AURUS - Kontrollant. Sikrer, at konteringen er korrekt samt udfylder manglende kontering

Transkript

1 Kontrollanten modtager medarbejderens afregning/forskud til kontrol. Kontrollanten åbner det pågældende afregningsdokument til kontrol. Kontrollanten udfører følgende kontrol af afregningen/forskud: Sikrer, at den oprettede afregning/forskud overholder retningslinjerne samt den er i overensstemmelse med en eventuel forhåndsgodkendelse Sikrer, at konteringen er korrekt samt udfylder manglende kontering Sikrer, at alle poster vedr. rejsens formål mv. er angivet på rejsen Sikrer, at den oprettede afregning/forskud overholder de gældende regnskabsregler Sikrer, at de indtastede beløb stemmer overens med beløbene på de vedhæftede bilag Sikrer, at de indtastede beløb er angivet i den korrekte valuta Sikrer, at der ikke er tale om varekøb som skal foregå over indkøbsaftalerne Sikrer, at posteringer af privat køb er anført korrekt som egenbetaling Gennemgår evt. kommentarer mv. som medarbejderen har anført i afregningen/forskud Kontrollanten kan se alle afregninger/forskud sendt til kontrol, og skal løbende sikre sig at der foretages rettidig kontrol af de modtagne afregninger/forskud. Se regler og proces på økonomiportal Arbejdsgang af kontrollen vedr. afregning: Kontrollantens velkomstbillede i AURUS vil ud over informationen om eventuelle egne afregningsdokumenter også indeholde information om Dokumenter til gennemsyn Side 1 af 19

2 Klik på Dokumenter til gennemsyn for at se en liste med disse dokumenter. Dokumentvisningen kan filtres pr. Dokumenttype (rejseafregning, udgiftsafregning, forskud) Person (den rejsende/brugeren) Enhed (regnskab i Navision Stat) Rækker pr. side. Dokumenterne vises som standard i blokke af fem rækker (1-5, 6-10, osv.). For at se dokumenterne i de næste blokke skal der klikkes på de blå link-tekster med tallene 1-5, 6-10, osv. Antallet af rækker pr. side kan dog justeres, således der vises flere end fem rækker pr. blok Klik på en afregning for at åbne det tilhørende afregningsdokument til kontrol Dokumentoplysningerne vises derefter i den nederste del af skærmbilledet. Side 2 af 19

3 I området inden for det grønne rektangel kan man klikke på fanebladene (Stamdata, Kontostreng, Rejsedage, osv.) for at gennemse afregningsdokumentets forskellige indhold. NYT: TIP: KLIK på Udskriv og du vil få en rapport op som vil give dig et hurtigt overblik vedr. hele rejsen. Lidt nemmere at overskue så du måske ikke behøver at komme ind på hver enkelt dag eller faneblad. Fanebladet Stamdata : Indeholder alle stamdata vedr. afregningen samt en oversigt vedr. beløb. Side 3 af 19

4 Klik på Redigér Kontrollér Basisdata og klik på Gem og fortsæt Fanebladet Kontostreng : Konteringen som udfyldes i stamdata siden vil slå igennem på alle udgifter vedr. afregningen. Opsplitter du konteringen her vil den gør sig gældende på alle udgiftstyper og kan ikke opdeles/samles yderligere. Opsplitningen kan gøres i % eller i beløb. Side 4 af 19

5 Hvis du ønsker at opsplitte konteringen på de forskellige udgiftstyper skal det gøres på hvert faneblad og ikke på stamdata siden dvs under fanebladet Kontostreng. F.eks. hvis kørslen skal betales af en anden konto skal du klikke på fanebladet Kørsler og rediger konto en her. Nedenstående eksempel er vist med opsplitning på hovedet og i % (men kan selvfølgelig også opdele i beløb) Klik på fanebladet Kontostreng og klik på kontoen Side 5 af 19

6 VIGTIGT: Kontrollér kontostreng og udfyld manglende kontering Hvis den rejsende ikke har udfyldt dele af kontostrengen (sted er default udfyldt) skal den være påført i feltet Forklaring som en bemærkning. BEMÆRK at eksemplet er vist med HUM s kontostreng DJF s kontostreng er lidt anderledes sat op. De enkelte dimensionsværdikoder - i takt med at systemet løbende anvendes, opbygges der favoritlister pr. bruger - kan vælges eller ændres i drop-down-listerne for hver dimensionskode (f.eks. analysefokus). Man kan søge efter dimensionsværdikoder ved at klikke på knappen med forstørrelsesglasset ud for hver dimensionskode. Når du søger så begræns din søgning f.eks ved at skrive de første tegn.. Klik på Søg og du får en liste frem med alle heri vælges dit analysefocus nr. Du kan også søge på navn. Side 6 af 19

7 Skal udgiften deles mellem på flere forskellige konti kan det gøres således: Klik på Ny objektopdeling Du kan opdele udgiften i % klik på Opdatér og udgiften vil fordele sig procentvis Vil du opdele den yderligere skal klikke på Ny objektopdeling eller Kopier objektopdeling og opdele udgiften i % som ovenstående eksempel Husk at ændre kontostrengen ved at klikke på det markede område Side 7 af 19

8 Det markede område afspejler kontostrengen Er alt rettet og ok så klik på Gem og fortsæt Fanebladet Rejsedage : Indeholder alle rejsens dages datoer og tidspunkter samt oplysning om eventuelle arbejdsgiverbetalte måltider. Side 8 af 19

9 Klik på fanebladet Rejsedage (6) = tallet viser antallet af rejsedage Hver enkelt rejsedag skal kontrolleres klik på den første rejsedag Kontroller bl.a. at markeringerne ved Gratis måltider er ok Vigtig INFO: Systemet sætter default markering i Gratis måltider og tager ikke hensyn til start- og sluttid. F.eks. på rejsens sidste dag hvis sluttiden er kl. 09:00 vil der stadig være markering i alle 3 måltider. Disse skal fjernes ellers vil systemet trække disse måltider fra i afregningen. Se f.eks. under fanebladet Afregnes Måltidsreduktion. Samtidig vær opmærksom på hvis rejsen har flere destinationer - se ovenstående eksempel - med 2 dage som har samme dato. Her skal markeringerne fjernes i den dag, hvor der er starttidspunkt ellers trækkes disse fra i afregningen. Se f.eks. under fanebladet Afregnes Måltidsreduktion. Hvis ok forsæt med dag 2 Side 9 af 19

10 Sådan fortsætter du gennem dagene og her i eks. viser advarslen at Rejseformål mangler på rejsedagen Rettes således: Side 10 af 19

11 Klik på dagen og vælg Rejseformål i værdilisten og advarslen forsvinder Er alt ok - så klik på Gem og fortsæt Fanebladet Kørsler : Her er indtastet kørsel med privat køretøj, der berettiger til transportgodtgørelse. Klik på fanebladet Kørsler (1) = tallet viser antallet af bilag Klik på kørselsudgiften Side 11 af 19

12 Kontrollér om alt er korrekt udfyldt - hvis ok klik på Gem og fortsæt Fanebladet Udgifter : Herunder er der indtastet udgifter, der er betalt ved kontant udlæg, eller udgifter, som er betalt med firmahæftende kreditkort Klik på fanebladet Udgifter (1) = tallet viser antallet af udgifter Klik på udgiften Knappen Hent Rejseforskud ses kun hvis brugeren/den rejsende har fået et forskud. Kontrollér i oversigten om et forskud er hentet ind (brugeren kan have flere forskud) hvis ikke, kan du evt. kontroller om rejseforskuddet tilhører denne rejse - ved klik på Hent Rejseforskud og afvise rejsen med kommentar om at brugeren skal hente sit forskud ind. Brugeren/den rejsende bør som hovedregel selv tilknytte sit forskud til rejsen. Side 12 af 19

13 Har den rejsende fået et forskud kan den hentes ind her ved at klikke på Hent Rejseforskud HUSK at kontroller af udgiften har vedhæftet et bilag (ses under fanebladet Bilag ) og er nummereret - i vist eksempel nr. 1 Hvis ok - klik på Gem og fortsæt Fanebladet Bilag : Skannede kvitteringer og/eller andre dokumenter der er vedhæftet afregningen. Klik på Bilag (1) = tallet viser antallet af bilag. NYT: Klik på Åbn og bilag åbner sig her. Side 13 af 19

14 Eller du kan klikke på det blå navn Klik på Åben vedhæftning Her kontrolleres udgiften og at nummerering svarer til bilagsnr. under fanebladet Udgift Side 14 af 19

15 Er alt ok lukkes bilaget ned Klik på Tilbage Fanebladet Kommentarer : Her er der indtastet beskeder/kommentarer, der logges med dato og tid. Klik på fanebladet Kommentarer (0) tallet viser antallet af kommentarer Hvis der var skrevet en kommentar til afregningen ville du kunne se den her men du kan også selv skrive en.. klik på Ny kommentar Side 15 af 19

16 Skriv din kommentar og klik på Gem og fortsæt De sidste 3 faneblade Afregnes, Posteringer og Historik kan du ikke redigere i men du kan kontrollere forskellige oplysninger her. Fanebladet Afregnes : Indeholder de beløb, der udgør summen Til afregning Klik på fanebladet Afregnes (10) tallet viser antal på hvad der skal afregnes. Her kan du få et hurtigt overblik vedr. de udgifter som refunderes til medarbejderen. Fanebladet Posteringer : Oplysninger om udgifternes debitering og kreditering på kontonumre og dimensionskoder. Side 16 af 19

17 Klik på fanebladet Posteringer Her får du overblik hvilke konti, der er brugt i forbindelse med afregningen. Fanebladet Historik : Indeholder en dokument-log, der opdateres med dato, tid og bruger m.m., hver gang afregningsdokumentet sendes frem eller tilbage i cirkulationsomløbet for kontrol og godkendelse Klik på fanebladet Historik (2) tallet viser antallet af logs. NYT: Er det et FORSKUD du kontrollerer, så HUSK at der kun MÅ bestilles i DKR. Hvis der er bestilt i anden valuta skal du enten afvise eller rette. Der udbetales via NEMKONTO og det vil altid være i Danske kroner. Side 17 af 19

18 Kontrolfunktion: I området inden for det røde rektangel skal man vælge sin kontrolfunktion: Godkend -> [navn på godkender] o Med denne funktion godkendes den rejsepolitiske kontrol, og afregningsdokumentet sendes videre til økonomisk godkendelse hos en attestationsbemyndiget Afvis og returnér o Med denne funktion afvises afregningsdokumentet, og det returneres derefter til den rejsende/brugeren. Afvisning kræver indtastning af en kommentar/forklaring til afvisningen Send til ekstra kontrol/godkendelse hos. o Denne funktion kan vælges, hvis kontrollanten ønsker yderligere godkendelse af afregningsdokumentet hos en anden person med attestationsbemyndigelse (eksempelvis hvis afregningen indeholder en blanding af udgifter, der skal godkendes af forskellige afdelings-/kontorchefer) Advarsel o Advarsler vises kun, hvis der er felter som ikke er udfyldt korrekt. Disse oplysninger indtastes i fanebladene som beskrevet ovenfor. Vælg den ønskede funktion ved at markere den tilhørende radio-knap. Side 18 af 19

19 Klik herefter på knappen Bekræft for at udføre kontrolfunktionen/-handlingen. Knappen Bekræft og vælg næste kan bruges, når man kontrollerer flere dokumenter efter hinanden. Et klik på denne knap medfører, at kontrolfunktionen/-handlingen udføres, og det næste afregningsdokument på listen åbnes automatisk. Hermed er arbejdsgangen afsluttet. Side 19 af 19