Kontraktbilag A - Kravspecifikation Side 1 af 5
1 Indledning Nærværende kontraktbilag fastsætter de mindstekrav, der gælder for EU-udbud vedrørende levering af annoncetegning, layout, trykning, adressering og distribution af magasinet Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at alle forhold skal være inkluderet i de tilbudte priser og alle mindstekrav således skal opfyldes, for at tilbuddet kan tages i betragtning. Bemærk! Aalborg Kommune henleder opmærksomheden på, at nedenstående mindstekrav kan blive ændret i forbindelse med spørgsmål & svar, så længe dette sker indenfor de udbudsretlige rammer. 2 Kravspecifikation Mindstekrav (MK): Alle mindstekrav skal være opfyldt og indregnet i det afgivne tilbud. Hvis tilbudsgiver ikke har angivet andet i tilbuddet, har denne accepteret alle mindstekrav. ID Format Papir - Tryk MK1 MK2 MK3 MK4 Magasinets format skal være A4 (210x275mm). Magasinet skal være ryghæftet og renskåret. Indholdssider trykkes på 70-90 gram glittet/gloss papir. Omslag trykkes på 200-220 gram glittet/gloss papir. MK5 Magasinet skal fremstilles i 4 farvet tryk (4+4). MK6 MK7 Magasinet skal trykkes i det antal eksemplarer, der oplyses af Aalborg Kommune forud for udgivelsen af det enkelte magasin. Magasinet er på 44 sider pr. udgivelse inkl. forside og bagside. Layout MK8 MK9 Layout skal være i overensstemmelse med det tilbudte og eventuelt løbende aftalte tilpasninger. Der skal være ubegrænset antal korrekturgange pr. udgivelse se nærmere under Procesforløb hvor Tilbudsgiver og Ordregiver drøfter og korrigerer bladets samlede disposition. Det er i alle tilfælde Ordregiver, der har den endelige afgørelse omkring bladets Side 2 af 5
disposition. Det kan oplyses, at der historisk set typisk er mellem 1 og 4 korrekturgange pr. udgivelse. Annoncemængde MK10 Annoncemængden må ikke overstige 35 % i forhold til indholdssiden. Der må ikke annonceres på forsiden. Annoncer fra Ordregiver betragtes som redaktionelt materiale og indgår således ikke i de 35%. Annoncestørrelse MK11 MK12 Annoncer skal fortrinsvis være 1/1, 1/2 og 1/4 sides annoncer. For hvert blad skal der indsendes en dummy i Pdf-format til Aalborg Kommune med den ønskede placering af annoncerne se nærmere under Procesforløb. Annoncesalg MK13 MK14 MK15 Tilbudsgiveren skal stå for salg og fakturering af alle annoncer, der jf. den økonomiske model beskrevet i Udbudsbetingelsernes afsnit 4 forventes at være delvist medfinansierende af Dit Blad. Annoncer fra Ordregiver betragtes som redaktionelt materiale, der ikke kan faktureres. Annoncerne skal overholde Ordregivers reklamepolitik. Se Kontraktbilag C for nærmere oplysninger. Annoncerne, der indrykkes i magasinet, skal være på dansk. Procesforløb pr. udgivelse MK16 MK17 MK18 1 gang årligt udarbejdes sammen med Ordregiver en eksakt produktionsplan for de kommende 4 udgivelser. Udgivelsesdatoerne vil ca. være primo januar, 1. april, 1. juli og 1. oktober. Ordregiver påbegynder det redaktionelle arbejde ca. 2 mdr. inden udgivelsesdatoen. Tilbudsgiver skal løbende modtage og opbevare artikler og fotos mv. til den kommende udgivelse. Senest 4 uger før udsendelsesdatoen vil Ordregiver have fremsendt alt redaktionelt materiale. Tilbudsgiver udarbejder 1. udkast til magasinets samlede disposition, herunder placering af artikler, og sender dette til Ordregivers udtalelses senest 3 uger før Side 3 af 5
udgivelsesdatoen. MK19 MK20 MK21 MK22 MK23 Frem til 2 uger før udgivelsesdatoen skal der være mulighed for et ubegrænset antal korrekturgange med henblik på fastlæggelse af magasinets endelige layout. Det kan oplyses, at der historisk set typisk er mellem 1 og 4 korrekturgange pr. udgivelse. 2 uger før udgivelsesdatoen skal tilbudsgiver sende en samlet elektronisk dummy over det færdige magasin til Ordregiver. Ordregiver har herefter 2 hverdage til at godkende eller fremsende korrektur til dummy. Umiddelbart efter godkendt elektronisk dummy igangsætter tilbudsgiver trykning, adressering og pakning. Magasinet skal senest være udsendt i overensstemmelse med den aftalte årlige produktionsplan. Alle magasiner skal være fremme ved modtageren senest 2 hverdage efter aftalt udsendelsesdato. Samarbejde MK24 MK25 MK26 Tilbudsgiver skal have en fast udpeget kontaktperson der forestår kontakten til Ordregiver. Der afholdes evalueringsmøde efter hver udgivelse. Der skal afholdes minimum et årligt møde omkring bladets visuelle karakter og fortsatte udvikling. Derudover skal Tilbudsgiveren deltage i møder efter anmodning fra Aalborg Kommune. Adressering MK27 MK28 MK29 Adressering skal være på bagsiden af bladet. Tilbudsgiveren forpligtet sig til at slette borgere, der ikke ønsker af modtage magasinet, fra adresseliste (ca. 50 adresser pr. udgivelse). Tilbudsgiveren modtager i forbindelse med hver udgivelse en opdateret adresseliste fra Ordregiver. Elektronisk udgave MK30 Tilbudsgiveren skal ved hver udgivelse sende det samlede magasin til Ordregiver i en elektronisk udgave (PDF-format). Dette er med henblik på offentliggørelse af magasinet på Side 4 af 5
Ordregivers hjemmeside. Emballering og arbejdsmiljø MK31 MK32 MK33 Magasinerne skal være forsvarligt emballeret, så disse ikke tager skade i distributionen. Unødvendig og PVC-holdig emballage skal undgås. Tilbudsgiveren skal garantere, at forpakningen som Aalborg Kommune modtager ikke overstiger 12 kg., i henhold til Arbejdstilsynets vejledning af 1. september 2005. Side 5 af 5