgå i arbejdet på betryggende vis. På Trekanten virker det lidt mere løst og op til den enkelte, hvordan man hjælper

8 og supplerer hinanden. Det fremstår også som om, at der på hver enkelt afdeling er forskellige rammer og strukturer, som der er gode forklaringer på, da der er tale om fleksible, selvstændige enheder men som vi alligevel mener, kan have sin begrænsning. Det bliver således lidt uklart, hvad der er grundstammen i organisationen og hvad der kan tilrettelægges individuelt. Det er på Trekanten oplyst, at vikarer altid er sammen med en erfaren medarbejder. Af udleveret vagtplan kan vi konstatere, at dette ikke er tilfældet. Som vikar kan man godt være på vagt alene. Der er således, hvad det angår, ikke sammenhæng mellem det oplyste og det der fremgår af vagtskemaet. Vi har igen som ved et tidligere tilsyn bemærket det som meget positivt, at der på Kløverhuset er en overskuelig oversigt med billeder og navne på de medarbejdere, der er på arbejde. En oversigt, som det er oplyst, at børnene bruger meget. Sammenfattende er det vores vurdering, at man både i Kløverhuset og på afdelingerne på Trekanten gør sig mange gode og relevante overvejelser om betydningen af kontinuitet og sammenhæng også i ferietid men at strukturen, der skal sikre det, er tydeligst i Kløverhuset. Der er på baggrund af det uanmeldte tilsyn fundet grundlag for at rejse kritik Der er på baggrund af det uanmeldte tilsyn fundet grundlag for at udstede påbud Der er på baggrund af det uanmeldte tilsyn fundet grundlag for anbefalinger Ja Ja Ja x Nej x Nej x Nej ANBEFALINGER Det anbefales, at der er fokus på processen omkring Kløverhusets flytning, således at der gøres op med, om det kan betale sig at vedligeholde udendørsarealerne eller man er lige ved at flytte. Er en flytning ikke realistisk indenfor de næste 3 måneder, anbefales det, at der anskaffes relevante legeredskaber og bringes styr på de lidt triste udendørsarealer. Derudover forekommer det lidt for tilfældigt, at medarbejdere orienteres om mulige flytteplaner ved, at folk ude fra kommer på rundvisning. Af hensyn til personalet anbefales der et højere informationsniveau i forhold til perspektivet omkring flytning af Kløverhuset. Det anbefales, at man på Trekanten finder en anden måde at opbevare barnevogne, legeredskaber, fodtøj og cykler på. Det anbefales, at man på Trekanten overvejer, om de systemer omkring struktur, som man benytter sig af i Kløverhuset i højere grad kan benyttes i afdelingerne på Trekanten.

9 Det anbefales, at man på Trekanten drøfter holdningen til, om man som vikar kan være alene på en vagt. Fokuspunkter fremadrettet Tilfredshedsundersøgelse blandt forældre, som Tilsynsenheden har fremrykket fra foråret til senere på året 2012. Opfølgning i forhold til institutionens fælles grundstamme og de individuelle løsninger. Tilsynsenheden, den 18.7.12 / Tilsynsrapport fremsendt til institutionen den 18.7.12 Partshøring Tilsynsenheden har den 20.7.12 modtaget følgende bemærkninger: Vedr. flytningen af Kløverhuset: Der er adskillinge gange meldt klart ud at beslutning er, at Kløvervangen SKAL flyttet på Trekanten, men vi ved ikke hvornår, da det afhænger af beslutninger vedr Familieafsnittets Døgnafd. Personalet bliver løbende informeret ( hver gang der har været drøftelser med Hanne Nielsen/ Bo Lindballe ) hvor langt i processen man er. Vedr. udearealer på Kløvervang: Der er for over en måned siden aftalt, at der kunne indkøbes have møbler, parsol, m.m. Det er således, at teamene selv disponerer over at købe legetøj m.v. Større anskaffelser skal op til drøftelse. Efterfølgende har der været dialog mellem tilsynet og børnecentrets leder om enearbejde, og følgende supplerende bemærkninger er modtaget: Man kan godt være alene på vagt som vikar i et team, men der er altid faste medarbejdere i et af de andre teams, hvor man kan trække erfaring samt få hjælp, hvis det er nødvendigt. Det tilstræbes, at man aldrig er alene på Trekanten, men der kan opstå akutte situationer, hvor det er nødvendigt at forlade institutionen. I disse situationer kontaktes en leder eller en koordinator.