LYNGBY-TAARBÆK FORSYNING A/S Journal nr.: Referat Dato: 9. september 2014 Referent: Marianne T. Bak Møde nr.: 2/2014 Mødedato: Tirsdag den 9. september 2014, kl. 15.00 18.00 Mødested: Mølleåværkets mødelokale, Hjortekærbakken 12 i Lyngby. Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde 2. Status vedrørende Fæstningskanalen 3. Budgetopfølgning Service, Vand, Spildevand og Affald - drift og anlæg, januar-juni 2014 (6 mdr.) 4. Likviditetsopfølgning Service, Vand, Spildevand og Affald - januar-juni 2014 (6 mdr.) 5. Godkendelse af finansiel strategi for LTF 6. Godkendelse af program for intern overvågning 7. Underskrift af forretningsorden 8. Orientering vedrørende foreløbige takster/prislofter på Vand og Spildevand 9. Orientering vedrørende Kommunalbestyrelsens behandling af kildesortering 10. Orientering om Ejerskabsaftale og Driftsaftale imellem LTK og LTF 11. Eventuelt BEMÆRK mødet starter kl 15 med en rundvisning. Dagsordenens punkter gennemgås fra kl 16 i mødelokalet på Mølleåværket. Deltagere: Peter Christian Linde Formand pl@net.dialog.dk Henrik Brade Johansen Næstformand hrj@ltk.dk Henrik Peter Bang Medlem henrik.p.bang@gmail.com David Bo Søderberg Medlem ds1970@gmail.com Jakob Dahl Christiansen Medlem jakob@dahl-christiansen.dk Birgitte Myrthue Thorsen Medlem bmt@ltf.dk Michael Juel Hansen Medlem mch@ltf.dk Helle Blynning Medlem hbl@ltf.dk Jens Ulrik Madsen Medlem jens.ulrik.madsen@ndtih.com Jørn Gettermann Medlem joern@gettermann.dk Per Plannthin Direktør ppl@ltf.dk Ellen Langfrits Vicedirektør ela@ltf.dk Marianne Taanum Bak (ref.) Økonomichef mtb@ltf.dk Ellen Langfrits og Henrik Peter Bang deltog ikke i mødet.
1. Godkendelse af referat fra sidste møde Referat fra bestyrelsesmøde afholdt den 17. juni 2014 forelægges til godkendelse. 1.1 Referat fra bestyrelsesmøde den 17. juni 2014 Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Status vedrørende Fæstningskanalen Forelægges til orientering. STATUSNOTAT 3 Fæstningskanalen Projektorganisation Bestyrelsen vedtog i april og juni en projektorganisation for Fæstningskanalen. Denne organisation blev behandlet i kommunens økonomiudvalg den 19. juni og på kommunalbestyrelsesmødet den 26. juni. Kommunalbestyrelsen godkendte udkastet, og udpegede samtidig de 3 udvalgsformænd for hhv. Teknik- og Miljøudvalget, Byplanudvalget og Kultur- og Fritidsudvalget som medlemmer af projektets styregruppe. Den godkendte projektorganisation vedlægges/kan ses på LTF s hjemmeside under Projekter/Fæstningskanalen. Styregruppen holdt sit første møde den 12. august hos LTF. Dagsordenen omfattede en præsentation af og en status for projektet. Styregruppen godkendte projektorganisationen og det foreslåede kommissorium. Der blev orienteret om processen med udarbejdelse af en fælles LTF/LTK-kommunikationsplan, tidsplan og budgetmæssige rammer. Forsyningens tekniske rådgivere Rambøll arbejder i sommer med: - Udarbejdelse af VVM-anmeldelse, udkast til VVM-screening og udkast til VVM-ideoplæg (afleveret til kommunen i juli måned) - Færdiggørelse af den samlede hydrauliske model for afløbssystemet i LTK, der skal danne grundlag for de hydrauliske beregninger for projektet - Udarbejdelse af anlægsprogram, som forventes færdigt i august måned - Opbygning af struktur for oversigtstegninger for projektet - Tekniske forundersøgelser som vandbalancer, stoftilførsel til grund- og overfladevand Side 2
- Projektkommunikation: Der afholdes to kommunikationsworkshops for projektets nøglemedarbejdere i LTF, LTK og Rambøll i juni og august. Disse workshops er grundlag for udarbejdelse af dokumenter som kommunikationsplan, formulering af projektets mål og succeskriterier, FAQ m.v. - Udarbejdelse af skitser til ny placering af H/F Ermelund Haveforeningen Ermelund Der er i juli måned afholdt møde med Haveforeningen, Kolonihaveforbundet, LTK og forsyningens rådgiver Gottlieb Paludan Architects. Landskabsarkitekterne præsenterede 3 forskellige ideskitser til en ny placering af haveforeningen. Man enedes om at arbejde videre med de 2 forslag, som landskabsarkitekterne nu opdaterer med de indkomne kommentarer. Herefter skal 1-2 motiverede forslag drøftes med LTK, og en strategi for en ansøgning om dispensation fra Ermelundskilefredningen hos Fredningsnævnet skal aftales. Sommervand i Fæstningskanalen Den reetablerede kanal dimensioneres til to forskellige vandspejl: Et dagligt (lavt) vandspejl, og et lejlighedsvis (højt) vandspejl i forbindelse med kraftig regn. Det lave vandspejl skal altid kunne opretholdes i et vist niveau, og kanalen må ikke tørre ud om sommeren. Der er indledt en undersøgelse af, hvorledes den reetablerede kanal kan holdes vandfyldt - og tilstrækkeligt gennemskyllet - i tørre sommerperioder. PPL gennemgik kort statusnotatet om fæstningskanalen. Det blev aftalt, at der udarbejdes en case på fase 2, således at der kan gives et mere retvisende billede af kanalens formodede bredde og vandspejl. Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretningen. 3. Budgetopfølgning Service, Vand, Spildevand og Affald drift og anlæg januar-juni 2014 (6 måneder) Det indstilles, at godkende budgetopfølgning for Service, Vand, Spildevand og Affald. Drift Overordnet set overholdes driftsbudgetterne på både indtægts- og omkostningssiden jf. bilag 3.3. En sammenligning af selskabernes forbrug i første halvår 2014 i forhold til samme periode i 2013 viser stort set samme forbrugsudvikling jf. bilag 3.1. Prisloftsselskaberne Vand og Spildevand overholder ligeledes deres prislofter for driftsomkostninger som det fremgår af bilag 3.2. [afsnit udeladt] Forventningen til hele året er, at budgetterne i alle selskaber kan overholdes. Side 3
Anlæg Vand Anlægsbudgettet følges. Der renoveres vandledninger på Virumvej. Arbejdet bliver udført af eksterne entreprenører. Forsyningen arbejder med eget mandskab med ledningsrenovering på Skovriddergårdsvej. Udbud på rådgivningen på et nyt vandværk er udsendt. Spildevand Der ligger ansøgninger om tilladelser til nedsivning af regnvand i LTK for projekterne LAR i Virumparken Sorgenfrigård Syd Ermelundsbassin Det vurderes at vi ikke får de nødvendige tilladelser i år og at budgetterne derfor overføres til næste år. Fæstningskanalen nedjusteres med 1,5 mio. kr. og restsager og småsager nedjusteres med ca. 0,6 mio. kr. Ledningsrenoveringen opjusteres med knap 4,4 mio. kr. Hummeltoftevej ved Buskevej er fremrykket. Der opjusterer budgettet med 0,2 mio. kr. I alt er der en nedjustering af budgettet på ca. -6,4 mio. kr. 3.1 Forbrugsprocenter omkostninger vs budget Service, Vand, Spildevand og Affald 3.2 Driftsbudget omkostning/prisloft Service, Vand, Spildevand og Affald 3.3 Kontoskema januar-juni Service, Vand, Spildevand og Affald 3.4 Oversigt projekter Service, Vand, Spildevand og Affald MTB gennemgik budgetopfølgningen for 1. halvår. Bestyrelsen godkendte budgetopfølgningen. 4. Likviditetsopfølgning Service, Vand, Spildevand og Affald januar-juni 2014 (6 måneder) Det indstilles, at godkende likviditetsopfølgning for Service, Vand, Spildevand og Affald. Side 4
Likviditeten udvikler sig som forventet. Der henvises til bilag 4.1. 4.1 Likviditetsopfølgning for Service, Vand, Spildevand og Affald, januar-juni 2014 Bestyrelsen godkendte likviditetsopfølgningen. 5. Godkendelse af finansiel strategi for LTF Det indstilles, at godkende den finansielle strategi for LTF. LTF s finansielle strategi beskriver, hvordan LTF håndterer forretningens finansiering i forhold til låntagning, kassekreditter samt placering af midlertidig overskudslikviditet. 5.1 Finansiel strategi for LTF, revideret den 26.8.2014 Bestyrelsen godkendte den finansielle strategi. 6. Godkendelse af program for intern overvågning Forelæggelse til godkendelse. Det indstilles, at godkende program for intern overvågning. Programmet for intern overvågning er etableret i forhold til reglerne i vandsektorloven. Programmet skal medvirke til, at selskaberne i Lyngby-Taarbæk Forsyning ved aftaleindgåelse kun varetager egne økonomiske interesser. Programmet skal også medvirke til at sikre at alle aftaler, som LTF indgår, bliver indgået på markedsvilkår, og foreligger skriftligt på tidspunktet for indgåelse af aftalen. Det interne overvågningsprogram beskriver de forholdsregler og procedurer, der kan medvirke til at sikre, at aftaler bliver indgået på de ovenfor nævnte betingelser. Programmet beskriver desuden pro- Side 5
cedurer for den løbende interne kontrol, som selskabet skal gennemføre for at sikre at programmet overholdes. 6.1 Program for intern overvågning Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Bestyrelsen godkendte programmet. Det blev aftalt, at organisationsdiagrammet side 3 blev rettet, så der står Forsyning i stedet for service A/S, da dette skabte forvirring. 7. Underskrift af forretningsorden Det indstilles, at forretningsordnerne godkendes og underskrives. Forretningsorden blev gennemgået på bestyrelsens seminar den 10. juni 2014. Der er tilføjet beskrivelse omkring næstformanden, som aftalt på seminaret. 7.1 Forretningsorden for selskaberne LTF Holding, Service, Vand, Spildevand og Affald Forretningsorden blev godkendt og underskrevet på mødet. 8. Godkendelse af gebyrer, tilslutningsbidrag samt proces i forbindelse med godkendelse af taktser på Vand og Spildevand 2015 Det indstilles, at godkende gebyrer for 2015 Side 6
at godkende tilslutningsbidrag for 2015 at godkende proces i forbindelse med godkendelse af takster på Vand og Spildevand 2015 Gebyrer 2015 Gebyr, renter og vejafvandingsbidrag for 2015 er som følger (uændret i forhold til 2014): Gebyr Rente ved for sen betaling er diskonto + 7% Gebyr for rykker 1 100,00 Gebyr for rykker 2 100,00 Gebyr for fremsendelse til SKAT 100,00 Lukkegebyr 500,00 Åbnegebyr inkl. Moms 625,00 Varslet kontrolaflæsning 250,00 Forgæves kørsel ved varslet besøg 250,00 Kommunalt vejafvandingsbidrag 3,5 % Tilslutningsbidrag 2015 for Vand og Spildevand For tilslutningsbidrag 2015 henvises til bilag 8.1 Proces i forbindelse med godkendelse af takster på Vand og Spildevand 2015 Lyngby-Taarbæk Forsyning har ikke modtaget de endelige afgørelser vedrørende prisloft 2015 for selskaberne Lyngby-Taarbæk Vand A/S, Lyngby-Taarbæk Spildevand A/S. LTF kan derfor endnu ikke beregne de endelige takster for 2015. [afsnit udeladt] Så snart prislofterne er modtaget beregnes taksterne for 2015. Taksterne sendes til godkendelse af bestyrelsen pr. mail. Dette vil forventeligt ske i midten af oktober måned. LTF søger at kunne fremlægge taksterne snarest og inden den 1. okt., idet evt. takstreguleringer hos boligselskaberne skal varsles min. tre mdr. før ikrafttrædelse for beboerne. Taksterne sendes herefter til legalitetskontrol i kommunen og godkendelse i Kommunalbestyrelsen. 8.1 Tilslutningsbidrag Bestyrelsen godkendte gebyrer og tilslutningsbidrag for 2015. Det blev aftalt at under tilslutningsbidrag rettes faktoren ved 501 m 2 til faktor 1, således at hovedanlægsbidrag beregnes ved antal enheder med 501-1000 m 2 = 1-3,5. Dette gælder fra 2015. Proceduren for godkendelsen af takster 2015 blev godkendt af Bestyrelsen. Side 7
9. Orientering vedrørende Kommunalbestyrelsens behandling af kildesortering Forelægges til orientering. Kommunalbestyrelsens beslutning juni 2014 vedrørende nye affaldsordninger På Kommunalbestyrelsen møde den 26. juni 2014 blev der behandlet punkt om nye affaldsordninger i Lyngby-Taarbæk Kommune. Her blev det besluttet at uddele beholdere til alle husstande til indsamling af emballage (glas, metal, papir og plast). [afsnit udeladt] Derudover blev det besluttet, at indsamlingen af farligt affald og elektronik skal forbedres ved at uddele røde miljøbokse, der tømmes efter behov. Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S har efterfølgende anbefalet Kommunen at tage stilling til valg af beholdertype, inden der bliver gennemført en egentlig udbudsproces. Dels fordi et sådan udbud er dyrere og mere kompliceret at gennemføre og derudover vil det muligvis skyde tidsplanen, således at de første beholdere bliver taget i brug i marts/april 2016, i stedet for september 2015. Disse forhold blev forelagt Teknik og Miljøudvalget den 19. august 2014, og her blev det besluttet at fastholde den beslutning, som blev taget af Kommunalbestyrelsen den 26. juni 2014, om at gennemføre udbud for anskaffelsen og driften af både 2-delte og 4- delte beholdere og efterfølgende tage stilling til, hvilket system som skal anvendes. Forsyningen vil nu gå i gang med at udarbejde to sidestillede udbudsmaterialer, for henholdsvis indkøb og tømning af både 2-delte beholdere og 4-delte beholdere. Der vil også blive udarbejdet ny tidsplan, som tager højde for den politiske behandling og valg af endeligt system ud fra de indkomne tilbud. [afsnit udeladt] PPL gennemgik kort processen omkring nye affaldsordninger. Den nærmere tidsplan sendes til Bestyrelsen, når den er endeligt kvalitetssikret. [afsnit udeladt] 10. Orientering om Ejerskabsaftale og Driftsaftale i mellem LTK og LTF Forelægges til orientering LTK har udarbejdet en ejerskabsaftale som lægger de overordnede rammer for forsyningens virke. Desuden har LTK og LTF udarbejdet en driftsaftale som fastlægger hvilke rammer samarbejdet udføres i. I aftalens underliggende bilag beskrives de nærmere rammer for det daglige arbejde, herunder et årshjul som fastlægger tidspunkter for udveksling af informationer, prislofter, takster etc. Side 8
10.1 Ejerskabsaftale mellem LTF og LTK PPL orienterede kort om den nye ejerskabsaftale. Bestyrelsen tog orientering til efterretning. 11. Eventuelt Der blev spurgt til status omkring tidligere drøftelser omkring LTF s overtagelse af driften af fjernvarme i kommunen. PPL oplyste, at der ikke er sket yderligere, da EON ønskede fortsat at drifte fjernvarmen, og dermed er der ikke nogen effektiviseringsmulighed for LTF. Der blev spurgt til de reducerede spildevandstakster for erhverv. Disse er som følger i 2014 ex. moms.: Vandafledningsafgift <500 m 3 kr. 18,25 (takst 1)= almindelig takst. Vandafledningsafgift 500-20.000 m 3 kr. 17,52 (takst 2) Vandafledningsafgift >20.001 m 3 16,06 (takst 3) Hvis der ikke var en trappemodel, så ville taksten for en normal hustand have været 18,09 kr./m 3 i 2014. Det vil sige en forskel på 16 øre pr. m 3. Med samme prisloft (2014) og i øvrigt samme forudsætninger som nu vil spildevandstaksten i 2018 være: Takst uden trappemodel= 18,09 kr. pr. m 3 Takst 1 (almindelig takst) = 18,90 kr. pr. m 3 Takst 2 = 15,12 kr. pr. m 3 Takst 3 = 7,56 kr. pr. m 3 Side 9