Nyhedsbrev. På vej mod en (næsten) printerfri Stab. Staben. og julefesten ramte Staben. Læs mere på næste side

Transkript

1 Nyhedsbrev Nr december 2014: Nyhedsbrev fra Stabens ledelse På vej mod en (næsten) printerfri Stab Læs mere på næste side Printerfri Stab Kursus i App Oprydning i Designer ESDH og julefesten ramte Staben Videomøder Elbiler Bagdøre Møder Medarbejdernyt Deadlines Citat Invitationer Side 2 Side 3 Side 4 Side 5 Side 6 Bagsiden Staben Herning og Holstebro HR, Kvalitet og Udvikling, Strategi og Plan og Økonomi

2 og nu begynder prøvehandlingen snart På LMU mødet den 20. november var der en temadrøftelse af, hvordan vi i Staben kan effektivisere arbejdsgange og mindske afhængighed og anvendelse af papir i både sagsbehandling og til mødematerialer. I forlængelse af drøftelsen på mødet i Stabens LMU har stabsledelsen foreslået, vi skal igangsætte en prøvehandling, hvor vi i en afgrænset periode reducerer antallet af printere i Staben for på den måde at motivere ansatte i Staben til at overveje behov for papirprint. Handlingen skal ses som en naturlig udvikling i dels de administrative systemers anvendelse og dels i vore arbejdsgange. Herudover kan det også ses som en erfaringsopsamling i forhold til Stabens arbejdssituation i DNV Gødstrup, hvor vi vil få mindre skriveborde, hvilket også giver anledning til at mindske behovet for anvendelse af papir. Som en naturlig konsekvens vil antallet af daglige print dale. Prøvehandlingen er i øvrigt et led i den printerstrategi, som er under implementering i hele Hospitalsenheden Vest. Prøvehandlingen træder i kraft fra 1. januar 2015 og løber indtil den 1. april det vil sige i alt i 3 måneder. Herefter vil de første 3 måneders prøvehandling blive vurderet. For at få det fulde udbytte af prøvehandlingen, påtænkes det, at der i Holstebro først gennemføres en periode med 3 måneders printeropsætning i det store kopirum på 1. sal samt efterfølgende en 3 måneders periode i stueetagen. Scenen efter nytår er herefter således: Kommende printerdestination Fra 1. januar 2015 og indtil 1. april 2015 vil følgende printere kunne bruges, såfremt print skønnes nødvendigt: Holstebro: Det store kopirum på 1. sal (nr. 0048) Herning: Det store kopirum i stueetage (nr. 104) På grund af den relativt store fysiske afstand mellem Staben Herning og DNV Projektsekretariatet vil DNV Projektsekretariatets ene almindelige printer fortsat være i drift under prøvehandlingen. Ovennævnte betyder samtidig også, at følgende printere tages ud af drift under prøvehandlingen: Holstebro: o Printer nr. 0051, 0052 og 0157 i HRs store kopirum, stueetage o Printer nr i HRs lille kopirum, stueetage o Printer nr og 0091 i K&Us kopirum, 1. sal o Printer nr i det store kopirum, 1. sal Herning: o 3 printere i Fotokommunikation o Printer nr. 010 i HR konsulenternes kopirum, 1. sal o Printeren på Thorkil Vandborgs kontor Side 2

3 Og hvad så med...? I HRs store kopirum i stueetagen i Holstebro vil der fortsat være en printer, hvorfra man kan indscanne - også i prøvehandlingsperioden. Hvilken printer, det kommer til at dreje sig om, kommer der senere oplysninger om, men det gøres opmærksom på, at nævnte printer udelukkende kan bruges til indscanning! Med hensyn til decentrale print, som i øjeblikket er bundet op på bestemte printere, vil disse blive omdirigeret til den aktuelle brugbare printer, inden prøvehandlingen går i luften. Dokumentation Som led i prøvehandlingen skal vi i perioden hver især registrere, hvilken type materiale vi reelt udskriver og hvorfor. Til dette formål er der udarbejdet et skema til udfyldelse se skema (link). Denne dokumentation vil efter prøvehandlingens afslutning kunne danne grundlag for den endelige beslutning printermæssigt. Ligeledes vil vi have nogle ideer til, hvordan behovet for print kan mindskes ved forskellige digitale løsninger. Kursus i App Designer Center for E-læring har udviklet en app designer, hvilket vil sige et program, hvor man selv kan lægge indhold ind i en app og få den publiceret med hjælp fra CERM. App designeren er udviklet for at give afdelinger mulighed for nemmere og hurtigere at producere o Information til patienter, brugere eller kolleger o Instruktion i brug af apparatur for såvel patienter som personale. o Instruktion i arbejdsgange procedurer eller lignende på din arbejdsplads o Introduktion af nyt personale Kurserne udbydes i maj, august og oktober-november og falder over 2 undervisningsdage. Se mere om kurserne på Plan2learn Side 3

4 Oprydning i ESDH Der trænger til en grundig oprydning i ESDH, da vi har rigtig mange gamle sager, som stadig er aktive. Derfor vil alle Stabens medarbejdere inden udgangen af 2014 modtage en liste over vedkommendes aktive sager. Hver medarbejder skal herefter selv vurdere, om sagen fortsat skal være verserende, eller om den skal afsluttes. Det er samtidig en god idé at vurdere, om man burde få oprettet en ny sag i stedet for at bruge den samme sag i 4-5 år i træk. Så kan man altid sørge for at relatere sagerne til hinanden. Hvis der er kladder på sagen, som skal lukkes, er det vigtigt, at man tager stilling til, om kladderne skal journaliseres eller slettes, inden sagen lukkes. Det kan bl.a. gøres ved, at man ændrer status fra Aktiv til Lukket: Herefter ses dette billede: Vælg Håndter kladder. Herefter vises listen over kladder på sagen, og man højreklikker for at journalisere eller slette kladden. Side 4

5 Videoopkaldsnumre Der er nu mulighed for i pronestor at se video-opkaldsnumre vedr. stabens mødelokale 3 og 4 i Holstebro og udvalgsværelse 2 i Herning. Når man dobbeltklikker på linjen med mødelokalenavnet, kommer oplysningerne frem, som man kan se her: El-bilerne Der er monteret vinterdæk på begge el-biler. I bagagerummet er der ekstra sprinklervæske, hvis den skulle gå tom. Side 5

6 Bagdøre i Staben Holstebro Stabsledelsen har besluttet, at der sættes en albuekontakt op ved begge bagdøre i Staben i Holstebro. Dette gør, at når man skal ud, skal man bare trykke på kontakten og derefter åbne døren med dørhåndtaget som normalt ellers åbner døren ikke automatisk op! Bestillinger via pronestor Når man bestiller forplejning via pronestor, bedes man venligst oplyse i emnefeltet, hvad mødet går ud på. Skrives der kun Møde, Erfamøde eller eksempelvis Hentes af + navn, giver det ikke den store informationsværdi ved efterfølgende udtræk i økonomisystemet. Medarbejdernyt Sekretariatet Strategi og Plan Sekretær Camilla Yde Majgaard ophører sin vikaransættelse ved årets udgang i sekretariatet i Herning. Vi vil gerne sige tak til Camilla for indsatsen og ønsker hende held og lykke med fremtiden og vejen hen imod en ny grunduddannelse som socialrådgiver. Dorte Bøgested Holdensen vender tilbage fra barselsorlov den 5. januar 2015, og vi glæder os til at byde hende velkommen tilbage igen. Stefan Binderup Martens har været ansat i løntilskudsstilling som jurist siden oktober og har sidste arbejdsdag den 6. januar Nu har Stefan imidlertid fået ansættelse som advokatfuldmægtig i Grønland, hvor han skal færdiggøre sin advokatuddannelse. Stefan forventer at modtage sin bestalling i juni Vi har været rigtig glade for Stefans indsats på det juridiske område, og vi ønsker ham held og lykke med de nye udfordringer

7 Bagsiden Deadlines for dagsordenspunkter til HL-møde Onsdag kl : Deadline for oprettelse af dagsordenspunkt i ESDH som minimum med overskrift og gerne foreløbig sagsfremstilling og bilag Onsdag kl : Sekretariatet sender udkast ud til stabsledelsen Torsdag kl : Stabsledelsen drøfter udkast til dagsorden Fredag kl : Alle dagsordenspunkter skal være klarmeldt dagsorden lukkes endeligt for tilgang Fredag kl : Dagsorden udsendes til hl Kalenderinvitationer Husk at opdatere din kalenderinvitation, så den viser rette mødetitel, mødelokale samt matrikel. Såfremt folk udefra skal deltage i dit møde, vil en adresse være en god ide. Citat: Vi skal benytte fortiden som springbræt, ikke som sofa Herold Macmilla Nyhedsbrevet deadlines Har du stof til nyhedsbrevet, skal det sendes til Lis Kongsgaard Thomsen. Deadlines er tirsdage Nyhedsbrevet udgives af Stabens Ledelse: HR-chef Lasse P. Hansen, kvalitets- og udviklingschef Birgitte Ostersen, strategi- og planchef Henrik G. Iversen og økonomichef Preben L. Sørensen Hospitalsenheden Vest 7 Staben Herning og Holstebro Side