Afregning af rejser på Mit HK HK 28-06-2018 1 af 10
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. 2. INDLEDNING 3 2.1 Find afregning på Mit HK 3 3. UDFYLDNING AF AFREGNING 4 3.1 Kørsel i egen bil 5 3.2 Udgiftsposter 8 3.3 Intet at afregne 9 4. INDSENDELSE AF AFREGNING 9 5. STATUS PÅ AFREGNING 9 6. UDBETALING AF AFREGNING 10 7. SUPPORT 10 HK 28-06-2018 2 af 10
2. INDLEDNING Når du har været til et møde, et kursus eller et andet HK-arrangement, som berettiger til refusion af rejseudgifter og andre udlæg, skal du foretage din afregning elektronisk via Mit HK. Du modtager en mail, når arrangøren af dit møde / kursus / arrangement har gjort klar til afregning, typisk samme dag som mødet er eller kurset starter. 2.1 Find afregning på Mit HK Du skal logge ind på Mit HK og klikke på værktøjs-linket Mine Rejseafregninger. Hvis du ikke kan se ikonet, så klik på fanen Se alle værktøjer så kommer det frem. HK 28-06-2018 3 af 10
Du finder dit åbne rejseafregningsskema under overskriften Mine afregninger Manglende afregninger. Dine tidligere afregninger finder du under Mine afregninger Gennemførte afregninger. 3. UDFYLDNING AF AFREGNING For at udfylde en afregning skal du åbne afregningen. Klik på det blå link i kolonnen: Se afregninger: HK 28-06-2018 4 af 10
Afregningsskemaet er altid forudfyldt med arrangementets dato og sted. Øverst under arrangementets navn, kan du se hvem kontaktpersonen er, hvis du har nogle spørgsmål angående afregningen. Har du intet at afregne, skal du klikke på den blå knap Intet at afregne, og afregningsskemaet vil blive slettet, og HK vil kunne se, at du intet havde at afregne. Har du derimod noget at afregne så se de følgende afsnit. 3.1 Kørsel i egen bil Klik på den blå knap Opret Kørsel i egen bil/km-penge hvis du har kørt i egen bil. Du får dette billede op: HK 28-06-2018 5 af 10
Du kan udfylde bilaget ved at skrive i feltet Adresse, men du kan også klikke på den lille pil i højre side at feltet Fra og få denne menu: Her kan du vælge Indsæt hjemme adresse, og systemet vil så indsætte den adresse, du er registreret med i HK. I Til-feltet nedenunder kan du vælge Indsæt arrangementets adresse, og den vil så komme ind automatisk. Læg mærke til den blå knap Tilføj viapunkt Når du klikker på den, får du en ekstra linje, hvor du kan indsætte et via-punkt, hvis du f.eks. har hentet en kollega på vejen. Du kan slette linjen med via-punkt, ved at klikke på det røde kryds. Når du har udfyldt fra og til, udregner systemet afstanden i km via opslag på Google Maps. Du har også selv mulighed for at vælge mellem punkterne Undgå færge Hurtigste rute og Korteste rute. HK 28-06-2018 6 af 10
Feltet Bilens registreringsnummer er markeret med en rød ramme, hvilket alle steder i systemet betyder, at feltet skal udfyldes for at komme videre. Her skal din bils registrerings nr. indtastes, og husk at man kun kan få km-penge for kørsel i egen bil (husstandens bil), ikke i en bil du har lånt. I feltet Bemærkning kan du skrive en besked til godkender, hvis du gerne vil forklare noget. F.eks. hvem du har hentet / haft med i bilen eller andre forklaringer. Hvis din retur-rute er den samme, sætter du flueben i Opret retur-rute, og systemet opretter automatisk tilbageturen. Afslut med at klikke på Gem. Du kommer nu tilbage til Oversigten, hvor du kan se, at dine km er registreret. Hvis du ikke har mere at indberette, klikker du på knappen Indsend i øverste højre hjørne, og så er du færdig. Hvis du har nogle udlæg, skal du nu registrere dem, se næste afsnit for vejledning. HK 28-06-2018 7 af 10
3.2 Udgiftsposter I området under overskriften UDGIFTSPOSTER kan du se, hvilke udgifter du evt. vil kunne få refunderet. I det tidligere eksempel er der 3 knapper: Opret Forplejning, Opret Rejseudgifter og Opret Øvrige udlæg. Sørg for, inden du går i gang, at have scannet dine bilag (pdf-format) eller gemt et billede fra din telefon, så du kan få fat i det fra computeren (JPEG eller Tiff-format). I det følgende har vi klikket på Opret Rejseudgifter, fordi vi har en Broafgift, vi gerne vil have refunderet. Her udfylder du beløb og skriver en bemærkning. Skriv en sigende, men kort bemærkning. Vedhæft dine bilag, klik på knappen Gennemse og find frem til bilaget på din computer. Marker filen og klik på Åben. Klik på knappen Vedhæft bilag, når du kan se, at du har fat i det rigtige bilag. Systemet fortæller dig foroven, at bilaget blev uploadet korrekt. Hvis du har flere bilag, gentager du proceduren og afslutter med at klikke på Gem. HK 28-06-2018 8 af 10
3.3 Intet at afregne Har du intet at afregne, skal du klikke på den blå knap Intet at afregne og afregningsskemaet vil blive slettet og HK vil kunne se at du intet havde at afregne. 4. INDSENDELSE AF AFREGNING Du skal afslutte det hele med at klikke på knappen Indsend i øverste højre hjørne. OBS! Hvis du klikker på Annuller -knappen, annullerer du det hele og kan evt. begynde forfra på et andet tidspunkt. Hvis du gerne vil gemme det, du har lavet, og vende tilbage senere for at lave afregningen helt færdig, skal du blot forlade siden UDEN at klikke på Annuller. På det lille ikon under Annuller -knappen kan du printe en kopi af din afregning. Afregningen vil dog blive ved med at ligge i din oversigt på Mit HK. Afregningen er blot flyttet fra området Manglende afregninger til Gennemførte afregninger. 5. STATUS PÅ AFREGNING Afregningen kan have følgende status: Åben Du kan udfylde og indsende din afregning. Afvist Du har indsendt en afregning, som er blevet afvist af godkender. Åben afregningen og læs årsagen. Afventer godkendelse Din afregning venter på, at godkenderen kigger på den. Parkeret Afventer registering om kurset/arrangementet er gennemført. Klar til udbetaling Din afregning er godkendt og afventer næste udbetalingskørsel. Gennemført Din afregning er udbetalt og lukket. HK 28-06-2018 9 af 10
6. UDBETALING AF AFREGNING Afregningen bliver normalt udbetalt til dig dagen efter den er godkendt. 7. SUPPORT Har du brug for hjælp til din afregning, er du velkommen til at ringe til 3330 4400. Vi håber meget, at du benytter dig af denne mulighed for at afregne elektronisk. Men HVIS du ikke kan eller vil, har du stadig mulighed for at printe skemaet inden du udfylder det. Du kan udfylde det i hånden, vedhæfte dine bilag og sende det til: HK Adm Økonomi, Weidekampsgade 8, 2300 København S Du skal være opmærksom på, at der kan gå op til en uge, før du får dine penge, hvis du vælger at indsende papirbilag. HK 28-06-2018 10 af 10