Godkendergruppe. Sikrer, at den oprettede afregning ligger inden for det aftalte budget

Transkript

1 Afregning/forskud som godkendes via en godkendergruppe Er du tilknyttet en godkendergruppe, skal du håndtere afregningen/forskud som nedenstående. Bemærk: Alle, som er tilknyttet en godkendergruppe, kan se de samme afregninger. Derfor er anbefalingen, at man i rullemenuen Enhed vælger den organisation, man vil se afregninger for. Godkender modtager afregningen/forskud til kontrol. Den attestationsbemyndigede godkender udfører følgende kontrol og godkender samtidig afregningen/forskud: Sikrer, at den oprettede afregning ligger inden for det aftalte budget Sikrer, at kontering er korrekt Gennemgår evt. kommentarer mv. som den rejsende eller kontrollanten har anført i rejseafregningen Godkender kan se alle afregninger/forskud sendt til godkendelse og skal løbende sikre sig, at der foretages rettidig godkendelse af de modtagne afregninger/forskud. Godkender kan ikke rette/ændre i afregning/forskud. Se regler og proces på økonomiportal Arbejdsgange for den godkendelses-/attestationsbemyndigede Side 1 af 6

2 Dit velkomstbillede i RUS vil ud over informationen om eventuelle egne afregningsdokumenter også vise, hvem du er stedfortræder for. Her kan du se navnet på din godkendergruppe, og hvor mange dokumenter der ligger til godkendelse i gruppen. Klik på Mine opgaver Under Til godkendelse kan du se, om der er sendt dokumenter til dig som navngiven godkender. Antal vil stå i parentesen. Se evt. manual hvordan de håndteres. I Behandler feltet vælger du din og klikker herefter på Til Godkendelse Her kan du se alle afregninger/forskud, der ligger til behandling i din godkendergruppe. Anbefaling: I feltet Enhed vælges den organisation, du vil arbejde i. Side 2 af 6

3 Når der er valgt en organisation, er det kun de afregninger/forskud, som tilhører den valgte organisation, der vises. Udover Enhed kan der filtreres på: Dokumenttype (rejseafregning, udgiftsafregning, forskud) Person (den rejsende/brugeren) Rækker pr. side. Dokumenterne vises som standard i blokke af fem rækker (1-5, 6-10, osv.). For at se dokumenterne i de næste blokke skal der klikkes på de blå link-tekster med tallene 1-5, 6-10, osv. Antallet af rækker pr. side kan dog justeres, således at der vises flere end fem rækker pr. blok Endvidere kan der sorteres på overskrifter (klik på overskriften). Klik på en afregning for at åbne det tilhørende afregningsdokument til kontrol. Når du har klikket på det dokument, du vil arbejde med, så vær opmærksom på om der vises en hængelås på afregningen/forskuddet. Det betyder, at en anden godkender i din gruppe arbejder i dokumentet. Nedenstående eksempel viser ingen hængelås. Dokumentoplysningerne vises i den nederste del af skærmbilledet. Side 3 af 6

4 I området inden for det grønne rektangel kan man klikke på fanebladene (Stamdata, Kontostreng, Rejsedage, osv.) for at gennemse afregningsdokumentets forskellige indhold. Godkenderen kontrollerer efter ovenstående regler. Gennemgang af fanebladene: Stamdata Indeholder alle stamdata samt en oversigt vedr. beløb Kontostreng Her vises den indtastede kontostreng Rejsedage Indeholder alle rejsens dages datoer og tidspunkter samt oplysning om eventuelle arbejdsgiverbetalte måltider Kørsler Her vises kørsel med privat køretøj, der berettiger til transportgodtgørelse Udgifter Herunder er der indtastet udgifter, der er betalt ved kontant udlæg, eller udgifter, som er betalt med firmahæftende kreditkort Bilag Scannede kvitteringer og/eller andre dokumenter f.eks. deltagerlister, som er vedhæftet afregningen Kommentarer Her kan der indtastes beskeder/kommentarer, der logges automatisk med dato og tid Afregnes Indeholder de beløb, der udgør summen Til afregning Side 4 af 6

5 Posteringer Oplysninger om udgifternes debitering og kreditering på kontonumre og dimensionskoder Historik Indeholder en dokument-log, der opdateres med dato, tid og bruger m.m., hver gang afregningsdokumentet sendes frem eller tilbage i cirkulationsomløbet for kontrol og godkendelse Kontrolfunktion: I området inden for det røde rektangel skal man vælge sin godkendelseshandling: Godkend o Med denne funktion godkendes afregningen/forskud Afvis og returnér o Med denne funktion afvises afregningsdokumentet, og det returneres derefter til den rejsende/brugeren. Afvisning kræver indtastning af en kommentar/forklaring til afvisningen Afvis og returnér til kontrollant o Med denne funktion afvises afregningsdokumentet, og det returneres derefter til kontrollanten i Regnskab. Afvisning kræver indtastning af en kommentar/forklaring til afvisningen o Anbefaling: Afvis ikke hvis afregning skal sendes til en ny godkender inden for organisationen, så brug nedenstående funktion. Send til ekstra kontrol/godkendelse hos Side 5 af 6

6 o Denne funktion vælges, hvis du ønsker at videresende til en navngiven godkender (eksempelvis hvis afregningen indeholder en blanding af udgifter, der skal godkendes af forskellige afdelings-/kontorchefer) Send videre til overordnet o Denne funktion bruges ikke har samme funktion som ovenstående Vælg den ønskede funktion ved at markere den tilhørende radio-knap. Her vises det beløb som der skal godkendes Klik herefter på knappen Bekræft for at udføre godkendelsesfunktionen/-handlingen. Knappen Bekræft og vælg næste kan bruges, når man godkender flere dokumenter efter hinanden. Et klik på denne knap medfører, at godkendelsesfunktionen/-handlingen udføres, og det næste afregningsdokument på listen åbnes automatisk. Hermed er arbejdsgangen for godkenderen/den attestationsbemyndigede afsluttet. Side 6 af 6