Håndtering af sygefravær

Håndtering af sygefravær Denne vejledning beskriver hvordan du skal agere, når du er syg eller har medarbejdere der er syge. Den fortæller hvilke roller og ansvar du har, samt hvordan og hvornår der skal afholdes sygefraværssamtaler. Det er en fælles opgave for ledere og medarbejdere, at arbejde for et arbejdsmiljø, der er præget af god trivsel og kvalitet i opgavegaveløsningen. At nedbringe sygefraværet er en del af det arbejde, da de bedste forudsætninger for at løse den opgave, er hvis du er en del af fællesskabet. Tilgangen i håndteringen af sygefraværet tager udgangspunkt i tillid og dialog. Alle involverede har et ansvar for at finde fælles løsninger, i en balance mellem den sygemeldtes formåen, arbejdsmiljøet for de øvrige medarbejdere og driften. Formål: Med udgangs punkt i innovationssporet, Det fælles vi og bæredygtig arbejdskulturs ambition, man skal ikke blive syg af at gå på arbejde i Skanderborg Kommune, ønsker vi at fremme nærværet og nedbringe fraværet. Denne vejledning har derfor som formål at: Fremme et godt arbejdsmiljø og en stabil driftssituation på alle arbejdspladser Fremme en åben dialog om fravær Fremme/sikre kontinuitet, sammenhæng og gennemsigtighed i sygefraværshåndteringen Fastholdelse indgår som et element i sygefraværsindsatsen Godkendt i HMU den xx xxx xxxx Revideres senest den xx xx xxxx

Hvad mener vi når vi siger: Langt fravær: Over 14 dages sygdom Hyppigt/atypisk fravær: Der er ikke nogen fast definition på hyppigt fravær. Det beror på lederens konkrete vurdering. En tommelfingerregel kan være, hvis en medarbejder overstiger det gennemsnitlige fravær som branchen har. Atypisk fravær, kan være atypisk for den enkelte medarbejder eller atypisk i forhold til eventuelt fravær på bestemte dage, perioder på året eller andet, der danner et mønster. Din rolle og ansvar Det er en fælles opgave mellem leder, tillidsvalgte og medarbejdere at have en åben dialog om sygefravær, trivsel og kvalitet i arbejdsopgaven. Du som leder Opfordrer til dialog omkring sygefraværet, og inviterer til samarbejde med medarbejderen, så både omsorg for den sygemeldte og hensynet til drift og kvalitet, får plads i samtalerne. Sender indkaldelse til samtaler ud mindst 5 dage før samtalen. Indkaldelse indeholder mindst: formål med samtalen, dagsorden samt oplyse om retten til at tage en bisidder med. Har ansvar for, at der bliver skrevet referat fra samtalerne. Referatet underskrives af leder og medarbejder og lagt i personalesagen. Oplyser den sygemeldte om at referater fra telefonsamtaler og sygefraværssamtaler, bliver dokumenteret i personalesagen. Du som medarbejder Har ifølge sygedagpengeloven ret til en samtale efter 28 dages sygemelding. Har pligt til at møde op til indkaldte sygefraværssamtaler eller opfølgning på samme. Hvis du er så syg, at du ikke kan komme til en samtale, kan samtalen eventuelt foregå i dit hjem, eller der kan aftales telefoniske samtaler. 2

Har ikke pligt til at oplyse sygdommens art, medmindre dit fravær skyldes en arbejdsulykke. Har pligt til at fortælle hvilken betydning sygdommen har for arbejdets udførsel. I samarbejder med lederen, aftales det hvad arbejdspladsen kan gøre og hvad du kan gøre, at vende tilbage til arbejdspladsen. Samarbejder ved sygefravær over 30 dage med din bopælkommunes jobcenter, og udfylder de papirer der skal til for at Skanderborg Kommune får sygedagpengerefusion, (hvis ikke kan du trækkes i løn). Du som Tillidsvalgt/bisidder Støtter processen omkring sygefraværssamtaler og dialog mellem medarbejder, leder og relevante ressourcepersoner. Støtter den sygemeldte i forløbet, samt læser referat og underskriver sammen med sygemeldte. Hvordan gør du som leder Følgende afsnit beskriver en måde at få systematik og gennemsigtighed i håndteringen af sygefraværet. Det giver mange fordele. Men i nogle tilfælde vil det virke ufleksibelt og uden mening at følge dette slavisk. Hvis eksempelvis den sygemeldte har en lægetid på den 17. sygedag, giver det bedst mening at afholde den første sygefraværssamtale efter lægebesøget og ikke efter 14 dage. Så afsnittet er tænkt som en hjælp og en grundskitse, men kan afviges, alt efter hvilket forløb der er tale om. Det er dog rigtig vigtigt at du dokumenterer, både de forskellige samtaler samt eventuelle afvigelser i medarbejderens personalesag. Sygemelding Medarbejderen melder sig syg inden det tidspunkt de skulle have mødt 1. sygedag. Hver arbejdsplads udarbejder en lokal procedure for hvornår, hvordan og hvem medarbejderen sygemelder sig til. Det anbefales, at det så vidt muligt er lederen medarbejderen sygemelder sig til. Proceduren introduceres til alle medarbejdere. Denne procedure kan med fordel også indeholde retningslinjer for raskmelding. Sygefraværssamtaler - hvornår 3 7 14 - Standard for opfølgning på sygemeldinger 3

HMU har tidligere besluttet, at lederen kontakter sygemeldte, på 3. 7. og 14. fraværsdag, du får en mail via lønsystemet. Kontakt inden 3. dages sygdom Du ringer til den sygemeldte, for at drage omsorg for den sygemeldt. Derudover er der oplysninger du har brug for af medarbejderen, for at kunne tilrettelægge arbejdet for de øvrige medarbejdere. Gode spørgsmål at stille: Er der noget jeg kan gøre? Er der aftaler/opgaver der skal meldes fra til? Hvor længe regner du med at være syg? Hvornår og hvordan du bliver kontaktet inden 7. dagen, hvis du fortsat er syg Hvilken besked gives til dine kolleger? Ønsk god bedring Du skriver et notat i personalesagen fra denne samtale. Kontakt inden 7 dages sygdom: Der tages kontakt på det tidspunkt, der er aftalt ved den første kontakt. Denne samtale har også omsorg for medarbejderen som omdrejningspunkt. Du kan også spørge om forventet længde på sygemeldingen og hvis medarbejderen forventer en sygemelding over samlet 14 dage, fortæller du, at medarbejderen blive indkaldt skriftlig via digital post til en sygefraværssamtale. Indkaldelsen skal sendes 5 dage før samtalen finder sted. Gode spørgsmål at stille: Hvordan går det? Er der noget jeg kan hjælpe med? Hvor længe regner du med at være syg? Hvis din sygefraværs periode forventes længere end 14 dage, vil du blive indkaldt til en sygefraværssamtale inden 14. dags sygefravær. Indkaldelsen vil ske skriftligt pr. digital post. Bisidder, TR, AMR kan deltage på medarbejderens foranledning. Hvilken besked må jeg give dine kolleger? 4

Ønsk god bedring Du skriver et notat i personalesagen fra denne samtale. Sygefraværssamtale inden 14 dages fravær Dette er en sygefraværssamtale, som har et mere afklarende sigte, om hvornår og hvordan medarbejderen kan komme helt eller delvist på arbejde igen. Dagsorden til mødet: Hvordan har du det? Hvad er sat i gang, for at udrede eller forbedre din tilstand? Er der noget i arbejdsmiljøet, der er årsag til dit fravær? Hvad er udsigten til du kan komme tilbage eventuelt gradvis, eventuelt med skånehensyn. Dialog om behovet for en lægeerklæring Eventuelt behov for mere omfattende støtte til arbejdsfastholdelse, jobcenter, ergonomisk vejledning m.m. Hvad må dine kolleger informeres om, og hvem gør det? Dato for opfølgende møde, og evt. dagsorden til dette Du har ansvar for, at der udarbejdes et referat, som medarbejder og du underskriver. Referatet lægges i personalesagen. Sygefraværssamtaler ved hyppigt eller atypisk fravær Hvis en medarbejder har hyppigt eller atypisk fravær, kan du indkalde til en sygefraværssamtale. Det er ud fra en konkret vurdering lederen indkalder til en sygefraværssamtale på ovenstående grundlag. Samtalen har undren og bekymring for medarbejderen som omdrejningspunkt. Til denne samtale udskrives en oversigt over fraværet, så I sammen kan se det til mødet. Du udarbejder en skriftlig indkaldelse via digital post, 5 dage før samtalen. Der oplyses om retten til en bisidder. En dagsorden kan være: Konkret snak om dit fravær? (Her fremvises dokumentation for fraværet eller for ændringen i fraværsmønsteret) Er der noget i arbejdsmiljøet eller andre forhold, der er årsag til dit fravær? 5

Hvad skal der til for at nedbringe dit sygefravær? Hvad kan du gøre? Hvad kan arbejdspladsen gøre? Dato for opfølgende møde, og dagsorden til dette Du har ansvar for at der udarbejdes referat fra samtalen, som medarbejder og du underskriver. Referatet lægges i personalesagen. Opfølgende sygefraværssamtaler De opfølgende sygefraværssamtaler, indkalder du til mindst hver 4. uge. Der er forløb, hvor det giver mere mening med længere intervaller i mellem de opfølgende samtaler, så dokumenterer du hvorfor i personalesagen. Ofte vil det være en god ide at aftale den næste opfølgende samtale på møderne, du kan skrive dagsordenen i referatet fra sygefraværssamtalen. På den måde er det kun nødvendigt at sende en indkaldelse, hvis der er kommet nye dagsordenspunkter på. Ved længerevarende fravær, afsøges mulighed for at optage arbejdet helt, delvist eller gradvist. I disse tilfælde kan ressourcepersoner fra sygemeldtes bopælskommune indkaldes til sygefraværssamtalerne, for at afsøge handlemuligheder og finde løsninger for tilbagevenden til arbejdet. Tjenestelig samtale Vedvarende eller gentagende hyppig fravær eller et fraværsmønster, der savner tilstrækkelig begrundelse og dokumentation, er uforenelig med driften, og kan derfor føre til afskedigelse. I Længerevarende sygdomsforløb, hvor raskmelding er uden for perspektiv, eller så langt ude i fremtiden, at drift og arbejdsmiljø bliver urimeligt belastet, kan afskedigelse komme på tale. Dette forudsat, at der forinden er forsøgt fastholdelse eller forsøg på samme. Sådan skal du indhente lægeerklæringer I nogle tilfælde ved langvarigt eller hyppigt fravær, giver det rigtig god mening at indhente lægeerklæring. Der er tre typer lægeerklæringer man som arbejdsgiver kan indhente. Mulighedserklæring Formålet er at fastholde medarbejderen og sikre en hurtig tilbagevenden til arbejdet. Hjemlen findes i sygedagpengelovens 36a. Tilbagevenden kan eventuelt ske på særlige 6

vilkår i en periode, og erklæringen kan udfærdiges selvom det ikke er i forbindelse med en umiddelbar fraværs periode. Den kan anvendes, når medarbejderen har: Længerevarende sygefravær f.eks. ved symptomer fra bevægeapparatet, stress etc. Sygefravær i forbindelse med alvorlig sygdom Sygefravær under graviditet Hyppigt kortvarigt fravær, eventuelt omkring weekender eller med vekslende eller uklare begrundelser Fortsat nedsat arbejdsfunktionsevne efter udløbet af den periode, der er angivet i tidligere udfærdiget mulighedserklæring i samme fraværsperiode. Erklæringen udfærdiges i første omgang af medarbejderen og arbejdsgiveren i fællesskab, på en særlig blanket. Efterfølgende afgiver medarbejderens egen læge en udtalelse ved at udfylde side 2 i blanketten. Friattest Formålet er at udgøre dokumentation for fravær som følge af sygdom, og attesten kan derfor kun udfærdiges i forbindelse med sygdom. Hjemlen er funktionærloven og domspraksis. Attesten forudsætter at medarbejderen har konsulteret sin læge. Friattest kan således anvendes eksempelvis i følgende tilfælde: Hvis den sygemeldt ikke ser sig i stand til at medvirke ved en sygesamtale med arbejdsgiveren I tilfælde, hvor medarbejderen har meldt sig syg i opsigelsesperioden I tilfælde, hvor medarbejderen har meldt sig syg i sin ferie I tilfælde, hvor arbejdsgiver ønsker at afskedige begrundet i medarbejderens sygdom Arbejdsgiveren bør skriftligt anmode om en friattest, og medarbejderen har muligvis kun pligt til at få udfærdiget en attest efter skriftlig anmodning. Varighedsattest 7

Anvendes som hidtil til at anslå hvor længe en sygeperiode vil vare, og muligheden for at bede om en sådan attest, er hjemlet i funktionærloven. Arbejdsgiveren har ret til at få udleveret en varigheds attest når medarbejderen har været syg i 14 dage eller mere. Igen må det forventes at en attest kun vil blive udfærdiget hvis der foreligger en skriftlig anmodning fra arbejdsgiverens side. Hjælpeværktøjer, findes på Medarbejderportalen Skabeloner til indkaldelser og referater Pixieudgave af denne vejledning som støtte til lederne Pixieudgave af vejledning til medarbejderen??? Hvor kan du få hjælp til arbejdsfastholdelse Sygefravær og refusion (er endnu ikke udarbejdet) 8