Sådan overholder din virksomhed nye lovkrav til rapportering om samfundsansvar ÅRL 99a
Indholdsfortegnelse Indledning 3 Indledning 4 En lovparagraf du skal kende: Årsregnskabslovens 99a 5 Hvornår skal jeg i gang med rapportering af samfundsansvar? 6 Gælder de nye lovkrav for rapportering af samfundsansvar min virksomhed? 8 Få overblik over de nye krav vedrørende rapportering af samfundsansvar i 99a 9 Hvordan laver jeg en rapport om samfundsansvar, der overholder lovens krav? 12 Hvordan skal min virksomhed rapportere om samfundsansvar? 13 Særlige regler for en koncern 13 Kan man få dispensation? 13 Din revisors rolle Senest fra 2018 skal de største virksomheder i Danmark rapportere på deres samfundsansvar. Samfundsansvar er den danske betegnelse for det, du måske kender som CSR Corporate Social Responsibility. Det dækker over, hvordan en virksomhed i dens strategi, handlinger og produkter har taget hensyn til sociale forhold, klima, miljø, CSR Corporate Social Responsibility medarbejderforhold, menneskerettigheder og bekæmpelse af korruption. Denne e-bog giver dig et hurtigt overblik over de nye krav, lovgivningen stiller til din virksomheds rapportering om samfundsansvar. Du skal navnlig hæfte dig ved ændringen af én paragraf. 13 Konsekvenser ved ikke at overholde loven 14 Hvad kan jeg ellers bruge rapporteringen om samfundsansvar til? 15 Fik du det vigtigste med? CSR dækker over, hvordan en virksomhed i dens strategi, handlinger og produkter har taget hensyn til: Sociale forhold Klima Miljø Medarbejderforhold Menneskerettigheder Bekæmpelse af korruption Udgivet af Sustainor ApS, Officelab, Skæringvej 88, 8520 Lystrup November 2017 info@sustainor.dk Krav i ÅRL 99a til rapportering af samfundsansvar 3
En lovparagraf du skal kende: Årsregnskabslovens 99a Hvornår skal jeg i gang med rapportering af samfundsansvar? Folketinget ændrede i maj 2015 Årsregnskabslovens 99a. Den beslutning medførte en række nye og skærpede krav til virksomheders rapportering vedrørende samfundsansvar. Baggrunden for lovændringen er krav fra EU om rapportering af såkaldte ikke-finansielle aktiviteter, i praksis samfundsansvar. Det handler om at skabe gennemsigtighed omkring en virksomheds både positive og negative påvirkning af samfundet på en række definerede områder. Siden 2009 har store virksomheder i Danmark i begrænset omfang rapporteret på dele af deres samfundsansvar. Hidtil har lovkravet været ret begrænset, og virksomhederne har kunnet nøjes med at fortælle, at de ikke har politikker for samfundsansvar. Derfor har det typisk ikke haft det store fokus. Ofte er det blevet ordnet af virksomhedens revisor som en lille del af årsrapporteringen. For nogle virksomheder gælder den nye lovgivning allerede og har gjort siden 2016. Ændringen af Årsregnskabslovens 99a er nemlig trådt i kraft i to tempi. De største selskaber i regnskabsklasse D (dvs. med over 500 ansatte) har skullet leve op til kravene fra det regnskabsår, der er startet 1. januar 2016. Det er dermed de regnskaber, som er blevet offentliggjort fra foråret 2017 og frem. De mindste selskaber i regnskabsklasse D (dvs. med under 500 ansatte) samt alle selskaber i regnskabsklasse C stor skal leve op til kravene fra det regnskabsår, der starter 1. januar 2018. Det er dermed de årsregnskaber, som offentliggøres fra foråret 2019. De virksomheder i regnskabsklasse D lille og C stor, der allerede har politikker for miljøforhold, skal dog som en overgangsordning give specifikke informationer herom. Overgangsreglen skyldes afskaffelsen af grønne regnskaber og trådte i kraft fra regnskabsåret 2016. Kravene til rapportering af samfundsansvar er nu væsentligt skærpede. 4 Krav i ÅRL 99a til rapportering af samfundsansvar Krav i ÅRL 99a til rapportering af samfundsansvar 5
Gælder de nye lovkrav for rapportering af samfundsansvar min virksomhed? Er du er i tvivl om din virksomhed er omfattet af de nye krav beskrevet i 99a? Find svaret på www.sustainor.dk/99a-virksomhedstjek De nye lovkrav gælder virksomheder, der er klassificerede som regnskabsklasse C stor eller D. Definitionen af de to regnskabsklasser kan du se her: C stor Virksomheder, der i to regnskabsår i træk overskrider mindst to af nedenstående grænser: D Børsnoterede selskaber Statslige aktieselskaber Balancesum: DKK 156m Omsætning: DKK 313m Gns. heltidsbeskæftigede: 250 Godt 1.300 virksomheder i Danmark befinder sig i de to regnskabsklasser og skal dermed nu rapportere om samfundsansvar. Institutionelle investorer, investerings-foreninger og børsnoterede finansielle virksomheder skal også rapportere om samfundsansvar. Men for disse virksomheder gælder særlige regler. Hvis du vil vide mere, er du velkommen til at kontakte Sustainor på 55 55 33 66 eller dt@sustainor.dk 6 Krav i ÅRL 99a til rapportering af samfundsansvar Krav i ÅRL 99a til rapportering af samfundsansvar 7
Få overblik over de nye krav vedrørende rapportering af samfundsansvar i 99a Hvordan laver jeg en rapport om samfundsansvar, der overholder lovens krav? Forretningsmodel Politikker Resultater Lovens krav til en CSR-rapport Handlinger Når du skal lave en rapport om samfundsansvar, der opfylder kravene i Årsregnskabslovens 99a skal den indeholde de punkter, som vi her beskriver best practice for. KPI er Risici Forretningsmodel Virksomheden skal beskrive sin forretningsmodel. Der er ikke angivet formkrav i lovgivningen, men det anbefales at inkludere områder som: Politikker Politikkerne skal som minimum udvikles for følgende områder: produkter services aktiviteter værdikæde kerneområder strategi Miljø Klima Menneskerettigheder Arbejdstagerrettigheder og sociale forhold Anti-korruption Kønsdiversitet i ledelsen (beskrevet i Årsregnskabslovens 99b) Desuden er det vigtigt at koble forretningsmodellen til virksomhedens tilgang til samfundsansvar og dermed forklare, hvad samfundsansvar betyder i jeres forretning. Udviklingen af politikker kræver, at du har analyseret din virksomhed og opsat en strategi for dit samfundsansvar. I udviklingen af virksomhedens politikker er det klogt at tage højde for de risici, der kan ramme din virksomhed inden for de forskellige områder. Du kan se politikker som en elastik foran din virksomhed: det skal spændes ud, så det viser dine ambitioner for fremtiden men ikke så meget, at du risikerer, at det bliver urealistisk. På den anden side skal det heller ikke være så slapt, at du kan blive beskyldt for ikke at tage dit samfundsansvar seriøst. 8 Krav i ÅRL 99a til rapportering af samfundsansvar Krav i ÅRL 99a til rapportering af samfundsansvar 9
Risici Virksomheden skal oplyse om de væsentligste risici, hvor virksomheden i dens handlinger, via dens produkter og services eller i dens værdikæde (fx via leverandører eller kunder) kan påvirke omverdenen negativt. Hvorvidt en risiko er væsentlig vurderes ud fra effekt, sandsynlighed og om den evt. allerede er indfundet. Dette skal gøres for hvert af de ovennævnte politikområder (miljø, klima, menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder og sociale forhold, og anti-korruption). Key Performance Indicators (KPIer) Hvis virksomheden har konkrete mål for sit samfundsansvar, skal det fremgå af rapporteringen. Det gøres ved at beskrive de såkaldte KPI er (Key Performance Indicators eller på dansk nøglepræstationsindikatorer). Det er ikke et lovkrav at anvende KPIer. Men da det er et essentielt krav i loven at sikre en rød tråd fra politik til handling og resultat, giver det god mening også at opsætte en række konkrete mål (KPI er) inden for hvert politikområde. Desuden skal virksomheden beskrive, hvad den gør for at imødegå de enkelte risici. Fx hvordan den: minimerer sandsynligheden for, at den negative effekt opstår minimerer den potentielle negative effekt hvordan den sørger for oprejsning og erstatning til eventuelt skadesvoldte Tidligere har virksomheder kunnet nøjes med at oplyse, at de ikke havde politikker for samfundsansvar og det er endda med ganske få linjer i ledelsesberetningen. Fremover kan man stadig berette, at man ikke har politikker for samfundsansvar, men nu skal virksomheden forklare hvorfor. Og det er straks sværere for ikke at sige umuligt at forsvare og retfærdiggøre udover at man er i proces med at udvikle dem. Dette er til gengæld også fint at nævne. Det er ikke tilstrækkeligt at nævne, at man har en politik for et givent område. Virksomheden skal beskrive indholdet af politikken. Politikker kan være standarder, retningslinjer eller principper, som beskriver virksomhedens praktiske tilgang til samfundsansvar. Handlinger For hvert af de ovenstående politikområder (miljø, klima, menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder og sociale forhold og anti-korruption) skal virksomheden oplyse, hvad den har gjort i løbet af det seneste regnskabsår for at opfylde ambitionerne i politikkerne. Herunder skal virksomheden oplyse, om der er etableret systemer eller procedurer, som støtter politikkerne. Hvis virksomheden har opsat processer for at finde, imødegå og minimere potentielle skader på omverdenen (kaldet due diligence eller nødvendig omhu) indenfor et eller flere politikområder, skal dette også oplyses. Resultater Virksomheden skal oplyse hvilke resultater, den har opnået inden for hvert politikområde i løbet af det forgangne regnskabsår. Det er vigtigt at rapportere resultater for både virksomheden og det omgivende samfund og ikke mindst kæde virksomhedens handlinger sammen med de opnåede resultater. Endelig skal virksomheden redegøre for dens forventninger til hvert politikområde i det kommende regnskabsår. Hvis disse forventninger præsenteres som konkrete måltal for det kommende år, svarer det til KPI er (se ovenfor). Tidligere har virksomheder kunnet nøjes med at oplyse, at de ikke havde politikker for samfundsansvar og det er endda med ganske få linjer i ledelsesberetningen. Resultater kan være både positive eller negative og kvalitative eller kvantitative. Det er et ufravigeligt krav, at afrapporteringen er balanceret og retvisende. Man kan således ikke blot tegne et skønmaleri og glemme de negative sider. 10 Krav i ÅRL 99a til rapportering af samfundsansvar Krav i ÅRL 99a til rapportering af samfundsansvar 11
Hvordan skal min virksomhed rapportere om samfundsansvar? Særlige regler for en koncern Et moderselskab, der udarbejder koncernregnskab, kan vælge at rapportere for hele koncernen og dermed ikke for hvert omfattet datterselskab. Dette vil minimere omfanget af rapportering en anelse. Men overvej grundigt, om det giver mening. En eventuel brandingeffekt for det enkelte datterselskab kan mistes. Et datterselskab, som er omfattet af 99a, kan henvise til moderselskabets rapportering i sin egen ledelsesberetning. Dette kræver dog, at moderselskabets årsberetning allerede er offentliggjort. Kan man få dispensation? Virksomheder, der rapporterer i henhold til UN Global Compact (UNGC) eller UN Principles for Responsible Investment (UNPRI), skal ikke udgive en ekstra rapportering på 99a. Men det kræver, at UNGC/UNPRI rapporteringen skal opfylde alle krav i 99a. På den måde kan virksomheden udgive en enkelt årlig rapportering, som opfylder 99a i stedet for flere rapporteringer. Din revisors rolle Virksomhedens rapport om samfundsansvar skal være en del af ledelsesberetningen i virksomhedens finansielle årsregnskab. Den skal således gøres tilgængelig for kapitalejere (fx forud for en generalforsamling) og for offentligheden på samme tidspunkt som resten af årsregnskabet bliver tilgængelig. Man må dog i ledelsesberetningen gerne henvise til en ekstern rapport eller et website, hvor rapporteringen kan findes. Hvis rapporteringen sker på et website, skal følgende krav overholdes: Det skal være et link til websitet i ledelsesberetningen Det skal tydeligt fremgå af websitet, at dette er den lovpligtige rapportering for Årsregnskabslovens 99a, og at det er en del af ledelsesberetningen i årsrapporten. Det skal fremgå, at rapporteringen dækker samme periode som den finansielle årsrapport. Rapporteringen skal fremgå som et samlet hele. Rapporteringen skal være tilgængelig på præcis den samme webadresse (URL) i minimum 5 år. Der må ikke ændres i rapporteringen. Hvis der ændres i URL, skal der laves en automatisk viderestilling fra den oprindelige URL. Rapportering om samfundsansvar skal ske på samme sprog som resten af årsrapporten. Rapporteringen om samfundsansvar skal som en del af ledelsesberetningen ikke underkastes revision. Til gengæld skal revisor i henhold til Årsregnskabslovens 135 stk. 5 afgive en udtalelse om, hvorvidt oplysningerne i ledelsesberetningen er i overensstemmelse med årsregnskabet og et eventuelt koncernregnskab. I denne udtalelse vil revisor fokusere på, om der er konsistens til den øvrige del af årsrapporten, om der er en rød tråd mellem politik, handlinger, mål, resultater og forventninger, samt om der er fejl eller mangler. Desuden skal revisor udtale sig om rapporteringens placering, tidspunkt for offentliggørelse og eventuel del af koncernregnskab. Konsekvenser ved ikke at overholde loven Da det er en helt ny lovstramning, hvor første rapportering er sket i foråret 2017, er der stadig ikke set sanktioner for overtrædelser. Man må forvente at overtrædelse af 99a vil medføre påbud samt senere bødestraf, som er gængs praksis for overtrædelser af Årsregnskabsloven. Den gennemsnitlige bødestraf for overtrædelse af Årsregnskabsloven er på godt DKK 50.000. Der er en generel forældelsesfrist på fem år. 12 Krav i ÅRL 99a til rapportering af samfundsansvar Krav i ÅRL 99a til rapportering af samfundsansvar 13
Hvad kan jeg ellers bruge rapporteringen om samfundsansvar til? Fik du det vigtigste med? Fik du styr på Årsregnskabslovens krav til rapportering om samfundsansvar, og hvordan det fremover skal foregå? Hvis du har brug for en opsummering, får du her en tjekliste med de vigtigste punkter. 1. Tjek om din virksomhed er berørt af Årsregnskabslovens 99a på www.sustainor.dk/99a-virksomhedtjek 2. Få analyseret din virksomhed, lav en CSR strategi og udarbejd herefter politikker om din virksomheds samfundsansvar på følgende områder Miljø Klima Menneskerettigheder Arbejdstagerrettigheder og sociale forhold Anti-korruption Kønsdiversitet i ledelsen (beskrevet i Årsregnskabslovens 99b) Udover at rapportering om dit samfundsansvar er nødvendigt for at overholde de nye krav i Årsregnskabsloven, er der heldigvis også en række andre fordele. Da samfundsansvar bliver en mere og mere synlig del af erhvervslivet, vil du kunne bruge din rapportering til bland andet, at: 3. Lav en rapport for det seneste regnskabsår, der indeholder en beskrivelse af jeres Forretningsmodel Politikker på samfundsansvar Fastholde og tiltrække dygtige medarbejdere Sikre din plads som foretrukken leverandør til store kunder Tiltrække større investorer Handlinger omkring samfundsansvar Risici KPI er Resultater på samfundsansvar Styrke din brandingværdi hos forbrugerne Minimere omkostninger til fx energi, ressourcer og personale Arbejde med din virksomheds værdier Minimere risiko for dårlig presseomtale Styrke dit samarbejde med kunder, leverandører og hermed øge innovationen 4. Offentliggør rapporten samtidig med jeres finansielle årsregnskab Rapporten om samfundsansvar er en del af ledelsesberetningen i årsregnskabet Rapporten om samfundsansvar må offentliggøres på et website (på visse betingelser) 5. Undgå sanktioner overhold loven 14 Krav i ÅRL 99a til rapportering af samfundsansvar Krav i ÅRL 99a til rapportering af samfundsansvar 15
Har du brug for mere viden om samfundsansvar, en kompetent rådgiver til at varetage udviklingsprocessen af jeres CSR-strategi eller vil du høre hvordan din virksomhed kan leve op til de nye lovkrav? Du er meget velkommen til at kontakte os. Vi er klar til at hjælpe og rådgive dig. Dennis Friis Thaagaard Hanne Bohnstedt 55 55 33 66 55 55 33 62 dt@sustainor.dk hb@sustainor.dk www.sustainor.dk Sustainor ApS Kystvejens Erhvervscenter Kystvej 26 DK-8500 Grenaa Mail: info@sustainor.dk Tel: 55 55 33 69 CVR: 37663379 OfficeLab Skæringvej 88-100 DK-8520 Lystrup Mail: info@sustainor.dk Tel: 55 55 33 60 CVR: 37663379