Vejledning i datavalidering i FLIS -Personale-fravær Vejledning i datavalidering i FLIS Område: Personale/Fravær Revideret 9. maj 2016
Indhold Området Personale/Fravær i FLIS 3 DAK - 1020 Personale - Rapport 0110 - Afstemning af personale i forhold til kontoplan 7 DAK - 1020 Personale - Rapport 0120 - Afstemning overenskomst og nomenklatur 7 DAK - 1020 Personale - Rapport 0130 - Afstemning Fraværsoplysninger 8 DAK - 1020 Personale - Rapport 0140 Tæller Nævner Fraværsnøgletal 9 DAK - 1020 Personale - Rapport 0150 Detailudtræk til Excel og CSV til analyseformål 10 DAK - 1020 Personale - Rapport 0160 Personale fordelt på filtre 11 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 2/11
Området Personale/Fravær i FLIS I notatet FLIS på personaleområdet gennemgås i afsnit 3.1 og 3.2 forretnings- og beregningsregler for FLIS vedrørende: 3.1 Opgørelse af arbejdstid og fravær 3.1.1. Ansatte og fuldtidsstillinger 3.1.2 Opgørelse af arbejdstid 3.1.3 Fraværstyper og opgørelse af fravær 3.2 Filtrering af personale til fraværsnøgletal 3.2.1 Overenskomster og lønklasser 3 2.2 Ansættelsesstatus og vilkår 3.2.3 Den kommunale kontoplan og ejerforholdskoder Se denne: https://www.eflis.dk/sites/vejledning/documents/vejledning%20til%20personaleområdet%20i%20flis.pd f I denne vejledning omtales afstemning af personaledata i FLIS og der værktøjer i form af DAK-rapporter som er til rådighed til datavalidering. Der refereres i det følgende til de førnævnte afsnit når det er relevant med henblik på uddybning af informationen. Data til Personale/fraværsmodulet kommer primært fra kommunens løn-og personalesystemer, desuden indlæses kommunens kontoplan og der etableres binding mellem de ansatte og kontoplanen ved hjælp af den matchtabel der indlæses fra økonomisystemet (jf. 3.2.3). Fra KRL indlæses stillingsnomenklaturen (FLD overenskomster og stillinger jf. 3.2.1). Stillingsnomenklaturen anvendes dels til filtrering af personale som pga. af stilling/overenskomst ikke skal indgå i nøgletal og dels til at identificere de særlig personalegruppe som indgår i sygefraværsnøgletal på fagområderne (skole, ældre, voksne handicappede og børn og unge) fx lærere, pædagogisk personale, sosu-assistenter mm. Indlæsning og match med de ovennævnte datatabeller beriger de indlæste personaledata med en række filtre. I det efterfølgende omtales de mest anvendte filtre Filtre til udvælgelse af personale til nøgletal: 1. Ansættelsesform (FLIS): Filterværdierne dannes på baggrund af LOP-systemernes ansættelsesstatus koder (se referencedata Personale: https://www.eflis.dk/sites/vejledning/documents/referencedata%20personale%2021-11-2014.xlsx). Dette filter sikre at nøgletallene for fx sygefravær udelukkende opgøres for personale som er: Overenskomstansatte Tjenestemænd Elever Det betyder at ekstraordinært ansatte og personer i flexjob m.fl. ikke medtages i nøgletal. 2. Ejerforhold Filterværdierne komme fra den autoriserede kontoplan og findes ved at matche de ansattes registreringskonto med kontoplanen. Dette filter sikrer, at kun personale som aflønnes på konti med Ejerforhold 1 Egne eller blank medtages i nøgletal. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 3/11
Dette betyder at personale aflønnet på konti med Ejerforhold 2 Selvejende og 3 Andre offentlige ikke indgår i nøgletal. 3. Nomenklaturrelevant Filterværdierne til nomenklaturrelevant dannes på baggrund af LOP-systemernes lønklassenumre og matches med FLDs overenskomstområder, stillingskoder og stilling og der tilføjes FLIS stillingskategorikode og koden for nomenklaturrelevant Ja/Nej (se referencedata Nomenklaturen https://www.eflis.dk/sites/vejledning/documents/nomenklaturen%2021-11-2014.xlsx) 4. Filteret Nomenklaturrelevant anvendes til afskærer personalet i henhold lønklasser i overensstemmelse med KRL overenskomstkategorier. Når filteret sættes til ja, medtager rapporten kun de lønklasser, som indgår i benchmarkingnøgletallene. Dette betyder, at en række personer, som optræder i kommunens løn-og personalesystem, men som ikke anses for relevante i henhold til deres lønklasse fx kommunalpolitikere, tjenestemandspensioner, privat ansatte hjælpere til pasning af handicappede og nærtstående, udsatte unge som modtager lommepenge osv. frasorteres. Når filteret sættes til nej, medtager rapporterne udelukkende denne førnævnte gruppe. Hvis kommunen ønsker at kontrollere, hvilke personer der frasorteres og dermed ikke indgår i kommunens nøgletal, vælges Nomenklaturrelevant Nej samt Ukendt. Hvis filteret sættes til Alle, medtages alle medarbejdere. Samtlige standardrapporter og DAK-rapporter på dataområdet giver mulighed for at filtrere personale på de ovennævnte koder, når filtrene sættes som vist nedenfor, vises henholdsvis det nøgletalsrelevante personale som indgår i benchmarking og analyserapporter og den fulde bestand af personale på systemet (bortset fra timelønnede som ikke indgår i FLIS). Man kan afstemme bruttopersonalebestanden på systemet ved at sætte filterværdien til Alle. Rapporterne er imidlertid opsat så de forvalgte værdier i filtrene svarer til nøgletalsudvælgelsen jf. ovenfor. Oversigt over filtre til valg af personale Filternavn Vælg kun nøgletalsrelevant personale Vælg brutto bestanden af personale på systemet Ansættelsesform Overenskomstansatte Tjenestemænd Elever Alle Ejerforhold 1 Egne Alle Nomenklaturrelevant Ja Alle For uddybende information se afsnit 3.2 i vejledningen FLIS på personaleområdet og referencedata arkene Personale og Nomenklaturen Opgørelse af arbejdstid og fravær I FLIS optælles ansatte og fuldtidsstillinger og systemets datakuber indeholder alle kommunens ansatte bortset fra timelønnede. For hver ansat indeholder systemet oplysninger om tiltrædelsesdato, fratrædelsesdato, tæller til arbejdstidskvota og nævner til arbejdstidskvota jf. afsnit 3.1.1 i FLIS på personaleområdet KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 4/11
Opgørelse af arbejdstid Sygefraværsprocenter i FLIS opgøres som sygefraværsdagsværk i perioden i procent af summen af aktive dagsværk på arbejdsdage i perioden. Det vil sige, at nævneren til nøgletal vedr. sygefravær i FLIS er aktive dagsværk på arbejdsdage. Der anvendes således en standardkalender til opgørelse af den forventede arbejdstid og ikke de enkelte medarbejderes eventuelle vagtplaner. Aktive dagsværk opgøres månedligt dels på grundlag af kalenderdage det samlede antal dage i måneden og dels på grundlag af arbejdsdage dvs. kalenderdage fratrukket lør-, søn- og helligedage 1 i måneden. Dagsværk beregnes som antal dage x ansættelsesgrad. Sygefraværsnøgletal opgøres på grundlag af aktive dagsværk på arbejdsdage, mens valget mellem opgørelse på kalenderdage og arbejdsdag i rapporter styres med filteret Er arbejdsdag. Filteret kan bruges i standardrapporter og DAK- rapporter, hvor der kan vælges mellem opgørelse på arbejdsdage og kalenderdag ved at sætte filteret Er arbejdsdag til henholdsvis Ja og Alle. FLIS-udtrækket indeholder ikke oplysninger om reduktionskode og timetræk. Det betyder af fx personer på barsel kan blive talt med i antal arbejdsdage og at personer der betaler for frihed også tælles med. Fraværstyper og opgørelse af sygefravær FLIS indeholder alle fraværsregistreringer fra kommunens fraværssystem. I standardrapporterne vedrørende fraværsopfølgning, i datakuberne og i referencearket Fravær kan FLIS-brugere orientere sig om FLIS fraværstyper, og hvordan de omsættes fra LOP-systemkoder til FLIS-koder. Se yderligere detaljer i referenceark for fravær på FLIS vejledningssiden. https://www.eflis.dk/sites/vejledning/documents/referencedata%20fravær%2021-11-2014.xlsx Sygefravær omfatter FLIS fraværskoderne: Egen sygdom Arbejdsskade Fravær opgøres i fraværsdage jf. kommunens registrering af fravær. Der tælles udelukkende hele fraværsdage. Fraværsdage omregnes til fraværsdagsværk med ansættelsesgraden, fx hvis en ansat har en 30-timersstilling omregnes en fraværsdag til 30/37-del af en dag eller 0,811 dag. 1 I arbejdsdagskalenderen i FLIS indgår 1. maj som arbejdsdag mens 5, juni er en fridag. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 5/11
DAK-rapporter til Personale og Fravær Der er i udarbejdet et antal kontrolrapporter til brug for afstemning af personale- og fraværsdata i FLIS. Kontrolrapporterne skal understøtte afstemning af: Personale og fuldtidsansatte i FLIS Personalets binding til den kommunale kontoplan Arbejdsdage og dagsværk i henhold til ansættelsesperiode og ansættelsesgrad Fraværsperioder, fravær og fraværsdagsværk Fraværskategorier, sygefravær og andet fravær Væsentlige afstemningspunkter: 1. Er alt personale med, og har de den korrekte ansættelsesgrad? Som udgangspunkt overføres alt personale i kommunens personale- og fraværssystem til FLIS, og alt fastlønnet personale (ikke timelønnede) indgår i datagrundlaget, som stilles til rådighed i datakuberne. Alt personale har en ansættelsesgrad, som anvendes til at omregne fra ansatte til fuldtidsstillinger. Forholdet kan kontrolleres ved at anvende DAK-rapport 0120 - se vejledning til denne nedenfor. 2. Er der en tilstrækkelig binding til den kommunale kontoplan? For at få det fulde udbytte af FLIS personaledata som ledelsesinformation er det vigtigt, at personalet knyttes til kontoplanen for de områder i kommunen, hvor de er ansat og får deres løn. Det er en forudsætning for at lave rapporter om personale og fravær, som passer til kommunens administrative organisation, at personalets binding til kontoplanen er tilstrækkelig. Det er kontoplanen i økonomisystemet, der skaber bindingen til den administrative organisation. Endvidere er det konteringsinformation (ejerforhold), som sikre, at der kan skelnes mellem personale på egne institutioner og fx selvejende institutioner eller eksterne virksomheder, som kommunen administrerer løn for. Endelig er det kontoplanbindingen, som anvendes til at afgrænse benchmarkingnøgletal på udvalgte funktioner og hovedkonti og i fagmoduler. Fx afgrænses Sygefravær for lærere og pædagogisk personale på folkeskoleområdet ved at medtage personale fra de relevante overenskomster og lønklasser som aflønnes på Hovedfunktion 3.22 Folkeskolen. Bindingen til den kommunale kontoplan kan kontrolleres med DAK-rapport 0110 se vejledningen til denne nedenfor. 3. Arbejdsdage og aktive dagsværk samt fravær og fraværsdagsværk Nøgletal for sygefraværsprocenter opgøres på en række forskellige dimensioner fx kommunen som helhed, på aldersgrupper, fordelt på IM-kontoplanen, for personale på fagområder mm. Grundlæggende beregnes alle sygefraværsnøgletal på grundlag af de ansattes forventede arbejdstid (ansættelsesgrad x arbejdsdage) og det registrerede fravær (ansættelsesgrad x sygefraværsdage). Beregningsgangen for hver enkelt medarbejder vises i DAK rapport 0140 Tæller Nævner Fraværsnøgletal se vejledning til denne. 4. Andre opmærksomhedspunkter Der kan i forbindelse med skift af LOP-system opstå manglende sammenhæng mellem personalenumre i det nye og det gamle system. Det kan i perioden efter systemskiftet påvirke nøgletal vedr. langtidsfriskhed (mindre en 5 sygefraværsdage pr. år inden for de 2 sidste år). KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 6/11
DAK - 1020 Personale - Rapport 0110 - Afstemning af personale i forhold til kontoplan Rapporten viser, hvordan personalet i kommunen placeres ind på den autoriserede kontoplan dvs. kvaliteten af binding mellem personale og økonomisystemets driftskonti, som alle fraværsnøgletallene med kontoplanafgrænsning bygger på. Rapporten medtager personale, der aflønnes på driftskonti på hovedkonto 0-6 og specificerer personale på: Hovedkonto Hovedfunktion Funktion Ejerforhold Omkostningssted Lønklasse Personalenummer Startdato ansæt Slutdato ansæt Aflønningsform Ansættelsesform Nomenklaturrelevant (i fht. lønklasse) Antal medarbejdere Antal fuldtidsstillinger Bindingen til kontoplanen bør nå ned til omkostningsstedniveau således, at fx skoler, daginstitutioner og hjemmeplejedistrikter mm. fremgår af kolonnen omkostningssted. Kontroller endvidere, at ejerforholdskoden er korrekt. Personale med binding til kontoplanen indgår i alle fraværsnøgletal med kontoplanafgrænsning og fravær i fagmoduler (Skole, Ældre/Omsorg, Voksne handicappede og Udsatte børn og unge). Hvis et større antal ansatte ikke kan matches korrekt på kontoplanen, bygger nøgletallene på et spinkelt/mangelfuldt grundlag. Hvis der konstateres at et betydende antal ansatte på inden for Hovedkonto 0-6 ikke bindes korrekt til kontoplanen bør fejlen anmeldes til Netcompanys Servicedesk. DAK - 1020 Personale - Rapport 0120 - Afstemning overenskomst og nomenklatur Rapporten viser kommunens personale fordelt på systemets overenskomster, lønklasser og stillingsnomenklatur. Overenskomstsystemet udgør det fælles sprog (specifikationsstruktur), som alle kommuner anvender, for så vidt at alle kommunalt ansatte lønindplaceres i de indgåede overenskomster mellem KL og de faglige organisationer. Strukturen er velegnet til afstemning med alle lønsystemer, da de alle håndterer disse specifikationer. Rapporten bruges til at afstemme personalebestanden i FLIS og afskæringen i forhold til hvilke personer der indgår i nøgletal. Personale til nøgletal til benchmarking afgrænses ved: Nomenklaturrelevant = ja Ansættelsesform FLIS = Elever, Overenskomstansatte, Tjenestemænd Ejerforhold = 1 Egne Hvis de overnævnte koder sættes = "Alle" medtager rapporten bruttopersonale bestanden på systemet eksklusive timelønnede KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 7/11
Rapporten nedbryder data til personniveau (personalenummer). Rapporten grupperer/specificerer personale på: Overenskomstnummer og -navn Lønklassenummer og -navn Overenskomstområde FLD Stilling FLD nummer og navn Personalenummer Aflønningsform Ansættelsesform (FLIS) Nomenklaturrelevant Ejerforhold Antal medarbejdere Antal fuldtidsstillinger Afstemning af personale kan med fordel laves på gruppering i henhold til overenskomster og lønklasser eventuelt på FLD overenskomstområder. Personale identificeres på personalenummer fra kommunens lønsystem. DAK - 1020 Personale - Rapport 0130 - Afstemning Fraværsoplysninger Rapporten specificerer fraværet for kommunens personale fordelt i forhold til fraværsårsager og medarbejdernes overenskomst og stilling. Nedbryder til personniveau (personalenummer). Typer af fravær kan vælges på koder og underkoder til hovedgrupperingerne: 01 Sygefravær 04 Barselsfravær 10 Andet fravær 99 Ingen gruppering Endvidere kan der vælges mellem fraværskalenderdage eller fraværsarbejdsdage i filteret Er arbejdsdag Ja / Nej. Rapporten specificerer og gruppere det valgte fravær på: Overenskomstnummer og -navn Lønklassenummer og -navn Personalenummer Aflønningsform Nomenklaturrelevant Ansættelsesform Ejerforhold Antal fraværsdage (kalenderdage/arbejdsdag jf. parametervalg) Antal fraværsdagsværk (kalenderdage/ arbejdsdage jf. parametervalg) KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 8/11
DAK - 1020 Personale - Rapport 0140 Tæller Nævner Fraværsnøgletal Analyserapporten indeholder to tabeller: Tabel 1. Medarbejdere, dagsværk og fravær på overenskomster og lønklasser Formålet med tabellen er at kunne afstemme data fra kommunens personale og fraværssystem med data i FLIS og dokumentere beregning af sygefraværsnøgletal på følgende variable: Overenskomstnummer - Overenskomstnavn Lønklassenummer - Lønklassenavn Ansættelsesform Personalenummer Gennemsnitligt antal medarbejdere Antal fuldtidsstillinger Antal aktive dage Antal aktive dagsværk (kalender) Antal aktive dagsværk (arbejdsdage) Antal fraværsdage Antal fraværsdagsværk (kalender) Antal fraværsdagsværk (arbejdsdage) Fraværsprocent (kalender) Fraværsprocent (arbejdsdage) Tabellen dokumenterer således for hver enkelt medarbejder FLIS registrering af kalenderdage/arbejdsdage og fraværet i perioden målt på kalenderdage og arbejdsdage. De viste data kan med fordel anvendes til en stikprøvevis kontrol af registreringer pr. medarbejder i en periode. Tabellen kan foldes ud over overenskomster, lønklasser og medarbejdere (på medarbejdernummer). Tabellen dokumenterer registreringer og beregninger af fraværsnøgletal (for den valgte fraværstype forvalg sat til sygefravær ). I søjle 8 og 9 vises aktive dagsværk på kalenderdage og arbejdsdage (nøgletalsnævnere), i søjle 11 og 12 vises fraværsdagsværk på kalenderdage og arbejdsdage (nøgletalstællere) og i søjle 13 og 14 vises hver enkelt medarbejders bidrag til det aggregerede nøgletal samt nøgletallet for de valgte overenskomster og lønklasser. Hvis filtrene sættes til: Nomenklaturrelevant = "Ja", Fraværsårsag = "Arbejdsskade" og "Egen sygdom", Ejerhold = "1 Egne" og Ansættelsesform = "Elever", "Overenskomstansatte" og "Tjenestemænd", dokumenteres den fulde beregning af det overordnede sygefraværsnøgletal 50.50.2.1.0.0 for den valgte periode (år eller måned(er)) Tabel 2: Fuldtidsstillinger, aktive dage og fravær fordelt på alder Formålet med tabellen er at kunne afstemme data fra kommunens personale og fraværssystem med data i FLIS og dokumentere beregning af sygefraværsnøgletal fordelt på aldersgrupper. Tabellen kan foldes ud over arbejdsmarkedsrelevante 10-års aldersgrupper og 1-års aldersgrupper. Tabellen dokumenterer fuldtidsansatte og beregninger af fraværsnøgletal (for den valgte fraværstype forvalg sat til sygefravær ). I søjle 5 og 6 vises aktive dagsværk på kalenderdage og arbejdsdage (nøgletalsnævnere), i søjle 8 og 9 vises fraværsdagsværk på kalenderdage og arbejdsdage (nøgletalstællere) og i søjle 10 og 11 vises hver 1-års aldersgruppes bidrag til det aggregerede nøgletal samt nøgletallet for aldersintervaller. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 9/11
Hvis filtrene sættes til: Nomenklaturrelevant = "Ja", Fraværsårsag = "Arbejdsskade" og "Egen sygdom", Ejerhold = "1 Egne" og Ansættelsesform = "Elever", "Overenskomstansatte" og "Tjenestemænd" dokumenteres den beregningerne af de aldersgrupperede sygefraværsnøgletal 50.50.8.0.0.0 til 50.50.12.0.0.0 for den valgte periode (år eller måned(er)). Rapporterne er tilrettelagt til eksport til Excel enten direkte som Excel-fil eller som CSV fil til at danne pivot-tabeller. DAK - 1020 Personale - Rapport 0150 Detailudtræk til Excel og CSV til analyseformål Multi-dimensionel rapport beregnet til at lægge over i Excel via CSV udtræk kræver, at man behersker Excel funktionerne: Data til kolonner Pivot-tabel Rapporten er også velegnet til at danne bruttodataudtræk til videre analyse og arbejde med data i Pivottabeller. Rapporten udtrækker specifikationer på År Måned Funktion 1. niveau Nummer og Navn Funktion 2. niveau Nummer og Navn Funktion 3. niveau Nummer og Navn Omkostningssted 1. niveau Nummer Og Navn Omkostningssted 2. niveau Nummer Og Navn Dranst Nummer og Navn Ejerforhold Nummer og Navn Art Nummer og Navn Personalenummer Startdato ansæt Slutdato ansæt Lønklasse nummer og navn Aflønningskategori Aflønningsform Nøgletalsrelevant (=Alle er forvalgt) Ansættelsesstatus Antal medarbejdere Antal fuldtidsstillinger Antal aktive dage (kalender eller arbejdsdage jf. parametervalg arbejdsdag = ja er forvalgt) Antal aktive dagsværk (kalender eller arbejdsdage jf. parametervalg arbejdsdag = ja er forvalgt)) KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 10/11
DAK - 1020 Personale - Rapport 0160 Personale fordelt på filtre Rapporten er udarbejdet til at give et hurtigt overblik og personalets fordeling på de vigtigste koder til udvælgelse af personale. I modsætning til DAK-rapport 0110 indeholder rapporten kun optællinger, men der optælles på alle dimension og der kan vælge flere år ad gangen. Det således muligt hurtigt at overskue kontinuiteten i data over flere år og samtidig at se optælling af ansatte som indgår hhv. ikke indgår som nøgletalsrelevante. Rapporten viser en oversigt over hvordan personalet i kommunen placeres ind på koder for nøgletalsrelevans. På side 1 Alt personale - her vises det samlede personale i FLIS fordelt på filtrene: Ansættelsesform FLIS Elever Overenskomstansatte Tjenestemænd Ekstraordinært ansatte Fleksjob Øvrige Nomenklaturrelevant Ja Nej Ukendt Ejerforhold 1 Egne 2 Selvejende/private 3 Andre offentlige myndigheder 4 Private leverandører af ikke-momsbelagte tjenesteydelser 99 Ukendt På side 2 - Personale på kontoplan vises to tabeller. I tabel 1 Alt personale - vises det samlede personale fordelt på hovedkonti. Tabellen giver således en oversigt over det samlede personales binding til den kommunale kontoplan. I tabel 2 Nøgletalsrelevant personale vises en oversigt over det personale som er bundet til kontoplanen og som samtidig har de understregede filterværdier (ovenfor) og dermed indgår i personale og fraværsnøgletal I FLIS Hvis der er større udsving i det antal ansatte, som findes nøgletalsrelevante fra år til år fx som følgende af manglende binding til ansættelsesform, kontoplanen eller nomenklaturen bør fejlen anmeldes til Netcompanys Servicedesk. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 11/11