Møde den 7. marts 2016 Frandsensalen, Nordre Ringgade 1, 8000 Aarhus C Hovedsamarbejdsudvalg Referat Til stede: Brian Bech Nielsen (BBN), Berit Eika (BE), Arnold Boon (ABOON), Johnny Laursen (JL), Allan Flyvbjerg (ALF), Thomas Pallesen (TP), Olav W. Bertelsen (OWB), Aase Pedersen (AP), Anne Marie Bundsgaard (AMB), Helle Colding Seiersen (HCS), Bertha Beck Mortensen (BBM), Uffe Pilegaard Larsen (UPL) som suppleant for John Kapstadt, Peter Kithler (PK), Anders K. Moestrup (AKM), Mini Mehlsen (MM), Steffen Junker (SJ) som suppleant for Peter Holm Nielsen, Steen Henrik Møller (SHM), Heidbra Jonsdottir (HJ), Tinna Meyer (TM), Anne L. Behnk (ALBE) Afbud fra: Niels Chr. Nielsen, Peter Holm Nielsen, Per Dahl og John Kapstadt Referent: Dorrit Wedendahl Dagsorden: 1. Ny valgperiode for HSU 2. Bemærkninger til og godkendelse af dagsorden 3. AU s økonomi 4. Høring om Handleplan for flere kvinder i forskning 5. Kompetenceudvikling 6. Fælles årshjul for AU s samarbejdsorganisation 7. Oplæg om HSU s kommunikation 8. Opfølgning fra seneste HSU-møde (det fælles HAMU-HSU møde 5-1-2016) 9. Orientering fra formand og ledelsesside 10. Meddelelser fra næstformænd og medarbejderside 11. Kommunikation fra mødet 12. Skriftlig orientering 13. Næste møde 14. Eventuelt Dato: 20. april 2016 Sags nr.: 144.663 Ref: DEW Side 1/9 Highlights fra mødet: Økonomi: Fakulteterne og Enhedsadministrationen arbejder i øjeblikket med budget 2017-2020 med henblik på at kvalitetssikre indtægtsgrundlaget og muligheder for at reducere udgifter. Baggrunden er en indtægtsnedgang på mindst 300 mio. kr. i perioden som følge af finanslov 2016. Der er især usikkerhed om størrelsen af fremdriftsbøden/færdiggørelsesbonus, og det er vigtigt at have fokus på de studerendes fremdrift. Universitetsledelsen udarbejder en samlet økonomiplan, som fremlægges for bestyrelsen i juni måned. Årsresultat for 2015 forventes at blive et overskud på 52 mio. kr. Det endelige resultat foreligger i april. Handleplan for flere kvinder i forskning: HSU pegede på følgende vigtige handlinger, der kan være med til at fjerne de strukturelle og kulturelle barrierer, som afhol- Aarhus Universitet :
der talentfulde kvinder fra at vælge en forskerkarriere: - kompensation for udgifter til barsel - kompensation for barselsperiode i bedømmelserne (fokus på reel forskningstid) - skabe en arbejdskultur, som gør det attraktivt for kvinder at søge forskerstillinger - mere åbenhed og tydelighed fra ledelsen om hvordan der rekrutteres - øget fokus på karrierevejledning og mentorordninger Kommunikation fra HSU: HSU vil forbedre kommunikationen fra HSU-møderne ved at udarbejde highlights fra møderne, som man via et nyhedsmodul på hjemmesiden kan abonnere på. Næstformænd i HSU: Olav Bertelsen og Aase Pedersen er valgt som næstformænd. Side 2/9 Referat: 1. Ny valgperiode for HSU BBN oplyste, at ny valgperiode for HSU er fra 1. marts 2016 til 28. februar 2018. BBN bød velkommen til nyvalgte medlemmer i HSU: Mimi Mehlsen og Tinna Meyer, og nyvalgte suppleanter: Uffe Engberg, Marie Louise Bro Pold, Anita Pedersen, Poul E. Borg og Johannes Ravn Jørgensen. BBN takkede afgåede HSU-medlemmer: Niels Relsted og Bibiana Paluszewska og afgående suppleanter: Anne Vedsted Hansen, Claus Palle og Margrethe Therkildsen for deres indsats i HSU. Medarbejderrepræsentanterne har valgt Olav W. Bertelsen og Aase Pedersen som næstformænd I HSU. Per Dahl er ophørt som næstformand, og BBN takkede Per Dahl for en stor indsats som næstformand i HSU siden juni 2014. 2. Bemærkninger til og godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 3. AU s økonomi a) Foreløbigt årsresultat for AU 2015 ABOON orienterede: Det foreløbige årsresultat for 2015 er opgjort til et overskud på 52 mio. kr. Revisionen er i øjeblikket i gang med at gennemgå regnskabet, og der foretages mindre justeringer. Budgetteringen ved regnskabsårets begyndelse var et resultat i balance. Om de enkelte poster i regnskabet bemærkes, at finanslovstilskuddet er ca. 50 mio. kr. lavere end budgetteret som følge af Finansministeriets dispositionsbegrænsning og fremdriftsbøden. Forbruget af eksterne midler er næsten 200 mio. kr. lavere end oprindeligt budgetteret, men
2015-resultatet er næsten 70 mio. kr. højere end i 2014. På omkostningssiden har der været betydelig tilbageholdenhed, i alt ca. 250 mio. kr. i forhold til det budgetterede. Det endelige regnskab årsrapporten - forelægges bestyrelsen til godkendelse den 26. april 2016, og HSU orienteres på HSU-mødet den 28. april 2016. Side 3/9 Besvarelse af spørgsmål og bemærkninger: BBN oplyste, at anvendelsen af salgsprovenuet fra salget af bygninger på Dalgas Avenue sker således, at huslejeudgiften på Navitas ligger på samme niveau som på resten af universitetet. Vedrørende forbruget af eksterne forskningsmidler oplyste ABOON, at regnskabstallene alene viser årets forbrug, og at der ikke herved kan udledes et fald i størrelsen af hjemtagne midler. Men AU skal blive bedre til at budgettere et realistisk forbrug på de eksterne tilskud. b) Orientering om arbejdet med plan for budget 2017-2020 ABOON orienterede: Et overskud på 52 mio. kr. er sammen med allerede indarbejdede besparelser på 100 mio.kr. på administrationen et godt udgangspunkt for arbejdet med budget 2017-2019. Kommende udfordringer, som HSU tidligere er orienteret om: - fremdriftsbøde (manglende færdiggørelsesbonus som følge af manglende studietidsreduktion) - omprioriteringsbidrag på 2% årligt - færre studerende (ny dimensionering 2016-2019) - færre midler i statens forskningsfonde (færre midler i fri konkurrence) - muligt bortfald af taxameterløft på de tørre uddannelser. Samlet er der i årene 2016-2019 budgetteret med 300 mio. kr. færre i indtægter, men der er usikkerhed om særligt størrelsen af fremdriftsbøden og uddannelsesindtægterne. Fakulteterne arbejder nu med, hvordan udgiftsreduktionen konkret skal realiseres. Samtidig med at budgettet skal være i balance, skal AU fortsat have økonomisk råderum til strategiske investeringer. Universitetsledelsen har afholdt ekstra budgetrunder med alle fakulteter og administrationen for at kvalitetsikre indtægtsgrundlaget og afsøge mulige udgiftsreduktioner. På bestyrelsens møde den 14. juni 2016 fremlægges en samlet økonomiplan. Medarbejdernes forslag både til indtægtsforbedringer og udgiftsreduktion inddrages lokalt, herunder i FSU/ASU/ LSU. HSU drøfter også løbende økonomien. ABOON inviterede alle medarbejdere og medarbejderrepræsentanter til at bidrage med forslag til nye indtægter og udgiftsbesparelser. Besvarelse af spørgsmål og bemærkninger: Vedrørende fremdriftsreformen oplyste BE, at studerende, som ikke består eksaminer, kan indhente forsinkelser via sommerkurser. BBN fremhævede, at der er vigtigt, at alle lektorer og professorer er opmærksomme på de studerendes fremdrift, herunder opmærksomhed på at
specialer afsluttes til tiden. OWB bemærkede, at det er vigtigt, at kravene til fremdrift kommunikeres til de studerende, og at der ikke slækkes på de krav, (fremdriftsreformens tvangselementer) der stilles til de studerendes fremdrift. SJ bemærkede, at der er brug for fokus på, at undervisning er meriterende og fokus på incitamenter til udvikling af undervisningen. BBN vurderede, at det ikke er sandsynligt, at den politisk besluttede reduktion i bevillinger til universitetssektoren/de videregående uddannelser de kommende år vil ændre sig, og at der sandsynligvis vil komme en debat om fordelingen af de offentlige midler, som er til rådighed for sektoren. Det er i den forbindelse vigtigt, at AU holder fast i kvalitetsniveauet for uddannelserne. Side 4/9 AP efterlyste, at der afsættes midler til at påbegynde medarbejderdrevet innovation frem for at se på småbesparelser : Hvad kan gøres billigere og bedre. OWB bemærkede, at medarbejderinddragelse i besparelser skal have et langsigtet perspektiv for at være effektive. UPL opfordrede til mere ansvar og fleksibilitet til medarbejderne i forhold til indkøb/brug af indkøbsaftaler. BBN oplyste hertil, at Rigsrevisionen ikke finder, at AU bruger indkøbsaftalerne tilstrækkeligt. ABOON fremførte, at alle forslag er velkomne i de lokale enheder, og at forslagene skal kunne omsættes til en gevinstrealisering, som kan aflæses på bundlinjen. Konklusion: Medarbejderrepræsentanterne gav udtryk for parathed til at bidrage med forslag til budgetforbedringer, og der var enighed om, at medarbejderinddragelsen bedst finder sted i det lokale budgetarbejde, hvor indsigten om driften og muligheder er. Kommunikation: Orientering om planen indgår i highlights fra HSU-mødet (se referat af punkt 7) 4. Høring om handleplan for flere kvinder i forskning BBN s indledning: AU er bagud, når det gælder andelen af kvindelige forskere på de øverste karrieretrin. F.eks. er 31 % af lektorerne på AU kvinder, mens det er 35 % på KU og omkring 40 % på universiteterne i Bergen, Oslo, Uppsala og Lund. Der er tilsyneladende barrierer for, at kvinder ansættes på de øverste karrieretrin. Men der er ingen tvivl om, at talentet findes hos både kvinder og mænd. Vi er derfor nødt til at fastlægge nogle forpligtende mål, og institutterne skal udarbejde handleplaner, der skal følges op på årligt. Men der skal ikke være tvivl om, at det altid er faglig kvalitet, der er det afgørende ved ansættelse. Den udarbejdede handleplan er fokuseret på flere kvinder i forskning frem for ligestilling eller mangfoldighed i bred forstand, fordi det er åbenlyst, at vi skal gøre noget her. Handleplanen er desuden et supplement til den reviderede personalepolitik, som har en politik for ligestilling og mangfoldighed. HSU bedes om
at tage stilling til, om der mangler initiativer, og udpege tre til fem særligt oplagte handlinger, der efter HSU s vurdering vil være de vigtigste at sætte i værk. Side 5/9 Drøftelse: MM pointerede, at ingen kvindelige forskere på AU ønsker ansættelse, fordi de er kvinder, og de ønsker egentlig heller ikke at være genstand for en handleplan, men MM fandt de forslåede tiltag gode og relevante. OWB fandt det nødvendigt og godt med en handleplan og sagde, at et vigtigt fokus måtte være, hvad der kan gøre det attraktivt for kvinder at blive/være ansat. Der var generel enighed om, at der kan opnås bedre vilkår for kvinder ved at adressere de strukturelle barrierer og kulturen ( de blinde pletter, ALF). HJ undrede sig over, at danske kvinder ikke ønsker særbehandling. HJ fandt det vigtigt både med kvindelige og mandlige rollemodeller. Ligeledes er det vigtigt at være opmærksom på tid til at forske, tid til weekend og ferie, hvis vilkårene skal være attraktive. AP sagde, at den eneste effektive måde at få flere kvinder på de øverste karrieretrin er kønskvotering. Flere nævnte fokus på fleksibilitet omkring udlandsophold (HJ, TP, BE, MM) OWB gjorde her opmærksom på, at lempeligere krav kunne føre til et karrierestop. HJ foreslog, at det kunne være nyttigt at opsamle erfaringer fra udlandsophold. Der var enighed om, at flere af tiltagene er gode for både mænd og kvinder, og at dette er positivt for ligestillingen. HSU drøftede, hvorvidt handleplanen skulle hedde flere kvinder i forskning eller have en bredere ligestillingstitel. En bredere titel skulle tage hensyn til de kvinder, der ønsker fokus på lige vilkår frem for på køn. Endelig er der nogle fagområder, der har behov for fokus på at få flere mænd på fagområdet. Der var overvejende tilslutning til at opretholde flere kvinder i forskning. TP foreslog, at en præambel om hensigten med handleplanen at fjerne strukturelle barrierer kunne være med til at forklare titlen. JL m.fl. fandt det vigtigt at få flere kvinder til at søge stillinger. MM gjorde opmærksom på oplevede problemer i barselsreglerne. Mulighed for løn under barsel for tidsbegrænsede ansatte afhænger af, hvornår barselsperioden påbegyndes i forhold til ophør af ansættelsen. Konklusion: HSU peger på følgende handlinger som de vigtigste at sætte i værk: - undersøge mulighederne i en intern barselspulje på AU - kompensation for barselsperiode i bedømmelserne (fokus på reel forskningstid)
- gøre det attraktivt for kvinder at søge stillinger - mere åbenhed og tydelighed fra ledelsen om hvordan der rekrutteres hvad skal der til for at meritere sig - karrierevejledning mentorordning. Side 6/9 Konklusionen indgår i HSU s høringssvar, som rundsendes til kommentering forud for fremsendelse. Høringssvaret sendes til Universitetsledelsens Stab, som præsenterer den samlede høring af handleplanen for Universitetsledelsen. (efterfølgende er af tidsmæssige årsager alene sendt udkast til referat af punktet til Universitetsledelsens Stab). Kommunikation: Indgår i highlights fra HSU-mødet (se referat af punkt 7). 5. Kompetenceudvikling BBN s indledning: Drøftelser i HSU og i AU s lederkreds har resulteret i de principper for kompetenceudvikling, som HSU skal tage stilling til. Forløbet har været langt; HSU havde første temadrøftelse om kompetenceudvikling i maj 2014. Undervejs har ledelsen fået stillet skarpt på kompetenceudvikling. Ledelsesansvaret er tydeliggjort, og det indgår i principperne. Drøftelse: HCS bemærkede, at det er svært at genkende HSU s hidtidige drøftelser i de udarbejdede principper. HCS var ikke enig i den udtalte grad af decentralisering, og HCS fandt, at det kunne være vanskeligt at gennemskue en lokal økonomi til kompetenceudviklingsaktiviteter. AKM bemærkede, at der generelt er gode muligheder for kompetenceudvikling på AU, men fandt den udarbejdede tekst uambitiøs. AKM så gerne, at det også blev formuleret, at medarbejderne har ansvar for egen udvikling, og at AU stiller krav til medarbejderne og har høje ambitioner vedr. kompetenceudvikling, og at AU ønsker løbende udvikling af alle medarbejdere. SJ tilsluttede sig, at medarbejderansvaret skulle fremgå tydeligere og SJ efterlyste også, at kompetenceudvikling for VIP blev tydeligere. AP udtrykte ærgrelse over, at tankegangen i principperne var ændret undervejs. AP fandt det meget nødvendigt, at der er tilbud om kurser til udvikling af generelle kompetencer, som udbydes centralt til alle medarbejdere. AP fandt dette særlig relevant for TAP- medarbejdernes muligheder for generel kompetenceudvikling. OWB bemærkede, at der også er behov for kompetenceudvikling med det formål at sikre medarbejdernes værdi på arbejdsmarkedet generelt. OWB mente, at det skal afsøges, hvilken kompetenceudvikling det giver mening at udbyde centralt, men at det er på det lokale niveau, det afgøres, hvad der er relevant kompetenceudvikling i den faglige sammenhæng. OWB udtrykte bekymring for, at midler til kompetenceudvikling forsvinder i de små enheders budgetter, og OWB bad om, at der er fokus på dette i budgetopfølgningen. Konkret foreslog OWB, at referencen til Brinkerhoff udelades, og at det tydeliggøres, at kompetencefondsmidlerne
er overenskomstaftalte i teksten. HJ tilsluttede sig, at der skal være synlighed i budgetter og regnskab vedr. midler til kompetenceudvikling. HJ foreslog desuden, at der udarbejdes en præambel, som adresserer, at AU har et højt ambitionsniveau i forhold til medarbejdernes kompetenceudvikling. PK foreslog at sætningen i princip 2 En særlig problemstilling bliver ændret til En særlig indsats HCS fandt det nødvendigt, at der bliver arbejdet videre med teksten med fokus på både det lokale og centrale. AP argumenterede for, at der anvendes ressourcer på at søge eksterne midler til generel kompetenceudvikling og gjorde opmærksom på muligheden for at få refusion til nogle aktiviteter. AP understregede i den forbindelse også, at det er vigtigt med både lokale og centrale kompetenceudviklingsaktiviteter og midler dertil. JL oplyste, at der på ARTS arbejdes meget konsekvent og godt med kompetenceudvikling på institutterne, og at midlerne til aktiviteter også findes lokalt. BBN fastslog, at beslutning om kompetenceudvikling og midler til kompetenceudvikling er lokal, og at økonomi til kompetenceudvikling skal være synlig. Der udbydes kurser centralt, men der er og bliver ikke en central pulje dertil. ALBE bekræftede, at der en række kurser, som udbydes til alle, og at der løbende er dialog om, hvorvidt udbuddet er det rette, og at denne dialog skal fortsætte, bl.a. med input fra LSU-systemet. ALBE tilføjede, at principperne skal ses i sammenhæng med den nye personalepolitik. ALBE understregede, at der foregår rigtig meget kompetenceudvikling lokalt - mere end nogen siden og at der ikke er behov for yderligere bureaukrati på området. Side 7/9 Konklusion: BBN konkluderede, at HSU ikke kunne godkende Principper for kompetenceudvikling på Aarhus Universitet, og det blev aftalt, at fællestillidsrepræsentanterne sammen med Anne Lindholm Behnk gennemarbejder oplægget med henblik på fornyet drøftelse på kommende HSU-møde. 6. Fælles årshjul for AU s samarbejdsorganisation BBN s indledning: Det fælles årshjul skal hjælpe med at give overblik over de faste emner, der årligt skal drøftes på de tre SU-niveauer og sammenhængen i drøftelserne. Det fælles årshjul er desuden en støtte i de enkelte udvalgs årsplanlægning. Konklusion: HSU godkendte årshjulet, idet det på FSU/ASU-niveauet tydeliggøres, at administrationen også nævnes, når det gælder drøftelse af strategi, mål og organisationsændringer. Kommunikation: Det fælles årshjul offentligøres på hjemmesiden og sendes til sekretærer for FSU/ASU og LSU.
7. Oplæg om HSU s kommunikation BBN s indledning: Ønsket om at forbedre kommunikationen fra HSU har rod i evalueringen af SU-strukturen. De foreslåede kommunikationsprincipper for HSU indeholder dels de kommunikationsmåder som allerede benyttes suppleret med et nyhedsmodul på hjemmesiden og udarbejdelse af highlights fra møderne, (nyheder), der kan abonneres på. BBN foreslog, at en kommunikationsmedarbejder kunne bidrage til udarbejdelse af highlightsevt. Via deltagelse i møderne. Drøftelse og besvarelse af spørgsmål: OWB støttede de foreslåede principper og inddragelse af en kommunikationsmedarbejder og bemærkede, at gode mødereferater er det primære i HSU s kommunikation. UPL støttede, at en kommunikationsmedarbejder kunne hjælpe med hurtigt efter møderne at kommunikere det væsentlige fra HSU-mødet. Der ændres ikke på den måde materiale til HSU-møderne distribueres, og der er fortsat adgang til dagsorden og ikke-fortrolige bilag på hjemmesiden samtidig med udsendelse til HSU. Side 8/9 Konklusion: HSU godkendte de foreslåede kommunikationsprincipper, som er: - fast punkt på dagsordenen hvor highlight fra mødet besluttes - highlights indgår øverst i referatet og udgør samtidig nyhedsbrev - der kan via nyhedsmodul på HSU s hjemmeside abonneres på nyheder - alle sagsfremstillinger til HSU skal indeholde et forslag til kommunikation - særlig afgørende emner kommunikeres i universitetsledelsens nyhedsbrev - særligt vigtige dokumenter sendes med mail til formænd og næstformænd og sekretærere i FSU/ASU/LSU - dagsorden og ikke-fortrolige mødebilag offentliggøres på HSU s hjemmeside samtidig med udsendelse til HSU - kommunikationsmedarbejder kan deltage i møderne, når det er relevant. Kommunikation: Kommunikationsprincipperne indgår i highlights fra HSUmødet. Kommunikationsprincipperne oplyses på hjemmesiden (link til dokument her). 8. Opfølgning fra seneste HSU-møde (det fælles HAMU-HSU-møde 5. januar 2016) ALBE oplyste, at høringen af den reviderede personalepolitik sluttede den 29. februar 2016, og alle 4 fakulteter og administrationen har givet høringssvar. HSU s arbejdsgruppe se nu på høringssvarene med henblik på, at den nye personalepolitik forelægges på det fælles HAMU-HSU-møde den 12. maj 2016. En præmis for den nye personalepolitik er, at den suppleres med personaleadministrative retningslinjer. HSU s arbejdsgruppe tager stilling til en plan for arbejdet med retningslinjerne på møde den 10. marts 2016. En del af de personaleadministrative retningslinjer findes allerede, mens der på nogle områder skal udarbejdes nye. De nye retningslinjer foreslås udarbejdet i et samarbejde mellem fællestillidsrepræsentanterne og AU HR og med afsluttende
godkendelse i HSU. Side 9/9 9. Orientering fra formand og ledelsessiden a) Orientering fra bestyrelsesmøde 24. februar 2016 BBN oplyste, at bestyrelsen som opfølgningen på bestyrelsesseminaret i september 2015 havde godkendt nye satsninger: AU s uddannelsesprofil ændres, så flere af AU s dimittender finder beskæftigelse i den private sektor (i 2030 2 ud af 3 dimittender mod nu ca. 45 %). Der satses desuden på en udvidelse af ingeniørområdet og videreudvikling af grundskoleområdet. BE oplyste, at bestyrelsen godkendte AU s kvalitetssikringssystem. Systemet indebærer bl.a. en årlig status på den enkelte uddannelse og evaluering hvert 5. år. En kvalitetspolitik og et solidt og systematisk datamateriale samt handleplaner på identificerede problemer er ligeledes en del af systemet, som fastlægger universitetets evne til at kvalitetsvurdere uddannelserne. 10. Meddelelser fra næstformænd og medarbejdersiden Ingen meddelelser. 11. Kommunikation fra mødet HSU besluttede følgende emner som væsentlige at kommunikere fra mødet: - handleplan for flere kvinder i forskning - arbejdet med plan for budget 2017-2020 - beslutning om HSU s kommunikationsprincipper 12. Skriftlig orientering Ingen bemærkninger. 13. Næste møde Næste møde er 28. april 2016 kl. 9.00-11.00. Mødet holdes i Frandsensalen OBS: Mødetidspunktet er ændret. 14. Eventuelt Der afholdes kursus for nye SU-medlemmer og suppleanter den 8. april 2016 kl. 9-16 på AU. Kurset kan ses på hjemmesidens medarbejdersider. OWB efterlyste et institut, der er interesseret i at deltage i projekt om MUS for videnskabelige medarbejdere, som der er afsat midler til i aftalen om ACoverenskomsten.