7 GRUNDREGLER FOR GOD MØDEFORBEREDELSE

Transkript

1 7 GRUNDREGLER FOR GOD MØDEFORBEREDELSE

2 Indledning Tak fordi du har valg at downloade guiden De 7 grundregler for god mødeforberedelse. Jeg går ud fra, at du har downloadet denne guide, fordi du har et ønske om at gøre dine møder mere effektive og motiverende. Møder fylder mere og mere i vores arbejdsdag. Og mange af os er trætte af møder, der er alt for lange og som ikke giver nogle konkrete resultater. Desværre gør ikke ret mange af os noget ved det, enten fordi vi mener, at det ikke er vores ansvar eller fordi, vi har vænnet os til, at sådan er det bare. Men sådan behøver det ikke at være. Rigtig mange møder er overflødige og kan helt undværes. Andre kan effektiviseres og forkortes, sådan at vi føler, at tiden til mødet har været godt givet ud. Det er ikke særligt svært, og det kræver ikke særligt meget af dig. Det meste af opgaven ligger i planlægningen af mødet, og det er netop det, du får opskriften til her i denne guide. Rigtig god læselyst og godt møde! Birgitte Feldborg Effektive Arbejdsvaner 1

3 De 7 grundregler for god mødeforberedelse 1. Hvorfor holder vi mødet? Det vigtigste, du kan gøre, når du overvejer et møde, er at overveje, hvorfor mødet skal holdes. Er det nødvendigt? Kan mødet klares på anden vis? Kan mødet måske klares ved en telefonsamtale, en mail eller på anden vis? Et møde er ressourcekrævende for alle deltagere, så det er vigtigt, at de møder, der afholdes, også giver værdi til virksomheden OG for de enkelte mødedeltagere. Overvej også den reelle pris, som mødet koster. Altså den arbejdstid, som alle deltagere investerer i selve mødet, i forberedelse og opfølgning og evt. transport. Tænk også over, hvad de enkelte deltagere kunne have gjort i stedet for. Det kan blive rigtigt mange penge på årsbasis, og det er derfor en overvejelse, du skal gøre dig hver gang, INDEN du indkalder til møde. Hvad er formået med mødet? Hvad er dit formål med at indkalde til mødet? Det kan være, at ü Du ønsker at informere mødedeltagerne om et emne ü Du ønsker at høre mødedeltagernes synspunkter på et givet emne ü Du ønsker at ideudvikle sammen med mødedeltagerne 2

4 ü Du ønsker at løse et problem i samarbejde med mødedeltagerne ü Du ønsker at træffe en beslutning sammen med mødedeltagerne Det er vigtigt, at du er klar over, hvad dit formål med mødet er, således at du kan planlægge din dagsorden ud fra hovedformålet med mødet. Se mere under punkt 4. 3

5 2. Hvem skal deltage i mødet? Når vi indkalder til et møde, vælger vi hellere at tage en for mange end en for lidt med til vores møde. Det er spild af tid! Samtidig bliver det også sværere at finde et mødetidspunkt, hvor alle kan deltage. Overvej i stedet om det er de rigtige mennesker, du har inviteret? Kompetencer og beslutningstagere Har mødedeltagerne de rigtige kompetencer i forhold til formålet med mødet? Kan de træffe de nødvendige beslutninger? Og ved de nok omkring det emne, som I skal drøfte? Overvej også at indføre delvis deltagelse på jeres møder. Det betyder, at de enkelte mødedeltagere deltager i de punkter på mødet, der er relevante for dem. Herefter kan de forlade mødet og bruge deres tid og energi på deres øvrige opgaver, mens de resterende mødedeltagere kan fokusere på de øvrige punkter på dagsordenen. 4

6 3. Hvilke roller er der på mødet? Afklar i god tid inden mødet afholdes, hvilke roller/funktioner der er nødvendige på mødet. Der skal altid være en mødeleder. Det er ham/hende, der har indkaldt til mødet, eller er blevet bedt om at være ansvarlig for det. Mødelederes ansvar er: ü at gennemføre mødet i henhold til det formål, der var for det. ü At sætte rammerne for mødet ü At fastsætte tidspunkt og tidsrum for evt. pauser ü At der samles op efter hvert punkt på dagsordenen, sådan at alle er enige i, hvad der er besluttet, hvem der an ansvarlig og hvad deadline er. Det letter også referentens opgave (se senere) ü At lede mødet, således at alles meninger bliver hørt, og ingen føler sig overset ü At overholde tiden Referent og referat Inden mødet er det også vigtigt, at det er aftalt, hvem der er referent, og hvilket referat, der skal skrives. På den måde sikrer du, at I ikke bruger unødvendig tid på mødet til at diskutere dette, og at vedkommende så ikke er forberedt på det. Beslut også, hvilket form for referat, der skal skrives. Er det et beslutningsreferat? Det ordrette referat? Eller et forhandlingsreferat? Overvej også, om der er flere roller, du skal have besat inden mødet. 5

7 4. Hvilken dagsorden skal du udsende? Jeg går ikke ud fra, at det er nødvendigt at skrive, at der selvfølgelig skal være en dagsorden for mødet, vel? Sørg for at have en dagsorden til mødet og at den ikke er for lang. Det skal være realistisk, at I kan nå igennem alle punkterne på den aftalte tid. Sæt også gerne tid på hvert enkelt punkt, og hvad du ønsker at opnå under punktet (en beslutning, udveksling af synspunkter, idegenerering etc.) Overvej at anvende en motiverende dagsorden i stedet for den traditionelle dagsorden. Den traditionelle dagsorden: Den traditionelle dagsorden er ofte en statisk liste i punktform med meget lidt information og uden angivelse af mål. Den giver ikke mødedeltagerne lyst eller motivation til at forberede sig ordentligt til mødet. Eksempel på en traditionel dagsorden: Indkøb af farvepatroner Eksempel på en traditionel dagsorden: Dalende salgstal Den motiverende dagsorden: Den motiverende dagsorden beskriver, hvad man ønsker at få ud af mødet og hvad formålet er for hvert punkt på dagsordenen. Den beskriver forventningerne til mødedeltagerne og har tidsangivelse ud for hvert punkt. 6

8 Eksempel på en involverende dagsorden: Til dette punkt forventer jeg, at Pia og Hans har tre forslag med til, hvordan vi nedbringer udgifterne til indkøb af farvepatroner. Eksempel på en involverende dagsorden: Salget er, som I ved, faldet tre procent det seneste kvartal. Jeg vil godt have, at I på det kommende morgenmøde i jeres afdeling diskuterer, hvad vi kan gøre for, at vi i 2. kvartal når salgsbudgettet, og indhenter det, vi er kommet bagud. Jeg forventer, at I hver især har mindst fem gode idéer med til mødet, som vi kan diskutere. 7

9 5. Har du styr på det praktiske? Måske synes du, at det er en detalje, men vi spilder alle værdifuld tid, hvis vi først skal til at finde ud af, hvor vi skal være når mødet går i gang. Derfor sørg for at alt det praktiske er på plads, før mødet går i gang: ü Har du booket et mødelokale? ü Er det i orden? Med det mener jeg, om der er det fornødne udstyr til rådighed (projekter, flipover, tuscher etc.) ü Skal deltagerne have noget forplejning? Er det bestilt? Eller har du sat tid af til at få lavet kaffe etc.? ü Hvis I skal have frokost eller anden pause, er der så sat tid af til det i dagsordenen? ü Er der brug for papir og skriveredskaber til mødedeltagerne? Hvis ja, har du sørget for det? 8

10 6. Hvornår starter mødet? Et møde starter altid til tiden også selv om alle mødedeltagerne ikke er mødt! Hav respekt for de mødedeltagere, som er mødt frem og begynd mødet. Ellers spilder du deres tid. Når de mødedeltagere, som kommer for sent, ankommer til mødet, hilser du på dem, og fortsætter ellers, hvor I slap. Lad være med at starte forfra eller opsummere, det er også spild af tid. De, der er for sent på den, må følge med, så godt de kan. Er du konsekvent omkring disse ting, varer det ikke mange møder, før alle mødedeltagerne kommer til tiden. 9

11 7. Slut også mødet til tiden Lige så vel som et møde starter til tiden, slutter det også (senest) til tiden, sådan at alle kan komme videre med det næste program for dagen. Hav også her respekt for de øvrige mødedeltageres tid. De har med garanti også planer resten af dagen! Det gælder også om at overholde den tid, der er afsat til de enkelte punkter, sådan at I kan nå alle punkter på dagsordenen. Sørg derfor for, at der er tid nok til de enkelte punkter, og sæt evt. færre punkter på dagsordenen i stedet. 10

12 Hvis du vil vide mere, kan du: ü Følge med på LinkedIn og få nyttige tips og tricks: ü Tilmeld dig mit nyhedsbrev og få en gratis guide til mere effektive arbejdsvaner: ü Følg med på bloggen for flere tips og tricks: ü Bestil et af kurserne til mere effektive arbejdsvaner. Læs mere her: ü Køb et personligt forløb med fokus på personlig effektivitet og planlægning hos mig. Send en mail til mig på eller ring til mig på tlf Birgitte Feldborg, Ekspert i personlig planlægning og effektivitet 11