Bilag 1 Tidsplan Udbud af
INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved kontraktindgåelse. Formål med Bilag: Formålet med dette Bilag er at få fastsat milepæle og tidspunkter for aktiviteter, der er relevante for levering af Løsningen. Instruks vedrørende Bilag: I forbindelse med afgivelse af tilbud, skal Tilbudsgiver ikke udfylde eller besvare Bilaget. Evaluering af besvarelse: Bilaget evalueres ikke. Tilbudsgivers forbedringsforslag: Det vil være muligt at angive forbedringsforslag i Bilag 80, Tilbudsgivers forbedringsforslag. Sådanne forslag kan blive drøftet i forhandlingsfasen, men vil ikke nødvendigvis blive det. Side 1 af 11 Bilag 1: Tidsplan
Indhold 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 INDLEDNING... 3 PROJEKTGENNEMFØRELSE... 4 Delprojekter... 4 Projektfaser... 4 1.3 OVERORDNET TIDSPLAN... 5 1.3.1 Forudsætninger... 6 1.3.2 Højtider, ferie o.lign. i 2018... 6 1.3.3 Væsentlige milepæle... 6 1.3.4 Afklaringsfasen... 9 1.3.4.1 Særligt om Fit/gap-analyse... 9 1.3.4.2 Afklaringsfasens udstrækning... 9 1.3.5 Klargøringsfasen... 9 1.3.5.1 Etablering af Kundens supportorganisation... 10 1.3.5.2 Etablering af Kundens forvaltning... 10 1.3.5.3 Klargøringsfasens udstrækning... 10 1.3.6 Implementeringsfasen... 10 1.3.6.1 Milepæle i implementeringsfasen... 10 1.3.6.2 Implementeringsfasens udstrækning... 11 1.3.7 Afslutningsfasen... 11 Bilag 1: Tidsplan Side 2 af 11
1.1 Indledning Bilag 1 indeholder Kundens forslag til indhold af projektplan for levering af Løsningen og implementering på udvalgte afdelinger. Leverandøren skal i afklaringsfasen levere en detaljeret projektplan der tager udgangspunkt i Leverandørens projektplan samt milepælene beskrevet i Tabel 2 - Væsentlige milepæle. Det er Leverandøren, der har et for den samlede leverance, og dermed er det også Leverandøren, der har et for at udarbejde og vedligeholde opdaterede projektplaner og tidsplaner i samarbejde med Kunden. Leverandørens Projektplan skal hænge sammen, være robust, og der skal være en detaljeringsgrad i planen, så det er muligt at få indsigt og overblik over det samlede projektforløb, herunder anvendelsen af Kundens Ressourcer. Med Projektplan, Milepælsplan og Detaljeret tidsplan forstås følgende: Projektplan Projektplanen indeholder i dette bilag elementer, der anskueliggør projektforløbet og viser, hvordan Leverancen kan leveres og de forudsætninger der skal være opfyldt. Milepælsplan Milepælsplanen indeholder en oversigt over de væsentligste Milepæle og Leverancer i forløbet fra kontrakten underskrives, til sidste driftsprøve er godkendt. Væsentlige milepæle fremgår af Tabel 2 - Væsentlige milepæle. Detaljeret tidsplan Den detaljerede tidsplan er en yderligere operationalisering af milepælsplanen og den overordnede projektplan. Den indeholder alle aktiviteter og leverancer, der er nødvendige for at gennemføre projektet og anvendes til tids- og fremdriftsstyring i projektforløbet. Forslag til dette fremgår af Side 3 af 11 Bilag 1: Tidsplan
1.2 1.2.1 Projektgennemførelse Delprojekter Implementeringen af Løsningen vil foregå i 3 delprojekter, hvor delprojekt 1 omhandler implementeringen af det centrale setup med dataopsamling fra udvalgte anæstesi-afdelinger i RSD. I forbindelse med delprojekt 2 udvides Løsningen med dataopsamling fra de resterende anæstesiafdelinger samt alle intensiv-afdelinger i RSD. Ved Delprojekt 3 udvides Løsningen med dataopsamling fra de resterende steder i RSD hvor løsningen ønskes anvendt, potentielt på op til ca 3.000 opsamlingspunkter og ca 9.000 apparaturer. Indholdet af de forskellige delprojekter er beskrevet nærmere i Bilag G-1 Apparaturpakker og Bilag G- 2 Apparaturliste. 1.2.2 Projektfaser Nedenfor beskrives overordnet kundens rammer for projektgennemførelsen illustreret ved de overordnede faser fra Kundens Projektmodel. Disse faser gennemføres efter kontraktindgåelsen og frem til godkendelse af den afsluttende driftsprøve. Ide Analyse Anskaffelse Gennemførelse Gevinstrealisering Afklaringsfase Klargøringsfase Implementeringsfase Afslutningsfase Figur 1 - Overordnede faser fra Kundens Projektmodel Projektgennemførelsen baseres på erfaringer og metoder, som Leverandøren har fra tidligere projekter med lignende karakteristika. Erfaringerne anvendes og er afspejlet i projektplanen og beskrivelser. Bilag 1: Tidsplan Side 4 af 11
1.3 Overordnet tidsplan Nedenfor er illustreret hvorledes kunden umiddelbart ser elementerne og deres afhængigheder til tidsplanen for Klargøringsfasen. Bemærk at det er kun en illustration, derfor er f.eks. varighed og timing ikke retvisende men vejledende. De orange kasser illustrerer de elementer Leverandøren har et for og de blå illustrerer de elementer Kunden har et for. Figur 2 - Overordnet tidsplan Ændring af milepæle på den kritiske vej kan kun ske med styregruppens godkendelse. Ændringer håndteres, jf. Bilag 9, Ændringshåndtering. Side 5 af 11 Bilag 1: Tidsplan
1.3.1 Forudsætninger Inden for projektets tidsramme skal Leverandøren levere Løsningen med fuld funktionalitet jf. bilag 3, testet og godkendt som beskrevet i Bilag 14. Leverandøren skal deltage og bistå Kunden i implementering af Løsningen i afdelingerne der er listet i Tabel 3 - Implementeringsplan. Ressourcer: Kunden vil ved klargøringsfasen levere ressourcer til forvaltningsorganisationen, til opbygning af den centrale infrastruktur samt til test. Kunden vil ved implementeringsfasen levere ressourcer fra den etablerede forvaltningsorganisation som skal høste erfaringer med implementering i afdelinger. Kunden vil ligeledes levere ressourcer fra Medicoteknik med kendskab til udstyret, der skal tilsluttes MDIC-løsningen. 1.3.2 Højtider, ferie o.lign. i 2018 Der skal som udgangspunkt ikke planlægges med aktivitet fra kundens side i de ferieperioder der fremgår af Tabel 1 - Højtider og ferier. Såfremt der er behov skal dette aftales eksplicit med kunden. Dato/periode Uge 7 Uge 13 og 14 Ferienavn Vinterferie Påskeferie 1. maj Første maj 11. maj Fredag efter Kristi himmelfartsdag 5. juni Grundlovsdag Uge 27, 28, 29, 30, 31 og 32 Uge 42 Uge 52 og den 31. december Sommerferie periode Efterårsferie Juleferie Tabel 1 - Højtider og ferier 1.3.3 Væsentlige milepæle Projektet skal gennemføres i overensstemmelse med Kundens overordnede faseopdeling, der er vist herunder i Tabel 2 - Væsentlige milepæle. Leverandørens faseopdeling skal således tage udgangspunkt i denne. Det står Leverandøren frit for, at opdele nedenstående milepæle i mindre milepæle, hvis der er behov for dette i forbindelse med udarbejdelse af projektplanen og milepælsplanen. Det står ligeledes Leverandøren frit for at oprette yderligere milepæle hvis dette er nødvendigt. Milepælene i Tabel 2 - Væsentlige milepæle står ikke i en kronologisk rækkefølge i forhold til deres indbyrdes afhængigheder. Fase Milepæle Leverandørens Kundens Anskaffelsesfasen Systemdokumentation leveret Kontrakt underskrevet Delt Delt Anskaffelsesfasen gennemført og afsluttet Delt Delt Afklaringsfase Fit/gap analyse gennemført. Samarbejdsorganisation etableret Bilag 1: Tidsplan Side 6 af 11
Fase Milepæle Leverandørens Kundens Endelig Projektplan godkendt. Risikovurdering af Løsningen jf. bilag 14 leveret. Hovedtestplan afklaret. Detaljeret tidsplan leveret og godkendt. Endelig implementeringsplan udarbejdet og godkendt. Endelig arkitekturbeskrivelse udarbejdet, herunder specificering af al hardware. Rapport med beskrivelse af endelige aftaler i forhold til ovenstående. Delt Delt Afklaringsfasen gennemført og afklaringsrapporten er godkendt. Klargøringsfase Opsætning af centralt servermiljø gennemført og godkendt. Opsætning af Centrale integrationer gennemført. Installationsprøve for Testmiljø, præproduktionsmiljø og produktionsmiljø gennemført og godkendt. Overtagelsesprøve af Løsningen gennemført og godkendt, Endelig dokumentation leveret og godkendt. Hardware leveret til Testmiljø, præproduktionsmiljæ og produktionsmiljø. Løsningen installeret på Testmiljø, præproduktionsmiljø og produktionsmiljø. Opkobling af apparatur pakke A på afd. V Simulationscenteret gennemført. Overtagelsesprøve gennemført og godkendt, Uddannelsesmateriale leveret Uddannelse af Regional IT og Forvaltning gennemført og godkendt. Forvaltning etableret Kundens supportorganisation etableret Side 7 af 11 Bilag 1: Tidsplan
Fase Milepæle Leverandørens Kundens Delvis overdragelse af drift til Regional IT gennemført. Test af grænseflader gennemført og godkendt. Klargøringsfasen afsluttet Løsningen implementeret på pilot afdeling. Første afdeling Implementeringsfase Uddannelse af kundens medarbejdere på sygehusene (lokal-it og klinikere), Implementering af Løsningen startet. Implementering af Løsningen afsluttet Driftsprøve gennemført og godkendt., Implementeringsfasen afsluttet. Alle udstående fra test, implementering o.lign. er afsluttet. Afslutningsfase Afslutning af projektet gennemført. Delt Afslutningsrapport udarbejdet og godkendt. Afslutningsfasen afsluttet. Tabel 2 - Væsentlige milepæle Alle prøver indenfor en overordnet fase (se Figur 1 - Overordnede faser fra Kundens Projektmodel) skal være godkendt af Kunden, inden den næste overordnede fase (fx implementeringsfase) påbegyndes. Bilag 1: Tidsplan Side 8 af 11
1.3.4 Afklaringsfasen Formålet med afklaringsfasen er at etablere et samarbejde mellem Kunden og Leverandøren efter kontraktindgåelsen baseret på de rammer, der er beskrevet i nærværende bilag, Hovedkontrakten og Leverandørens tilbud. Kunden og Leverandørens samarbejdsorganisation for gennemførelsesfasen er således etableret senest ved afslutning af afklaringsfasen. Dette skal gøre Leverandøren i stand til eventuelt at konkretisere Løsningsbeskrivelsen i mindre omfang og opdatere Projektplanen i slutningen af afklaringsfasen, i overensstemmelse med udbudslovens rammer. I afklaringsfasen får Leverandøren og Kunden endelig fastlagt projektfremgangsmåden og rammerne for det konkrete samarbejde omkring Leverancen. Dette gør Kunden i stand til at opdatere sin business case og muliggør, at de nødvendige Ressourcer kan mobiliseres i Kundens såvel som Leverandørens organisation. Leverandøren skal fremlægge mødeplan, for workshops og afklaringsmøder med Kunden, som en del af Projektplanen. Afklaringsfasen afsluttes med godkendt afklaringsrapport. Begge Parter skal godkende afklaringsrapporten. 1.3.4.1 Særligt om Fit/gap-analyse Som en del af afklaringsfasen gennemfører Leverandøren i samarbejde med Kunden en Fit/gapanalyse mellem den tilbudte Løsning og Kundens krav med henblik på at afdække gaps, der vil kræve ændringer af Kundens arbejdsgange eller eventuelt tilpasninger af Løsningen. 1.3.4.2 Afklaringsfasens udstrækning Ved afklaringsfasen forstås perioden fra underskrivelse af Kontrakten til Kunden godkender eller afviser forslaget til revideret Løsningsbeskrivelse udarbejdet af Leverandøren. Afklaringsfasen afsluttes med en rapport om de dokumenter og aftaler der er tilrettet i henhold til Tabel 2 - Væsentlige milepæle Afklaringsfasen. 1.3.5 Klargøringsfasen Klargøringsfasens formål er, at klargører Løsningen til idriftsættelse, dette indebære test og kvalitetssikring jf. bilag 14 af alle løsningens krav jf. bilag 3, samt etablere og teste den nødvendige infrastruktur der er nødvendig for at MDIC-løsningen kan fungere i produktions-, Præ-prod- og test-miljøet. Al dokumentation for MDIC-løsningen med tilhørende miljøer skal være opdateret, afleveret og godkendt af Kunden. Leverandør skal bidrage til etablering af Kundens Forvaltning af MDIC med viden, dokumentation og processer omkring service og support. Uddannelse af Kundens medarbejdere i Medico, Regional IT og Forvaltning skal være gennemført og godkendt af Kunden. Undervisningsmateriale skal være leveret inden uddannelsen, og undervisningen skal foretages af professionelle undervisere fra Leverandøren. Leverandøren skal bidrage til overdragelse af MDIC-løsningen til Regional IT med viden, dokumentation og processer omkring service og support, inklusiv Servicintroduktionen som er en forudsætning for idriftsættelse af Løsningen hos region syddanmark. Side 9 af 11 Bilag 1: Tidsplan
1.3.5.1 Etablering af Kundens supportorganisation Forud for ibrugtagning af Løsningen skal Kundens supportorganisation være tilstrækkeligt uddannet og alle processer skal være beskrevet, implementeret og godkendt, således at Kundens supportorganisation har haft mulighed for at indøve de forskellige processer, som dermed er velfungerende fra idriftsættelse af den første pilotafdeling. 1.3.5.2 Etablering af Kundens forvaltning Formålet med overgang til Forvaltning er at forberede Kundens og Leverandørens respektive organisationer på at forvalte Løsningen allerede fra starten herunder at skulle vedligeholde og supportere Løsningen. Overgang til Forvaltning er således en aktivitet, der ligger forud for implementeringsfasen, idet Forvaltningen skal deltage og øve sig på MDIC-løsningen i implementeringsfasen. 1.3.5.3 1.3.6 Klargøringsfasens udstrækning Klargøringsfasen starter ved afsluttet afklaringsfase og afsluttes nå Løsningen er overdraget til drift og forvaltning. Implementeringsfasen Implementeringsfasen har til formål at implementere MDIC-løsningen på Pilotafdelinger og teste at Løsningen lever op til Kundens krav, samt verificere at Kundens medarbejdere er uddannet tilstrækkeligt for håndtering af en implementering og den daglige drift. Løsningen implementeres i udvalgte anæstesiafdelinger på Kundens sygehuse. Det er væsentligt for Kunden, at der for idriftsættelse af hver anæstesiafdeling er en velplanlagt opstart og afslutning således, at der tages højde for, at en Sygehusenhed kan have lokale forhold, der kan give anledning til et behov for yderligere aktivitet såsom undervisning eller mindre tilpasninger. Derudover skal der som afslutning på hver anæstesiafdeling være en aktivitet der sikrer, at erfaringer bliver opsamlet med henblik på anvendelse til den efterfølgende implementering. Kundens medarbejdere, der skal arbejde med MDIC-løsning, skal uddannes i den daglige håndtering, og modtage undervisningsmateriale der kan anvendes som opslagsværk. 1.3.6.1 Milepæle i implementeringsfasen Lokation Milepæle Forventet antal installationer (pakker jf. Bilag G-1 Apparaturpakker og Bilag G-2 Apparaturliste) Leverandørens Kundens OUH Odense Opkobling af apparatur på afd. S - Medicinske mave-tarmsygdomme OUH Odense Opkobling af apparatur på afd. V - Klinisk anæstesi E OUH Odense Opkobling af apparatur på afd. V - Klinisk anæstesi Z OUH Odense Opkobling af apparatur på afd. V - Klinisk anæstesi F OUH Odense Opkobling af apparatur på afd. V - Klinisk anæstesi D OUH Odense Opkobling af apparatur på afd. V - Klinisk anæstesi O 1 pakke A 2 pakke A 4 pakke A 7 pakke A 9 pakke A 14 pakke A OUH Odense Opkobling af apparatur på afd. V - Klinisk anæstesi U 9 pakke A 3 pakke H Bilag 1: Tidsplan Side 10 af 11
OUH Nyborg Opkobling af apparatur på afd. V- Anæstesiologisk afdeling 8 pakke K OUH Svendborg Opkobling af apparatur på Anæstesiafsnittet 8 pakke L 4 pakke O OUH Svendborg SLB Kolding SLB Kolding SLB Kolding SLB Vejle SLB Vejle SLB Middelfart Opkobling af apparatur på Dagkirurgisk op Opkobling af apparatur på Røntgenafdelingen Opkobling af apparatur på Anæstesiologisk - Dagkir Opkobling af apparatur på Anæstesiologisk - Anæstesi Opkobling af apparatur på Organkirurgisk Afdeling Opkobling af apparatur på Urinvejskirurgisk Afdeling Opkobling af apparatur på Anæstesiologisk Afdeling 6 pakke M 2 pakke I 7 pakke C 22 pakke B 1 pakke D 3 pakke D 5 pakke N SVS Grindsted Opkobling af apparatur på Anæstesi og intensiv 5 pakke F 4 pakke P SVS Brørup SVS Esbjerg SVS Esbjerg SHS Aabenraa SHS Aabenraa SHS Sønderborg Opkobling af apparatur på Veneklinikken Opkobling af apparatur på Anæstesi og intensiv - dagkirurgisk Opkobling af apparatur på Anæstesi og intensiv - anæstesiafsnit Opkobling af apparatur på Røntgen og Skanning Opkobling af apparatur på Bedøvelse og intensiv Opkobling af apparatur på Bedøvelse og intensiv 3 pakke G 7 pakke F 18 pakke F 1 pakke J 12 pakke E 18 pakke E Tabel 3 - Implementeringsplan 1.3.6.2 1.3.7 Implementeringsfasens udstrækning Ved implementeringsfase forstås perioden fra afslutning af klargøringsfasen frem til godkendt Driftsprøve samt at Løsningen er implementeret og fungerende på de anæstesiafdelinger vist i Tabel 3 - Implementeringsplan. Afslutningsfasen Formålet med afslutningsfasen er at evaluere projektforløbet og opløse projektorganisationen. Det er ligeledes i afslutningsfasen, at Kunden og Leverandøren lukker og dokumenterer udeståender i forhold til kontrakten samt overdrager udeståender og den fortsatte opfølgning på gevinstrealiseringen til Kundens og Leverandørens forvaltnings- og driftsorganisationer. Side 11 af 11 Bilag 1: Tidsplan