VEJLEDNING I REJSUD - DEN REJSENDE Indhold Vejledning i RejsUd - Den Rejsende... 1 1.0 Generelt om RejsuD... 1 1.1 Tips... 2 1.2 Log på Rejsud... 2 1.3 Oprettelse af nyt dokument afregning af en rejse... 3 1.3.1 Opret nyt dokument... 4 1.3.2 Trin 1 af 4... 4 1.3.3 Trin 2 af 4... 5 1.3.4 Trin 3 af 4... 8 2.3.5 Fanebladet Rejsedage... 10 1.3.6 Fanebladet Kørsler... 11 1.3.7 Fanebladet Udgifter Betalingskort- og CWT-transaktioner... 13 1.3.8 Fanebladet Udgifter Egne udlæg... 16 1.3.9 Fanebladet Bilag... 18 1.3.10 Fanebladet Kommentarer... 20 1.3.11 Fanebladet Godtgørelser... 21 1.3.12 Fanebladet Posteringer... 22 1.3.13 Fanebladet Historik... 23 1.3.14 Trin 4 af 4... 24 1.4 Processen efter videresendelse til kontrol og godkendelse... 25 Denne vejledning er én af flere vejledninger om RejsUd. 1.0 GENERELT OM REJSUD RejsUd er et webbaseret system, som den rejsende kan logge på i hele verden. Det anbefales, at foretage registrering i systemet løbende på en rejse for at have disponeringer i frisk erindring for at undgå at bilag forsvinder. Det anbefales endvidere at registrere disponeringer så tydeligt som muligt. Skriv kommentarer til bilag i RejsUd, f.eks. hvis bilag ikke er på et tilgængeligt sprog, så kontrol, godkendelse og controlling kan ske så effektivt som muligt. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 1
1.1 TIPS RejsUD er et system der håndterer rejser og udlæg. I RejsUD opbygger den rejsende sine egne favoritlister, f.eks for rejsemål mm. En afregning i RejsUD skal igennem 4 trin. Systemet gemmer først udkastet til afregning, når den rejsende når til trin 3. RejsUd opererer med røde og sorte henholdsvis advarsler/hjælpetekster: Røde advarsler er tekst om registreringer der mangler f.eks. kontostreng. Disse skal håndteres ellers kan den rejsende ikke afslutte afregningen. Sorte hjælpetekster er påmindelser til den rejsende. Det er tekst om ting den rejsende skal huske at tage stilling til, f.eks. ventende betalingskorttransaktioner. Det er ikke afgørende for afslutningen af afregningen at håndtere sorte hjælpetekster. Inden den rejsende logger på RejsUd vil det være en fordel at alle kvitteringer og bilag er indscannet og klar til at blive vedhæftet en afregning. Du skal også bruge en stedkode og et alias til kontostrengen. Du kan få oplyst disse numre hos din nærmeste leder eller hos administrator på dit institut. De vil også vide om der er tilknyttet en KU Specifikation til dine aktiviteter. 1.2 LOG PÅ REJSUD Link til Rejs Ud. Alternativt find link til RejsUd på forsiden af KUnet under Systemadgange. Læs vejledning om at logge på RejsUd første gang. Log in billedet ser ud som vist nedenfor. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 2
Bruger- ID er dit KU- brugernavn. Adgangsord er sendt pr. mail til flertallet af KU ansatte den 10. januar 2014. Institution: Vælg Københavns Universitet. Er der problemer med login kan der rettes henvendelse til oesupport@adm.ku.dk, som er Regnskabssektionens økonomisystemsupport. 1.3 OPRETTELSE AF NYT DOKUMENT AFREGNING AF EN REJSE Om afregningen defineres som rejse eller udlæg afhænger af rejsens længde. En rejse over 24 timer med en overnatning skal ifølge Cirkulære om Tjenesterejseaftalen afregnes som en rejse. I denne case har den rejsende købt en rejse dvs. fly og hotel hos rejsebureauet Carlson Wagonlit Travel (herefter CWT). Den rejsende skal være væk mere end 24 timer. Senest 14 dage efter hjemkomstdato skal den rejsende afregne rejsen. Den rejsende skal oprette et dokument i RejsUd til afregning af rejsen. 1 Skærmbilledet til oprettelse af et nyt dokument ses nedenfor. 1 Hvis en rejse er bestilt hos CWT, ligger der et udkast klar til den rejsende, som den rejsende kan åbne. Når afregningen åbnes er afregningen i trin tre. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 3
1.3.1 Opret nyt dokument Hvis alle transaktioner er disponeret med personligt firmahæftende betalingskort vil transaktioner ligge klar i RejsUd 1. 2 1 Klik på Opret nyt dokument 2. 1.3.2 Trin 1 af 4 Brugeren kommer nu til trin et af fire trin. Brugeren skal vælge en Rejseafregning, fordi rejsen har varet mere end 24 timer og den rejsende har haft en overnatning. Klik på 1. Rejseafregning 2. Næste trin 2 1 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 4
1.3.3 Trin 2 af 4 Hvis rejsen ikke er købt hos CWT er det nødvendigt at registrere oplysninger om Land 2, By, Starttid og Sluttid. Hvis rejsen er købt hos CWT vil disse oplysninger være forhåndsregistreret i rejseafregningen. 1 2 3 5 Registreringer i trin to for den rejsende, når rejsen er bestilt hos CWT: 1. Vælg Rejseformål: Altid Tjenesterejse i dette trin. 2. Skriv Anledning uddyb og konkretiser - af hensyn til forenkling af videre proces. Anledning er et obligatorisk felt. 3. Skriv en forklaring uddyb og konkretiser - af hensyn til forenkling af videre proces. Forklaringen skal være en specifikation af anledningen samt navn på forhåndsgodkender. 4. Tjek at parametrene Land, By, Startdato og tid og Slutdato og tid er korrekte (markeret med cirkler). 5. Klik på Rediger nederst i feltet for at påføre afregningstype, stedkode og alias (projekt- /sagsnr.). 2 Hvis det er første gang der skal fremsøges en værdi f.eks. et land eller en by er det nødvendigt først at klikke på Alle lande/destinationer. Herefter bliver værdilisten aktiveret og der kan klikkes på pil ned, hvorefter alle lande i systemet vises. Klik nu på et land. Næste gang der logges på vil valgte land optræde som første værdi i værdilisten som en favorit. Det samme gælder for alle andre værdilister i RejsUd. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 5
Herefter kommer den rejsende til nedenstående skærmbillede. 1 2 4 3 5 Vælg fire ting: 1. Afregningstype brug luppen til at søge med, hvis ikke værdien optræder i din personlige værdiliste 2. Sted brug luppen til at søge med, hvis ikke værdien optræder i din personlige værdiliste 3. Alias brug luppen til at søge med, hvis ikke værdien optræder i din personlige værdiliste 4. KU Specifikation, hvis relevant for dine aktiviteter Klikkes der på luppen 5 udfor f.eks. Sted ser skærmbilledet ud som nedenfor: Objekt betyder i denne sammenhæng talværdi. Navn betyder tekstværdi. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 6
Hvis den rejsende husker projekt-/sagsnr skal nummeret eller dele af nummeret skrives i feltet Objekt. Der kan med fordel søges på dele af nummeret. Husker den rejsende projekt-/sagsnavnet skal navnet eller dele af navnet skrives i feltet Navn. Efter valg af Afregningstype, Sted, Alias og evt. KU Specifikation er kontostrengen udfyldt. Klik Gem og fortsæt og kom tilbage til nedenstående skærmbillede. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 7
Trin to er nu færdig. Klik på Næste trin øverst i billedet for at komme til trin 3, hvor RejsUD gemmer dine registreringer. 1.3.4 Trin 3 af 4 Trin 3 giver et overblik over de valg, der er foretaget indtil nu i rejseafregningen og viser resultatet. Hvis rejsen er købt hos CWT starter afregningen i trin tre, hvor den rejsende redigerer de foreslåede registreringer. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 8
1 2 3 Logikken i RejsUd er, at det kun er muligt at gå trin fremad. Man kan ikke gå trin tilbage, men det er altid muligt at redigere alle felter. Dvs. vil den rejsende ændre registreringer foretaget i trin to efter at den rejsende er kommet til trin tre, gøres det ved at klikke på Rediger 1 i ovenstående skærmbillede. Bemærk! Der er en Rediger knap for hver sektion i skærmbilledet. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 9
2.3.5 Fanebladet Rejsedage Under fanebladet Rejsedage 2 i ovenstående skærmbillede registreres de måltider den rejsende selv har betalt. RejsUd er som standard sat op til at have flueben i alle Gratis måltider dog med undtagelse af morgenmad på første rejsedag. Systemet går altså ud fra at den rejsende ikke har haft udgifter til måltider på rejsen. Klik på den første dag 3 hvorefter følgende skærmbillede vises. 4 1 3 2 Den rejsende skal sikre at disse flueben er korrekt sat i forhold til rejsens virkelighed. Dvs. hvis den rejsende har fået morgenmad den 2. oktober 2013 på udrejsedagen, så skal der sættes et flueben på denne dag. Eksempel: Den rejsende har ikke fået frokost nogen dage. Fjern da flueben i kassen Frokost som registrering af at den rejsende ikke har fået frokost. Idet den rejsende heller ikke har fået frokost de øvrige dage klik da på Kopier til rest. Dage 2. 1 Lad fluebenet stå i Refunderes, pågældende dag. 3 ellers afregnes der ikke time- og dagpenge for den Den rejsende kan vælge at få udbetalt udokumenteret nattillæg i stedet for at få refunderet overnatningsudgifter mod dokumentation. Det udokumenterede nattillæg vil typisk blive anvendt, hvor den ansatte har mulighed for at overnatte privat, og er beregnet til at skulle sætte den ansatte i stand til at sige tak for ulejligheden. Er rejsen afbrudt af en feriedag registreres dette som privat ophold. Se vejledning om registrering af privat ophold i en tjenesterejse i RejsUd (VejledningRejsUdPrivatOphold). Fortsæt ved at klikke på Gem og fortsæt 4. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 10
1.3.6 Fanebladet Kørsler Fanebladet Kørsler giver mulighed for at registrere kørsel i privat bil/motorcykel, f.eks. transport til lufthavnen og hjem igen. Vælg Ny tur for at registrere en ny tur. Efter at have klikket på Ny tur fremkommer næste skærmbillede. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 11
6 1 2 3 4 5 Registrer følgende: 1. Tjek at Dag er den dag kørslen er foretaget 2. Køretøj har typisk standardværdien Privat bil/motorkørsel, lav sats 3. Vælg rute fra Rute værdilisten eller sæt flueben i Anden rute og skriv et navn til en ny rute. Angiv start- og slutadresse. Vedhæft evt. en rutebeskrivelse, der dokumenterer antal km. 4. Angiv Længde 5. Angiv Forklaring så kontrollant, godkender og controller kan forstå sammenhængen Næste gang den rejsende logger på RejsUD vil den rejsende kunne vælge ruten under Rute, fordi RejsUd registrerer og tilknytter ruten som en favoritværdi til den rejsende i RejsUd. Skal den angivne rute gentages til andre dage eller til samme dag klikkes på Kopier kørsel. Klik herefter på Gem og fortsæt 6 og derefter på fanebladet Udgifter i næste skærmbillede, hvis den rejsende har udgifter der skal registreres. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 12
1.3.7 Fanebladet Udgifter Betalingskort- og CWT-transaktioner En enkel måde at registrere udgifter på er ved at have betalt alt med personligt firmahæftende betalingskort og/eller ved at have købt rejsen hos CWT. Så importeres udgifterne ind i RejsUd og den rejsende vil kunne tilvælge dem enkeltvis. I dette eksempel antages det, at den rejsende har betalt med et personligt firmahæftende betalingskort. Klik på Hent kreditkorttransaktioner. Skærmbilledet viser samtlige transaktioner fra CWT og betalingskortet for den rejsende i den aktuelle rejseperiode. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 13
3 2 1 Hvis den rejsende kun vil se transaktioner indenfor rejsens tidsperiode, kan den rejsende klikke på 1 i ovenstående skærmbillede. Herefter vil kun rejseperiodens transaktioner vise sig og den rejsende kan tilvælge de transaktioner den rejsende ved hører til den rejse den rejsende er ved at registrere 2. Dette gøres ved at klikke på hver enkelt række i firkanten helt til venstre og derefter klikke på Vælg markerede transaktioner 3. Herefter ses udgifterne under udgiftsfanebladet, som det fremgår af nedenstående skærmbillede. Den rejsende klikker på en udgift og kommer til næste skærmbillede. Her vil alle basisdata være registreret fra betalingskort- eller CWT-transaktionen, hvorefter den rejsende skal vedhæfte bilag. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 14
Det anbefales at samle alle bilag for afregningen og vedhæfte dem under fanen Bilag. Mere herom i afsnittet om fanen Bilag senere i denne vejledning. Idet der er krav om afregning senest 14 dage efter hjemrejsedato, skal afregningen sendes til kontrol senest 14 dage efter hjemrejse - selvom der mangler betalingskortstransaktioner. Manglende betalingskortstransaktioner afregnes som en udgiftsafregning efterfølgende. Klik på Gem og fortsæt i næste skærmbillede. Herefter er den rejsende tilbage i trin 3 og rækken af faneblade. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 15
1.3.8 Fanebladet Udgifter Egne udlæg Har den rejsende brug for at registrere udgifter, som ikke er forudregistreret på baggrund af betalingskort- og CWT-transaktioner er arbejdsbyrden en anden. Nedenstående fremstilling viser, hvordan den rejsende registrerer egne udlæg. Den rejsende klikker på Ny udgift nederst i næste skærmbillede. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 16
Herefter får den rejsende en skabelon til at registrere udgifter i. 9 1 2 3 5 4 8 6 7 Den rejsende skal registrere følgende: 1. Vælg Udgiftstyper (disse håndterer moms) 2. Vælg Dag i kalender 3. Registrer Sum på udgiften 4. Vælg valuta 5. Betalingsmåde har standardværdien Kontantudlæg 6. Skriv forklaring uddyb og konkretiser - af hensyn til forenkling af videre proces. Feltet er obligatorisk. 7. Det anbefales at registrere bilag i fanebladet Bilag (gennemgås senere) og samle f.eks. 8 bonner/kvitteringer på en A4 side, dvs. lave så få sider med bilag som muligt 8. I tilfælde af der i pkt. 4 er angivet andet end DKK Danske Kroner skal der evt. angives Egen valutakurs i feltet Yderligere data. Egen valutakurs er afregningskursen vist i en bankopgørelse Klik Gem og fortsæt i ovenstående skærmbillede, hvorefter den rejsende kommer tilbage til oversigtsbilledet med fanebladene. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 17
1.3.9 Fanebladet Bilag I fanebladet Bilag anbefales det at registrere alle bilag samlet på så få sider som muligt med nummerering af hvert enkelt bilag. Fanebladet rummer samtidig den rejsendes mulighed for at registrere andet end udgiftsbilag, f.eks. en invitation, et konferenceprogram eller en mailkorrespondance. Det kan også være Tro- og loveerklæringer mv. Det kan være særdeles nyttigt for gruppen af folk, der efterfølgende skal kontrollere, godkende og controlle, at få oplysninger om, hvad tjenesterejsen handler om. Klik på Ny vedhæftning. Det er et krav, at alle udgifter dokumenteres med bilag. Formalia er: Følgende bilag skal forklares i tekstfelt: o Uklare pga. ringe scanning o Tekst er på utilgængeligt sprog o Aggregeret i en stor sum Fysiske bilag skal ikke opbevares efter de er registreret i RejsUd Det anbefales at vedlægge Boarding Card selvom flybilletter er vedlagt Der kan være særlige dokumentationskrav til EU projekter. Det ligger udenfor denne vejlednings beskrivelse at komme ind på disse krav. Der henvises til de respektive EU programmers dokumentationskrav. Klik på Vælg fil og vedhæft et indscannet bilag. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 18
3 1 2 Er bilag vanskelige at læse pga. indscanningens kvalitet, utilgængeligt sprog eller relevans, skriv da en forklaring i feltet Forklaring. Klik på Gem og fortsæt. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 19
1.3.10 Fanebladet Kommentarer I fanebladet Kommentarer findes en mulighed for at uddybe kommentarer der tidligere er registreret. Fanebladet Kommentarer er samtidig alternativet til mailkorrespondance. Ved at udnytte kommentarfanebladet kan den rejsende inkludere korrespondance og bevare forståelsen i ét og samme dokument. Eventuelle kommentarer kan læses af kontrollant og godkender af afregningen. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 20
Klik evt. på Ny kommentar og skriv en kommentar. Klik derefter Gem og fortsæt. 2 1 1.3.11 Fanebladet Godtgørelser I fanebladet Godtgørelser får den rejsende et overblik over, hvordan afregningsbeløbet er fremkommet. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 21
1.3.12 Fanebladet Posteringer I fanebladet Posteringer fremgår det på hvilke konti, posteringer er konteret. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 22
1.3.13 Fanebladet Historik Fanebladet Historik viser: hvem der registrerer i afregningen hvornår de registrerer i afregningen hvad de registrerer hvilken status afregningen har; i udkast, ved at blive kontrolleret eller om afregningen er godkendt Medarbejderen kan til en hver tid følge hvor i processen afregningen befinder sig også efter at afregningen er færdigregistreret og sendt til godkendelse. For at afslutte trin tre klikkes på Næste trin vist i ovenstående skærmbillede. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 23
1.3.14 Trin 4 af 4 I trin fire er den rejsende opsat med en kontrolgruppe og en godkender eller en godkendergruppe. Det anbefales at den rejsende vælger en specifik godkender og fjerner godkendelsesgruppen. Det giver det enkleste flow for afregningen. Derefter skal den rejsende klikke på Afslut og send, hvorefter rejseafregningen er færdigregistreret. Bemærk. Den rejsende kan ikke selv vælge kontrollant. Den rejsende får vist et Udført som kvittering på at afregningen er sendt videre til kontrol og godkendelse. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 24
1.4 PROCESSEN EFTER VIDERESENDELSE TIL KONTROL OG GODKENDELSE En færdigregistreret rejseafregning vil blive modtaget af en kontrollant, herefter godkendes den af en godkender. Tilsidst sendes afregningen videre til Navision Stat, hvor afregningen vil blive bogført og den rejsende afregnet. Den rejsende kan fremsøge status under venstremenuen Mine opgaver og Dokumenter. Spørgsmål og kommentarer til oesup@adm.ku.dk. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 1.00 den 1. juli 2014 Side 25