Dagsorden til møde i HSU torsdag den 19. september 2013

Transkript

1 Møde den: 19. september 2013, kl Fransensalen, Nordre Ringgade 1, 8000 C HSU-møde REFERAT Til stede: Brian Bech Nielsen, Jørgen Jørgensen, Mette Thunø, Svend Hylleberg, Søren E. Frandsen, Niels Chr. Nielsen, Louise Gade, Aase Pedersen, Finn Folkmann, Bertha Beck Mortensen, Uffe Pilegaard Larsen, Jørgen Kapstadt, Leif Flensborg, Heidbra Jonsdottir, Claus Palle, Niels Relsted, Per Dahl, Peter Wind, Steffen Junker Fraværende: Allan Flyvbjerg, Jørgen Riis, Jan Rasmussen, Lise Lotte Sørensen, Peter Holm-Nielsen Dagsorden til møde i HSU torsdag den 19. september Velkommen ved Brian Bech Nielsen (BBN) BBN bød velkommen til de nye HSU medlemmer, som var Claus Palle (CP), Niels Relsted (NR) og Niels Chr. Nielsen (NCN). Dato: 02. oktober 2013 Sagsnr.: Ref:CHK/ LAA a. BBN s tanker om Aarhus Universitet som institution og arbejdsplads Side 1/8 BBN orienterede fra sin møderække på institutter og ledelsesseminariet på Sandbjerg. BBN sagde, at han i sit virke som rektor vil lægge vægt på involvering og medindragelse i beslutningsprocesserne, det gælder også i forhold HSU og samarbejdsudvalgene. BBN sagde, at det havde været en spændende rejse, at komme rundt lokalt og at AU er en fantastisk arbejdsplads ("en juvel") med dygtige og engagerede medarbejdere, som gør et flot stykke arbejde. Besøgene havde imidlertid også vist, at der var problemer der skulle løses. Et af problemerne er blandt andet IT systemer og det vil blive det lange seje træk. Et andet problem er at få det tværgående administrative samarbejde til at fungere optimalt. selvom der også var områder hvor institutterne oplevede, der var sket en professionalisering af den administrative støtte. Der stilles ekstremt høje forventninger til universitet fra de skiftende regeringer, fortalte BBN, og hvis AU skal lykkes med sin opgave, skal der være stor gensidige respekt og samarbejdet på tværs af AU. BBN har noteret sig følgende: -Der er behov for at se på den indre organisering af institutterne -IT-systemopbakning er et væsentligt kerneindsatsområde. -De administrative opgaver, skal tage udgangspunkt i de faglige miljøers behov Aarhus Universitet Tlf.: Fax:

2 -Økonomien skal gøres gennemskuelig -Der skal tænkes i sammenhængskraft mellem de faglige miljøer og de administrative miljøer -Der er behov for, at ledelsen tager sig tid til at komme mere rundt i de faglige miljøer. Formålet er at lytte, tage imod forslag samt vise interesse. - Beslutningsprocesser skal udvikles. Afhængig af vigtigheden skal de ting, der berører hovedområderne /institutterne først vendes på de lokale ledelsesniveauer inden de går videre i systemet. Det betyder, at beslutningsprocesserne bliver længere. Der skal arbejdes med AU strategien - ledelsen har på det seneste ledelsesseminar prioriteret følgende hovedoverskrifter: Forskning, Uddannelse, Talentudvikling, samt Videnudveksling. HSU kvitterede for BBN's indledende ord ved at udtrykke, at ordene var positive, og man glædede sig over BBN s invitation til dialog, involvering og medinddragelse. Side 2/8 2. Bemærkninger til og godkendelse af dagsorden ved BBN Dagsorden blev godkendt uden bemærkninger. Uffe Pilegaard Larsen (UPL) fremsatte ønske om, at der fremadrettet i HSU-dagsordener også gerne må indgå økonomital. BBN var enig heri og meddelte, at dette ønske vil blive noteret i referatet. 3. Opfølgning fra sidste HSU-møde Status på psykisk APV ved BBN BBN indledte med at fortælle, at hovedområderne var ved at lægge sidste hånd på deres handlingsplaner. Der er deadline den 10. oktober Herefter vil AU HR indsamle hovedbudskaberne, så de kan danne baggrund for inspiration til den fælles universitets handlingsplan, som behandles på novembermødet. Målet med fællesmødet mellem HSU og HAMU, som afholdes den 14. november 2013 er, at honorere bottom-up processen, således at de udfordringer og tiltag, som udtrykkes i hovedområdernes handlingsplaner indarbejdes i en fælles AU handlingsplan, som ejes af Universitetsledelsen, HSU og HAMU. BBN supplerede endvidere med, at han gerne ser, at der på novembermødet afsættes god tid til drøftelser. Han mente derfor ikke, at den endelige plan nødvendigvis når, at blive vedtaget her. Der kan muligvis blive brug for endnu et fælles HSU/HAMU møde efter nytår til endelig vedtagelse af den fælles handlingsplan.

3 På novembermødet vil i øvrigt også være en drøftelse af en plan for evaluering af den psykiske APV. Side 3/8 Der var ingen yderligere bemærkninger til punktet 4. Drøftelse: Planlægning af årets gang i HSU (Årshjul for HSU) BBN fortalte, at HSU-sekretariatet i samarbejde med Finn Folkmann (FF) og Aase Pedersen (AP) havde udarbejdet et forslag til en Årshjul for HSU i BBN gav herefter AP ordet, som benyttede lejligheden til at komme med supplerende emner, som med fordel kunne indarbejdes heri, bl.a. "Temamøde om strategisk kompetenceudvikling". Ligeledes bemærkede hun, at Overenskomstforhandlingerne for tiden gennemføres hvert andet år. Heidbra Jonsdottir fremsatte ønske om, at "Arbejdsrelateret stress og sygefravær" også tilføjes i Årshjulet for BBN tilsluttede sig HJ s forslag. FF opfordrede alle HSU medlemmerne til at kigge forslaget til Årshjulet for 2014 igennem endnu engang og melde tilbage, hvis man ønsker yderligere tilføjelser indarbejdet heri. På baggrund af drøftelserne arbejder HSU-sekretariatet og næstformændene videre med Årshjulet for Endelig arbejder sekretariatet på snarest at få ændret datoen for HSUmødet den til en anden dato. 5. Orientering fra formand og ledersiden a. Orientering om bestyrelsesmøde (seminar) den september 2013 ved BBN BBN indledte med at fortælle, at den 24. september afholdes som et strategiseminar, hvor hovedoverskrifterne for dagen vil være: "Uddannelse, forskning og talentudvikling". BBN orienterede herefter om dagsordenen for bestyrelsesmødet den 25. september, hvor BBN fremhævede Økonomirapporten og Finanslovsforslag 2014, som værende emner af særlig tyngde. Økonomirapporten: I økonomirapporten fremgår det bl.a., at der i 2013 forventes et underskud på 108 mio. kr. i ForeCast2. Det er 27 mio. kr. større end budgetteret. Af mulige årsager hertil nævnte BBN bl.a., at budgetreguleringskontoen på 50 mio. kr., som er blevet udmøntet, den negative udvikling i renteindtægten, lavere niveau end forventet på eksterne bevillinger samt nedjustering af forventningerne til finanslovsbevillinger.

4 Jørgen Jørgensen (JJ) tilføjede endvidere, at universitetet eksplicit har fået sin finanslovsbevilling reduceret 12 mio. kr. på grund af statslig forventning om løntilbageholdenhed. BBN fortalte, at et forventet underskud af den størrelsesorden som fremgår af forecastet kræver agtpågivenhed. Side 4/8 b. Orientering om Finanslovsforslag 2014 ved BBN BBN fortalte, at der i forhold til Finanslovsforslag 2014 i forhold til AU er en samlet fornuftig budgetsikkerhed fra Alle STÅ-takster falder reelt med 2 % om året, men et stigende optag modvirker til dels en omsætningsnedgang. Fra 2015 stiger færdiggørelsesbonustaksterne til gengæld, og det er herefter, ifølge BBN, vurderingen, at den nye SU-lov vil hjælpe universitetet på vej i en positiv retning. Der indføres konkret en ny færdiggørelsesbonusmodel, der stiller studietidsreduktionskrav til det enkelte universitet. Kravene er defineret som gradvise årlige forbedringer frem mod 2020, hvor AU har et mål på en samlet studietidsforbedring på 4,6 måneder mod 4,3 for sektoren. Københavns Universitet har 7,6 måneder som mål. Ud fra ministeriets prognoser er effektiviseringskravet således ikke 2% om året, men i størrelsesordenen under 1 % årligt i forhold til en uddannelsesbevilling på over 1,6 mia. kr på AU, hvis AU kan imødekomme studietidsreduktionskravene. I forhold til myndighedskontrakter falder disse med 2% om året. Derfor skal en egentlig vækst i forskningsmidler opnås ved at øge AU s relative andele af offentlige forskningsmidler i konkurrence og /eller ved flere EUsamt private forskningsmidler. BBN s slides er vedlagt referatet. Se endvidere tidligere fremsendte bilag 2. c. Orientering om årets studenteroptag ved BBN BBN fortalte, at der overordnet set var en stigning i antal optagne studerende på bachelor- og kandidatuddannelserne i 2013 i forhold til tidligere år. Derimod er der på Efter- og Videreuddannelsesområdet sket et fald. Årsagen hertil var ikke entydig, da nedgangen forekommer på alle hovedområder. d. Orientering om MUS og forventninger til MUS ved Aarhus Universitet ved Louise Gade (LG) BBN indledte med at fortælle, at AU s medarbejdere er universitetets vigtigste ressource. Medarbejderne er en afgørende forudsætning for, at universitetet kan opfylde sine visioner og mål. Det er derfor meget vigtigt, at MUS bliver anvendt som et ledelsesværktøj til at understøtte medarbejdernes faglige

5 og personlige udvikling, og naturligvis også i forbindelse med deres trivsel og arbejdsglæde. AU s Strategi og Psykisk APV-resultaterne kalder på øget ledelsesmæssig fokus på medarbejdernes udvikling og trivsel. Som personalepolitikken påpeger det, er afholdelse af MUS således et vigtigt redskab til både at imødegå medarbejdernes behov for trivsel og udvikling og samtidig sikre, at medarbejdernes kompetencer er opdaterede og relevante. Samtalen giver, ifølge BBN, også anledning til en god og gensidig forventningsafstemning leder og medarbejder imellem, og kan således bidrage til endnu mere dialog og nærværende ledelse i hverdagen. Personligt har BBN været meget glad for at afholde MUS med sine medarbejdere. BBN bad herefter LG om at give HSU en kort status på MUS på AU. LG oplevede en klar interesse blandt ledere til at tage MUS til sig. MUS samtaleguide" er indtil videre blevet tryk i 600 eksemplarer samt er webtilgængelig. LG fortalte, at der pt er registret 450 ledere, som har tilmeldt sig MUS-kurset, som pt udbydes. LG fremhævede, at det er vigtigt, at lederne gennemfører MUS. HSU drøftede derefter processen, ledere og medarbejdernes rolle samt behovet for evaluering af MUS koncept og proces lokalt og på tværs. LG lovede en kvalitativ evaluering medio 2014 af første fælles MUS -runde Side 5/8 e. Orientering fra underudvalget under HSU i forhold til de senest udarbejdede personaleadministrative retningslinjer ved LG LG fortalte, at de 4 personaleadministrative retningslinjer: Prøvetid, Repræsentation, Reception i særlige arbejdsmæssige anledninger samt Forplejning til interne møder, som HSU har fået tilsendt sammen med dagsordenen, er blevet grundigt drøftet i det nedsatte underudvalg og indstillet i enighed. HSU drøftede et par konkrete detaljer, hvorefter BBN konkluderede, at indstillingerne følges og takkede for udvalgets arbejde. f. Orientering om status på prioriterede IT-projekter (top 12) i 2013 (Fast orienteringspunkt) ved Jørgen Jørgensen (JJ) JJ orienterede kort om status for de 12 prioriterede IT-projekter i JJ henviste derefter til en artikel i OMNIBUS #3 aug.2013, hvor der er en artikel om TOP 12. JJ fortalte, der er en god fremdrift i forhold til migrering af AUHE og ASE's systemer. JJ fortalte endvidere at, systemunderstøttelsen i forbindelse med studiestart har fungeret godt. I forhold til udrulning af Black Board på BSS fortalte SH, at man siden 1. sep-

6 tember har udrullet dette system over for ca. halvdelen af de studerende. Erfaringen viser, at der var behov for en stærk ledelsesopbakning. BBN takkede for orienteringen. Side 6/8 6. PAUSE 7. Drøftelse af evaluering af AU s personalepolitik og ny SUstruktur - ved LG LG fortalte, at AU s personalepolitik fra 2011 og den nye SU-struktur fra 2012, som tidligere aftalt, skal evalueres i HSU ved årsskriftet. Der er i den forbindelse fra ledelsessiden udarbejdet en sagsfremstilling, som er medsendt dagsordenen, hvor det indstilles, at Personalepolitikken evalueres primo 2014, at den nye SU-struktur evalueres samtidig med i 2014 samt at de enkelte samarbejdsudvalg samtidig opfordres til at gennemføre den årlige selvevaluering i eget udvalg, samt at nedsatte ad hoc udvalg under HSU, nedlægges, når udvalgets udviklingsopgaver er løst, jf. tidligere beslutning om HSU s arbejdsform. Emnerne fra underudvalg vil herefter forankres i HSU, som har ansvaret for de overordnede principper og evaluering af emnerne gennem bred involvering på tværs af Aarhus Universitet. PD havde en bemærkning til forslaget om, at koble evalueringerne sammen. Han mente, at det var mest hensigtsmæssigt, at adskille evalueringerne rent teknisk, men at det var i orden at lade dem følges ad tidsmæssigt. Derudover syntes PD, at en evaluering af personalepolitikken burde afvente HSU orienteres om dialogværktøjerne, som der henvises til i indstillingen. Han havde den samme bemærkning i forhold til evaluering af SU-strukturen og spurgte til, om det ikke ville være mere nærliggende, at lade LSU evaluere sig selv? Han var bekymret for den kaskade-model, der var lagt op til, og mente at en bottom-up proces vil være mere hensigtsmæssig. LG understregede, at alle samarbejdsudvalg skal evaluere egen arbejdsform og samarbejde hvert år og det var det som var intentionen i oplægget, mens evalueringen af selv SU-strukturen relaterede sig til en beslutning i forbindelse med vedtagelsen af den nye SU struktur. Evalueringen af strukturen skal naturligvis basere sig på en bottom up proces, men evalueringen " ejes " af HSU. Der kunne sagtens ske selvstændige evalueringer af personalepolitikken og SU strukturen. BBN konkluderede, at PD s forslag om at gennemføre to selvstændige og parallelle evalueringer af AU s personalepolitik og SU-strukturen godt kan lade sig gøre, så der var opbakning til punkt 1. i indstillingen. Derudover var der også opbakning til, at begge evalueringer gennemføres i løbet af BBN konkluderede ligeledes, at der var opbakning til punkt 2. HSU drøftede indstillingens punkt 3, hvorefter BBN konkluderede, at Underudvalget vedrørende personaleadministrative retningslinjer nedlægges, når arbejdet her er tilendebragt.

7 I forhold til evaluering af SU-samarbejdsstrukturen og AU s personalepolitik udarbejder AU HR et forslag til en kommende proces, og der tages efterfølgende en åben diskussion i HSU af, hvordan en evaluering af henholdsvis SUstrukturen og Personalepolitikken kan gribes an. HJ foreslog, at beslutningen om nedlæggelses af Lønudvalget udskydes til decembermødet. UPL anbefalede, at man inddrog fællestillidsrepræsentanterne i arbejdet med evalueringsmodel inden der kommer noget på skrift med henvisning til LG s forslag. Side 7/8 8. Drøftelse af Temamøde om strategisk kompetenceudvikling primo 2014 BBN henviste til den nye strategi for AU og fortalte, at det var medarbejdernes evner og dygtighed som bringer os i mål. Derfor mener BBN, at det er meget vigtigt, at vi hele tiden sikrer os, at vores medarbejdere har de rette kompetencer til gavn for AU og til gavn for dem selv. HSU spiller, ifølge BBN, her en vigtig rolle, idet det er en del af kerneopgaven for et samarbejdsudvalg at beskæftige sig med medarbejdernes kompetenceudvikling. I lyset af AU s strategi ønsker Formandsskabet, ifølge BBN, at der primo 2014 afholdes et temamøde (inspirationsseminar) for medlemmerne i HSU om strategisk kompetenceudvikling på AU og hvordan man i årene der kommer, kan sikre den rette kompetenceudvikling af AU's medarbejdere. Formålet i dag var derfor ikke at drøfte indhold, sagde BBN, men blot drøfte om der enighed om at holde et temamøde. BBN spurgte herefter HSU om der var opbakning til ideen? Medarbejdersiden udtrykte tilfredshed over, at kompetenceudvikling nu var skrevet ind i Årshjulet, og man opfattede det som en indfrielse af tidligere ønsker. Kompetenceudvikling af medarbejderne er generelt et vigtigt område ikke kun i lyset af AU s strategi, men også i forbindelse med resultatet af APVundersøgelsen. UPN sagde, at karriere og kompetenceudvikling hænger tæt sammen og at man skulle afvente, hvad projektgrupperne under Karrierevejsprojektet, når frem til. LG fortalte, at hvis vi skulle afvente tilbagemeldingerne fra Karrierevejsprojektet ville det ikke være muligt at gennemføre temadagen primo 2014, da Karrierevejsprojektet er blevet forsinket. Pt er det kun TAP-delprojektet, der er fremdrift i. VIP-delprojektet har ikke optimal fremdrift. BNN konkluderede, at der i HSU var opbakning til afholdelse af temadagen vedrørende strategisk kompetenceudvikling. Han havde ligeledes noteret sig, at AP og PD ønsker at indgå i planlægningen af denne.

8 9. Meddelelser fra næstformænd og medarbejdersiden Side 8/8 Niels Relsted (NR) fortalte, på vegne af Feriefonden, at der med referatet udsendes billeder af sommerhus ved Nymindegab, beliggende ca. 300 meter fra vandet samt lejlighed i Berlin (tidligere Østberlin med plads til ca 4-6 personer), som medarbejdere ved AU fremover har mulighed for at leje. Derudover har Feriefonden lejet en lejlighed i Budapest (Pest-siden) fra perioden Niels Relsted henviste i øvrigt til Feriefondens hjemmeside, hvor der findes supplerende oplysninger om Feriefondens huse og lejligheder. NR s billeder af sommerhus ved Nymindegab mm er vedhæftet referatet. 10. Eventuelt AP henledte opmærksomheden på den mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer indgåede tillidsreform Brian Bech Nielsen takkede herefter for et godt møde.