Tilsynsrapport Bofællesskabet Linde Allé Uanmeldt tilsyn 12. november 2013
Personale, brugere og aktiviteter Tilsynet vurderer, at beboerne tilbydes en hverdag, som er præget af hhv. aktivitet i beskæftigelsestilbud, tryghed og individuelle hensyn, samt at der tages hensyn til den enkelte beboers behov og interesser. Det vurderes, at kommunikationen og omgangsformen mellem personale og beboere er omsorgsfuld og respektfuld. Det bemærkes, at man på tilbudsstedet har drøftet muligheden for i højere grad at benytte visuelt understøttet kommunikation, men at tilbudsstedet ikke vurderer, at beboerne vil profitere af dette. Tilsynet er dog af den opfattelse, at indførelse af alternative kommunikationsformer som understøttelse af det verbale sprog vil kunne bidrage til en fremtidssikring af hhv. stedets faglige niveau, beboernes mulighed for indflydelse på eget liv samt deres tryghed. Tilsynet noterer sig, at en af medarbejderne er gået i gang med et relevant efteruddannelsesforløb. Tilsynet noterer sig desuden, at der er et fint oprydnings- og rengøringsniveau i bofællesskabet. Journalføring og handleplaner Tilsynet vurderer, at den udleverede handleplan beskriver beboerens funktionsniveau og støttebehov. Det vurderes, at arbejdet med handleplaner kan videreudvikles ved fremover at have fokus på formulering af mere konkrete mål samt på at beskrive, hvordan målene nås. Herunder kan man tage op, hvordan der skelnes mellem kortsigtede og langsigtede mål. Dette vil efterfølgende være en god hjælp for personalet, når der skal evalueres på, hvorvidt målene er nået. Det vurderes også, at tilbudsstedet med fordel kan rette fokus mod, hvordan man sikrer, at beboerne inddrages i handleplansarbejdet. Tilsynet anbefaler, at stedet indfører større skriftlighed i arbejdet med henblik på dokumentation og videndeling af den pædagogiske indsats. Set i lyset af, at der ikke er afsat tid til overlevering, når en medarbejder afløser en anden, vurderer tilsynet, at den daglige elektroniske journalføring af hhv. den pædagogiske indsats og anden relevant information er af særlig stor betydning. Medicinhåndtering Tilsynet vurderer, at medicinhåndteringen i bofællesskabet kan optimeres. Det anbefales, at medicin opbevares i en fælles aflåst boks, hvori den enkelte beboers medicin opbevares separat i en mindre plastkasse el. lign mærket med navn og cpr-nummer. Det vurderes dog, at medicin til en uges forbrug kan opbevares hos beboerne selv under forudsætning af, at den enkelte beboer vurderes at være i stand til at opbevare og håndtere medicinen forsvarligt. Medicinudlevering og -indtag bør registreres i journaliseringssystemet EKJ, som giver mulighed for dette. Den skriftlige procedure vedrørende medicinhåndtering bør udvides, sådan at den også vejleder i, hvor og hvordan medicin opbevares samt i, hvad medarbejderne skal gøre i tilfælde af utilsigtede hændelser. Brandsikkerhed Tilsynet vurderer, at brandsikkerheden på stedet er i orden. Magtanvendelser Tilsynet noterer sig, at der ikke har været nogen magtanvendelser siden sidste tilsyn og vurderer, at personalet kender reglerne for magtanvendelse. Opfølgning fra seneste tilsynsbesøg Tilsynet vurderer, at tilbudsstedet har fulgt op på nogle af anbefalingerne fra seneste tilsyn. Der er dog fortsat behov for fokus på både handleplansarbejdet samt medicinhåndtering. 2/10
Tilsynets bemærkninger, anbefalinger og påbud Definition på bemærkninger, anbefalinger og påbud Bemærkninger: Bemærkninger gives, hvor tilsynet finder anledning til at fremhæve bestemte forhold. Det kan være forhold, som er i udvikling eller som tilbuddet skal være opmærksomme på i tiden frem til det næste tilsyn. Bemærkninger kan have vejledende og/eller informerende karakter. Anbefalinger: Anbefalinger gives, hvor der er tale om forhold, der kan forbedres og som tilbuddet derfor bør arbejde med. Tilbuddet forventes at forholde sig til anbefalingen, fx ved at tage stilling til hvornår og hvordan de vil tage hånd om den givne anbefaling. Påbud: Påbud gives, hvor der er alvorlige forhold, som af en given grund fordrer hurtig/øjeblikkelig handling. Her forventes det, at det pågældende tilbud indenfor en angivet tidsfrist fremsender en redegørelse til tilsynet om, hvordan de har taget hånd om problemet. Tilsynet giver anledning til følgende bemærkninger, anbefalinger og påbud: Bemærkninger Tilsynet bemærker, at kommunikationen og omgangsformen mellem personale og beboere er omsorgsfuld og respektfuld. Tilsynet bemærker, at tilbudsstedet har drøftet muligheden for i højere grad at benytte visuelt understøttet kommunikation og på den baggrund har vurderet, at beboerne ikke vil profitere af dette. Tilsynet er dog af den opfattelse, at indførelse af alternative kommunikationsformer som understøttelse af det verbale sprog vil kunne bidrage til en fremtidssikring af hhv. stedets faglige niveau, beboernes mulighed for indflydelse på eget liv samt deres tryghed. Det bemærkes, at tilbudsstedet med fordel kan rette fokus mod, hvordan man sikrer, at beboerne inddrages i handleplansarbejdet. Anbefalinger Tilsynet anbefaler, at arbejdet med handleplaner videreudvikles ved at have fokus på formulering af mere konkrete mål samt på beskrivelse af, hvordan målene nås. Herunder kan man tage op, hvordan der skelnes mellem kortsigtede og langsigtede mål. Det vil efterfølgende være en god hjælp for personalet, når der skal evalueres på, hvorvidt målene er nået. Det anbefales derfor, at tilbudsstedet i den kommende periode fortsat har særligt fokus på handleplansarbejdet. Tilsynet anbefaler, at stedet indfører større skriftlighed i arbejdet med henblik på dokumentation og videndeling af den pædagogiske indsats, herunder en højere grad af elektronisk journalisering. Det anbefales, at medicin opbevares i en fælles aflåst boks, hvori den enkelte beboers medicin opbevares separat i en mindre plastkasse el. lign mærket med navn og cpr-nummer. Medicin til en uges forbrug kan dog opbevares hos beboerne selv, under forudsætning af, at den enkelte beboer vurderes at være i stand til at opbevare og håndtere medicinen forsvarligt. 3/10
Tilsynet anbefaler, at medicinudlevering og -indtag registreres i journaliseringssystemet EKJ, som giver mulighed for dette. Det anbefales, at den skriftlige procedure vedrørende medicinhåndtering udvides, sådan at den også vejleder i, hvor og hvordan medicin opbevares, samt i hvad medarbejderne skal gøre i tilfælde af utilsigtede hændelser. Påbud Tilsynet gav ikke anledning til påbud. Oplysninger Navn og hjemsted Leder Bofællesskabet Linde Allé Linde Allé 8 3600 Frederikssund Funktionsleder Henriette Fals Tilbudstype og lovgrundlag Organiseret efter Almenboligloven 105, stk. 2 og 115, stk.2 og 4 (et 107- lignende tilbud) Antal pladser og belægningsgrad Der er 5 beboere på Linde Allé. Belægningsgraden er 100 %. Takst Målgruppebeskrivelse Den godkendte takst ifølge Tilbudsportalen er 762,- kr./døgn. Målgruppen ifølge Tilbudsportalen: Voksne med funktionsnedsættelse, herunder udviklingshæmning, synsnedsættelse, hørenedsættelse og mobilitetsnedsættelse. Antal ansatte og personalesammensætning Den nuværende personalesammensætning: En funktionsleder, der samtidig fungerer som leder for to andre bofællesskaber i Frederikssund Kommunes Distrikt Øst 1. To hjemmevejledere på 37 timer Seneste tilsyn Seneste tilsyn (anmeldt) er afholdt 9. april 2013 Dato og tidspunkt for tilsyn Deltagere i tilsynet Tirsdag d. 12. november kl. 17.15-18.30 samt torsdag d. 14. november kl. 16.00-16.45. Vikaren, der var på job d. 12. november Den ene hjemmevejleder (telefonsamtale) Hjemmevejleder, der var på job d. 14. november 4/10
Fire beboere, som tilsynet talte med under besøg og rundvisning. Tilsynsførende Tilrettelæggelse af tilsynet, herunder metodevalg Thommi Nielsen, tilsynskonsulent Solvej Mose Mailund, tilsynskonsulent Det uanmeldte tilsyn har haft fokus på følgende hovedpunkter: Personale, brugere og aktiviteter på tilsynsdagen Journalføring og handleplaner Medicinhåndtering- og opbevaring Brandsikkerhed Magtanvendelser Opfølgning fra sidste tilsynsbesøg Tilsynet havde inden besøget orienteret sig i tilgængelig dokumentation (Tilbudsportal, hjemmeside og rapporter fra tidligere tilsyn). På tilsynet har den tilstedeværende vikar deltaget i et kort interview. Under besøget var der lejlighed til at hilse på og tale med nogle af beboerne samt et interview/telefonsamtale med én af de faste hjemmevejledere. Da vikaren ikke havde adgang til journaliseringssystemet, aftaltes efterfølgende et supplerende besøg d. 14. november, hvor der var adgang til journaler, og hvor der samtidig var lejlighed til at drøfte medicinhåndtering og -opbevaring med den ene af de faste medarbejdere. Tilsynet har i forbindelse med tilsynsbesøget fået tilsendt et eksempel på en socialpædagogisk handleplan. Opfølgning på tidligere tilsyn Socialpædagogiske handleplaner Seneste tilsynsbesøg d. 9. april 2013 gav anledning til følgende bemærkning: Med hensyn til de pædagogiske mål, der er beskrevet i de socialpædagogiske handleplaner, foreslår tilsynet, at der sættes en tidsramme op for målene, samt at der, især for de kortsigtede måls vedkommende, arbejdes mere konkret med målene: hvordan skal sproget stimuleres, hvilke kompetencer skal udvikles. En af medarbejderne fortæller, at bofællesskabet som opfølgning til dette har særligt fokus på handleplans-arbejdet, og at emnet tages op på personalemøde/teammøde (se anbefaling side 3). Journalisering og dokumentation Seneste tilsynsbesøg d. 9. april 2013 gav anledning til følgende anbefaling: Tilsynet bemærker, at der ikke føres elektronisk journal på stedet og anbefaler, at stedet indfører større skriftlighed i arbejdet, med henblik på dokumentation og videndeling. Tilsynet konstaterer, at der i løbet af 2013 er blevet indført elektronisk journaliseringssystem på tilbudsstedet. Det anbefales dog fortsat, at stedet indfører større grad af skriftlighed (se anbefaling side 3). Overlevering af information Seneste tilsynsbesøg d. 9. april 2013 gav anledning til følgende bemærkning: 5/10
Tilsynet bemærker, at der ikke er afsat tid til overlevering af information mellem medarbejderne i forbindelse med, at de afløser hinanden. Der er fortsat ikke afsat tid til mundtlig overlevering mellem medarbejderne. Tilsynet vurderer, at den daglige elektroniske journalføring af hhv. den pædagogiske indsats og anden relevant information derfor er af særlig stor betydning, sådan at medarbejderne kan være relevant opdateret i forhold til dette. Medarbejderne har dog på et tidligere tidspunkt beskrevet, at de ringer sammen eller afsætter ekstra tid til at udveksle vigtig information ved behov. Visuelt understøttet kommunikation Seneste tilsynsbesøg d. 9. april 2013 gav anledning til følgende bemærkning: Tilsynet opfordrer til, at tilbudsstedet overvejer, om man i højere grad kan anvende f.eks. visuelt understøttende kommunikation eller Tegn Til Tale. Tilsynet vurderer, at dette vil kunne bidrage til en fremtidssikring af hhv. stedets faglige niveau, beboernes mulighed for indflydelse på eget liv samt deres tryghed. Medarbejder og leder oplyser, at man siden sidste tilsyn har drøftet, hvorvidt det vil være en god idé i højere grad at anvende visuelt understøttet kommunikation. Medarbejdere og leder vurderer, at kommunikationen med beboerne fungerer fint, samt at en beboer uden verbalt sprog vil have vanskeligt ved at acceptere nye og alternative kommunikationsformer. Der er således ikke taget yderligere initiativer til større grad af visuelt understøttet kommunikation. (se bemærkning side 3). Skriftlig procedure for medicinhåndtering Seneste tilsynsbesøg d. 9. april 2013 gav anledning til følgende anbefaling: Det anbefales, at tilbudsstedet udarbejder en skriftlig procedure, der beskriver, hvordan medicindosering og -kontrol foregår. Tilsynet har fået udleveret en beskrivelse af tilbudsstedets procedure i forbindelse med medicinoptælling (se anbefaling side 4). Hjemmeside - opdatering Seneste tilsynsbesøg d. 9. april 2013 gav anledning til følgende anbefaling: Tilsynet anbefaler, at stedets hjemmeside opdateres. Leder oplyser, at der i Frederikssund Kommunes Dag- og Døgnafdeling er udarbejdet en procesplan for udvikling af hjemmesider i organisationen. Hjemmesiden for Bofællesskabet forventes klar d. 1. april 2014. Personale, brugere og aktiviteter Aktiviteter Da tilsynet ankommer, sidder fire beboere omkring køkkenbordet i gang med at spise aftensmad sammen med vikaren, der er på job denne dag. Den femte beboer er i byen sammen med nogle venner og er derfor ikke hjemme. Tilsynet bliver taget godt imod af både medarbejder og beboere. En beboer bliver dog lidt utryg ved tilsynets ankomst, og vikaren drager i løbet af tilsyns- 6/10
besøget omsorg for denne beboer. Tre beboere rydder af bordet efter maden, stiller beskidt service i opvaskemaskinen og ordner køkkenet. En af beboerne hjælper en anden med at få smurt madpakken til den efterfølgende dag. Imens taler tilsynet med vikaren. Tilsynet observerer, at beboerne snakker og griner og tydeligvis både hygger sig med og samarbejder godt omkring oprydningen i køkkenet. Efterfølgende er der lejlighed til en snak med beboerne, som fortæller, at de er godt tilfredse med deres botilbud. Der er et fint oprydnings- og rengøringsniveau i bofællesskabet. Personalesituation I bofællesskabet er p.t. ansat to faste medarbejdere, som har været tilknyttet stedet i en årrække. Den ene er uddannet sosu-assistent, den anden medarbejder, som ikke har en faglig relevant grunduddannelse, er i gang med en efteruddannelse i neuropædagogik. Medarbejderen giver udtryk for, at uddannelsen er relevant og brugbar i forhold til det pædagogiske arbejde i bofællesskabet og er p.t. i gang med at gennemføre en neuropædagogisk screening af en af beboerne. Kommunikation og omgangsformer Tilsynet observerer, at kommunikationen og omgangsformen mellem personale og beboere er omsorgsfuld og respektfuld. Medarbejderen er nærværende og rolig i kontakten med beboerne. Det oplyses, at der ikke benyttes visuelt understøttet kommunikation i bofællesskabet. Leder og medarbejder, der deltager i tilsynet oplyser, at man siden sidste tilsyn har drøftet, hvorvidt det vil være en god idé i højere grad at anvende visuelt understøttet kommunikation. Medarbejdere og leder vurderer, at kommunikationen med beboerne fungerer fint. De beskriver, at en af beboerne uden verbalt sprog vil have vanskeligt ved at acceptere nye og alternative kommunikationsformer. De vurderer desuden, at beboergruppen som helhed ikke vil profitere af visuelt understøttet kommunikation. Beboerne tilsynet taler med er åbne og tillidsfulde i forhold til tilsynet og vil gerne fortælle om stedet og deres liv. Tilsynet vurderer, at beboerne tilbydes en hverdag, som er præget af hhv. aktivitet i beskæftigelsestilbud, tryghed og individuelle hensyn, samt at der tages hensyn til den enkelte beboers behov og interesser. Tilsynet bemærker, at kommunikationen og omgangsformen mellem personale og beboere er omsorgsfuld og respektfuld. Tilsynet bemærker, at tilbudsstedet har drøftet muligheden for i højere grad at benytte visuelt understøttet kommunikation og på den baggrund har vurderet, at beboerne ikke vil profitere af dette. Tilsynet er dog af den opfattelse, at indføring/brug af alternative kommunikationsformer som understøttelse af det verbale sprog vil kunne bidrage til en fremtidssikring af hhv. stedets faglige niveau, beboernes mulighed for indflydelse på eget liv samt deres tryghed. Tilsynet noterer sig, at en af medarbejderne er gået i gang med et relevant efteruddannelsesforløb. Der er et fint oprydnings- og rengøringsniveau i bofællesskabet. 7/10
Den brugeroplevede kvalitet Botilbuddet Interesser, aktiviteter mv. De beboere tilsynet taler med beskriver, at de er tilfredse med deres botilbud. De har det rart og sjovt sammen, fortæller de. Én af beboerne fremhæver, at hun er særligt glad for at kunne bo tæt på sin familie. Beboerne tilsynet taler med fortæller, at de er godt tilfredse med deres beskæftigelsestilbud, og at de har travlt på deres respektive jobs. På baggrund af tilsynets iagttagelser og beboeres udtalelser vurderer tilsynet, at beboerne trives godt med hinanden, og at beboerne tilsynet taler med er godt tilfredse med bofællesskabet og med personalet. Journalføring og handleplaner Pædagogiske handleplaner/arbejdsplaner I forbindelse med tilsynsbesøget har tilsynet fået udleveret et eksempel på en socialpædagogisk handleplan. I planen er beboerens funktionsniveau og støttebehov beskrevet. Det er ikke konkretiseret, hvilke kortsigtede mål, der arbejdes med, idet målformuleringen er holdt i generelle vendinger: fastholdelse af de gode vaner og rutiner. Målene under langsigtede mål i handleplanen er formuleret mere konkrete. Nogle af de beskrevne langsigtede mål, har dog mere karakter af kortsigtede mål. I handleplanen er kun i mindre grad beskrevet, hvordan der skal arbejdes hen imod at nå målene. Det fremgår af handleplanen, at borgeren har læst den og mener den er OK. Journalisering Tilsynet konstaterer, at det elektroniske journaliseringssystem EKJ er installeret i botilbuddet. Beboernes stamoplysninger er lagt ind i EKJ, ligesom også beboernes medicin er indregistreret i systemet. Medicinudlevering registreres dog ikke. De pædagogiske handleplaner er endnu ikke lagt ind i journaliseringssystemet. En af medarbejderne beskriver, at der har været tekniske problemer i den forbindelse. Personalet fortæller, at der udelukkende skrives i journalsystemet i tilfælde af, at der opstår særlige situationer. På en to-ugers periode er der alt i alt således skrevet ét notat vedrørende en enkelt beboer i forbindelse med et besøg på skadestuen. Tilbudsportalen og hjemmeside Tilbudsportalen er opdateret i forhold til ydelser, priser og metoder. Stedets hjemmeside er ikke opdateret. Tilsynet vurderer, at den udleverede handleplan beskriver beboerens funktionsniveau og støttebehov. Det vurderes, at arbejdet med handleplaner kan 8/10
videreudvikles ved at have fokus på formulering af mere konkrete mål samt på, hvordan målene nås. Herunder kan man tage op, hvordan der skelnes mellem kortsigtede og langsigtede mål. Det vil efterfølgende være en god hjælp for personalet, når der skal evalueres på, hvorvidt målene er nået. Det vurderes også, at tilbudsstedet med fordel kan arbejde videre med, hvordan man sikrer inddragelse af beboerne i handleplansarbejdet. Det anbefales derfor, at tilbudsstedet i den kommende periode fortsat har særligt fokus på handleplansarbejdet. Medicinhåndtering Opbevaring Intern instruks/vejledning Medicinkursus En af de faste medarbejdere har medicinkursus og har også via sin uddannelse som SOSU-assistent viden om medicinhåndtering. På tidspunktet for sidste tilsyn i april 2013 var medicinen opbevaret i en fælles boks på personaletoilettet. Ved den lejlighed bemærkede tilsynet, at medicin, der opbevares fælles og administreres af personalet, for den enkelte borgers vedkommende bør ligge i en plast-box eller lignende mærket med navn og cprnummer. På den måde sikres, at medicinen opbevares særskilt, og risikoen for at medicinen blandes sammen andre beboeres medicin, minimeres. Tilsynet oplyses om, at medicinen nu opbevares i beboernes lejligheder, og tilsynet får lejlighed til at besøge én af beboerne, som viser hvor medicinen opbevares. Tilsynet konstaterer, at medicinen opbevares i et ulåst skab, samt at der er medicin til tre måneder i skabet. Leder oplyser, at døren til lejligheden låses, når den forlades. Beboeren tilsynet taler med fortæller, at hun en gang imellem glemmer at tage sin medicin. Leder beskriver dog, at det er længe siden dette sidst er sket. Tilsynet konstaterer, at beboernes medicin er registreret i EKJ. Der foretages dog ingen registrering af udlevering og indtagelse. Der er formuleret en skriftlig procedure vedrørende medicinoptælling i bofællesskabet. Medarbejderen med medicinkursus optæller medicin sammen med den respektive beboer, hvorefter medicinen lægges i doseringsæsker, som beboeren selv administrerer. Optællingen tjekkes efterfølgende af en anden medarbejder. Tilsynet gør opmærksom på, at utilsigtede hændelser i forbindelse med medicinhåndtering, f.eks. medicin der glemmes, skal indrapporteres til Dansk Patient Sikkerheds Database (www.dpsd.dk). Tilsynet vurderer, at medicinhåndteringen i bofællesskabet kan optimeres. Det anbefales, at medicin opbevares i en fælles aflåst boks, hvori den enkelte beboers medicin opbevares separat i en mindre plastkasse el. lign mærket med navn og cpr-nummer. Medicin til en uges forbrug kan dog opbevares hos beboerne selv, under forudsætning af, at den enkelte beboer vurderes at være i stand til at opbevare og håndtere medicinen forsvarligt. 9/10
Tilsynet anbefaler, at medicinudlevering og -indtag registreres i journaliseringssystemet EKJ, som giver mulighed for dette. Det anbefales, at den skriftlige procedure vedrørende medicinhåndtering udvides, sådan at den også vejleder i, hvor og hvordan medicin opbevares samt i, hvad medarbejderne skal gøre i tilfælde af utilsigtede hændelser. Brandsikkerhed Sikkerhed Der er afholdt brandøvelse i februar 2013, og beboerne har i 2013 fået undervisning på den lokale brandstation. Beboerne er desuden instrueret i, at de skal samles på p-pladsen i tilfælde af brand. Stedet har automatisk og direkte brandalarm hos Falck. Der er brandslukningsmateriale på stedet, bl.a. i form af brandtæppe i køkkenet, to pulverslukkere samt en CO2-slukker. Tilsynet vurderer, at brandsikkerheden på stedet er i orden. Magtanvendelse Antal og art af magtanvendelser Tilbuddets arbejde med at undgå magtanvendelser Der har ikke været indberettet magtanvendelser siden seneste tilsyn. Emnet har ikke været drøftet under tilsynsbesøget. Tilsynet vurderer, at reglerne for magtanvendelse er kendt. 10/10