pc, du anvender. På hjemmearbejdsplads skal valg og afkrydsning derfor foretages igen.

Transkript

1 Vejledning til RejsUd RejsUd login-side: RejsUd-systemet tilgås via denne internet-adresse (også kaldet en URL): Dit Bruger-ID er dine initialer det er derfor det login, du også bruger, når du starter din pc. Dit første Adgangsord skal du have fået oplyst i en . I feltet Institution skal du vælge: Professionshøjskolen Metropol. Det anbefales, at du afkrydser tjekboksen Husk bruger-id, hvorved du næste gang, du går ind på systemet, ikke skal taste Bruger-ID eller vælge database. Dette gælder dog kun, hvis det er den samme pc, du anvender. På hjemmearbejdsplads skal valg og afkrydsning derfor foretages igen. Klik på knappen Log på for at logge på. Skift af adgangsord efter første login Page 1

2 Første gang, du logger på systemet, skal du af sikkerhedsmæssige årsager ændre din adgangsord, så det opfylder sikkerhedskravene i henhold til gældende politik for adgangsord. Standardpolitikken er, at adgangsordet mindst skal være otte (8) karakterer langt, og det skal indeholde både bogstaver og tal. Det anbefales at vælge et adgangsord, som ikke let kan gættes af andre brugere. Bland gerne tal og bogstaverne, og variér anvendelsen af store og små bogstaver. Systemets skærmbillede for ændring af adgangsord er vist ovenfor. Skriv det adgangsord, du modtog med en, i feltet Nuværende kodeord Skriv det nye adgangsord i feltet Nyt adgangsord Bekræft det nye adgangsord ved at skrive det igen i feltet Bekræft nyt kodeord Klik herefter på knappen Skift kodeord Hvis det nye adgangsord og bekræftelsen af det stemmer overens, bliver du ledt ind på systemets Velkomstside. Velkomstsiden På velkomstsiden kan du Oprette nye afregningsdokumenter Rette og gensende eventuelle afviste dokumenter Arbejde videre med dokumenter, der endnu ikke er afsluttet (dvs. sendt til godkendelse) Page 2

3 Trin 1 af 4: Valg af dokumenttype: Rejseafregning Det første trin i oprettelsen af en afregning er at vælge en dokumenttype. I det følgende gennemgås oprettelse af en ny rejseafregning vælg derfor skal du vælge dokumenttypen Rejseafregning Klik på knappen Næste trin for at fortsætte. Trin 2 af 4: Rejseafregningens basisdata I trin 2 indtastes rejseafregningens basisdata, der består af Rejseinformationer såsom destination, tidspunkter og rejseformål Rejseregel for beregning af eventuelle time-/dagpenge eller procentgodtgørelse Angive Anledning og Forklaring i tekstfelterne, som er tvungne at udfylde Overordnet kontostreng for regnskabsmæssig kontering af afregningens udgifter Page 3

4 Udfyldelse af rejseinformationer Hvis din rejse er booket gennem Statens rejsebureau, Carlson Wagonlit Travel (kaldet CWT), vil rejseinformationerne automatisk blive importeret i RejsUd-systemet. Dette vises senere under afsnittet, der beskriver arbejdet med ikke-afsluttede afregningsdokumenter. For en rejse der ikke er booket gennem CWT, vil den du selv skulle indtaste informationerne manuelt, eller det kan være aftalt, at en sekretær håndterer denne opgave for visse personer eller grupper af personer. Felterne for din manuelle indtastning af en rejse vises og forklares i det efterfølgende. Vælg rejsens destinationsland: I takt med at du løbende anvender RejsUd, opbygges der favoritlister på din bruger, som f.eks. indeholder de lande og byer, der tidligere er blevet valgt på andre rejseafregninger. Når systemet anvendes første gang, vil man derfor kun se Danmark i listen over lande. Page 4

5 For at vælge et land, der ikke står på favoritlisten, skal man først klikke på Alle lande. Herefter kan det ønskede land vælges. Vælg rejsens destinations by Rejsens by vælges ud fra samme princip, dvs. klik på Alle destinationer og foretag et valg. Ikke alle verdens byer/destinationer er fra start oprettet i RejsUd. Ønskes du en ny destination oprettet, skal systemadministratoren på Metropol kontaktes. Page 5

6 Rejseformål Her skal du vælge om din rejse udelukkende er en tjenesterejse eller om nogle dage i rejsen også har været privat. Bemærk venligst at der i RejsUd er defineret i rejseformålenes egenskaber at der automatisk trækkes for eventuelle arbejdsgiverbetalte måltider, hvorved dit samlede beløb for time- /dagpenge reduceres tilsvarende. Har du dog ikke modtaget arbejdsgiverbetalte måltider, kan dette rettes til senere under justering af dine individuelle rejsedage. Datoer og tidspunkter for afrejse og hjemkomst Start- og slutdato for rejsen kan angives ved direkte indtastning af datoerne. Anvend altid formatet Page 6

7 dd.mm.åååå (fx ). Alternativt kan man klikke på kalendersymbolerne til højre for datofelterne, hvilket frembringer en kalender. Tilsvarende kan tidspunkterne for rejsens start og afslutning indtastes, eller tidspunkterne kan vælges ved at klikke på symbolet for ur. Indtastningsformatet er tt:mm (fx 07:30). Rejseregel Rejsereglen bestemmer, om systemet beregner time-/dagpenge eller procentgodtgørelse (efter regning) i forbindelse med rejsen, eller om der ikke skal beregnes skattefrie godtgørelser overhovedet. Regelsættet herfor findes i den personaleadministrative vejledning, PAV, som kan findes via Personalestyrelsens hjemmeside Page 7

8 Anledning og forklaring I feltet Anledning kan man f.eks. skrive, hvad afregningen overordnet vedrører. I feltet Forklaring kan man f.eks. beskrive forhold vedrørende rejsen (flyvninger, hotel, deltagere osv.) Udfyldelse og ændring af kontostrengen på rejsens omkostninger Kontostrengen for den regnskabsmæssige kontering af rejseudgifterne er påkrævet at udfylde, aktivitetskoden er dog valgfri. Hos Metropol er alle bruger i RejsUd automatisk sat op med den kontering de bliver lønnet på. Hvis dine rejseudgifter vedrører et specifikt projekt, skal du foretage ændringer i de på forhånd angivne standardværdier, skal du enten klikke på knappen Rediger eller på det område, hvor kontostrengens værdier er vist. Page 8

9 De enkelte dimensionsværdikoder kan du ændre i drop-down-listerne for hver dimensionskode. Man kan søge efter dimensionsværdikoder ved at klikke på knappen med forstørrelsesglasset ud for hver dimensionskode. I feltet objekt kan du søge på dele af en dimension. Fx kan du søge på to cifre af en stedkonto og tryk på kappen søg. Alle de stedkonti der indeholder de to cifre vil nu fremkomme på en liste. I feltet Navn kan du søge på dele af dimensionsnavn, som ovenstående eksempel vil der også her fremkomme en liste med søgeresultatet. Du kan også vælge at foretage en mere præcis søgning, hvis du kender nummeret eller navnet på den dimension du vil finde. Det gør du ved at sætte et flueben i boksen Nøjagtigt søgning antallet af søgeresultater på listen er nu reduceret. Klik på knappen Gem og fortsæt for at opdatere dine ændringer og forsætte med konteringen. Page 9

10 Fordeling af kontostrengen Med knapperne Ny objektopdeling og Kopiér objektopdeling kan du procentvist fordele rejseafregningens udgifter mellem forskellige kombinationer af dimensionskoders værdier (f.eks. 50/50 mellem to stedkonti). Der er nu oprettet 2 konteringslinjer til rejseafregningen. Du kan nu redigere i den grå konteringslinje ved at kikke på linjen og ændre dimensionerne under objekt informationen. Klik på knappen Opdater for at gemme dimensionerne. Herefter skal du oprette en procentfordeling mellem de 2 konteringer. Klik på den grå konteringslinje, hvor andelen er angivet med 0 %. I feltet Opdeling i % skal du angive den procentfordeling af rejsens omkostninger du ønsker. Angiv fx 50 for en lige fordeling mellem de to stedkonti. Klik på knappen Opdater for at opdatere dine ændringer og blive i skærmbilledet. Klik på knappen Gem og fortsæt for at opdatere dine ændringer og forsætte med basisdata. Page 10

11 Opret rejseafregningen med de indtastede oplysninger Klik på knappen Næste trin for at oprette rejseafregningen og indtaste udgifter m.v. Efter klik på denne knap tildeles rejseafregningen et unikt afregningsnummer i RejsUd-systemets database. Oprettelsen af rejseafregningen kan annulleres ved at klikke på knappen Afbryd. Alle de oplysninger, der indtil nu er blevet indtastet, vil kunne ændres på et senere tidspunkt i processen, inden rejseafregningen sendes i cirkulation til kontrol og godkendelse. Page 11

12 Trin 3 af 4 Indtastning af udgifter m.v. på rejseafregning Stamdata på rejseafregningen Knappen Rejserapport giver mulighed for at indtaste længere tekstafsnit, der måtte være relevante at have tilgængelige/lagret på rejseafregningen. Med knappen Gruppeafregning kan du oprette afregninger på andre brugere. Du kan dog ikke dele en udgift på flere brugere. Hvis du har været ude og rejse sammen med andre medarbejdere på Metropol kan du hjælpe dem med oprette deres rejseafregning ved at bruge funktionen Gruppeafregning. Den Page 12

13 rejsenede skal dog selv sørge for at registrere kørsler, udgifter mv. samt sende den til kontrol og godkendelse via sin egen bruger i RejsUd. Gruppeafregning Skriv navnet eller dele af navnet på den person du ønsker at oprette en rejseafregning på i feltet Navn. Når du har fundet den relevante person klikker du på knappen Tilføj personen vil nu være tilføjet som rejsende på samme rejse, som du selv er ved at afregne. Personen vil kunne se rejsen ved at logge på sin egen profil i RejsUd. Klik på knappen Gem og fortsæt når alle de relevante person er valgt. Denne funktion skal bruges før der er tastet kørsler, udgifter mv. i rejseafregningen. Oversigt af beløb på rejseafregningen Befordringsgodtgørelse vedrører skattefrie kilometerpenge for kørsel med eget køretøj Time-/dagpenge vedrører skattefrie rejsegodtgørelser for rejser med varighed over 24 timer Udgifter er summen af andre udgifter, der er indtastet på rejseafregningen Afregningstotal er summen af kilometerpenge, time-/dagpenge og andre udgifter Page 13

14 Til refundering er summen af kilometerpenge, time-/dagpenge og andelen af andre udgifter, som skal refunderes til den rejsende Kontanthævning vedrører hævning af kontanter på firmahæftende MasterCard Til afregning er differencen mellem beløbene Til refundering og Kontanthævning, og resultatet er dermed et udtryk for det beløb, den rejsende enten vil få udbetalt til sin NemKonto eller (efter samtykke derom) blive trukket via sin løn. Kontostreng på rejseafregningen Med knappen Redigér under Kontostreng kan kontostrengen korrigeres. Knappen Erstat rejsedage objekter kan bruges til at kopiere kontostrengen fra basissiden til de underliggende rejsedage. Som udgangspunkt vil rejsedagene allerede have basiskonteringen med mindre den rejsende manuelt har redigeret dette i de enkelte rejsedage. Knappen Erstat alle objekter bruges til at erstatte alle konteringer i rejseafregningen til basiskonteringen. Dvs. rejsedage, kørsler, udgifter mv. Knappen Gendan standardværdier bruges til at slette eventuelle ændringer til den rejsendes standard kontering. Dvs. den kontering medarbejderen normalt er lønnet på. Faneblade på rejseafregningen Ved at klikke på de enkelte faneblade kan du indtaste og redigere i de tilhørende data. Rejsedage Indeholder alle rejsens dages datoer og tidspunkter samt oplysning om eventuelle arbejdsgiverbetalte måltider. Angivelse af en rejse, der afbrydes og genoptage f.eks. hen over en weekend, skal foretages under dette faneblad Kørsler Her indtastes kørsel med privat køretøj, der berettiger til transportgodtgørelse Udgifter Herunder indtastes udgifter, der er betalt ved kontant udlæg, eller der importeres udgifter, som er betalt med firmahæftende MasterCard. Bilag Skannede kvitteringer og/eller andre dokumenter skal vedhæftes afregningen. Kommentarer Her kan der indtastes beskeder/kommentarer, der logges med dato og tid. Godtgørelser Indeholder de beløb, der udgør summen Til refundering. Page 14

15 Posteringer Oplysninger om udgifternes debitering og kreditering på kontonumre og dimensionskoder. Historik Indeholder en dokument-log, der opdateres med dato, tid og bruger m.m., hver gang afregningsdokumentet sendes frem eller tilbage i cirkulationsomløbet for kontrol og godkendelse. Redigering af rejsens rejsedage Når der klikkes på en specifik dag i fanebladet med Rejsedage, vises nedenstående vindue. I området inden for det grønne rektangel vises den aktuelle rejsedags stamdata/egenskaber. De oplysninger, du har indtastet i rejseafregningens generelle oplysninger, kan du nu redigere eller tilpasse på hver enkelt rejsedag. Endvidere vil rejsedagenes rejseoplysninger (Land, by, dato start/slut, forklaring, osv.) kunne redigeres således, at oplysningerne afspejler en rundrejse til flere lande, jf. eksemplet vist ovenover. Page 15

16 På hver rejsedag kan man desuden ændre markeringerne for hvilke måltider, man ikke selv har afholdt udgifter til (f.eks. arbejdsgiverbetalt morgenmad, der er inkluderet i prisen for et hotelværelse). Dette er dog kun relevant for rejser, hvor rejsereglen er Time-/dagpenge. De måltider der er markeret med et flueben, vil blive refunderet til den rejsende via Time- /dagpenge. Udokumenteret nattillæg bruges, når den rejsende har overnattet hos en privat person. Hvis det valgte rejseformål har bevirket, at alle måltider automatisk er blevet markeret som gratis/ arbejdsgiverbetalte, og hvis dette faktisk ikke er tilfældet, kan man nøjes med at fjerne markeringerne på den første rejsedag og klikke på knappen Kopier til rest. rejsedage, hvorved denne rejsedags markeringer bliver kopieret til de resterende rejsedage. Når du er færdig med at redigere i rejsedagenes oplysninger, skal du klikke på knappen Gem og fortsæt, hvorved systemet returnerer til hovedsiden med stamdata, oversigt, faneblade, osv. Knappen Opdater skal anvendes, hvis du ønsker at gemme dine ændringer og forblive i vinduet med rejsedagene. Indtastning af kørsel i egen bil på en rejse Kørsel i egen bil indtastes under fanebladet Kørsler Page 16

17 Klik på knappen Ny tur for at oprette en ny kørsel. Herefter åbnes det skærmbillede, som er vist neden for I feltet Dag vælges den dato, hvor kørslen er foregået. Klik på kalendersymbolet for at ændre dato. I feltet Køretøj indsættes automatisk det køretøj, der er angivet som standardværdi på dit personstamkort i systemet. I feltet Rute kan en tidligere gemt rute vælges, hvorved længde i kilometer udfyldes automatisk. Hvis ruten ikke findes på listen, afkrydses tjekboksen Anden rute, og der skrives en ruteangivelse (fra adresse A til adresse B osv.) i det tilhørende felt. I feltet Længde skrives det antal hele kilometer, som er kørt i forbindelse med kørslen. I feltet Forklaring kan der indtastes en uddybende forklaring til kørslen. Klik på knappen Gem og fortsæt for at gemme det indtastede og fortsætte til afregningens hovedside, eller klik på knappen Ny tur for at tilføje mere kørsel. Indtastning af udgifter og udlæg forbundet med rejser Indtastning af udgifter kan enten vedrøre udgifter, der er betalt som kontantudlæg af personen, eller det kan være udgifter foretaget på et firmahæftende MasterCard. Klik på fanebladet Udgifter for at starte indtastningen. Klik på knappen Ny udgift for at indtaste udgifterne manuelt, dvs. hvis de er betalt med kontant udlæg af egen lomme eller med kontanter hævet på et firmahæftende MasterCard (betragtes som et forskud). Page 17

18 Klik på knappen Hent kreditkorttransaktioner for at vælge udgifter, der er betalt med firmahæftende MasterCard eller en rejsekonto (flybilletkonto). Indtastning af udgifter betalt ved kontantudlæg Du kan indtaste et vilkårligt antal udgifter i skærmbilledet på forrige side, hvorfor det er opbygget således, at der i bunden af skærmbilledet vises en liste med udgiftsrækkerne (inden for den røde firkant). Når du klikker på en udgift, vises udgiftens oplysninger i testeområdet. Page 18

19 I feltet Udgiftstyper findes en liste over de typer af udgifter, der kan registreres på en rejseafregning. I takt med at du løbende anvender RejsUd, opbygges der favoritlister på din bruger, som indeholder dine sidst valgte udgiftstyper. For at vælge en udgiftstype, der ikke står på favoritlisten, skal du først klikke på Alle. Herefter kan den ønskede udgift vælges Hvis du har en udgift, som ikke er angivet på listen kan du kontakte systemadministratoren på Metropol, som har mulighed for at oprette yderlige udgiftstyper. I feltet Dag angives datoen for udgiftens forekomst. I felterne for Sum angives udgiftens beløb og eventuelt en valutakode. Hvis udgiften er i fremmed valuta, åbnes et nyt felt til eventuel indtastning af en egen vekselkurs. Denne skal kun bruges hvis udgiften fx vedrører et tilskudsprojekt, hvor der er aftalt en fast kurs med bevillingsgiveren. Feltet Betalingsmåde udfyldes automatisk, når udgiftstypen vælges, men betalingsmåden kan i visse tilfælde ændres efter behov. Kontantudlæg medfører, at udgiften refunderes til den rejsende, som indledningsvis har afholdt den af egen lomme på vegne af Metropol. I feltet Forklaring kan der indtastes en uddybende forklaring til udgiften, som for visse udgiftstyper kan være obligatorisk (fx ved køb af gaver og forplejning er det et revisionskrav at det skal angives hvem der er modtager af gaven eller for og efternavn på de personer der har fået forplejning). Feltet Bilag bruges til at anføre et nummer for et scannet bilag. Klik på Næste henter RejsUd selv det næste ledige bilagsnummer til din rejseafregning. Klik på Vedhæft fil for at vedhæfte dine kvitteringer, billetter mv. der vedrører udgiften Page 19

20 Klik på knappen Gennemse for at vedhæfte den kvittering du har scannet (Husk at filen skal være gemt på den computer du udarbejder afregningen på) Du kan angive en uddybende forklaring til bilaget i feltet Forklaring Klik på knappen Gem og fortsæt for at komme tilbage til udgiftsafregningssiden på din rejseafregning. Når kvitteringen er vedhæftet på denne måde, kan de øvrige personer, der skal kontrollere og godkende afregningsdokumentet, se kvitteringen på skærmen, dvs. de behøver ikke at sidde med det fysiske bilag i hånden for at kunne kontrollere og godkende udgiften. Flere udgifter kan tilføjes ved at klikke på knappen Ny udgift eller Kopier udgift". Hvis du skal slette en udgift kan det gøres ved at markere udgiften så den nu er grå tryk herefter på knappen Slet udgift. Page 20

21 Klik på knappen Gem og fortsæt for at gemme det indtastede og fortætte til afregningens hovedside. Knappen Opdater anvendes, hvis man ønsker at gemme og forblive i vinduet med udgifter. Afregning af forskud på rejseafregninger Har du fået udbetalt et forskud af Metropol på din private bankkonto, som du ønsker at afregne, skal dette også gøres via RejsUd. Klik på knappen Ny udgift under fanen udgifter. I feltet Udgiftstyper vælger du Afregning af forskud. Dag skal udfyldes med den dato du har modtaget forskuddet, i feltet Sum skriver du den samlede sum af det forskud du har modtaget. I feltet Betalingsmåde kan du ikke vælge andet end Afregning af forskud. Du skal herudover angive en forklaring til hvorfor du har modtaget et forskud (se ovenstående eksempel) Du kan eventuelt vedhæfte en bankudskrift fra din bank så kontrollanten og godkenderen kan se og kontrollere størrelsen på dit forskud. Klik på knappen "Opdater" for at forblive i skærmbilledet. Page 21

22 Nu skal du registrere de udgifter forskuddet er anvendt til. Klik igen på knappen Ny udgift I feltet Udgiftstyper vælger du den korrekte udgiftstype i forhold til dit køb. Dag skal udfyldes med den dato du har fortaget købet, i feltet Sum skriver du det beløb du har anvendt (Det skal angives pr kvittering). I feltet Betalingsmåde kan du ikke vælge andet end Kontantudlæg. Du skal herudover angive en forklaring til hvad du har købt. Ved køb af forplejning repræsentationsudgifter mv. skal du angive alle deltagerne med for- og efternavn i forklaringsfeltet. Vedrører udgiften en større rejse/middag hvor der er mange deltagere skal du scanne kvitteringen for købet samt en liste over de inviterede gæster i samme fil, hvorefter du vedhæfter den som et bilag til udgiften Hvis der er flere omkostninger forbundet med forskuddet gentages ovenstående proces. Når du har indtastet og kontrolleret alle oplysninger klikker du på knappen Gem og fortsæt Page 22

23 Det fremgår af afregningen et negativt beløb under "Udgifter" det vil sige at forskudsmodtageren skylder Metropol penge da hele det udbetalte forskud ikke er anvendt. Disse vil blive fratrukket af rejseafregningens øvrige beløb til refundering. Registrering af rejseudgifter betalt med firmahæftede MasterCard Kreditkorttransaktioner registreres i RejsUd-systemet ved at klikke på knappen Hent kreditkorttransaktioner. Der vises herefter en liste med de transaktioner, der ligger inden for rejsedagenes interval. Ved at klikke på Vis alle kan du få vist samtlige af dine egne kreditkorttransaktioner, der endnu ikke er blevet hentet ind i en afregning. Page 23

24 Transaktionerne hentes til rejseafregningen ved at markere hver af tjekboksene til venstre for dem og derefter klikke på knappen Vælg markerede transaktioner. Skærmbilledet viser udgiften med data hentet fra kreditkorttransaktionen. Bemærk at visse af felterne ikke kan ændres, da de er givet fra kreditkortselskabets side. Udgiftstypen kan ændres, hvis systemet har fået koblet transaktionen til en forkert type. Det er i denne sammenhæng også muligt at ændre udgiftstypen til Egenbetaling, hvis man ved et uheld er kommet til at betale en privat udgift med et firmahæftende MasterCard. Med funktionen opdeling af transaktion kan man splitte en kreditkorttransaktion i flere individuelle transaktioner. Dette kan være relevant i forbindelse med hotelregninger, hvis samlede beløb kan indeholde flere forskellige udgiftstyper såsom værelsespris, restaurant, minibar, osv. Page 24

25 I feltet for Sum til deling indtastes eksempelvis det beløb (i oprindelig valuta), der vedrører spisning i hotellets restaurant, hvorefter der klikkes på knappen Del til en individuel transaktion. Vedhæftning af bilag på rejseafregning (f.eks. skannede kvitteringer) Vedhæftning af bilag kan foretages direkte på de enkelte udgifter (jf. foregående afsnit). Bilagene kan også vedhæftes via fanebladet Bilag på hovedsiden. Klik på knappen Ny vedhæftning for at vedhæfte et nyt bilag. Forudsætningen for at vedhæfte bilag er, at de filer, der indeholder bilagene, findes tilgængelige på din pc eller en server, du har adgang til. Et originalbilag (kvittering), der dokumenterer en udgift, skal således først skannes, og billedfilen/pdf-filen fra denne skanning skal først gemmes (på pc eller server), før bilaget kan vedhæftes til rejseafregningen. Når bilagsfilen er klar og tilgængelig på din pc/server, skal du klikke på knappen Gennemse for at søge efter filen. Page 25

26 Vælg den fil du vil vedhæfte og klik på Åbn Feltet Fil udfyldes dermed automatisk med fil-stien til filens placering samt navnet på filen. I feltet Bilagsnummer skal du angive en nummerering af bilaget. I feltet Forklaring skal du angive en uddybende forklaring til bilaget. Når bilagene er vedhæftet i rejseafregningen, kan de originale bilag kasseres. Den rejsende skal dog kontrollere at bilagene er tilgængelige på rejseafregningen før de kasseres. Klik på knappen Opdater for endeligt at vedhæfte bilaget og forblive i det samme skærmbillede. Klik på knappen Gem og fortsæt for endeligt at vedhæfte bilaget og fortsætte til afregningens hovedside. Page 26

27 Tilføj dato- og tidsstemplede kommentarer Klik på knappen Ny kommentar for at tilføje en kommentar. Der kan tilføjes kommentarer til rejseafregningen, som logges med dato og tidspunkt for indtastningen af dem. Kommentarer kan være indtastet af den rejsende selv eller af de personer, der har en rolle i kontrol- og godkendelsesprocessen. Skriv den ønskede kommentar i det tomme felt og klik derefter på knappen Opdater for at gemme kommentaren og forblive i kommentarvinduet. Klik på Gem og fortsæt for at gemme kommentaren og returnere til hovedvinduet. Kontrollér godtgørelser beløb til refundering Det næste faneblad i rækken indeholder en specifikation af de beløb, den rejsende vil blive godtgjort eller skal trækkes for. Et eksempel er vist ovenfor. Page 27

28 Disse beløb er eksempelvis time-/dagpenge og reduktion for gratis måltider, kontantudlæg, mv. Summen af beløbene i fanebladet Godtgørelser udgør det beløb, der vises som Til refundering i oversigten. Regnskabsmæssige posteringer af en rejseafregning Hver enkelt udgift på rejseafregningen bliver automatisk konteret af RejsUd-systemet. Konteringen dannes ud fra de valgte udgiftstyper og deres betalingsmåder. Informationerne i fanebladet med posteringer er sædvanligvis mest interessant for kontrollanten og regnskabspersonalet. Poster, der skal refunderes til eller trækkes fra den rejsende, sendes til en såkaldt personalekreditorkonto i Navision. RejsUd-systemet anvender en dummy -konto (med nummer 9999 ), hvorved personalekreditornummeret ( xxxx i eksemplet oven for) bliver valgt som kontonummer, når posterne overføres til Navision. Historik for rejseafregningens cirkulationsforløb Det sidste faneblad indeholder en oversigt, der viser afregningsdokumentets forløb i processen fra oprettelse hos den rejsende over kontrol hos en kontrollant og til godkendelse hos en godkender. Når du har registeret alle dine udgifter samt rejsedage og kontrolleret dine Time-/dagpenge mv. Page 28

29 Kan du afslutte trin 3 ved at klikke på knappen Næste trin øverst på siden. Trin 4 af 4: Send rejseafregningen til kontrol og godkendelse Det sidste trin i en rejseafregning er kontrol og godkendelse af rejsen. Dette gøres på følgende skærmbillede. I RejsUd skal alle afregninger godkendes af en rejsepolitisk kontrollant og en godkender. Disse felter vil på hver bruger være udfyldt på forhånd, hvorved brugeren blot skal bekræfte, at rejseafregningen nu skal sendes i cirkulation til kontrol og godkendelse hos disse personer. Den stedkonto du har valgt i din afregning skal afspejle den institutchef der godkender afregningen. Dvs. at det fx kun må være økonomichefen der godkender afregninger på økonomis stedkonto. Hvis du har valgt en anden stedkonto end den du normalt er lønnet på skal du sørge for at den en chef der er ansvarlig for den stedkonto, du har brugt, som dermed også godkender afregningen. Oversigt over stedkontoplanen og stedkontoansvarlige kan findes på økonomiafdelingens intranetside. For at se en liste over alle de tilgængelige personer, der kan udfylde rollen som kontrollant eller godkender, skal der klikkes på teksten Alle, som er placeret til højre for begge felterne. Når kontrollant og godkender, er valgt og du har sikret dig at det er de korrekte personer, klikkes på knappen Bekræft og send. Page 29

30 Din rejseafregning er nu sendt i cirkulation Du kan nu vælge at arbejde videre med andre afregninger/opgaver i RejsUd ved at klikke på knappen Gå til mine opgaver eller klikke på velkomstsiden eller du klikke på knappen Log af i øverste højre hjørne af skærmbilledet og systemet afslutter og returnerer til login-siden. Arbejdsgange for eksisterende afregningsdokumenter I RejsUd-systemet kan du påbegynde afregningsdokumenter, som gemmes til senere afsendelse til kontrol og godkendelse. Du vil som bruger også kunne genfinde dine tidligere afsendte afregninger, hvorved du selv kan kontrollere hvor langt, de er kommet i godkendelsesprocessen. Hvis en afregning ikke er blevet godkendt, er dens regnskabsposteringer endnu ikke blevet sendt til Navision Stat for bogføring, og dermed er eventuelle udbetalinger til dig heller ikke foretaget endnu. For at arbejde med dine eksisterende afregningsdokumenter skal du enten vælge Mine opgaver i menuen til venstre. Hvis du har uafsluttede/påbegyndte afregninger eller afregninger, som er blevet afvist i kontrolog godkendelsesprocessen, vil der i velkomstbilledet være knapper, der viser dette. Se skærmbilledet oven for. Page 30

31 Uanset om du klikker på en af knapperne Afvist eller Ikke afsluttet eller Mine opgaver/ Dokunemter, vil du blive bagt til den samme side, som er vist herunder. Dokumenter under fanebladet Udkast er enten ikke-afsendte/påbegyndte afregninger eller afregninger, som er blevet afvist. Et afvist afregningsdokument vil have et særligt symbol vist. Dokumenter under fanebladet I cirkulation er afsendte afregningsdokumenter, der afventer videre håndtering af kontrollant eller godkender. Dokumenter under fanebladet Afsluttet er afregningsdokumenter, der er blevet godkendt, og hvis regnskabsposter er blevet overført til Navision Stat for bogføring og eventuel udbetaling. Arbejdsgang for tjenesterejser med privat opholdsdel Det ovenstående eksempel viser hvordan, du skal udfylde rejsedagenes oplysninger, hvis en del af en samlet tjenesterejse er med et privat ophold. Page 31

32 Stamdata under rejseafregningens dokumentoplysninger er udfyldt med datointervallet for hele rejsens varighed, dvs. inklusiv den private del. Se ovenstående eksempel. Datointerval bevirker, at RejsUd-systemet opretter otte rejsedage, men vi er nødt til at have to angivelser af både d og d , på de to dage hvor der overgås mellem privat del og tjenesterejse. Se skærmbilledet ovenfor. Tjenesterejsen begynder den kl. 06:00, og dens første del afsluttes den efterfølgende fredag, den , kl. 17:59. Denne del af rejsen, hvortil systemet beregner time-/dagpenge, er markeret med den øverste af de grønne parenteser. De to afgrænsningsdage skal optræde to gange i listen, hvor den ene bruges til tjenesterejsen og den anden til den private del. Marker den ene afgrænsningsdag og klik på Kopiér rejsedag og herefter for den anden afgrænsningsdag. Desuden skal den sidste dag i hver del markeres, der sættes flueben i Rejse afbrudt på den pågældende dag. Markeret med en rød stjerne ovenfor. Fra fredag den (kl. 18:00) til mandag den (kl. 07:59) er rejsen og opholdet privat, hvorfor der på disse dage er valgt rejseformålet Privat del ifm. tjenesterejse. Denne del af rejsen, hvortil systemet ikke beregner time-/dagpenge, er markeret med den røde parentes. Fra mandag den (kl. 8:00) til onsdag den (kl. 18:00) genoptages tjenesterejsen, hvorfor der på disse dage igen er valgt rejseformålet Tjenesterejse. Denne del af rejsen, hvortil systemet beregner time-/dagpenge, er markeret med den nederste af de grønne parenteser. Når du har registeret din IKKE private del af rejsen klikker du på knappen Gem og fortsæt I fanen godtgørelser kan du kontrollere dine time-/dagpenge. Page 32

33 Øvrige menupunkter og funktioner I dokumentarkivet kan man søge efter sine eksisterende afregningsdokumenter. Søgningen kan afgrænses på. Status Dette viser dokumentstatus, dvs. Udkast, Afventer kontrol, osv. Dokumenttype - Rejseafregninger og/eller udgiftsafregninger Datoer For rejseafregninger er det rejsens start- og slutdato For udgiftsafregninger er det afregningens oprettelsesdato Rapporter Her kan du finde rapporter der vedrører dine afregningsdata. Som standard har almindelige brugere/rejsende kun adgang til en rapport over kørte kilometer i/på eget køretøj (bil eller motorcykel). Page 33

34 Indstillinger Under menupunktet Indstillinger kan du bl.a. vælge dine personlige indstillinger for systemet og skifte dit adgangsord. Her har godkendere også mulighed for at vælge en stedfortræder i en periode. Under afsnittet Generel opsætning kan du vælge sprog i feltet Sprogvalg. Under afsnittet Dokument og visning kan du bl.a. vælge den dokumenttype (rejseafregning eller udgiftsafregning), som systemet skal have valgt som standard, når du opretter nye dokumenter. Herudover er der en række andre indstillinger, der vedrører visningen af afregningsdokumenterne på skærmen. OBS: Når udtrykket objekter anvendes, menes der det samme som dimensionsværdikoder (formål, sted, projekt og aktivitetskode) i Navision. Under afsnittet Favoritlister kan du vedligeholde dine såkaldte favoritværdier for lande, destinationer, kørselsruter, udgiftstyper, valutakoder, kontrollanter og godkendere. Favoritlisterne gælder dog kun for dine egne personlige afregningsdokumenter, dvs. ikke for de øvrige personer/medarbejdere, du oprette afregninger for. Under afsnittet Skift adgangskode kan du ændre dit adgangsord til systemet. Page 34

35 Under afsnittet "Vælg Stedfortræder" kan du som godkender vælge en stedfortræder i et givet datointerval Kontakt systemadministrator for hjælp RejsUd har en hjælpefunktion, men det anbefales at du kontakter systemadministratorerne hvis du undervejs for behov for hjælp. Det kan du gøre ved at sende en mail til rejsud@phmetropol.dk i emne feltet skriver du "Hjælp RejsUd" God fornøjelse med RejsUd. Vejledning udarbejdet af Christina Seherstedt Dalsgaard maj 2013 Page 35