INDLEDENDE SYSTEMBESKRIVELSEN AF TILSYN. DK 2.0 I FORBINDELSE MED MARKEDSDIALOG MED LEVERANDØRERNE 1
Indholdsfortegnelse Forord... 4 Baggrund... 4 Socialtilsynet... 4 Opdeling af tilsyn... 5 Kontekst for Tilsyn.dk v2.0... 5 Interessenter... 5 Tilbud og plejefamilier... 5 Tilsyn... 6 Generelt om Tilsyn.dk v2.0 2.0... 6 Adgang... 6 Opdeling... 6 Sikkerhed... 6 Fælles offentlige retningslinjer... 6 Snitflader til andre systemer... 6 Tilbudsportalen... 6 Testsystem... 7 Systemopbygning... 7 Historiske data... 7 Generelt om samarbejdet med leverandøren... 7 Drift, Udvikling og support... 7 Funktionalitet... 7 Tilsynsopgaven... 7 Afrapportering af tilsyn... 8 Ledelsesinformation og Rapportering... 8 Generelle IT-funktioner... 8 Tekstbehandling... 8 Journal... 8 Skabeloncenter... 8 Dokumentarkiv og selvbetjening... 8 Kommunikation... 9 Automatisering (advisering + påmindelser)... 9 Geografisk lokationsbestemmelse... 9 Planlægning af tilsyn... 9 2
Whistleblower (WB)... 9 Magtanvendelse... 9 Risikobaserede tilsyn... 10 Øvrige aktiviteter + tilkøbsydelser... 10 Aktindsigt... 10 Selvbetjeningsløsninger... 10 3
Forord Dette dokument er en overordnet beskrivelse af Tilsyn.dk v2.0. Dokumentet skal bruges i forbindelse med markedsdialogen med leverandørerne, for at give leverandørerne en overordnet forståelse af hvad Tilsyn.dk v2.0 skal kunne og hvordan det skal bruges. Det er således ikke en kravspecificering af de enkelte krav, ligesom beskrevne funktionalitet kan blive genstand for ændringer i det endelig udbud. Dokumentet er således ment som en retningsviser og oplæg til dialog om generel kompleksitet og prissætning af de ønskede systemfunktioner. Baggrund Socialtilsynet Det kommende it-system Tilsyn.dk v2.0 skal understøtte Socialtilsynet i at udføre deres tilsynsopgave. For at få en forståelse for Socialtilsynets opdrag er der nedenstående et uddrag fra Socialstyrelsens hjemmeside: Socialtilsynet godkender og fører tilsyn med sociale tilbud og plejefamilier I hver region er én kommune ansvarlig for at godkende og føre tilsyn med sociale tilbud og plejefamilier. De fem kommuner benævnes samlet Socialtilsynet. Formålet med lov om socialtilsyn er at sikre, at borgerne får en indsats, der er i overensstemmelse med formålet med indsatsen efter serviceloven. Socialtilsynets opgavevaretagelse er baseret på en national struktur, der understøtter systematisk, ensartet, uvildig og faglig kompetent varetagelse af tilsynsopgaven, kombineret med kommunalt kendskab, indsigt og ansvar. Socialtilsynet har ansvaret for, at tilbud, der er omfattet af lov om socialtilsyn, jf. lovens 4, stk. 1, er generelt egnede til målgruppen. Socialtilsynet adskiller sig fra det personrettede tilsyn, som fortsat udføres af den kommune, der har ansvaret for borgerens ophold i tilbuddet. Udgangspunktet for det personrettede tilsyn er i modsætning til det driftsorienterede tilsyn den enkelte borgers situation. Socialtilsynets opgaver Overordnet har Socialtilsynet to primære opgaver: Godkendelse Driftsorienteret tilsyn. 1 For uddybende beskrivelse af Socialtilsynets opgave henvises til socialstyrelsens hjemmeside i fodnoten nederst. 1 https://socialstyrelsen.dk/tvaergaende-omrader/socialtilsyn/redskaber-fortilsynsforende/forside/om-socialtilsynets-rolle 4
Opdeling af tilsyn Socialtilsynene er som beskrevet overfor fordelt ud i landets 5 regioner og varetages af enkelte kommuner i regionen: - Socialtilsyn NORD, Hjørring Kommune - Socialtilsyn MIDT, Silkeborg Kommune - Socialtilsyn SYD, Faaborg/Midtfyn Kommune - Socialtilsyn ØST, Holbæk Kommune - Socialtilsyn HOVEDSTADEN, Frederiksberg Kommune Silkeborg Kommune har formandskabet og bliver således produktejer for det fremtidig system. Socialtilsynet udgøres af de fem kommuner og deres tilsynschefer. Øverste ledelse er Socialtilsynenes Brugerklub for IT-Udvikling, dagligt kaldet SBIT. Kontekst for Tilsyn.dk v2.0 Formålet med Tilsyn.dk v2.0 er at underbygge tilsynskonsulenternes arbejde med at føre tilsyn. Tilsyn.dk v2.0 skal erstatte det nuværende Tilsyn.dk v2.0 og skal kunne understøtte processerne i alle gældende tilsynsformer, samt give både medarbejdere og ledere overblik over udført og manglende tilsynsarbejde, samt audit til Socialstyrelsen. Interessenter System skal på forskelligvis kunne understøtte Socialtilsynets mange forskellige interessenter. Nogle interessenter er perifere specialister, andre er afgørende nøglepersoner. Flere af disse skal direkte eller indirekte interagere med Tilsyn.dk v2.0. Nedenfor at opstillet en ikke udtømmende interessentliste. Disse interessenter vil blive refereret til løbende. Socialtilsynene - Tilsynschefer - Tilsynskonsulenter - Sekretariatets funktion (Økonomikonsulenter mm.) Eksterne samarbejdspartnere - Tilbud o Plejefamilier o Tilbud (eks. Kommunale) - Kommuner - Forskellige 3. parts kontakter (triangulerings interessenter) o Skole, plejebørn, osv. - Socialstyrelsen Tilbud og plejefamilier De 5 Socialtilsyn fører tilsyn med tilbud og plejefamilier, der går under fællesbetegnelsen Tilbud. For plejefamilier og tilbud gælder forskellige lovgivning i forhold til tilsyn. Der findes både private og kommunale plejefamilier, ligesom der også er kommunale og private tilbud. Et tilbud kan være sammensat i større enheder, der håndterer flere adresser m.v. 5
Tilsyn De 5 socialtilsyn skal hvert år mindst føre ét tilsyn med mindst ét fysisk besøg på alle tilbuds adresser. Det fysiske besøg kan enten være anmeldt eller uanmeldt. Et tilsyn kan enten være et Ny godkendelse, Re godkendelse eller den mest almindelige form for tilsyn Driftsorienteret tilsyn. Ny godkendelse bruges ved helt nye tilbud, som Socialtilsynet skal føre tilsyn med. Re-Godkendelse bruges, når Socialtilsynet overtager tilsynet med et eksisterende tilbud. Det driftsorienteret tilsyn er det almindelige tilsyn, som bruges til at føre tilsyn med driften af enten tilbud eller plejefamilie. Tilsyn føres ud fra såkaldte kvalitetsmodel hvor 7 forskellige temaer kan gennemgås i vurderingen. Dette sker for at sikre at socialtilsynene fører tilsyn på en struktureret og ensartet måde. Læs evt. mere om kvalitetsmodellen her og Kvalitetsmodel for socialtilsyn. Generelt om Tilsyn.dk v2.0 2.0 I dette afsnit beskrives nogle af de generelle, overordnede ønsker til systemet. I det efterfølgende afsnit beskrives de mere funktionelle ønsker. Adgang Tilsyn.dk v2.0 v.2.0 skal kunne tilgås fra både computer og mobile enheder. Og skal kunne tilgås online, men samtidig virke fra computere og mobile enheder, der af forskellige årsager ikke altid kan være online. Data må ikke gå tabt og må ikke blive overskrevet ved genetablering af internetforbindelse. Opdeling De 5 fem socialtilsyn skal have hver deres adgang til Tilsyn.dk v2.0 v2.0. Data og informationer skal kunne opdeles mellem de 5 socialtilsyn. Der skal dog være mulighed for at trække data på tværs af de 5 socialtilsyn. Sikkerhed Tilsyn.dk v2.0 betragtes som et offentligt fagsystem med følsomme personoplysninger, der skal kunne tilgås fra nettet. Det er derfor nødvendigt at have korrekt it-sikkerhed i form af kryptering og multifaktor-login både via mobileenheder og computere. Fælles offentlige retningslinjer IT i det offentlige er underlagt en række fælles offentlige it- og digitaliseringsstrategier, samt fælles arkitekturprincipper. Det betyder, at det kommende Tilsyn.dk v2.0 skal overholde disse krav som fremgår af disse strategier og principper. Snitflader til andre systemer Det skal være muligt for Tilsyn.dk v2.0 at hente data fra eks. CPR og CVR databasen. Microsoft Outlook Tilsyn.dk v2.0 skal kunne overføre alle former for aftaler, samt slette/ændre aftaler, som er overført til Outlook. Derudover skal der etableres snitflade til Tilbudsportalen. Tilbudsportalen Tilbudsportalen er en samlet offentlig portal som rummer oplysninger om alle offentlige sociale tilbud. En del af disse tilbud er dem, som Socialtilsynet fører tilsyn med. Tilbudsportalen er 6
derfor det vigtigste system, hvor der skal en snitflade. Data skal kunne udveksles begge veje. Samt Tilsyn.dk v2.0 skal have mulighed for at modtage alle data fra Tilbudsportalen. Testsystem Tilsyn.dk v2.0 skal både have et udviklings- og testmiljø, hvor leverandørerne kan udvikle og teste ny funktionalitet, inden det sættes i produktion, uden at det påvirker normaldrift af Tilsyn.dk v2.0. Systemopbygning For at sikre driftstabilitet og lav nedetid ønskes systemets funktioner opbygget i separate selvstændige moduler, som kan løbende kan opgraderes uden at påvirke resten af systemet. Historiske data Tilsyns.dk v.2.0 skal kunne gemme historiske data, så man til en hver tid kan se værdien af de enkelte felter. Altså hvordan en information tog sig ud på et givet historisk tidspunkt. Generelt om samarbejdet med leverandøren Drift, Udvikling og support Tilsyn.dk v2.0 ønsker at en kommende leverandør kan stå for både drift, vedligehold og løbende udvikling af systemet. Socialtilsynsområdet et underlagt høj politisk bevågenhed, og er derfor ofte genstand for lovændringer, hvilket betyder at Tilsyn.dk v2.0 løbende skal have mulighed for at få nyudviklet og ændret funktionalitet. Det er derfor vigtigt, at denne mulighed for fleksibel videreudvikling er indtænkt i udviklingen af Tilsyn.dk v2.0 fra starten. Da Tilsyn.dk v2.0 er tænkt som et fagsystem og som tilsynskonsulenternes primære arbejdsredskab, er driftsstabilitet og høj oppetid, af afgørende betydning for systemet. Der ønskes derfor en online fleksible og skalerbar drifts løsning der kan tilpasses eventuelle stigninger og fald i brug af systemet. Det er således også vigtigt at der er en fyldestgørende supportfunktion tilknyttet systemet, så brugerne af Tilsyn.dk v2.0 hurtigt vil kunne få udbedret fejl og problemer, når de opstår. Funktionalitet Der er overordnet to arbejdsområder som systemet skal understøtte; - Tilsynsopgaven - Ledelsesinformation og rapportering Tilsynsopgaven og Ledelsesinformation og rapportering fremgår specifik nedenfor, men det er underforstået, at tilsynsopgaven kun kan løses ved at implementere nedenstående generelle systemfunktioner også. Tilsynsopgaven Udførelsen af tilsynsopgaven er beskrevet i kontekstafsnittet i starten af dette dokument, og her fokuseres på de funktioner som systemet skal understøtte for at socialtilsynene kan udføre deres arbejde. 7
Når en tilsynskonsulent (TK) skal foretage et tilsyn med et tilbud eller plejefamilie kan TK vælge mellem forskellige aktiviteter, som tilsammen udgøre tilsynet. På den måde er et tilsyn ikke er en fastlåst størrelse, eller en fastlagt proces, men kan bestå af flere forskellige aktiviteter der, ud fra en risikobaseret, faglig vurdering, tilpasses fra gang til gang. Aktiviteter kan eksempelvis være: Dialogmøder, tilsynsbesøg, triangulering, osv. Disse aktiviteter skal kunne tilknyttes til de enkelte tilbud helt ned på afdelings og adresse niveau, således en tilsynskonsulent eksempelvis kan oprette flere fysiske tilsynsbesøg og kan arbejde med parallelle aktiviteter på de enkelte tilbudsafdelinger. Afrapportering af tilsyn Systemet skal give mulighed for at generere en tilsynsrapport på baggrund af det indsamlede data i tilsynet. Denne rapport kan bruges som den officielle afrapportering af tilsynet og deri kan den officielle godkendelse fremgå. Der er behov for en fleksibel rapport, hvor de enkelte tilsyn kan bestemme, hvad der skal med i rapporten og hvad der skal fremhæves. Et tilsyn kan eksempelvis have haft et specielt fokus, og dét skal således fremhæves i rapporten. Ledelsesinformation og Rapportering Tilsyn.dk v2.0 skal kunne håndtere brugen af Dashboard og generel ledelsesinformation. Disse skal kunne målrettes bestemte brugertyper, men samtidig være konfigurer bare, så de kan tilpasses den enkle medarbejders ønsker og behov. Tilsyn.dk v2.0 skal derudover understøtte ledelsens behov for LIS data, rapporter og dashboards for det enkelte tilsyn, men også kunne rapportere på tværs. Generelle IT-funktioner Tekstbehandling Tilsyn.dk v2.0 skal kunne understøtte løbende stavekontrol, gennemse funktionerne, samt basal tekstformatering. Funktioner, som man kender fra Word. Journal Tilsyn.dk v2.0 skal indeholde en journalfunktion, som giver tilsynskonsulenterne mulighed for at skrive notater og samtidig indsættes, der automatisk notater i forhold til fx udsendt påmindelser. Det øger overholdelse af notatpligten og alle notater ligger på sagen og ikke i den enkelte kommunes ESDH system. Skabeloncenter Tilsyn.dk v2.0 skal have mulighed for et skabeloncenter. Dette skal kunne indeholde alle standardskriv fra staten, egne og fælles skabeloner med de enkelte socialtilsyns brevhoved. Skabeloncentret skal opbygges på en sådan måde, så ændringer kan ske uden at alle skabeloner skal åbnes. Det vil også kunne indeholde standard fraser, som vil kunne bruges når der skal gives besked gennem Tilsyn.dk v2.0 fx anmeldelser af tilsyn sendes direkte fra Skabeloncentret. Dokumentarkiv og selvbetjening Tilsyn.dk v2.0 skal have sit eget dokumentarkiv. Ved at samle dokumenterne i Tilsyn.dk v2.0, kan en hel række trivielle og manuelle opgaver effektiviseres og automatiseres. Det skal sikres, at Tilsyn.dk v2.0 efterlever krav om KLE-numre. Ved at indbygge et dokumentarkiv i 8
Tilsyn.dk v2.0 forventes det, at tilbud og plejefamilier selv kan uploade deres dokumentation, ved eks. at modtage en mail med et link. I efterfølgende afsnit gennemgår vi Automatisering, hvor det at kombinere dokumentarkiv og automatisering, vil kunne påsættes en automatisk påmindelses funktion, så tilsynskonsulenter og/eller stabsfunktion ikke skal bruge tid på at sende påmindelser. Samtidig har tilsynskonsulenterne alle relevante dokumenter ved hånden, når de skal føre tilsyn. Kommunikation Tilsyn.dk v2.0 skal kunne sende og modtage sikkerpost via systemet, så mails/digital post kobles på de rette tilsynssager og personer. Automatisering (advisering + påmindelser) Tilsyn.dk v2.0 skal kunne modtage dokumenter fra kommuner, trianguleringsaktører, herunder kommuner, politi og skoler. Der skal modtages dokumenter fra tilbud og plejefamilier og der skal modtages dokumenter internt. Alle disse processer har en opfølgnings- og påmindelsesproces indbygget ved bl.a. at have et dokumentarkiv, vil Tilsyn.dk v2.0 gøre det muligt at automatisere indhente-, kontrol-, påmindelser- og opfølgningsprocessen og således spare meget tid. Så i stedet for, at den enkelte tilsynskonsulent skal kontrollere om dokumentationen er modtaget, vil de fremover få en advisering om, at der er modtaget informationer i systemet. Der er generelt et ønske om en advis funktion, der kan bruges flere steder i Tilsyn.dk v2.0 fx ved ændringer antal pladser på et Tilbud. Geografisk lokationsbestemmelse Systemet skal kunne arbejde intelligent med lokationsbestemmelse og geografisk overblik over tilbud og plejefamilier. Det genererer meget spildtid, når der føres uanmeldt tilsyn og de enkelte tilbud og plejefamilier ikke er hjemme. Her vil et kort over tilsynskonsulentens tilbud og plejefamilier, evt. med ruteplanlægning, være til stor gavn, da det vil give et hurtigt overblik over alternative besøgsadresser. Planlægning af tilsyn Tilsyn.dk v2.0 skal kunne understøtte den løbende planlægning af tilsynsarbejdet. Ledelsen skal have mulighed for overblik og for at kunne uddelegere og tildele tilsynsopgaver til tilsynskonsulenterne. Funktionen skal kunne allokere opdelingen af, hvilken tilsynskonsulent, der skal tildeles hvilke tilbud og plejefamilier. Samt give et overblik over, hvilke tilbud/plejefamilier, som er krævende fx i forhold til antal afdelinger. Whistleblower (WB) Systemet skal både kunne håndtere anonyme og kendte (nemlogon) henvendelser i forholdet til at indberette WhistelBlows (WB). Dokumentarkivet i Tilsyn.dk v2.0 skal sikre, at dokumenterne bliver i systemet og samtidig kan der skrives i journalen, dog skal der være mulighed for rettighedsstyring. WB kan være tilgængelig for de tilsynskonsulenter, som er tilknyttet det enkelte tilbud. Magtanvendelse Tilsyn.dk v2.0 skal kunne håndtere indberetninger om magtanvendelser i formular, som er koblet op på Tilsyn.dk v2.0, så magtanvendelser bliver registreret direkte på sagen og giver et 9
advis til tilsynskonsulenten. Derefter kan konsulenten behandle magtanvendelsen direkte i Tilsyn.dk v2.0. Samtidig skal det give et hurtigt overblik over, hvilke magtanvendelser, der er kommet ind på det enkelte tilbud. Risikobaserede tilsyn Tilsyn.dk v2.0 skal kunne understøtte, at der i højere grad fremover foretages tilsyn, ud fra en risikobaseret tilgang. Tilsyn.dk v2.0 skal kunne understøtte en automatisk maskinel kategorisering af risiko fx i form af rød/gul/grøn. Overvejelserne går på, hvilke og hvor mange parametre, der skal ligge til grund for en automatisk maskinel kategorisering herunder bl.a. økonomiske nøgletal, antal sanktioner, antal whistleblower, antal magtanvendelser mm. Øvrige aktiviteter + tilkøbsydelser Tilsyn.dk v2.0 skal kunne konfigureres således fremtidige tilsynstilkøbsydelser kan tilgodeses i systemet. Flere socialtilsyn tilbyder tilkøbsydelser, hvor de fører tilsyn med andre instanser end de lovbestemte. Tilsyn.dk v2.0 skal derfor have et modul, der indeholder den samme funktionalitet, men med mulighed for at tilpasse det til nye tilsynsopgaver. Aktindsigt Da Tilsyn.dk v2.0 skal have eget dokumentarkiv og journal, skal Tilsyn.dk v2.0 indeholder en funktion, som gør det nemt samle dokumenter m.v. i forbindelse med aktindsigt både i forhold til Forvaltningsloven og Offentlighedsloven. Selvbetjeningsløsninger Der vil være behov for selvbetjeningsløsninger i forhold til indhentning af oplysninger fra Plejefamilier. Vi ser også magtanvendelse som en selvbetjeningsløsning, samt whistleblower. 10