Nyhedsbrev Nr. 17 den 1. juli 2016: Nyhedsbrev fra Stabens ledelse Sommerferien kalder snart Trivsel i Staben, uddannelse og klar til ferie m.m. Trivsel i Staben edok Master FIP Medarbejdernyt Hl-møde Brød- og frugtordning Rengøring Træffes-ikke Koder Stabsledelsen Sommerhilsen Deadline Citat Side 2 Side 3 Side 4 Side 5 Side 6 Bagsiden Hospitalsenheden Vest Staben Herning og Holstebro HR, Kvalitet og Udvikling, CFU, Strategi og Plan og Økonomi
Trivsel i Staben Det er besluttet i LMU for Staben, at der skal ske en skriftlig orientering fra de 5 forskellige funktioner i Staben i forhold til arbejdet med trivsel. Konkret er det aftalt, at hver af de 5 funktioner skal lave en kort skriftlig beskrivelse af indsatserne således, at det bliver kendt for alle, hvad der arbejdes med. Vi starter derfor med denne orientering, og det er HR-funktionen, som begynder og bliver efterfulgt af øvrige funktioner i kommende nyhedsbreve. HR: Trivsel I HR er der en række forskellige grupperinger af personalet, så derfor er der også forskellige behov i relationer til at skabe trivsel på arbejdspladsen. Vi har således fokus på det, som både har betydning for både enkeltpersoner og grupper, og som kan have konsekvens for hele HR-funktionen. Konkret betyder dette, at der arbejdes med forskellige indsatser, som er tilpasset behovet, eksempelvis: o Ledelse: At afklare koordinatorrollens indhold og at få denne funktion besat o Fælles arrangementer: Med afsæt i forskellige faglige og sociale behov tilrettelægges fælles arrangementer, og disse gennemføres enten i regi af Staben/HEV eller "ude i byen" o Fokus på kommunikation: Hvad fremmer og hæmmer den gode trivsel på arbejdspladsen altså hvad skal vi som kolleger være opmærksomme på i hverdagen, når vi kommunikerer med hinanden o Kerneopgaven: En tydeligere definition af kerneopgaven både for grupperinger af medarbejdere, men også hvad er kendeopgaven for den enkelte medarbejder o Tværfaglighed: At vi kender til hinandens kompetencer på tværs af HR-funktionen o Projektstyring: At vi bliver bedre til at koordinere/lede større projekter på tværs i HR/Staben o Møder: At møderne bliver bedre, og formålet med møderne bliver tydeligere, herunder også fokus på mødeledelse, mødets form og deltagernes forventninger og deltagelse o Synergi: Når vi kender hinanden og vore opgaver, vil det sikkert skabe en bedre faglige og social synergi på tværs af både HR og i Staben Ovenstående er et udpluk af de forskellige emner, som løbende bliver indlejret i dagligdagen, og vi vil naturligvis fortsætte arbejdet med at skabe: "Trivsel via forstærket fokus på, hvordan vi løser kerneopgaven." Side 2
Nye regler for brug af lokale tilføjelser i e-dok Via IT administrative projekter i RM er det meldt ud, at lokale tilføjelser fylder meget i e-dok systemet, da der for hver lokal tilføjelse dannes et ekstra dokument. Det bevirker, at søgning tager længere tid, ligesom der også bliver tale om dyrere drift, hvis vort samlede dokumenttal stiger over en fastsat grænse. I Staben (og i HEV) betyder det: At lokale tilføjelser fremadrettet skal have et reelt indhold, og ikke som vi gør mest, kun bestå af teksten: accepteret af.../især relevant for xx. Vi har især anvendt en lokal tilføjelse som signal om, at ledelsen har godkendt dokumentet. Det er fortsat stadigt sådan, at lokale tilføjelser med fagligt indhold, link til andre dokumenter m.m. må/skal benyttes. Ved tvivl om accept af distributionen tjekkes med stabsledelsen om: 1. distributionen skal accepteres 2. der skal oprettes lokal tilføjelse 3. hvem dokumentet skal gælde for Der oprettes lokal tilføjelse, hvis det skønnes nødvendigt. Den lokale tilføjelse godkendes af en fra stabsledelsen. Vi har opdateret e-dok 1.3.1.1 e-dok i Staben: http://edok.rm.dk/edok/admin/gui.nsf/desktop.html?open&openlink=http://edok.rm.dk/edok/editor/hovest.nsf/main.html?open&unid=x43dc14d06c6423d2c1257fca003e 88AA&windowwidth=1100&windowheight=600&windowtitle=Redigering For slutbrugerne skal de vænne sig til, at afdelingens lokale tilføjelse ikke fremgår - ellers opleves ingen forskel. Bestået master Janet Mary Hansen er blevet master i voksnes læring og kompetenceudvikling ved Aarhus Universitets Institut for Pædagogik i København. Hendes speciale hedder: Refleksion på arbejde - en kvalitativ undersøgelse af anvendelse af fælles refleksion på en hospitalsarbejdsplads. Vi er stolte af Janet og siger tillykke med den veloverståede eksamen. Side 3
Kendte observationer - FIP Der er lavet en side til "kendte observationer" på FIP. Man kan abonnere på nyt ved at tilmelde sig øverst i højre hjørne: http://intranet.rm.dk/it/projekter/aktuelle-projekter/ny-faellesplatform/kendte-observationer/ Medarbejdernyt Kvalitet og Udvikling Vi har pr. 15. august 2016 ansat Louise Honoré Raagaard i en stilling som kvalitetskonsulent og risikomanager. Louise er uddannet fysioterapeut og har netop afsluttet en kandidat i folkesundhedsvidenskab. Louise har stor praktisk erfaring med risikovurdering af arbejdsgange og analyse af utilsigtede hændelser fra 7 års ansættelse i Arbejdstilsynet samtidig med, at hun i sin kandidat har fokuseret på risikomanagement. Vi glæder os til samarbejdet. Hospitalsledelsesmøder Punkter Dagsordner og referater fra hl-møderne er igen at finde på hjemmesiden og intranettet, og det betyder, at vi skal være særligt opmærksomme på, at lukkede punkter på dagsordenen, også bliver sendt ud som lukkede punkter. Du kan her finde en kort vejledning til at oprette lukkede punkter http://www.vest.rm.dk/siteassets/afdelinger/administrationen/nyhedsbrevfra-staben/nyhedsbreve-2016/oprettelse-og-navning-af-lukkededagsordenspunkter-i-esdh.pdf Er du som sagsbehandler i tvivl, om et punkt skal på som et lukket punkt, skal du sparre med nærmeste leder. Ferietid Der afholdes ikke hospitalsledelsesmøder i ugerne 28 + 29 + 30 + 31. Side 4
Brød- og frugtordning Herning I ugerne 28, 29 og 30 bliver der ikke lavet kaffe til pauserne. Der vil heller ikke være brød. I forhold til frugt er det samme gældende. I forhold til den private brødordning i Herning er der ikke brød i ugerne 27 + 28 + 29 + 30. Holstebro Det kører uændret i sommerferien. Der nedjusteres lidt på brødet, men ellers ingen ændringer. Er kontoret tømt for medarbejdere? Er "småkontorerne" ryddet for medarbejdere i en periode, så sæt af hensyn til rengøringen en seddel op, som gør opmærksom herpå. Det vil betyde meget for planlægningen af rengøringen af netop dét kontor. Aftal med en kollega, som er tilbage, at du må viderestille din telefon til vedkommende, således at folk ikke ringer forgæves. Træffes-ikke Lige inden du træder ud af døren, skal du sætte din "træffes-ikke" agent i funktion. Teksten skal være sigende, som f.eks. xx. xx. august 2016 Jeg har sommerferie og ser derfor ikke mine mails. Din mail bliver ikke videresendt. Jeg er tilbage på kontoret igen mandag den xx. august 2016. Såfremt din henvendelse er uopsættelig, bedes du kontakte mine kollegaer i xx (afdelingens navn) på 7843 xxxx. Du kan også sende dem en mail på xxxxx@vest.rm.dk (afdelingens funktionspostkasse) med mig i cc, således at jeg kan se, at der tages hånd om din henvendelse. Du ønskes en god sommer. Med venlig hilsen Dit navn Din titel Hospitalsenheden Vest Adresse Postnummer og by" Side 5
Koder til nærmest alt Husk at notere dine koder et sted, hvor kun du kan tilgå dem det er rart at kunne komme ubesværet på systemerne igen efter ferien. Stabsledelsens feriefordeling Også stabsledelsen holder ferie, og feriefordelingen ser således ud: o Annette uge 26 + 27 + 28 + 29 o Birgitte uge 29 + 30 + 31 o Henrik uge 29 + 30 + 31 o Lasse uge 27 + 28 + 29 + 30 o Preben uge 29 + 30 + 31 I uge 29 har Henrik Grejsen Iversen telefonvagten. Skulle der i ferieperioden opstå et tvivlsspørgsmål indenfor et område, hvor ens egen chef har ferie, er man til enhver tid velkommen til at kontakte den af stabsledelsen, som "passer butikken". Sommerferien står for døren! Inden så længe begynder sommerferien for mange af os. Fra Stabsledelsen side skal der lyde et stort ønske om, at vi alle må få nogle skønne og herlige uger. Glem alt om regneark, pressemeddelelser og lønsedler for en stund og hyg' jer med familien benyt jer af muligheden af, at I kan "gøre det som I lige har lyst til", og som energien (og finanserne) rækker til! I ønskes alle en dejlig sommerferie og på gensyn! /Stabsledelsen Side 6
Bagsiden Deadlines for dagsordenspunkter til hl-møde Onsdag kl. 12.00: Deadline for oprettelse af dagsordenspunkt i ESDH som minimum med overskrift og gerne foreløbig sagsfremstilling og bilag Onsdag kl. 14.00: Sekretariatet sender udkast ud til stabsledelsen Torsdag kl. 08.00: Stabsledelsen drøfter udkast til dagsorden Fredag kl. 09.00: Alle dagsordenspunkter skal være klarmeldt dagsorden lukkes endeligt for tilgang Fredag kl. 12.00: Dagsorden udsendes til hl Stabens nyhedsbrev holder sommerferie og udkommer først i august igen. Citat Mit yndlingsvejr er fuglefløjtevejr. Terri Guillemets I er dog stadig velkomne til at sende materiale til Lis Kongsgaard Thomsen Nyhedsbrevet udgives af Stabens Ledelse: HR-chef Lasse P. Hansen, kvalitets- og udviklingschef Birgitte Ostersen, strategi- og planchef Henrik G. Iversen, økonomichef Preben L. Sørensen og forskningskoordinerende ledende overlæge Annette Haagerup Side 7