Vejledning til tilmeldingssystem for Grupper til E2014 The Vikings strike back Side 1 af 14 Tilmeldingssystem for Grupper til E2014 - The Vikings strike back Denne vejledning kan bruges når en gruppe skal ændre på deres stamdata, tilføjer yderligere informationer og indberette detaljer om hver enkelt deltager. Tilmeldingssystem findes på denne adresse: adm-e2014.dds.dk Adgang til system kræver et brugernavn og et password. Disse information sendes pr e-mail til den person der er anført på gruppens registrering til at deltage på lejren. Er gruppen endnu ikke tilmeldt lejren er første skridt, at udfylde og fremsende en tilmeldingsblanket. Blanketten kan findes ved at klikke på dette link: http://e2014.gruppe.dds.dk/node/228. Nogle dage efter at blanketter en indsendt vil kontaktpersonen modtage login informationer med link til at oprette et password. Når man har et brugernavn og password, kan man logge sig ind på Tilmeldingssystemet. Efterhånden som vi får brug for flere informationer om gruppens deltagelse i lejren, giver vi kontaktpersonen besked om at det nu er tid til at indberette disse. Vi håber på den måde først at efterlyse informationer når grupperne kan forventes at have dem klar (fx: Hvornår ankommer I til lejren?) På et senere tidspunkt vil der også blive mulighed for at tilmelde sig til aktiviteter. God fornøjelse med indberetning og forberedelserne til lejren E2014 Administrationsudvalget. Har du spørgsmål kan du skrive en mail til tilmeldinger@e2014.dk
Vejledning til tilmeldingssystem for Grupper til E2014 The Vikings strike back Side 2 af 14 LOGIN Start side I øverste højre hjørne trykkes på : Brugernavn og Password Indtast brugernavn og password Brugernavnet er jeres kontaktpersons mailadresse, og adgangskode er den adgangskode kontaktpersonen har valgt. Tryk her for at komme videre Har du glemt dit password så tryk på og følg vejledningen. Hvis du senere vil ændre dit password gør du også det ved at trykke på Reset Password. Efter logon får du dette billede 1: Dobbeltklik på linjen med gruppenavn for at se detaljer. 1
Vejledning til tilmeldingssystem for Grupper til E2014 The Vikings strike back Side 3 af 14 Gruppedetaljer - Du får dette billede, når du har klikket på Gruppenavnet. De informationer I har indtastet på tilmeldingsskemaet er overført til tilmeldingssystemet 6 1 2 3 12 5 4 13 1 u skal klikke på denne knap hvis du skal ændre på stamoplysningerne. 2 kan ikke bruges til noget på nuværende tidspunkt. 3 kan du bruge til at eksportere dine deltagere til Excel regneark. 7 4 Brug denne knap for at komme til informationer om de enkelte deltagere 5 Denne knap er kun synlig for DDS grupper og kan bruges til at hente medlemsdetaljer fra Blåt medlem. 10 11 14 6 Disse felter kan ikke rettes 8 9 Fortsætter næste side
Vejledning til tilmeldingssystem for Grupper til E2014 The Vikings strike back Side 4 af 14 Gruppedetaljer, fortsat 7 Her kan tranport ønsker angives/ændres. Du bestiller ikke transport her, det sker senere i lejres webbutik. 8 Den person der er angivet som kontaktperson på jeres registrering. I kan godt rette personen, men I kan kun få ændret brugernavn for jeres gruppe ved at skrive til tilmeldinger@e2014.dk 9 For DDS grupper er det kassereren fra Blåt medlem der er indsat. Hvis det skal være en anden person retter I blot navn og adresseoplysninger. 10 og 11 Her kan I se og evt. ændre jeres oplysninger om homehospitality og oplysninger om evt. deltagere med handicap og allergi. 12 Her kan I se, det antal deltagere der er angivet ved den første registreringen/tilmelding. I kan ikke rette i tallene, men se punkt 13. 13 Dette tal viser oversigt over deltagere der er endeligt tilmeldt (se punkt 4 eller 5). Det er dette tal der bliver brugt ved beregning af deltagerbetaling og lejrpladstildeling. Vi fordeler i aldersgrupper ud fra fødselsdato pr. 1. lejrdag. 14 Her vil I kunne læse de aftaler der er indgået mellem E2014 og gruppen. Kun det der fremgår af dette felt er aftalt.
Vejledning til tilmeldingssystem for Grupper til E2014 The Vikings strike back Side 5 af 14 Redigere Gruppedetaljer I det efterfølgende bekrives punkterne 1 3 4 5 7 8 9 10 14 Mere detaljeret Rediger og fællestransport (1 & 3) 1 1: Tryk på knappen for at ændre informationerne. I redigeringstilstand fremkommer disse knapper: lavet. bruges til at gemme de ændringer I har 7 Hvis du fortryder det du har indtastet kan du annullerer ændringerne her. 7: Fællestransport klik på Vælg det ønskede. 9: Ændring af økonomikontakt klik på (se næste side for detaljer). 9 Husk at afslutte med
Vejledning til tilmeldingssystem for Grupper til E2014 The Vikings strike back Side 6 af 14 Ændring af økonomikontakt Efter at have trykket på skærmbillede frem. får du dette Du kan rette i alle felter, bemærk at postnummer og by indberetter du således: Ved pilen skriver du postnr. eller bynavn, og du får alle oplysninger forærende Hvis du skriver 2770 får du resten frem, og du kan så vælge det og trykke enter Skriv postnr. eller bynavn Husk at trykke på færdig. når du er
Vejledning til tilmeldingssystem for Grupper til E2014 The Vikings strike back Side 7 af 14 Homehospitality og venskabsgruppe (10) Får du dette frem under fanen Her er data fra din registrering overført, men du kan godt ændre på det, og det sker ved at markere det du ønsker. Særlige forhold (11) Får du dette frem under fanen Her er data fra registreringen overført, men du kan jo få nye deltagere med, der gør at det skal ændres Vi vil tage kontakt til de grupper der har beskrevet noget her, for at få lavet en forventningsafstemning, og det der bliver aftalt vil blive skrevet ind i tilmeldingssystemet, og det er kun det der gælder. Se punkt 14 aftaler Har du ændret skal du huske
Vejledning til tilmeldingssystem for Grupper til E2014 The Vikings strike back Side 8 af 14 Indberetning af deltagere (4) Alle deltagere på lejren skal af sikkerhedsmæssige grunde registreres med navn og fødslesdato,. Derfor er det kun de personer der er registreret, der er tilmeldte. I kan altid afmelde en deltager og tilmelde en anden. Se under tidsfrister for at få flere informationer. Der er to måder man kan indberette deltagere på, enten via data fra DDS medlemssystem Blåt medlem (gælder kun for DDS grupper og muligheden er ikke tilstede for andre), eller ved manuelt at indberette data. Manuel indtastning af deltageroplysninger Klik på knappen Klik på knappen Indtast relevante data Ved pilen skriver du postnr. eller bynavn, og du får alle oplysninger forærende. Postnr. eller bynavn Hvis du skriver 2770 får du resten frem, og du kan så vælge det og trykke Enter Fødselsdato kan enten vælges med kalender boksen eller skrive dd-mm-åååå. Hvis deltageren er leder sætte der er kryds i afmærkningsboxen. Du vælger de dage deltageren deltager ved at sætte kryds i dagene eller vælger Du kan også fjerne enkelte dage hvis det er det hurtigste. Husk at afslutte med
Vejledning til tilmeldingssystem for Grupper til E2014 The Vikings strike back Side 9 af 14 Indberetning af deltagere fra Blåt medlem kun for DDS grupper (5) Klik på Du skal indtaste dit DDS medlemsnummer og adgangskode til Blåt medlem for at kunne bruge denne facilitet. Hvis du ikke kender det må du få hjælp fra din Blåt medlem ansvarlige i gruppen. Efter login BEMÆRK: For at få vist listen med medlemmer skal du først klikke på
Vejledning til tilmeldingssystem for Grupper til E2014 The Vikings strike back Side 10 af 14 Marker de medlemmer der skal deltage og klik på Klik på når du er færdig Klik på flere. Hvis du skal tilføje Klik på hvis du vil slette en linje (slettes ikke i Blåt Medlem). BEMÆRK: Hvis I efterfølgende retter i informationerne om en deltager i Blå Mellem opdateres informationerne i tilmeldingssystem IKKE automatisk. Tilsvarende opdateres informationer i Blå Medlem ikke hvis der rettes i Tilmeldingssystemet. I skal med andre ord huske altid at rette begge steder
Vejledning til tilmeldingssystem for Grupper til E2014 The Vikings strike back Side 11 af 14 Aftaler (14) Her kan i læse om de aftaler der er indgået mellem E2014 og gruppen. Kun E2014 kan rette i feltet. Bemærk at kun de aftaler der fremgår af dette felt er indgået. Redigering eller slet af deltager Klik på og du får efterfølgende skærmbillede Dobbeltklik på linjen og du får alle oplysninger om deltageren frem
Vejledning til tilmeldingssystem for Grupper til E2014 The Vikings strike back Side 12 af 14 Her der så lidt forskellige valgmuligheder. Hvis du vil ændre i deltageren. Du kommer til siden hvor du kan oprette en ny deltager. Her får du flere valgmuligheder. Export participant danner et regneark kun med denne deltager Slet deltageren bliver fjernet Dupliker her kan du kopiere deltagerens oplysninger og efterfølgende rette dem til en anden deltager.
Vejledning til tilmeldingssystem for Grupper til E2014 The Vikings strike back Side 13 af 14 Efter at have trykket på Får du dette skærmbillede hvor du kan ændre på alle deltagerens oplysninger, inklusiv lejrdage. Husk at afslutte med
Vejledning til tilmeldingssystem for Grupper til E2014 The Vikings strike back Side 14 af 14 Navigering mellem skærmbilleder For at komme tilbage til et tidligere skærmbillede, klikker du på et af de blå felter i overskriften. Det sorte felt viser det skærmbillede du befinder dig i. Logoff Når du er færdig med at bruge tilmeldingssystemet, bør du huske at logge af Det sker oppe i højre hjørne, klik på navnet og klik på log af. Du kommer så tilbage til login siden