Bestyrelsesmøde / Board meeting Ordstyrer / Moderator Referent / Minute taker Bestyrelsesdeltagere / Board participants Fraværende / Absents Observatører / Observers Theis Jonas 10.02.14 16.00 Det store mødelokale, Studenterhuset, RUC Jonas, Theis, Mette, Asger, Rasmus, Rasmus Stampe, Anders, Jane Alissa, Kirsten, Sidsel, Ida, Natasja Camilla (koordinator), Lina (koordinator), Martin (koordinator) Opsummering af referatet / Shot summation of the minute Udvalgsbudgetter er godkendt, et økonomisk udvalg er nedsat, og brug af lokaler diskuteres: Aftale med rusvejledningen er godkendt med få kommentarer/ændringer, aftale med RUCkor er godkendt, og brug af lokaler til private arrangementer blev diskuteret. Der er nedsat en arbejdsgruppe for vedtægtsændringer. Ydermere diskuteres belønning af frivillige, bestyrelsens deltagelse i udvalg og synlighed, kommende møde med RUCbar, afskedsreception for den gamle bestyrelse, og Podiodag og Visionsdag for bestyrelsen er planlagt. Committee Budgets are approved, a financial committee set up and use of premises are discussed: Agreement with the tutoring is approved with a few comments / changes, agreement with RUCkor approved, and use of facilities for private events was discussed. There is established a working group to amend the articles. Further discussion about reward of volunteers, the Board's participation in committees and visibility, upcoming meeting with RUCbar, a farewell reception for the old board, and Podiodag and vision-day of the Board is planned.
Formalia / Formalities Approve minute from board meeting Kommentarer / Comments: Det er godkendt. Referat / Minute Approved Person responsible Approve Agenda Kommentarer / Commets: Punkt tre rykkes til efter pausen. Item three is moved to after the break Ændringer / Changes
Orienteringer / Orientations The Chairmanship Kommentarer til orienteringerne: Kommentar til punkt om printer: Vores printer skal ikke hedde SR. Vi skal have en forsikring. Fredagsbaren undersøger om der kan blive solgt slik/chips i baren. Der skal laves mailadresser til bestyrelsen på dansk. Under punktet ekstraordinær : Ift. Generalforsamling bliver diskussionen omkring vedtægtsændringer taget op senere (vedtægtsændringen som siger at vi skal have godkendt vores regnskab og årsrapport på generalforsamlingen). Theis tager fat i RUC/vagten for at finde ud af om, brandreglerne kan blive mere smidige for os. Samtidig skal der information op omkring reglerne for overnatning i huset. Comments to the orientations: Comment on printer issue: our printer should not be called SR. We need an insurance. Fredagsbaren (the bar) investigates whether or not they can sell candy/chips in the bar. There has to be made e-mail addresses to the board members in Danish. Under the item extraordinaire : In relation to the issue of the general assembly, the amendments of articles will be discussed later (amendment of the article that states that the account and annual report has to be approved on the general assembly). Theis will talk to RUC/ the guard to find out if the fire regulations can be loosened up for us. Also, information about the rules of staying overnight in the house need to be put up. Find ud af hvilken muligheder, vi har for at få en forsikring. Asger Find out which insurance possibilities we have. Der skal laves mailadresser til bestyrelsen på dansk. Theis Mail addresses in Danish to the board has to be made. The Architect Committee
The Event Committee The Communication Committee Andre orienteringer / Other orientations
Punkt på dagsorden / Item at the agenda Udvalgsbudgetter / Committees budgets: Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Budgetterne er godkendt. Dog skal der muligvis rykkes rundt på nogle af beløbene. Budgetterne er opdelt i store kategorier, da det har været svært for koordinatorerne at gøre det mere konkret. The budgets are approved. However, some amounts may be rearranged. Budgets are divided into major categories, as it has been difficult for coordinators to make it more concrete. Konklusioner / Conclusions: Budgetterne er godkendt. Budgets are approved
Punkt på dagsorden / Item at the agenda Økonomiudvalg / Finance committee Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Følgende ideer til videre arbejde for økonomiudvalget blev foreslået: - Studenterhuset skal være samlingspunkt for de studentersociale organisationer på RUC. - Vi skal have en aftale om fast økonomisk støtte fra Roskilde Kommune. - Den centrale ølaftale er en god ide. Vi kunne bede RUC-bar om at hjælp til at skaffe en god aftale. Samtidig kunne det være at de vil hjælpe os med distribution. Evt. kunne man lave en aftale om at de åbnede op for salget af rammer fredag eftermiddag. - Vi kunne arrangere et motionsløb. Her kunne vi få sponsoreret goodiebags og tage betaling for at være med. Ellers kunne vi få firmaer til at støtte os et beløb pr løbet kilometer. Løbet skal starte og slutte ved SH. Samtidig skal baren være åben. Følgende personer vil gerne være med i det økonomiske udvalg: Kirsten Anders Rasmus Aarup Jonas Asger vil gerne på mailing listen The following ideas for further work of the finance committee was proposed: - Student House must be the gathering point for student social organizations at RUC. - We need an agreement on solid financial support from the municipality of Roskilde. - The central beer agreement is a good idea. We could ask RUC-bar to help us get a good deal. At the same time it could be that they will help us with distribution. Possibly there could be made an agreement about opening up for sales of beer packs friday afternoon. - We could arrange a running event. For this we could get sponsored goodie bags and take charge for participating. Otherwise we could get companies to support us an amount per run kilometer. The race will start and end at SH. At the same time the bar will be open. Following people wants to take part in the finance committee: Kirsten Anders Rasmus Aarup Jonas Asger - would like to be in the mailing list Konklusioner / Conclusions: Det økonomiske udvalg er blevet nedsat. The finance committee is set up.
Punkt på dagsorden / Item at the agenda Aftale om brug af lokaler i forbindelse med rusvejledningen / Agreement on use of premises during the tutoring: Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Kommentarer: Under punktet omkring husorden skal det tilføjes, at Rusvejledningen under ingen omstændigheder må sove i huset. Derudover skal det indgå i kontrakten hvordan vi forholder os økonomisk til skader på husets inventar. Samtidig skal det også fremgå at de har ansvar for rengøring af udendørsarealer. Derudover skal vi på et senere tidspunkt drøfte hvordan vi forholder os til organisationer som gerne vil låne huset i længere perioder. Det skal fremgå af kontrakten, at den løbende evalueres. Det er taget til referat, at bestyrelsen evaluerer aftalen til efteråret. Comments: To the item about house rules there should be added that the tutors under no circumstances can sleep in the house. In addition, it should be included in the contract how we economically handles damage to the furniture. At the same time, it should also be clear that they are responsible for cleaning outdoor areas. In addition, we must discuss later on how we relate to organizations that would like to borrow the house for longer periods. The contract must state that it is continuously evaluated. It is noted that the board will evaluate the contract in autumn. Konklusioner / Conclusions Kontrakten er godkendt med ovenstående kommentarer. The contract is approved with the above comments. Ret ovenstående I kontrakten Theis Correct the foregoing comments in the contract
Punkt på dagsorden / Item at the agenda Udlån af lokaler generelt / General lending out premises: Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: I forhold til RUC s kommentarer omkring lokaleudlån (at huset kun må udlånes til arrangementer som er åbne for alle studerende) kan det være problematisk med blandt andet sjatfester, da de som udgangspunkt ikke er åbne for alle. Bestyrelsen mener dog at der skal være plads til at alle organisationer på RUC kan holde lukkede arrangementer i Studenterhuset. Det understreges dog at de arrangementerne skal godkendes af koordinatorerne. Derudover er det problematisk at vi ikke kan udleje vores lokaler til relevante lukkede arrangementer. Opsamlende: Selvom det ville være en fordel selv at have råderet over hvem vi udlejede vores lokaler til mener bestyrelsen ikke at det er en kamp som er værd at kæmpe med RUC. Dog skal vi have lov til at holde lukkede arrangementer for foreningerne på RUC. In relation to RUC s comment about lending premises (that the house may only be lent to events which are open to all students) it can be problematic with parties such as leftover parties since they are generally not open to everyone. The Board however believes, that there should be room for all organizations at RUC to hold private events in the Student House. But It is emphasized that the events must be approved by the coordinators. Additionally, it is problematic that we cannot lend our premises for relevant private events. Summing up: Although it would be an advantage to be in charge of whom we lend the premises too, the Board does not think that it is a battle that is worth fighting with RUC. However, we must be allowed to hold private events for the associations at RUC. Konklusioner / Conclusions: Bestyrelsen mener ikke at vi skal kæmpe med RUC om retten til at leje vores lokaler ud til private, lukkede arrangementer. Dog skal alle organisationer på RUC kunne holde lukkede arrangementer i Studenterhuset. The Board does not believe that we must argue with RUC over the right to rent our facilities to private events. However, all organizations at RUC must be allowed to have private events in the Student House.
Punkt på dagsorden / Item at the agenda Aftale med RUCkor om brug af lokaler / Agreement with the RUC choir of use of premises: Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: RUCkor må gerne bruge lokalet. Dog må andre studerende gerne bruge køkkenet samtidig. Derudover skal aftalen genforhandles til sommer. Vi skal dog være opmærksomme på at vi ved at låne huset ud til faste ugentlige arrangementer kan spænde ben for andre events. Derudover skal vi huske, at promovere de faste arrangementer på vores hjemmeside. RUCkor may use the room. However, other students are also allowed to use the kitchen at the same time. Also, the agreement must be renegotiated this summer. However, we need to be aware of the fact that lending the house to regular weekly events may jeopardize other events. We must also remember to promote the regular event on our website. Konklusioner / Conclusions: Aftalen er godkendt. The agreement is approved.
Punkt på dagsorden / Item at the agenda Vedtægter og nedsættelse af arbejdsgruppe / Articles of association and setting up a workinggroup Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Det sender et forkert signal hvis vi både laver en ekstraordinær generalforsamling i foråret og til efteråret. Dog bliver det svært for arbejdsgruppen at nå at have vedtægtsændringer på plads inden 1. april,da ændringerne ifølge vores vedtægter skal sender ud tre uger før generalforsamlingen. Derfor bliver vi nød til at indkalde til et ekstraordinært bestyrelsesmøde inden 1. April Derfor arbejder udvalget ikke ud fra en deadline som hedder 1. Marts. Følgende personer vil gerne sidde med: Rasmus Stampe Asger Anders It sends the wrong signal if we both make an extraordinary general meeting in the spring and in the autumn. However, it becomes difficult for the working group to have its changes in place by 1 st ofapril, when changes must be send out three weeks before the general meeting according to our articles. Therefore, we need to convene an extraordinary board meeting by 1 st of April Therefore, the Committee does not work with a deadline on 1 st of March. The following people would like to take part: Rasmus Stampe Asger Anders Konklusioner / Conclusions: Arbejdsgruppen er nedsat. The workgroup is established Punkt på dagsorden / Item at the agenda
Afskedsreception / Leaving reception: Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: På sigt skal vi overveje, om vi ikke skal holde en lidt større reception for den forgangne bestyrelse og samarbejdspartnere. Budgettet for dette års reception er 800 kroner. Kirsten skaffer en fotograf som kommer og tager et billede af den afgående bestyrelse. Anders og Asger køber ind til receptionen. Asger Anders In the long term we need to consider whether we should keep a slightly larger reception for the former board and partners. The budget for this year's reception is KR 800. Kirsten finds a photographer who will come and take a picture of the old board. Anders and Asger shop for the reception. Asger Anders Konklusioner / Conclusions: Der er styr på afskedsreceptionen. The leaving reception is planned.
Evt. / AOB Udvalgene: Committees: - Det ville være fedt hvis medlemmerne af Studenterhusets bestyrelse ville være frivillige i udvalgene. Dog har koordinatorerne ikke brug for at bestyrelsesmedlemmerne melder sig ind i udvalgene hvis de ikke har tiden og lysten til være en aktiv del af udvalgene. - Der er problem med at de frivillige i baren og i udvalgene ikke får den samme belønning for deres arbejde. Eksempelvis modtager de frivillige i baren øl for deres arbejde. Hvis det skal være sjovt at være frivillig i studenterhusets bliver vi derfor nød til at afsætte nogle ressourcer til belønning af de frivillige. - Koordinatorerne har problemer med at skaffe frivillige. Derfor skal bestyrelsen huske at sprede budskabet og hjælpe med at skaffe frivillige. Samtidig vil koordinatorerne gerne have hjælp til at tage ud i basishusene og fortælle om Studenterhuset. Koordinatorerne skal nok give besked når det ved hvornår det bliver. - Vi skal have et møde med RUCbar hvor vi snakker om følgende: o Belønning af frivillige o Sammensmeltning af de to foreninger o Derudover skal vi på mødet godkende RUCbars budgetter. - I forhold til oprydning efter festen d. 21 februar vil vi gerne tilbyde de frivillige en frivillighedsdag til sommer. Derudover undersøger Rasmus A.om det er muligt at de frivillige som bliver og rydder op kan få lov at drikke et par øl under oprydningen. - It would be great if members of the board would volunteer in the committees. However, the coordinators does not need board members joining the committee if they do not have the time and desire to be an active part of the committees. - There is a problem since the volunteers at the bar and in the committees do not receive the same reward for their work. For example, the volunteers in the bar receives beer for their work. If it has to be fun to be a volunteer in the student house we therefore need to devote some resources to rewarding the volunteers. - Coordinators have problems finding volunteers. Therefore, the Board must remember to spread the word and help provide volunteers. At the same time coordinators would like some help to go to the basis houses and tell about the student house. Coordinators will let you know when they know when that will be. - We shall have a meeting with RUCbar where we talk about the following: o Rewarding volunteers o Merging the two associations o In addition, we have to approve RUCbars budgets at the meeting. - In relation to cleaning up after the party on February 21, we would like to offer volunteers a Volunteer day this summer. Additionally Rasmus A. will see whether it is possible that the volunteers who stays and cleans up, can be allowed to drink a few beers during the cleanup.
Podio: Vi skal huske at vi ikke må lægge personfølsomme data på podio. Kirsten laver en Doodle omkring dato for en Podio hyggedag. Podio: We must remember that we must not put sensitive personal data on Podio. Kirsten will make a Doodle to find a day for a social Podio-get-together. Husmøde: Vi skal 1-2 gange pr semester holde husmøde. 1. Marts holder vi visionsdag med Theis far. Det kommer til at vare hele dagen. Det bliver en dag, hvor vi i samarbejde skal udarbejde nogle visioner og retningslinjer for studenterhuset, som i fremtiden skal hjælpe os med at tage beslutninger. Det bliver et heldagsarrangement. Hvis vi i bestyrelsen skal være mere åbne skal vi til at have kontortider, derudover skal vi have en dag hvor vi står i baren. House meeting: 1-2 times per semester we shall have house meetings. 1 March there will be a day for discussing the visions, accompanied by Theis father. It's going to last all day. It is a day where we collaborate to prepare a vision and guidelines for the student house, which in future will help us make decisions. It will be an all-day event. If the board members wish to be more open, we need to have office hours, and in addition we should have a day where we will be bartending.