Referat fra bestyrelsesmøde i Tandlægernes Tryghedsordninger den 30. maj 2017 Til stede: Niels Bruun (NB) Svend Ulrich Jensen (SUJ) Anne Rømer Lund (ARL) Anders Hasselbalch Hansen (AHH) Mette Heegaard (MAH) Lena Hedegaard (LEH) ref. Mads Bojer (MB) HB-koordinator: Troels Barkholt (TB) Afbud fra Peter Boch (PB) Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Opfølgning på referat fra sidste bestyrelsesmøde 3. Orientering fra bestyrelsesmedlemmer 4. Orientering fra TFs HB 5. Orientering fra Sekretariatet 6. Dagpenge 6.1. Sagsbehandling 6.1.1. Udfordringer ved forskellige organisationsformer 6.2. Økonomi 6.3. Krisehjælp 6.4. Konsulentordning 6.5. Erhvervsrådgivning 6.5.1. Afgrænsning og begrænsning 6.6. Nye tiltag til forebyggelse af og ved faktisk sygdom 7. Udvalg 7.1. Forsikringer & Pension 7.1.1. Klinikforsikring 7.1.2. Sygedriftstabsforsikring/Sygeforsikring Erhverv 7.1.3. Netbankforsikring og IT / Kriminalitetsforsikring 7.1.4. Gruppeliv 7.1.5. Erhvervsudygtighedsforsikring 7.1.5.1. Q1 rapportering 7.1.5.2. Mulige scenarier 7.1.6. Pension 7.1.7. Sundhedsforsikring 7.1.7.1. Sundhedsordning/kroniske lidelser 7.1.8. Privatforsikringer 7.1.8.1. Regnskab for 2016 7.1.8.2. Forlængelse af aftale 7.1.8.3. Nye produkter og konvertering 7.1.8.4. Eventuelt 7.2. Andre aktiviteter 7.2.1. Fonde og Hjælpeforening 8. Økonomi og investeringer 8.1. Budgetkontrol 8.2. Investeringer 8.3. Regnskab 2016 inkl. Knæk et regnskab 9. Markedsføring 10. Strategi 10.1. Strategi 2020 inkl. mission og vision. 11. Advisory Board 11.1. Dagsorden til møde den 30.5.2017 11.2. Opdateret grundlag 12. Fagpolitisk uddannelse / Bestyrelsesuddannelse 1
13. Eventuelt 13.1. Med deltagelse af direktøren og sekretæren 13.2. Med deltagelse af direktøren 13.3. Bestyrelsen alene 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Opfølgning på referat fra sidste bestyrelsesmøde Intet særskilt. 3. Orientering fra bestyrelsesmedlemmerne NB orienterede om: - Møde med Henrik Nielsen, formand for Praksisforsikringsudvalget. Tryghedsordningerne og Praksisforsikringen har fælles udfordringer i forhold til den kommende forhandling af Tandlægeoverenskomsten, hvis der ikke kan opnås enighed mellem RTLN og TF om fornyelse af overenskomsten. Hvordan skal de 2 ordninger forholde sig, hvis der ikke sker automatisk indbetaling fra regionernes side? - Et konstruktivt møde med formændene for Sundhedsudvalget, Charlotte Groule og Efteruddannelsesudvalget, Sidsel Fogh Pedersen samt underdirektør Ole Marker, afdelingschef i Efteruddannelsen, TF og Dorte Jeppe-Jensen, særlig odontologisk rådgiver, TF om muligheden for en fælles indsats mod sygdomme i bevægelsesapparatet og psykiske lidelser, bl.a. stress. MAH har efterfølgende holdt endnu et møde med Ole Marker og Dorte Jeppe-Jepsen om konkrete aktiviteter i samme forbindelse. - Møde med HB og kredsformænd den 26. april 2017, hvor NB fik udstukket mandat til det videre forløb med Erhvervsudygtighedsforsikringen. - Møde med PFA-udvalget den 2. maj 2017. - Møde med Danica den 24. maj 2017 drøftelse af hensættelser. - Møde i 1. kreds om robusthed. Vi havde til den lejlighed lavet en folder om de tilbud, Tryghedsordningerne har i forbindelse med sygdom. - Møde med Freddie Sloth Lisbjerg den 7. juni 2017, hvor bl.a. Erhvervsudygtighedsforsikringen vil blive drøftet. - Møde med Danica den 7. juni 2017, hvor Erhvervsudygtighedsforsikringens hensættelser vil blive gennemgået og drøftet. SUJ orienterede om: - Møde med Spar og Lån og Aros i forening. 4. Orientering fra TFs HB TB orienterede om: - TFs Regnskab 2016. Der er et overskud på 4,6 mio. kr. Det er primært efteruddannelsesområdet, der genererer overskuddet. - TF og regionerne står meget langt fra hinanden i overenskomstforhandlingen. - Ejerskabsarbejdsgruppen har udsendt spørgeskemaer til kæderne. Ikke alle har svaret. Ejerskabsarbejdsgruppen har tillige sendt forslag til fremtidige modeller for ejerskab til overenskomstudvalget. - Det risikobaserede tilsyn hos tandlægerne foregår i fred og fordragelighed. Styrelsen kigger over skulderen, men rådgiver og vejleder også. - Eksempler på journalføring ligger på TDL-net. - Praktiske udfordringer med gennemførelse af demokratisk struktur. 5. Orientering fra Sekretariatet 2
MAH orienterede om: - Personaleændringer. LEH går på pension pr. 1. september 2017. Controller Paul Allaart har opsagt sin stilling pr. den 31. juli 2017. Der ansættes 3 nye medarbejdere: en sagsbehandler til dagpengeordningen, en forsikringsmedarbejder og en ny controller. Annette Theil Larsen ændrer arbejdsområde og skal dele sin arbejdstid mellem kommunikation/hjemmeside og Praksisforsikringen. - Mere og mere kommunikation med medlemmerne sker elektronisk, hvorfor det ikke er effektivt arbejdsmæssigt med den lange telefontid fra 9-16. Det giver et dårligt arbejdsflow og alt for mange gange oplever tandlægerne, at de ikke kan træffe den medarbejder, de har ringet til. MAH foreslog derfor at indskrænke telefontiden til 10-14, hvor der så kan være fuld bemanding til besvarelse af telefoniske henvendelser. Bestyrelsen vedtog at forsøge med en telefontid fra 10-14 resten af året (2017) dog med en længere telefontid en fast ugedag efter forslag fra SUJ. Ved oplysning om de nye telefontider skal opmærksomheden henledes på, at tandlægerne altid har mulighed for at sende en mail med anmodning om opringning udenfor telefontiden, men indenfor normal arbejdstid. Evaluering ultimo 2017. - Jævnfør lokalplan anses Svanemøllevej 85 for at være bevaringsværdig med hensyn til den udvendige del af bygningen. Bestyrelsen havde ingen indvendinger til dette, hvorfor der ikke fremsættes indsigelser til lokalplanen. - Møde med Carsten Berg-Munch, økonomisk rådgiver/gældsrådgiver. Der er indgået aftale med et medlem om afklaring af økonomisk status. Tryghedsordningerne giver 3 timers konsultation. Det kan overvejes om tilbud om økonomisk afklaring generelt skal være et tilbud medlemmerne kan købe eller om det skal være en mulighed man kan ansøge om. - IT-udfordringer. Systemet er langsomt. Vi er koblet til en ny platform og vores elektriker gennemgår kabel- og ledingsføring for en afklaring af, om alt elektrisk fungerer optimalt. - Information om, at TF har skiftet it-udbyder pga. utilfredshed. Tryghedsordningerne afventer udkast til ny kontrakt og følger udviklingen i TF. - Indgået aftale med firmaet 360 grader om ESDH system, elektronisk dokumenthåndteringssystem. - Møde med Oris Tandlægerne, som ønskede at tegne en fælles klinikforsikring for hele kæden. - Møde med tandlægen.dk. MAH har orienteret om kollektive ordninger, bl.a. dagpengeordningen. - Telefonmøde med administratoren fra Godt Smil. 6. Dagpenge 6.1 Sagsbehandling Som oplyst under foregående orientering, har sekretariatet holdt møde med økonomisk rådgiver Carsten Berg-Munch og indgået aftale om, at han i foreløbig et tilfælde afklarer økonomisk status for et medlem. 6.1.1 Udfordringer ved forskellige organisationsformer Det er en udfordring, når/hvis medlemmerne ikke klart kan adskille, hvem der har hvilken omsætning iht. Tandlægeoverenskomsten, når der skal beregnes dagpenge fra Tryghedsordningerne. 6.2 Økonomi Intet særskilt. 6.3 Krisehjælp Intet særskilt 6.4 Konsulentordning Et enkelt medlem får i øjeblikket konsulentbistand af konsulent Majbritt Jensen 6.5 Erhvervsrådgivning 3
Intet særskilt 6.5.1 Afgrænsning og begrænsning Det blev vedtaget og præciseret, at et medlem kan modtage hjælp til et nyt behandlingsforløb under henholdsvis Krisehjælp, Konsulentbistand og Erhvervsrådgivning, når der er gået minimum 24 måneder efter sidste behandlingsperiodes udløb eller efter sidste konsultation, som Tryghedsordningerne har betalt for. Dette uanset længden på det foregående behandlingsforløb. Et medlem kan maksimalt modtage hjælp under hver enkelt ordning i alt 3 gange. Hvis medlemmet ønsker hjælp udover de 3 gange, skal bestyrelsen tage stilling til fortsat hjælp. Sekretariatet skriver disse retningslinjer ind i vejledningen. 6.6 Nye tiltag til forebyggelse af og ved faktisk sygdom MAH har holdt møde med Ole Marker og Dorte Jeppe-Jensen fra TF om muligheden for fælles tiltag ved forebyggelse af sygdomme i bevægeapparatet og ved psykiske skader (fx stress). Det blev aftalt, at ergoterapeut Mette Krebs, som TF også bruger og som de studerende møder under studiet, vil blive tilknyttet møderne med nye kandidater med henblik på information om hensigtsmæssige arbejdsstillinger. Det blev drøftet, hvorvidt der skal være et fast tilbud til medlemmerne om mulighed for at købe hjælp til bedring af arbejdsstillingerne. Der laves beskrivelser, som både henvender sig til den enkelte og til fx en klinik og at dette lægges på hjemmesiden med link til Mette Krebs hjemmeside. Der lægges desuden et link til TFs ergonomivideoer, så de også kan tilgås fra TDLT s hjemmeside. Det blev drøftet, hvornår kredsene skal involveres i et forebyggende arbejde med hensyn til psykiske skader. Bestyrelsen mente, at det skulle vente til efter sammenlægning af kredsene til regioner. TF vil på årskursus i 2018 have en seance, som omhandler de psykiske lidelser. MAH har haft møde med Lars Åkelund fra PP Clinic (privat psykologisk og psykiatrisk klinik), som kommer med et oplæg dels med tilbud om indlæg på eventuelle møder (kreds/region/medlems) og dels med oplæg til 3 forskellige tilbud, som medlemmerne/klinikkerne kan købe direkte hos PP Clinic. PP Clinic vil blive inviteret til at komme med et indlæg og en præsentation af dem selv på bestyrelsesmødet den 24. august 2017. MAH oplyste, at et medlem, der bliver sygemeldt med en psykisk lidelse og som har erhvervsudygtighedsforsikring i Danica, automatisk får tilbud om at gå i dialog med AS3 (rådgivningsvirksomhed, der bl.a. hjælper med stresshåndtering og rådgivning af sygemeldte) og i særlige tilfælde med PP Clinic. Det blev drøftet om, Tryghedsordningerne skulle indgå en aftale med PP Clinic for dem, der søger dagpenge, men ikke har erhvervsudygtighedsforsikring, om en hurtig indsats for den syge. Erfaringen er, at sygeforløbene typisk bliver kortere ved en hurtig indsats. Dette vil blive nærmere drøftet på bestyrelsesmødet i august 2017. 7. Udvalg 7.1 Forsikringer og pension 7.1.1 Klinikforsikring Muligheden for at tegne klinikforsikring i et andet selskab undersøges. 7.1.2 Sygedriftstabsforsikring/Sygeforsikring Erhverv NB bemærkede, at skadeprocenten på sygedriftstabsforsikringen er dårlig, hvilket er i tråd med udviklingen på Erhvervsudygtighedsforsikringen. 4
Der er 13 medlemmer, der har tegnet Sygeforsikring Erhverv. Købstædernes Forsikring vil også gerne tilbyde forsikringen til tandlæger, der ikke er sikret under sygdom ved ansættelse, fx ansatte klinikejere. Information herom vil blive udarbejdet og udsendt. 7.1.3 Netbankforsikring og IT / Kriminalitetsforsikring Ingen særlig ændring i porteføljen Der er blevet anmeldt flere skader, som medfører udbetalinger. Det må forventes, at der vil være en stigende tendens til anmeldelser i de kommende år. 7.1.4 Gruppeliv Intet særskilt 7.1.5 Erhvervsudygtighedsforsikring 7.1.5.1 Q1 rapportering NB havde præsenteret rapporten for første kvartal 2017 for kredsformændene. Rapporten er markant dårligere end hvad der havde været gisnet om i marts måned. Den 24. maj 2017 blev der holdt møde med Danica, hvor åbne sager blev gennemgået, da det er de åbne sager, der kan ændre sig over tid. Udbetalingerne kan ikke ændres, da de er faktiske. Det, der kan ændre sig, er forudsigelsen af, hvor syge folk bliver og hvor længe og hvilket beløb, der skal hensættes. Danica skal vurdere om, det er en varig skade (til 67 eller 65 år) eller en faginvaliditetsskade med udbetaling i 5 år eller fra 55/58 år til udløb. Danicas vurdering af skaderne kan give en stor forskel i ordningens belastning og betyder meget for præmieberegningen. NB gennemgik et par af sagerne, hvor der var store hensættelser. Resultatet af gennemgangen blev, at der under alle omstændigheder kan forudses en præmiestigning, der er større end ønskeligt. 7.1.5.2 Mulige scenarier Bestyrelsen drøftede forskellige scenarier i forhold til præmiestigninger, opsigelse af aftale overfor Danica, ekstra indbetaling af præmie mv. HB vil blive bedt om at komme med en tilkendegivelse af, om der skal være en afstemning om obligatoriet. Det vil være afgørende for, om en evt. ny aftale skal vedrøre en obligatorisk eller en frivillig ordning. Bestyrelsen skal træffes afgørelse inden den 30. juni om, hvorvidt aftalen med Danica skal opsiges eller ej. Bestyrelsen tager endeligt beslutning på FU-mødet den 27. juni 2017. FU-mødet er ændret fra den 21. juni 2017 til den 27. juni 2017. 7.1.6 Pension NB orienterede om møde med PFA. Der er færre pensionsordninger end tidligere, dog har der været flere indbetalinger i 2016. Det blev drøftet, om vi skal være opsøgende overfor de medlemmer, der har et gennemsnitsrenteprodukt for at få dem flyttet til et markedsrenteprodukt. Dette kræver dog, at PFA kan beregne overførelsestillægget. Afkastet i PFA var lidt dårligere i 2016 end i mange år, men ligger stadig generelt godt. 7.1.7 Sundhedsforsikring 7.1.7.1 Sundhedsordning/Kroniske lidelser De forskellige muligheder for udvidelse af ordningen ligner hinanden en del. MAH bemærkede, at alle skal have samme dækning. Der er ikke mulighed for det enkelte medlem at vælge den ene eller den anden dækning. Da ordningen kroniske lidelser er et klippekortsystem til behandlinger af fysioterapeut og kiropraktor, som vurderes mest relevant og brugbart for tandlæger, der har behov for lidt 5
vedligeholdende behandling af gener i nakke, ryg mv. og denne samtidig kun koster 150 kr. ekstra pr. forsikringstager om året, besluttede bestyrelsen, at denne skal være en del af den samlede sundhedsforsikring fra 1.1.2018. 7.1.8 Privatforsikringer 7.1.8.1 Regnskab for 2016 Thomas Rokkjær, Tryg præsenterede sig selv og gennemgik regnskabsåret 2016, som har haft et stabilt antal forsikringstagere. Gennem et overblik over tidligere år, kan det konstateres, at skadeprocenterne bevæger sig ned mod målsætningen på 90 % uden at vi har været i nærheden de seneste mange år. Særligt villaforsikring og rejseforsikring har i 2016 været over 100%Q1 2017 ser mere positivt ud end de tidligere år. Det er dog for tidligt at komme med et estimat for hele 2017. Samlet skadeprocent for Q1 2017 ligger på 87 %. 7.1.8.2 Forlængelse af aftale Økonomien skal rettes op efter flere års dårlige skadetal og derfor vil Tryg have finansieret en del af udgifterne ved kommende tiltag. Der har ikke været noget overskud, som kan anvendes til at dække disse udgifter tværtimod har det været underskud for Tryg. Tryg vil meget gerne forlænge aftalen med Tryghedsordningerne med en 3-årig, men helst en 5-årig aftale. Fra sekretariatets side har der været en del mere arbejde i at betjene medlemmerne i Trygs egne systemer end det havde været forventet. 7.1.8.3 Nye produkter og konvertering Thomas Rokkjær gennemgik forskellige udfordringer, når alle de gamle forsikringsprodukter skal konverteres til nye. Al udvikling foretages imidlertid kun på de nye produkter og nye tiltag bliver kun tilknyttet de nyeste produkter. Ultimo august 2017 kan Tryg præsentere forudsætningerne og beregningerne for en konvertering. Endelig beslutning om konverteringen og max/min. stigninger har en frist til ultimo september 2017. Forsikringstagerne skal varsles i november 2017. Thoms Rokkjær præsenterede også en ny digital selvbetjeningsløsning, hvor medlemmerne selv kan fx købe, afmelde og ændre forsikringer og anmelde en skade. Tilgang til løsningen skal foregå via Tryghedsordningernes hjemmeside, ligesom det er Tryghedsordningerne, der skal markedsføre. Prislejet blev drøftet. Bestyrelsen er for en konvertering til nye produkter og en ny digital løsning, men ønsker en drøftelse af TDLT s betaling heraf. Det blev besluttet, at Tryg kan påbegynde beregningerne, så bestyrelsen på BM i august kan tage endelig stilling til, niveauet i konverteringen. MAH går i dialog med Tryg om indholdet i en ny aftale, der skal være klar til bestyrelsesmødet den 24. august 2017. 7.1.8.4 Eventuelt Intet 7.2 Andre aktiviteter 7.2.1 Fonde og Hjælpeforening Der er aftalt møde med Danske Tandlægers Hjælpeforening den 4. juli 2017. 8. Økonomi og investeringer 8.1. Budgetkontrol Intet særskilt. 6
8.2. Investeringer Der er stadig stor tilfredshed med Lægernes Pensionsbank. 8.3. Regnskab 2016 inkl. Knæk et regnskab Christian Sanderhage, Deloitte gennemgik årsrapporten for 2016. Revisionspåtegningen er ændret i forhold til nye regler i EU, hvor bl.a. ledelsesansvaret fremgår tydeligere. Det er en standardpåtegning. Konklusionen står først og er det samme som den tidligere blanke påtegning, når der ikke er nogle bemærkninger. Årsrapporten 2016 udviser et overskud på godt 10,5 mio. kr. De finansielle indtægter (realiserede og urealiserede) udgjorde 10,4 mio. kr. med et afkast på 9 %. Der er udbetalt ca. 5 mio. kr. mere i dagpenge i 2016 end i 2015. Anne Hyllested, Deloitte gennemgik den skattepligtige opgørelse for 2016. Der er en ændring i opgørelsen på grund af Deloittes ændrede opfattelse af, hvor skillelinjen af medarbejdernes erhvervsmæssige fordeling af arbejdet er skattepligtigt. Skatteopgørelserne for de sidste 3 år (2013, 2014 og 2015) er indsendt til skat med henblik på en genoptagelse af opgørelserne. Hvis Skat ikke godkender ændringen i beregningen, skal opgørelsen for 2016 laves om. Christian Sanderhage, Deloitte gennemgik revisionsprotokollatet. Christian Sanderhage gennemgik derefter hovedprincipperne i et regnskab Knæk et regnskab med udgangspunkt i Tryghedsordningernes årsrapport for 2016. 9. Markedsføring MAH oplyste, at standen på Årskursus havde været pænt besøgt. 2 konkurrencer var blevet afviklet. Vores Facebook/hjemmeside-oplyste konkurrence havde nået flest tandlæger og det blev besluttet, at vi fremover alene benytter denne informationsmåde frem for kuponhæftet. Mette Juel-Berg og Christian Carpentier har været til møder med OF erne i både Århus og København. De følger op elektronisk overfor kandidaterne. 10. Strategi 10.1. Strategi 2020 inkl. mission og vision NB, MB og MAH har sammen med Jan Tornfeldt anvendt en dag på udarbejdelse af en ny strategiplan. NB gennemgik planen. Der vil fremover ske opfølgning på planen ved hvert bestyrelsesmøde. I løbet af efteråret 2017 skal det bl.a. drøftes, hvordan vi skal forholde os, hvis vi står uden overenskomst den 1. april 2018 i en kortere eller længere periode. Visionen blev revideret ved samme lejlighed. 11. Advisory Board 11.1 Dagsorden til møde den 30.5.2017 Dagsordenen til mødet blev gennemgået. 11.2 Opdateret grundlag Jan Tornfeldt har opdateret grundlaget for Advisory Boardet. Den største ændring er, at medlemmer af Boardet fremover skal være erhvervsaktive. Det vil give mening for de øvrige medlemmer, som desuden skal være uvildige og ikke have personlige relationer til bestyrelsesmedlemmer eller direktion. 7
12. Fagpolitisk uddannelse / Bestyrelsesuddannelse Bestyrelsen har taget imod tilbuddet fra TF om at deltage på deres fagpolitiske uddannelse for bestyrelsesmedlemmer. Herefter kan Tryghedsordningernes bestyrelse tage stilling til, om der er yderligere områder, der skal belyses for at være klædt på til posten i en bestyrelse. 13. Eventuelt Intet. Formanden hævede mødet. Det godkendte referat udsendes til: - Tryghedsordningernes bestyrelse og sekretariat - Tandlægeforeningen, som i henhold til aftale videresender til hovedbestyrelsen og kredsformændene. 8