Kontraktudkast Kontrakt mellem xx (CVR-nr. ) (i det følgende benævnt Tjenesteyder) og Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Holbergsgade 6 1057 København om Delundersøgelse 2 vedr. pendleres grænsebevægelser mv.
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. BAGGRUND OG FORMÅL... 4 2. DEFINITIONER... 4 3. TJENESTEYDERENS OPGAVE... 4 3.1 Kontraktens omfang... 4 3.2 Levering... 5 4. TJENESTEYDERENS MEDARBEJDERE... 5 4.1 Generelt... 5 4.2 Udskiftning af medarbejdere... 5 5. SAMARBEJDE OG INTEGRATIONSMINISTERIETS MEDVIRKEN... 6 5.1 Samarbejde... 6 5.2 Integrationsministeriets medvirken... 6 5.3 Tjenesteyders samarbejde med tredjemand... 7 6. TIDS- OG MØDEPLAN... 7 7. HABILITET... 7 8. VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER... 8 8.1 Fast vederlag... 8 8.2 Betalingsbetingelser... 8 9. GARANTIER... 8 10. FORSINKELSE... 9 10.1 Generelt... 9 11. MANGLER... 9 12. MISLIGHOLDELSE I ØVRIGT... 9 13. TJENESTEYDERENS ERSTATNINGSPLIGT... 10 14. FORCE MAJEURE... 10 15. INTEGRATIONSMINISTERIETS FORHOLD... 10 16. RETTIGHEDER... 11 16.1 Ejendomsret m.v... 11 16.2 Tredjemands rettigheder... 11 17. TAVSHEDSPLIGT... 12 18. UNDERLEVERANDØRER... 12 19. OVERDRAGELSE... 12 20. IKRAFTTRÆDEN... 13 21. FORTOLKNING OG ÆNDRINGER TIL KONTRAKTEN... 13 22. TVISTIGHEDER... 13 23. UNDERSKRIFTER... 14 Side 2
Bilagsfortegnelse 1: Projektbeskrivelse: Delundersøgelse 2 vedr. pendleres grænsebevægelser mv. 2: Tjenesteyderens tilbud fra dato 2010 4: Tids- og mødeplan fra den dato 2010 5: Evt. andet bilag Side 3
1. BAGGRUND OG FORMÅL Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration er overordnet ansvarligt for projektet. På denne baggrund er nærværende kontrakt indgået om Delundersøgelse 2 vedr. pendleres grænsebevægelser mv. Kontrakten fastlægger parternes indbyrdes rettigheder og forpligtelser. Formålet med opgaven er at afdække, hvilke faktorer der motiverer til flytning til og fra Danmark blandt danske statsborgere og øvrige EU/EØS-statsborgere i alderen 18 til 35 år, der er flyttet tilbage til Danmark, efter at have været udrejst i en periode. Parterne skal løbende informere hinanden om ethvert forhold, som skønnes at have betydning for gennemførelse af et hensigtsmæssigt kontraktforløb. 2. DEFINITIONER Ved arbejdsdag forstås mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag. Ved kontrakten forstås nærværende kontrakt og bilag med alle senere ændringer og tillæg. Ved opgaven forstås de ydelser, som Tjenesteyderen skal levere i henhold til kontrakten. 3. TJENESTEYDERENS OPGAVE 3.1 Kontraktens omfang Tjenesteyder skal udarbejde projektet, som er nærmere beskrevet i Tjenesteyders tilbud, jf. bilag 2. Opgaven skal opfylde alle de krav og beskrivelser, som fremgår af bilag 1 og kontrakten i øvrigt. Tjenesteyder skal herudover udføre alle de i nærværende kontrakt og dennes bilag beskrevne opgaver, samt opgaver der indgår som en naturlig del heraf. Såfremt der i kontraktperioden opstår tvivl om opgavens omfang, forudsætninger, formål eller gennemførelse er såvel Tjenesteyderen som Integrationsministeriet forpligtet til øjeblikkeligt skriftligt at orientere den anden part herom. 3.2 Levering Projektets aktiviteter i form af forskellige møder, workshops, præsentationer, seminarer m.v. anses for leveret, når de er udført i overensstemmelse med Kontrakten. Projektets skriftlige afrapportering, jf. bilag 1, skal leveres til Integrationsministeriet på dennes ovennævnte adresse. Side 4
Der er foretaget levering af en skriftlig afrapportering, herunder notater, statuspapirer, referater, statusrapporter, evaluering m.v., når Integrationsministeriet har modtaget og godkendt afrapporteringen. Tjenesteyderen skal for opgaven dokumentere udførte aktiviteter og forbruget af ressourcer, som nærmere angivet i bilag 3. Kvitteringer og anden dokumentation for udgifter skal på forlangende forelægges for Integrationsministeriet og skal kunne efterleveres i op til 6 år efter endt kontrakt. 4. TJENESTEYDERENS MEDARBEJDERE 4.1 Generelt Tjenesteyderen har til opgaven allokeret dels de medarbejdere, der er angivet i bilag 2, dels de medarbejdere, der siden hen måtte aftales. Bilag 2 indeholder tillige en beskrivelse dels af de pågældende medarbejderes kvalifikationer, dels af de pågældende medarbejderes tiltænkte roller vedrørende opgaven. Tjenesteyder skal udpege en kontaktperson, der varetager forholdet til Integrationsministeriet i forbindelse med opfyldelse af denne kontrakt. Tjenesteyderen skal løbende sørge for, at der blandt de allokerede medarbejdere foretages en kvalificeret, effektiv, omkostningsbevidst og hensigtsmæssig fordeling af arbejdet. Tjenesteyderen er forpligtet til i hele perioden frem til opgavens afslutning at opretholde den til udførelse af opgaven fornødne kapacitet og viden, herunder i form af kvalificerede medarbejdere. 4.2 Udskiftning af medarbejdere Af hensyn til hurtighed, kontinuiteten og kvaliteten i arbejdet skal Tjenesteyderen i videst mulige omfang undgå udskiftning af allokerede medarbejdere. Såfremt Tjenesteyderen undtagelsesvis er nødsaget til at udskifte en medarbejder, skal den nye medarbejder have mindst tilsvarende kvalifikationer og indsigt. Udskiftningen må ikke have indvirkning på Tjenesteyderens udførelse af opgaven, og udskiftning af medarbejdere må ikke medføre yderligere omkostninger eller forsinkelse for Integrationsministeriet. Integrationsministeriet skal således eksempelvis ikke betale for, at den nye medarbejder opnår indsigt i opgaven svarende til det niveau, som den udskiftede medarbejder havde. Udskiftning af nøglepersonel, ansvarlige medarbejdere og opgaveansvarlig kan ikke ske uden Integrationsministeriets skriftlige samtykke. Såfremt Integrationsministeriet ikke kan godkende ny opgaveansvarlig eller en anden ny nøgleperson, er Integrationsministeriet berettiget til at kræve udskiftning af medarbejderen senest inden 10 arbejdsdage, såfremt Integrationsministeriets anmodning er rimelig begrundet. Tjenesteyderen skal informere Integrationsministeriet om en påtænkt udskiftning af en medarbejder, som er tilknyttet opgaven, samt angive en begrundelse for udskiftning. Tjenesteyderen skal efter Integrationsministeriets anmodning udskifte en medarbejder (nøgleperso- Side 5
nel, ansvarlige medarbejdere og opgaveansvarlig), såfremt Integrationsministeriets anmodning er rimeligt begrundet, herunder i dårligt samarbejdsforhold. 5. SAMARBEJDE OG INTEGRATIONSMINISTERIETS MEDVIRKEN 5.1 Samarbejde Tjenesteyder har det totale ansvar for gennemførelsen af opgaven. Tjenesteyder har initiativpligten til alle aktiviteter i forbindelse hermed. Integrationsministeriet vil udpege en kontaktperson, der varetager forholdet til Tjenesteyder. Der er nedsat en følgegruppe bestående af repræsentanter fra Integrationsministeriet og tilbudsgiver. Følgegruppens møder ledes af Integrationsministeriet, som er ansvarlig for mødeindkaldelse, udarbejdelse af dagsorden, referatskrivning mv. Følgegruppemøderne har primært til formål at orientere Integrationsministeriet om resultater af de gennemførte analyser samt generelle diskussioner om valg af data og metode mv. Om følgegruppens medlemmers tavshedspligt gælder afsnit 17. 5.2 Integrationsministeriets medvirken Ministeriet assisterer via sin kontaktperson i rimeligt omfang, på Tjenesteyderens opfordring, med at frembringe relevante kontaktoplysninger og skriftlig materiale til brug for opgaven. Tjenesteyderen sender et gennemarbejdet, korrekturlæst udkast til de skriftlige produkter til Integrationsministeriet senest fire uger inden fristen for levering, jf. bilag 1. Integrationsministeriet bidrager med eventuelle kommentarer og korrektioner til udkast senest to uger herefter. Integrationsministeriet påtager sig dog ikke herved på nogen måde ansvaret for indholdet, herunder for oplysningernes korrekthed og konklusionernes holdbarhed, ligesom Integrationsministeriet ikke herved har fraskrevet sig muligheden for senere, herunder i forbindelse med godkendelse af produkterne, jf. pkt. 3.2., at påberåbe sig mangler i produkterne. 6. TIDS- OG MØDEPLAN Tjenesteyderen er forpligtet til at udføre opgaven i overensstemmelse med tids- og mødeplan en i bilag 3 og de heri indeholdte tidsfrister, forudsat at Integrationsministeriet har medvirket i overensstemmelse med afsnit 5.2. Ændringer af tids- og mødeplanen kan kun aftales skriftligt. Tjenesteyderen er forpligtet til vederlagsfrit at deltage i møder ud over det i tids- og mødeplan en anførte, såfremt det er nødvendigt for Tjenesteyderens behørige gennemførelse af opgaven. 7. HABILITET Af hensyn til uafhængigheden, troværdigheden og pålideligheden ved opgavens udførelse er Tjenesteyderen forpligtet til at drage omsorg for, at Tjenesteyderens og dennes medarbejde- Side 6
re, herunder underleverandører, ikke i forbindelse med løsningen af opgaven skal undersøge egne aktiviteter eller skal undersøge og vurdere behovet for at styrke egne aktiviteter. Tjenesteyderen er forpligtet til at drage omsorg for, at hverken Tjenesteyderen eller de hos Tjenesteyderen ansvarlige og deltagende medarbejdere, herunder underleverandører, yder eller har ydet rådgivning til klienter i forbindelse med opgaver, som vil kunne medføre tvivl om Tjenesteyderens habilitet. Tilsvarende er Tjenesteyderen forpligtet til at drage omsorg for, at Tjenesteyderens og dennes medarbejderes ejerinteresser eller tilsvarende interesser i selskaber eller virksomheder, ikke vil kunne medføre tvivl om Tjenesteyderens habilitet. Tilsvarende krav gælder for Tjenesteyderens eventuelle underleverandører. Tjenesteyderen forpligter sig til at oplyse Integrationsministeriet om alle sådanne rådgivningsopgaver, ejer-interesser eller tilsvarende interesser, der måtte kunne give anledning til tvivl om denne bestemmelse om habilitet er overholdt. 8. VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER 8.1 Fast vederlag For gennemførelsen af de i kontrakten anførte opgaver er Tjenesteyderen berettiget til et vederlag på maksimum (afhænging af vindende tilbud) kr. ekskl. moms. Vederlaget er angivet i DKK og inkluderer alle på tidspunktet for kontraktens indgåelse gældende afgifter bortset fra moms. Bilag 2 indeholder en detaljeret nedbrydning af det samlede vederlag, hvoraf det fremgår, hvordan beløbet fordeler sig på opgavens omkostninger og konsulentydelser, herunder hoveddele og hovedaktiviteter m.v. Vederlaget kan ikke overstige de af Tjenesteyderen faktisk afholdte udgifter, herunder arbejdstimer, materiale og andre udgifter, som nærmere er anført bilag 2. Vederlaget dækker alle omkostninger i forbindelse med Tjenesteyderens gennemførelse af de i kontrakten anførte opgaver, herunder eventuelle omkostninger til rejser, hotelophold, sekretærbistand, oversættelse og kontorhold i forbindelse med opgavens udførelse. 8.2 Betalingsbetingelser Tjenesteyderen skal fakturere sit vederlag i maksimum fire rater, der tilsammen dækker de reelt afholdte udgifter indenfor budgettet. Det er en forudsætning for en á conto udbetaling, at Tjenesteyderen har overholdt tidsplanen, jf. bilag 3, og at faktura er pålydende de reelt afholdte udgifter. Når Tjenesteyderen har opfyldt alle sine pligter efter Kontrakten, og når Integrationsministeriet har godkendt alle leverancer, kan Tjenesteyderen indsende en afsluttende faktura. Side 7
Fakturering skal i øvrigt ske under overholdelse af lov om offentlige betalinger mv. (lov nr. 1203 af 27. december 2003) og de regler, der er udstedt eller udstedes med hjemmel i loven. Betaling forfalder 30 dage efter modtagelse af fyldestgørende faktura, som fremsendes til EAN nr. 5798000408654 med angivelse af referent: Analyseenheden, Mona Hansen. Ved forsinket betaling er Tjenesteyderen berettiget til renter i henhold til rentelovens bestemmelser. Ved forsinket betaling er Tjenesteyderen berettiget til renter i henhold til rentelovens bestemmelser. 9. GARANTIER Tjenesteyderen indestår for, at opgaven vil blive udført og udarbejdet i overensstemmelse med den metode og det dokumentationsgrundlag, som er angivet i bilag 2 og i øvrigt i en professionel kvalitet svarende til god skik og standard inden for det pågældende brancheområde. Tjenesteyderen garanterer, at denne i hele kontraktens løbetid opretholder den til udførelse af opgaven fornødne kapacitet og viden, herunder i form af kvalificerede medarbejdere. 10. FORSINKELSE 10.1 Generelt Overskrider Tjenesteyderen en af de i tids- og mødeplan en fastsatte frister eller tidsangivelser, foreligger der forsinkelse. Såfremt Tjenesteyderen må forudse, at der er risiko for forsinkelse, skal Tjenesteyderen straks underrette Integrationsministeriet herom og om baggrunden herfor samt om den forventede tidsmæssige varighed for færdiggørelsen af opgaven. Tjenesteyderen skal ved risiko for forsinkelse tilbyde at indsætte yderligere medarbejdere for at undgå eller overvinde forsinkelsen, selv om dette måtte ligge ud over rammerne for omfanget af allokerede medarbejdere. Såfremt Tjenesteyderens arbejde forsinkes som følge af mangelfuld medvirken fra Integrationsministeriet, jf. afsnit 5.2 er Tjenesteyderen forpligtet til straks at advisere Integrationsministeriet herom. Adviseres Integrationsministeriet ikke straks, fortaber Tjenesteyderen retten til at gøre indsigelser begrundet i forsinkelser, der skyldes dette forhold. Der foreligger væsentlig forsinkelse, der berettiger Integrationsministeriet til at ophæve kontrakten helt eller delvist, såfremt det i tids- og mødeplanen anførte tidspunkt for Tjenesteyderens levering af endelig rapport overskrides med 15 arbejdsdage på grund af Tjenesteyderens forhold. Reglerne i afsnit 12 om ophævelse og om øvrige beføjelser finder tilsvarende anvendelse. Side 8
11. MANGLER Der foreligger en mangel ved Tjenesteyderens ydelser, såfremt disse ikke opfylder de krav som fremgår af kontrakten eller dennes bilag, såfremt ydelserne i øvrigt ikke er, som Integrationsministeriet med rette kunne forvente, eller såfremt garantier ikke opfyldes. Såfremt der konstateres mangler ved Tjenesteyderens ydelser, er Integrationsministeriet berettiget til at kræve disse mangler afhjulpet inden for en af Integrationsministeriet fastsat passende kort frist eller at forlange et forholdsmæssigt afslag i Tjenesteyderens vederlag. Integrationsministeriet kan hæve kontrakten, såfremt der forekommer væsentlige mangler, herunder at garantier ikke opfyldes, og disse væsentlige mangler ikke udbedres af Tjenesteyderen inden for en af Integrationsministeriet fastsat passende kort frist. 12. MISLIGHOLDELSE I ØVRIGT Om Integrationsministeriets øvrige beføjelser i anledning af Tjenesteyderens misligholdelse gælder dansk rets almindelige regler. Ved ophævelse af kontrakten skal hver part til den anden part tilbagelevere, hvad vedkommende har modtaget. På Integrationsministeriets forlangende skal Tjenesteyderen dog i forbindelse med ophævelsen foretage en vurdering af den aktuelle status for opgaven. Tjenesteyderen har uanset ophørsgrund ikke tilbageholdsret i det foreliggende materiale. 13. TJENESTEYDERENS ERSTATNINGSPLIGT Tjenesteyderen er erstatningspligtig overfor Integrationsministeriet efter dansk rets almindelige regler. Erstatningspligten omfatter ikke driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. Tjenesteyderens samlede erstatningsansvar under kontrakten kan dog ikke overstige et beløb svarende til Tjenesteyderens samlede vederlag under kontrakten. 14. FORCE MAJEURE Hverken Tjenesteyderen eller Integrationsministeriet skal i henhold til denne kontrakt anses for ansvarlig over for den anden part for så vidt ansvaret skyldes forhold, der ligger uden for partens kontrol, og som parten ikke ved kontraktens underskrift burde have taget i betragtning og ej heller burde have været undgået eller overvundet. Force majeure ved forsinkelse kan højest gøres gældende med det antal arbejdsdage, som force majeure situationen varer. Såfremt en tidsfrist for Tjenesteyderen udskydes på grund af force majeure, udskydes de betalinger, der knytter sig hertil, tilsvarende. Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part uden ugrundet ophold efter, at force majeure er indtrådt. Side 9
15. INTEGRATIONSMINISTERIETS FORHOLD Såfremt opgaveudførelsen forsinkes, fordi Integrationsministeriet ikke yder den forudsatte medvirken til udførelse af opgaven, jf. afsnit 5.2, udskydes de efterfølgende tidsfrister i tidsog mødeplanen med et til forsinkelsen svarende antal dage, dog ikke fra et tidligere tidspunkt end Tjenesteyderens skriftlige afgivelse af skriftligt påkrav herom til Integrationsministeriet. Betalinger udskydes tilsvarende, men Tjenesteyderen har krav på renter med rentelovens sats i forsinkelsesperioden. Om Integrationsministeriets misligholdelse af betalingsforpligtelser, fordringshavermora og erstatningsansvar gælder dansk rets almindelige regler. Indirekte tab, herunder driftstab og tabt avance, erstattes dog ikke. Integrationsministeriets samlede erstatningsansvar under kontrakten kan dog ikke overstige et beløb svarende til Tjenesteyderens samlede vederlag under kontrakten. 16. RETTIGHEDER 16.1 Ejendomsret mv. Integrationsministeriet erhverver ejendomsret, ophavsret og enhver anden rettighed til analyse og rapport, som Tjenesteyderen udarbejder i forbindelse med kontraktens opfyldelse. Integrationsministeriet har således ret til med kildeangivelse at offentliggøre og udlevere disse til tredjemand. Integrationsministeriet har endvidere ret til frit at udnytte opgavens resultater. Rettighederne erhverves i takt med opgavens udførelse, forudsat Integrationsministeriet betaler Tjenesteyderen vederlag i overensstemmelse med kontraktens bestemmelser herom. De af Tjenesteyderen anvendte metoder og værktøjer, som er udviklet af Tjenesteyderen eller tredjemand, forbliver dog undergivet rettighedshaverens ophavsret. Tjenesteyderen indestår for, at Tjenesteyderen har ret til at benytte de anvendte metoder og værktøjer. Herudover har Tjenesteyder ret til at anvende den generelle viden, der erhverves ved arbejdet med projektet. Såvel Integrationsministeriet som Tjenesteyder er berettiget til at gøre offentliggjorte resultater fra opgaven tilgængelige på internettet efter Integrationsministeriet har offentliggjort rapporten. Integrationsministeriet beslutter offentliggørelsestidspunktet og offentliggørelsesmåden. 16.2 Tredjemands rettigheder Tjenesteyder garanterer, at opgaven ikke krænker tredjemands rettigheder. Foreligger der krænkelse af tredjemands ret, er Tjenesteyderen pligtig til for egen regning at skaffe Integrationsministeriet retten til fortsat at udnytte opgaven, som anført i denne kontrakt eller at bringe krænkelsen til ophør ved at ændre opgaven, dog således at kravene efter denne kontrakt er opfyldt. Side 10
Hvis tredjemand rejser erstatningskrav mod Integrationsministeriet som følge af forhold, der kan henføres til Tjenesteyderen, skal Tjenesteyderen friholde Integrationsministeriet for sådanne krav og alle i den forbindelse afholdte udgifter, herunder advokatomkostninger, jf. dog afsnit 13. 17. TAVSHEDSPLIGT Tjenesteyderen og dennes personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Integrationsministeriets eller andres forhold, herunder eventuelle personfølsomme oplysninger, der opnås kendskab til i forbindelse med opfyldelse af denne kontrakt - dog ikke vedrørende oplysninger, som fremgår af den offentliggjorte rapport. Tavshedspligten er også gældende efter kontraktens udløb og kan alene bortfalde efter indhentet samtykke fra Integrationsministeriet. Tjenesteyderen pålægger alle underleverandører og andre, der bistår Tjenesteyderen med opgaven, en tilsvarende forpligtelse. Tjenesteyderen må ikke uden Integrationsministeriets forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om denne kontrakt eller offentliggøre noget om kontraktens eller Tjenesteyderopgavens indhold. Tjenesteyderen er dog berettiget til at medtage Integrationsministeriet på en simpel referenceliste. 18. UNDERLEVERANDØRER Tjenesteyderen kan ikke uden Integrationsministeriets skriftlige samtykke overlade kontraktens opfyldelse til underleverandører, med mindre dette udtrykkelig er angivet i kontrakten eller dennes bilag. Underleverandører skal godkendes af Integrationsministeriet. Overlades udførelsen efter aftale til en underleverandør, hæfter Tjenesteyderen for underleverandør. Tjenesteyderens opfyldelse af kravene i kontrakten og dennes bilag på ganske samme måde som for sine egne forhold. Underleverandører kan ikke i medfør af kontrakten rejse nogen former for krav overfor Integrationsministeriet, hverken betalingskrav eller erstatningskrav. 20. IKRAFTTRÆDEN Kontrakten træder i kraft på datoen for underskrivelsen og ophører efter behørig levering af den endelige afrapportering, jf. afsnit 3.2. 21. FORTOLKNING OG ÆNDRINGER TIL KONTRAKTEN De til denne kontrakt hørende bilag anses for en integreret del af kontrakten. Henvisning i denne kontrakt til en bestemmelse deri, omfatter også de til kontrakten hørende bilag. Såfremt der måtte være uoverensstemmelse mellem kontraktens ordlyd og ordlyden af kontraktens bilag, har selve kontrakten forrang frem for bilagene. Ændringer i aftalens indhold og omfang skal være aftalt skriftligt og vedhæftes denne kontrakt som tillæg. Side 11
22. TVISTIGHEDER Retsforholdet ifølge Kontrakten og dennes fortolkning afgøres efter dansk ret. Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med Kontrakten, skal parterne søge en løsning ved forhandling, eventuelt ved eskalering. Såfremt der ikke ved forhandling kan opnås en løsning, afgøres tvisten ved de almindelige domstole. Værnetinget er København. 23. UNDERSKRIFTER Kontrakten underskrives i 2 eksemplarer hvoraf et opbevares af Integrationsministeriet og et opbevares af Tjenesteyderen. København den / den / For Integrationsministeriet For Tjenesteyderen Side 12