Tabulex Daginstitution Børn

Transkript

1 Tabulex Daginstitution Børn Vejledning til medarbejdere 4. september 2015 Side 1 af 23

2 Indhold Indledning... 3 Hvad er Tabulex Børn?... 3 Hvordan logger man på? Check-in Her og nu Find børn... 6 Stamkort... 6 Aftaler... 7 Ferie/fri... 7 Aktiviteter... 8 Arrangementer... 8 Kontakter... 8 Tjenester Hvem er hvor Kommunikation Beskeder Gå-hjem beskeder SMS Information Notits Nyhed Billeder Opslagstavlen Planlægning Børneaktiviteter Familiearrangementer Begivenheder Steder Min side Mine beskeder Min profil Lister Skjul Side 2 af 23

3 Indledning Denne vejledning er til dig som er bruger af Tabulex Daginstitution Børn. I vejledningen kan du finde hjælp til hvordan du skal bruge alle de muligheder, du har adgang til som bruger. Du kan både bruge vejledningen som opslagsværk eller læse den fra ende til anden for at komme i gang med systemet. Hvad er Tabulex Børn Tabulex Børn er et online registrerings- og kommunikationsværktøj til daginstitutioner og forældre til børn i daginstitutioner. Systemet giver overblik over alle de informationer, der knytter sig til børnene og dagligdagen i institutionen. Børnenes stamdata dvs. adresser og telefonnumre samt forældre og søskende-relationer Hvilke børn har fri eller er syge Hvem bliver børnene hentet af og tidspunkt Beskeder mellem forældre og personale Hvad sker der i institutionen dvs. aktiviteter og arrangementer Systemet består af et forældremodul, et personalemodul og et touchmodul. Som supplement til systemet findes der app s til både personale og forældre. De kan findes og downloades gennem App Store og Play Butik - søg på Tabulex. At benytte apps erstatter ikke at både forældre og personale jævnligt bør logge ind i programmet via en internetbrowser. Hvordan logger man på Hele systemet er webbaseret - det vil sige, at det afvikles gennem en internetbrowser. Man skal derfor ikke installere noget på sin computer, tablet eller telefon for at bruge systemet. Man skal blot have forbindelse til internettet. For at logge på systemet skal man indtaste en internetadresse i en browser. Hvilken adresse man skal indtaste, afhænger af hvilket modul man skal logge på: Forældremodul: Første gang skal forældre logge på med NemID fra en internetbrowser. Herefter kan de oprette et Tabulex Login som de kan bruge efterfølgende - både på pc og app. Personalemodul: personale.borneweb.dk Institutionens navn og dit brugernavn og adgangskode fremgår af det login-brev du har fået tilsendt eller udleveret. Touchmodul: Institutionens adresse fremgår af det login-brev du har fået tilsendt eller udleveret. Adgang til touchmodulet kan etableres på touchskærm og tablet. Du kan også logge ind via Side 3 af 23

4 1. Check-in Under Check-in kan du se alle børnene i afdelingen og hvor de er registreret i det øjeblik du klikker på Check-in. Som standart gælder følgende farver og symboler: Hvid linje med rødt kryds Barnet er ikke kommet Grå linje med sygekasse-ikon Barnet er meldt syg Grøn linje med hus-ikon Barnet er kommet Grå linje med kalender-ikon Barnet har fri Grå linje med ud af døren-ikon Barnet er gået hjem Grøn linje med gul smiley på pude Barnet sover Side 4 af 23

5 I handlingsvælgeren kan du via fold ud-boksen, bestemme hvad der skal ske med de næste registreringer du foretager i Check-in billedet. F.eks.: Når du vælger Kommet og herefter Sover i handlingsvælgeren, vil de næste børn du trykker på, blive registret til at sove. Når børnene står op, vælger du Kommet i vælgeren og trykker på børnene der ikke sover mere. Ved at trykke på ikonet med en blok og et ur, kan du se barnets aftaler for dagen og kan oprette en ny aftale. Hvis du trykker på sygekasseikonet, kan du melde barnet syg for dagen. 2. Her og nu Her og nu viser dagens aftaler for de børn der er kommet i afdelingen. Fanen viser de tidligste aftaler øverst. Du kan selv vælge hvor langt hen på dagen du har lyst til at se aftalerne for. Du har i dette billede mulighed for at ændre på, hvor det enkelte barn er, ved at klikke på pilen ud for barnets navn i kolonnen Hvor. Du kan også ændre hente tidspunktet under kolonnen Tid. Hvis du klikker på den lille kuvert ud for aftalen, kan du se yderligere oplysninger til aftalen. Du skal være opmærksom på følgende farver: Grøn linje: Du skal ikke være opmærksom på aftalen endnu. Grøn/rød linje: Du skal være opmærksom på at barnets aftale er aktuel inden for den næste ½ time. Rød linje: Du skal være opmærksom på at barnets aftale er overskredet. Hvis du klikker på et barns navn, kan du finde mere information om det enkelte barn. Dette er nærmere beskrevet under Find børn. Side 5 af 23

6 3. Find børn Under Find børn kan du vælge at se på en bestemt gruppe af børn. Her kan du også se hvornår børnene bliver hentet og af hvem. Oversigten er sorteret efter børnenes navn og ikke aftalernes tidspunkt. Hvis du klikker på et barns navn, får du mulighed for at se meget mere om det enkelte barn: Barnets stamkort, aftaler, ferie/fri-meldinger, aktiviteter, arrangementer, kontakter og forældrenes tjenester. Funktionerne vil blive beskrevet i det nedenstående. Bortset fra Stamkort er disse funktioner identiske med hvad forældrene ser når de er logget ind. Stamkort Under Stamkort kan du se personoplysninger på det enkelte barn og barnets forældre. Her kan du uploade et billede af barnet og du og dine kollegaer kan skrive interne bemærkninger. Forældrenes bemærkningsfelter udfylder de selv, hvis de har nogle oplysninger om deres barn, der er vigtige at notere. De er også her du ser de tilladelser som forældrene har taget stilling til via forældremodulet. Side 6 af 23

7 Aftaler Under Aftaler kan du se en oversigt over hvilke aftaler barnet har. Du har også mulighed for at oprette en ny aftale eller redigere i en allerede eksisterende aftale. Klik på Opret ny aftale eller rediger og udfyld felterne efter behov. Ferie/fri Under Ferie/fri kan du se, hvad forældrene har meddelt vedr. institutionens ferieperioder og hvis de selv har oprettet nogle ferie- eller fridage uden for institutionens ferieperioder. Du har også selv mulighed for at ferietilmelde og oprette ferie/fridage, hvis forældrene ikke har gjort det. Ferieperioderne er oprettet af institutionens administrator. Side 7 af 23

8 Aktiviteter Under Aktiviteter kan du se en oversigt over institutionens aktiviteter samt hvilke aktiviteter barnet er tilmeldt. Arrangementer Har institutionen oprettet et arrangement, vil du kunne se forældrenes besvarelse her. Kontakter Her kan du se, hvilke kontakter der er tilknyttet det enkelte barn. Som udgangspunkt er det forældre med forældremyndighed på barnet. Du har også selv mulighed for at oprette kontakter. Det kunne f.eks. være plejeforældre, bedsteforældre eller en nabo. Klik på Opret ny kontakt og udfyld de relevante felter for den pågældende kontakt. Side 8 af 23

9 Forældre med forældremyndighed kan ikke slettes og forældrene kan heller ikke slette hinanden. Hvis personen skal have web adgang skal du markere Ja i Web-adgang og udfylde med blandt andet cpr.nr og . Kontaktpersonen kan efterfølgende logge på forældremodulet via siden Tjenester Under Tjenester kan du se, hvilke tjenester forældrene benytter i forbindelse med at modtage SMS fra institutionen. Det er kun forældre der kan redigere disse felter, når de er logget ind forældremodulet. Side 9 af 23

10 5. Hvem er hvor Under Hvem er hvor kan du se antallet af børn de forskellige steder i afdelingen. Ved at klikke på f.eks. stedet Legepladsen kan du se hvilke børn, der er på legepladsen. De steder i vil benytte, oprettes under fanen Planlægning. 6. Kommunikation Under Kommunikation er der 5 måder du kan kommunikere med forældrene på. Disse kan med fordel kombineres. Disse funktioner vil blive beskrevet i det nedenstående. Beskeder Under Beskeder kan du skrive og modtage beskeder til/fra forældrene. Når du skal skrive en besked, klikker du på opret besked og skriver et navn i Til-feltet eller trykker på søg. Side 10 af 23

11 Ved at vælge afdeling og gruppe og overflytte forælder, kan du vælge hvem du vil skrive til. De forældre der er placeret i højre boks, er de forældre der modtager din besked. Du kan godt oprette samme besked til flere personer på en gang og vælge fra de forskellige grupper. Beskeder vises i forældremodulet under fanen Beskeder. Hvis du ofte skriver samme besked til samme gruppe forælde, kan I med fordel oprette et forum. Men - når du har sendt beskeden, kan du ikke fortryde og du kan ikke slette beskeden. Side 11 af 23

12 Gå-hjem beskeder Under Gå hjem-beskeder kan du skrive en beskeder til forældrene, som kan ses på touchmodulet når de trykker barnet hjem. Beskeden vises for i går og i dag. Klik på opret besked til forældre Ved at vælge afdeling og gruppe og overflytte børnene, kan du vælge hvem du vil skrive til. De børn der er placeret i højre boks, er de børn der modtager din besked. Du kan godt oprette samme besked til flere børn på en gang og vælge fra de forskellige grupper. Side 12 af 23

13 SMS Du kan skrive en sms til en eller flere forældre, hvis de har anført deres mobilnummer i programmet. Men vær opmærksom på at institutionen skal betale for de afsendte sms er. Der betales for hver modtager af den enkelte sms. Information Under Information kan du oprette to forskellige nyheder. En note med et simpelt indhold eller en større nyhed med flere informationer. Du kan også uploade et eller flere dokumenter, som ikke er vedhæftet en nyhed. Klik Opret nyhed og vælg hvilken nyhed du vil skrive. Side 13 af 23

14 Notits En notits er en lille note med max. 100 tegn. Du kan i Til og Fra-feltet vælge, hvornår notitsen skal vises på opslagstavlen og hvornår den skal fjerne sig selv igen. Husk at vælge hvem der skal modtage notitsen. Notitsen vises også på touchmodulet, men kun hos de forældre der er sat til at modtage nyheden. Nyhed En nyhed er et opslag med flere muligheder idet du kan vedhæfte både billeder og dokumenter, indsætte link og lign. Husk at vælge modtager på nyheden. Alle nyhederne vises også på touchmodulet men kun hos de forældre der er sat til at modtage nyheden. Side 14 af 23

15 Billeder Under Billeder kan du oprette billedgallerier. Klik Opret nyt galleri. Her skriver du en overskrift og herefter klikker du Vælg billeder. Nu uploader du de billeder, du vil have med i dit billedgalleri. Til slut vælger du hvem der skal kunne se galleriet. Vær opmærksom på at få talt med forældre om håndtering af billeder, blandt andet på sociale medier. Opslagstavlen Under Opslagstavle kan du se hvilke aktiviteter der er oprettet under aktiviteter. Du kan se hvilke notitser (gul lap) og nyheder (blå lap) der er oprettet under Information. Du kan også se det nyeste uploadede billedgalleri og du kan se hvem der har fødselsdag den pågældende dag og dagen efter. Side 15 af 23

16 6. Planlægning Under Diverse kan du vælge at oprettet børneaktiviteter, familiearrangementer, begivenheder og Steder. Disse funktioner vil blive beskrevet i det nedenstående. Børneaktiviteter Når du skal oprette aktiviteter, som skal vises på opslagstavlen, skal du klikke på Opret ny aktivitet Her skal du udfylde de felter, du synes er relevante for din aktivitet. Under deltagere kan du vælge hvilke børn der kan tilmelde sig eller udvælge de børn du selv vil tilmelde til aktiviteten. Side 16 af 23

17 Familiearrangementer Familiearrangementer er en mulighed for at oprette et arrangement med et tilknyttet tilmeldingsskema, som institutionen selv opbygger. For at oprette et nyt arrangement skal du vælge fanen Planlægning og trykke på knappen Familiearrangementer. Tryk på knappen Opret arrangement. Du kan nu lave de spørgsmål, som forældrene skal besvare på tilmeldingsskemaet. Klik på knappen Tilføj spørgsmål for at lave et nyt spørgsmål. (Arrangementer kan også oprettes uden spørgsmål, så optræder det blot som en information i ugekalenderen uden tilmelding). Et spørgsmål består af et spørgsmål og en svartype. Der er 4 forskellige svartyper: Tal - Forældrene indtaster et tal Side 17 af 23

18 Valgmuligheder - Forældre kan kun vælge én af mulighederne: Flueben - Forældre kan sætte flueben ved flere af mulighederne Tekst - Forældrene kan lave et længere selvdefineret svar Du kan altid slette et helt spørgsmål ved at trykke på det store røde kryds. Ved de svartyper hvor der er flere svarmuligheder, kan du tilføje lige så mange svarmuligheder du ønsker ved at trykke på knappen Tilføj svarmulighed. Du kan slette en enkelt svarmulighed ved at trykke på det lille røde kryds ud for svarmuligheden. Når du har beskrevet arrangementet og tilføjet de spørgsmål du ønsker, trykker du på Gem. Du kan se spørgeskemaet ved at gå ind på et enkelt barn f.eks. under Find Børn. Begivenheder Side 18 af 23

19 Under Begivenheder har du mulighed for at redigere i børnenes historik for dagen. Hvis du er kommet til at registrere et barn kommet, ved en fejl eller hvis du f.eks. lægger et barn til at sove og vil ændre på det reelle sove tidspunkt, kan du rette det under dette punkt. Sæt flueben ved det barn, du skal ændre registrering på. Herefter klikker du Rediger begivenheder og i det billede der nu vises kan du ændre i f.eks. sovetiden eller komme-tidspunkt ved at overskrive i feltet for tidspunkt. Du kan fjerne begivenheden helt ved at trykke på det røde kryds. Steder Her kan du oprette steder, hvor børnene kan befinde sig, i og omkring institutionen. Her kan du også vælge om stedet skal være åbent eller lukket. Dette gøres på den lille hængelås. Stedet Sover er oprettet som standard når I tager programmet i brug. Hvis du gerne vil registrere sovetider skal du først åbne stedet så det kan bruges. Du gør dette ved at trykke på den grønne hængelås ud for stedet. Du registrerer Sover via Check-in eller Her og Nu. Sovetiderne vises for forældrene på touchmodulet når de trykker barnet hjem. Sovetider vil vises for i går og i dag. Side 19 af 23

20 7. Min side Når du logger ind i systemet, starter du altid på siden Min Side hvor du kan vælge Mine beskeder og Min profil. Mine beskeder Under Mine beskeder kan du se de beskeder der er skrevet direkte til dig, samt skrive beskeder til andre fra personalegruppen. Er du deltager i et forum, ligger dit forum her. Under Nyt fra forvaltningen kan du se de nyheder forvaltningen har oprettet. Forvaltningen kan også lægge faste dokumenter ind her. Side 20 af 23

21 Min profil Du kan altid selv ændre dit brugernavn og adgangskode. Oplysningerne med kommer fra CPR-registeret og kan ikke blive ændret i systemet. Oplysningerne med kan du selv udfylde, hvis du har lyst. Side 21 af 23

22 8. Lister Under Lister har du flere muligheder for forskellige statistikker og lister. Side 22 af 23

23 9. Skjul Når man er i gang med noget i systemet, som ikke kommer uvedkommende ved, kan man vælge at klikke på skjul. Når man klikker på ikonet kommer dette billede frem. Når du er færdig med at skjule, kan du klikke på skjul-knappen igen eller trykke på en fane. Så er du tilbage igen. Yderligere vejledninger til funktionerne finder du på Har du brug for hjælp, kan du kontakte Tabulex dagtilbud support på telefon nr Vi har åben mandag-fredag kl Side 23 af 23