Referat for møde i OmrådeUdvalget for Rådhuset Mødedato: 28. september 2017, kl. 10.00 til 12.00 Mødested: Møderum 1 Mødelokale 1 er reserveret fra kl. 9-10 til formøde for personalerepræsentanterne Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Morten Møller (formand), Ole Stounbjerg, Britta Kempel Medarbejderrepræsentanter: Margit Pedersen (HK), Laila Dueholm (HK), Kjeld Pedersen (DSF), Jette Harlund (AC) Arbejdsmiljørepræsentanter: Cecilie Emilie Flindt Robert, Bente Nørgaard Referent: Maria Christensen Afbud: Britta Kempel Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Referat fra den 15. juni 2017 godkendes. 2. Godkendelse af dagsorden Dagsorden til møde 28. september 2017 godkendes med den tilføjelse, at der under punktet evt. bliver drøftet rengøring på rådhuset, da det punkt skulle have været på. 3. Status vedrørende arbejdsmiljøarbejdet Til orientering 727_2017_85623_Ha lvårsrapport_intern_ Sygefravær 2017.pdf Dokument i d-0727_2017_122439 Velkommen til nyvalgt arbejdsmiljørepræsentant Bente Nørgaard fra VitaPark. Bente deltog i sit første møde i arbejdsmiljøgruppen 2 timer efter at være blevet valgt. Også velkommen til Cecilie, som er arbejdsmiljørepræsentant på Rådhuset. Cecilie blev rost for sin gode struktur, som Morten nyder gavn af, i forhold til arbejdet i arbejdsmiljøgruppen. Der er sket en stigning på Rådhuset i forhold til sygefravær, hvor der for hele kommunen har været nedgang. På Rådhuset har der været en stigning på 0,62 ved korttidssygefravær og 0,28 på langtidssygefravær. Stigningen har skabt et øget fokus og opmærksomhed, særligt på de områder, hvor sygefraværet har haft en kobling til stigende arbejdspres. Det blev fra medarbejdersiden påpeget, at Teknik & Miljø var opdelt i de tre underafdelinger med Plan, Byggeri og Miljø, hvilket ikke er korrekt jf. nuværende organisation. Ledersiden tilkendegiver, at afdelingen vil blive samlet i én, for hele Teknik & Miljø. Dokumentnr.: 727-2017-1258 side 1
Medarbejdersiden udtrykte en bekymring omkring stigningerne i sygefravær på det tekniske område. Der blev kort orienteret om, at nogle af langtidssygemeldingerne enten var på vej tilbage i arbejde eller havde sagt op. Fra ledersiden opleves det som positivt at der er fald i sygefraværet for hele kommunen, og at der opleves tæt ledelsesmæssig bevågenhed og fokus på tidlig indsats. Arbejdet omkring Proces God dialog blev også nævnt, og ledelsessiden nævnte, at det bliver spændende at se, hvordan vi lander med udgangen af året på sygefravær. Fra medarbejdersiden blev der spurgt ind til, om 56 talte med i statistikken ( 56 er en aftale for ansatte med kroniske lidelser eller langvarig sygdom, hvor arbejdsgiver får refusion fra første sygedag) og det gør den samt fleksjobbere mv., og det har talt med i statistikken de tidligere år også. Der skal i 2017 udføres en trivselsmåling, hvor det bliver interessant at se, om tallene kan vise en sammenhæng med sygefraværet. I forhold til besøg fra arbejdstilsynet og de påbud der har været, er der blevet fulgt op og handlet på det påtalte. Der skal foreligge en pixi-udgave af en vejledning i forhold til vold og trusler udenfor arbejdspladsen, og HR har informeret om, at denne er undervejs. Der er i de interne audits blevet givet stor ros til arbejdet med arbejdsmiljø i organisationen, ligeledes er der generelt omkring arbejdet med arbejdsmiljø beskrevet, at der er er kommet gode arbejdsgange, god struktur med arbejdet og generelt et professionaliseret arbejde på området Ud fra rapport omkring interne audits, blev der peget på, at vi skal rette opmærksomheden omkring at få skabt en fælles forståelse af, når der er tale om krænkelser/psykisk vold. Det skal registres, når der opleves krænkede adfærd på arbejdspladserne. Vi skal være forberedt og rustet som medarbejdere til at kunne sige fra, når vores grænse er nået, hvilket er individuelt fra medarbejder til medarbejder. Det besluttes, at der til næste møde vil være et oplæg fra HR om, hvordan vi får sat det på dagsorden til personalemøder med MED-status. Der gives feedback på efterfølgende møde, hvad vi påtænker at gøre lokalt i afdelingerne. Konflikthåndteringskursus I forbindelse med lanceringen af den nye indsatsplan ved vold, trusler og anden krænkende adfærd på rådhuset efterspurgte OmrådeUdvalget konflikthåndteringskurser for rådhusets ansatte. Den 22. august 2017 blev der i samarbejde med Arbejdsmiljøcentret afholdt et konflikthåndteringskursus med deltagelse af i alt 18 rådhusansatte. De fordelte sig med 10 fra Jobcentret, 4 fra Borgerservice, 3 fra Teknik og Miljø og 1 fra Ledelse og Udvikling. Evaluering af kurset er vedlagt som bilag. Dokumentnr.: 727-2017-1258 side 2
Bilag punkt 3 - d-0727_2017_122833 Bilag: Evaluering af konflikthåndteringskursus 22.08.2017 - dok. nr. 727-2017-122833 Der blevet givet ros til underviser fra konflikthåndteringskurset. Samlet set var der tilfredshed med kurset, som fik en pæn score i evalueringen. Omkring varigheden af kurset, blev der nævnt, at der kunne bruges mere tid samt at det var mest relevant for de medarbejdere, som ikke havde været på kursus før, hvor det var opfriskning for de medarbejdere, som havde deltaget før. Evalueringen på kurset bliver taget med i betragtning til næste gang kurset skal arrangeres, da det efter tilfredsheden nok bliver samme underviser. Der kommer en udmelding omkring, hvornår der er nye kurser igen. 4. Orientering fra Direktionen og arbejdet i HovedUdvalget Til orientering Herunder opfølgning på dialogmøde mellem HU og ØK, Morten orienterer. Der var i august måned dialogmøde mellem HovedUdvalget og Økonomiudvalget. Begge udvalg var af den opfattelse, at det var det hidtil bedste dialogmøde mellem udvalgene. Af drøftelserne mellem ØkonomiUdvalg og HovedUdvalg fremgik, at der er behov for at være optaget af en øget helhedsorienteret tankegang og mere tværgående samarbejde i organisationen. Der blev talt om, at der skal arbejdes i retning af et fælles vi i hele organisationen. MED spiller en vigtig rolle i forhold til at sikre dette fælles vi. Det fælles vi skal være at se, såvel på det politiske plan, som i hele organisationen. Ligeledes var der drøftelser på mødet om, at der generelt skal tænkes mere i langsigtede løsninger i fremtiden Den 26. september 2017 blev der afholdt temadag med det nye HovedUdvalg. Temadagen omhandlede blandt andet præcisering af hvad HovedUdvalget tænker deres kerneopgave er, og hvad man ønsker at lykkes med i arbejdet i HovedUdvalget, der var en god proces omkring dette på temadagen. Ambitionerne for hvad HovedUdvalget skal nå blev drøftet, og dette bliver skrevet sammen. Når det er færdiggjort, bliver det forelagt OmrådeUdvalget. Herefter skal det i OmrådeUdvalget drøftes, hvad betyder kerneopgaven for os, hvordan kan vi spejle os i den, og hvad skal der være af særlige indsatser på vores område. Fra både ledersiden og medarbejdersiden blev der sagt, at der var spændende emner på temadagen og at arbejdet med grupper og oplæg fungerede rigtig godt. Der blev fra ledersiden også fortalt om, at der var en god snak om det fælles vi, og at fornemmelsen er, at samarbejdet er gået fra at være parter til at være partnere. 5. Status på Tema 2 Administration I forbindelse med vedtagelsen af budget 2017 blev det besluttet, at der skal ske effektiviseringer og besparelser på administrationsområdet i Odder Kommune. Opgaven er at tilrettelægge og organisere det administrative arbejde på en ny og anderledes måde, Dokumentnr.: 727-2017-1258 side 3
som rummer et økonomisk potentiale. Effektiviserings- og besparelsesrammen udgør i alt 2.45 mio. kr. Hertil skal tillægges løbende investeringer i digitale værktøjer og eventuelle konsulentydelser i forbindelse med effektivisering af de administrative opgaver. Budgetreduktionen skal opnås i perioden frem til 2020. Der er nedsat en styregruppe og en arbejdsgruppe, som har arbejdet på en kortlægning af effektiviserings- og besparelsespotentialer på det administrative område. Der er i den forbindelse gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt alle virksomheder og stabe i Odder Kommune samt en workshop for udvalgte ledere og medarbejdere. Herudover er der indhentet erfaringer fra omkringliggende kommuner, som har gennemført effektiviseringer og besparelser på det administrative område. Resultaterne af kortlægningsarbejdet peger i retning af, at der er behov for en højere grad af specialisering i administrationen i Odder Kommune. Dette kan opnås ved et samle ensartede administrative opgaver i faglige fællesskaber, hvor der i højere grad er mulighed for at opnå rutine i opgaveløsningen og opbygge kompetencer i forhold til specifikke administrative opgaver. Faglige fællesskaber vil desuden skabe bedre muligheder for faglig sparring og videndeling, ligesom sårbarheden minimeres. Det er afgørende, at specialiseringen af administrationen sker med respekt for det lokale, og den administrative opgaveløsning skal fortsat være tæt på den enkelte institutions virkelighed og praksis. Med henblik på at få et kvalificeret indspil fra en ekstern part, som kan se på Odder Kommunes administration ude fra, er der indledt en dialog med PWC, som også er kommunen revisionsfirma. PWC skal bidrage med viden om, hvad der rør sig på det administrative område i andre kommuner, offentlige institutioner og private virksomheder. Desuden skal PWC bidrage med viden om digitalisering og dens betydning for fremtidens administration. PWC vil arbejde i løbet af efteråret og have en analyse samt anbefalinger klar på den anden side af efterårsferien. Arbejdet i styregruppen har taget udgangspunkt i strukturen i administrationen, herunder om, der fortsat skal være decentralisering og de administrative opgaver skal blive hvor de er nu eller om der skal benyttes funktionsspecialisering som en centralisering eller faglig specialisering, og samle områder forskellige steder. Der har været indledt dialog med 2 konsulentfirmaer, der har afgivet tilbud på at analysere både struktur, opgaver, arbejdsprocesser og ressourcer med henblik på at komme med anbefalinger til en hensigtsmæssig organisering af de administrative opgaver og fra formuleringen af en række principper, der skal kendetegne fremtidens administration i vores organisation. Fx at der sikres et godt flow og det rigtige flow i sagsgangene, så man kun har tingene i hænderne 1 gang. At der benyttes de rigtige processer så der bliver frigivet mere tid, og der ikke bruges tid på at lave noget, som ikke giver værdi. Styregruppen skal nu beslutte hvilket konsulentfirma de ønsker skal foretage undersøgelsen af området. Når det er besluttet hvilket konsulentfirma der bliver valgt, vil præsentation af projektoplægget blive sendt til OmrådeUdvalget til orientering. Dokumentnr.: 727-2017-1258 side 4
Fra medarbejdersiden blev der orienteret om et bekymringsbrev fra en gruppe medarbejdere i Odder Kommune til Styregruppen. I brevet udtrykker de deres bekymringer om den eventuelle forandring i placering af opgaver og hvilken betydning det vil få for den fremtidige arbejdssituation. Det er ikke fordi de imod forandringer, de vil blot gerne kunne se mening med ændringerne. De har beskrevet, at det har stor betydning for dem, hvor de er placeret. De er også bekymrede for jobindholdet, om det bliver det samme de skal lave, og om de kan få mangfoldigheden ind i arbejdsgangene. Der er møde med Henning Haahr, Rikke Liboriussen og gruppen af medarbejderne i næste uge. Brevet er konstruktivt skrevet, og der er modtaget bekymringer fra flere steder i organisationen, som svarer overens med bekymringerne i brevet. 6. Registrering af arbejdstid for medarbejdere på rådhuset Til information og drøftelse I forbindelse med Arbejdstilsynets besøg på rådhuset i begyndelsen af 2017, blev der i forlængelse af interview med medarbejdere i Teknik og Miljø givet en vejledning fra Arbejdstilsynet vedr. stor arbejdsmænge og tidspres. I forbindelse hermed fandt Arbejdstilsynet det kritisabelt, at der ikke syntes at være klare retningslinjer for registrering af arbejdstid og rammer for flextid. Rådhusledergruppen har på den baggrund drøftet indførelse af fælles retningslinjer på området. I Personalehåndbog for Rådhuset (doknr. 727-2009-55264) er retningslinjer for flextid beskrevet, herunder at flexsaldoen skal holdes inden for en ramme af -10 til + 40 timer. I tilfælde hvor en medarbejders flexsaldo afviger fra denne ramme, skal dette aftales med nærmeste leder. Det bemærkes, at Personalehåndbogen senest er revideret i 200 6, og at flexur siden er afskaffet, hvorfor bl.a. personalehåndbogens beskrivelser af registreringer ikke er tidssvarende. Registrering af arbejdstid sker i dag forskelligt og med forskellig detaljeringsgrad i de enkelte afdelinger på rådhuset. Der er enighed i rådhusledergruppen om, at det er et ledelsesansvar at sikre, at den enkelte medarbejders arbejdstid ikke eskalerer, og der er således enighed om, at rammen for flexsaldo fastholdes på -10 til +40 timer og skal efterleves. Det er endvidere rådhusledergruppens beslutning, at det er op til den enkelte leder i dialog med medarbejderne at afgøre, hvordan og i hvilket omfang, der skal ske registrering af arbejdstiden, men det forventes, at den enkelte medarbejder drøfter arbejdstid og mængde med nærmeste leder, såfremt arbejdstiden ikke kan holdes indenfor flexsaldoens ramme. Der blev fra ledersiden informeret om, at der i Jobcenteret bliver sendt flex-skemaer ind hver måned, så der er styr på, om medarbejderne er for overbebyrdede. I Borgerservice blev der orienteret om, at de havde et løbende skema, hvor arbejdstiden bliver registreret, så lederen hele tiden vil kunne skabe sig et overblik, hvis dette ønskes Fra medarbejdersiden blev der nævnt, at det var rart med flextiden, som skaber en vis frihed under ansvar. Dokumentnr.: 727-2017-1258 side 5
Fra ledersiden meddeles det, at det er et ledelsesansvar at sikre, at arbejdstiden ikke eskalerer for den enkelte medarbejder. Der er i de enkelte afdelinger nødt til at være en dialog omkring, hvordan man beskytter sig selv og sine medarbejdere. Beslutningen omkring hvordan registrering af tiden foregår, ligger i den enkelte afdeling, og er lederens ansvar. Medarbejdersiden nævnte, at tidsregistreringen kan være med til at synliggøre et evt. dilemma omkring overarbejde og arbejdspres. Lederen må lave en prioritering af arbejdsopgaver, så arbejdstiden kan holdes uden overarbejde. Det aftales, at alle afdelinger drøfter på et personalemøder med MED-status, hvordan de vil arbejde med registrering af arbejdstid samt skabe dialog om proces/registreret omkring merarbejde i afdelingerne. 7. Trivselsmåling HovedUdvalget har besluttet, at der gennemføres trivselsmåling blandt medarbejdere og ledere hvert tredje år. Den sidste måling blev gennemført i efteråret 2014, og den næste måling gennemføres derfor i efteråret 2017. Trivselsmålingen gennemføres kvantitativt ved besvarelse af et spørgeskema. Skemaet er udarbejdet således, at trivselsmålingen samtidig kan bruges som APV på det psykiske arbejdsmiljø, ligesom den kan tjene til afsæt for en lederfeedback. En høj svarprocent bredt funderet i alle virksomheder/stabe og medarbejdergrupper er afgørende for datas troværdighed og anvendelighed. Som opfølgning på trivselsmålingen gennemføres der en kvalitativ proces med henblik på fortolkning og anvendelse af resultaterne. Processen vil være lokalt forankret, men der vil fra centralt hold blive udarbejdet dialog- og opfølgningsværktøjer, som kan understøtte den lokale proces. Trivselsmålingen er et fælles anliggende for alle i Odder Kommune, og det er vigtigt, at der opnås ejerskab til målingen i hele organisationen. Her spiller MED-organisationen en vigtig rolle i forhold til kommunikation om målingen samt sikring af gode rammer for gennemførelse af og opfølgning på målingen. Udvalget drøfter sin rolle i forbindelse med trivselsmålingen, herunder hvordan og til hvem udvalget kommunikerer om trivselsmålingen, samt hvordan udvalget kan medvirke til, at der skabes gode rammer for gennemførelse af og opfølgning på trivselsmålingen. Alle opfordres til at deltage og sprede budskabet om vigtigheden af besvarelsen på trivselsmålingen. Besvarelsen danner grundlaget for arbejdet med arbejdsmiljøet og den gode ledelse fremover, idet der også er lederfeedback med i undersøgelsen. Det skal også nævnes, at der er i hele kommunen er kontant-præmier at vinde, og der bliver trukket lod blandt de afdelinger/institutioner, som har 100 % i svarprocent. Dokumentnr.: 727-2017-1258 side 6
8. Konsulentundersøgelse i Jobcenteret Til information og drøftelse Rapportering på foranalyse - Jobcent Onsdag den 27. september 2017 var der Erhvervstræf i Odder. Her blev målingen af erhvervsklimaet blandt andet gennemgået. Her måles der på mange forskellige parametre, og der var bl.a. stor ros fra Erhvervslivet i Odder, til den service der leveres af Jobcenteret Konsulentundersøgelsen i Jobcenteret lavet af PWC er en problemorienteret analyse, som har inddraget medarbejderne og samarbejdspartnere i processen samt kigget på økonomi mv. Overordnet set er det rigtigt vigtigt, at der bliver arbejdet med administrationsgrundlaget, og der er mange punkter i undersøgelsen, som kan bruges og som er relevante. Dog mener Jobcenteret selv ikke, at undersøgelsen er fyldestgørende i forhold til at tegne det billede af, hvad Jobcenteret selv mener og har fortalt. Medarbejderne udtrykker en tendens til bekymring omkring det videre arbejde med PWC, da de ikke føler at undersøgelsen viser, at de er blevet hørt på, lyttet til eller forstået. De er gået helhjertet ind i processen, uden at kunne se sig selv eller afspejle sig i afrapporteringen. Medarbejderne udtrykker bekymring omkring det videre arbejde med PWC, da mange væsentlige påpegede punkter ikke er kommet med i den endelige rapport. Medarbejderne har haft stort fokus på, at det kunne være af væsentlig betydning for effektiviteten og produktiviteten, give styrket ledelse og bedre udnyttelse af ressourcerne, at Jobcentret ikke var spredt over flere matrikler, som nu. Ligeledes har der været nævnt andre områder i hverdagen, som kunne give en mere effektiv dag for den enkelte. De påpegede områder er ikke nævnt i rapporten, på trods af, at alle interviewede grupper har nævnt det. I dialogen med PWC blev medarbejderne mødt med lydhørhed og forståelse for problematikkerne men alligevel er det ikke kommet med i rapporten. 9. Pladsproblemer i Jobcenteret Campus tilbageflytningen: Medførte jo, at vi måtte flytte en del om, lave 3 x 2 mandskontor til Ungeteamet. Ved tilbageflytningen mistede vi samtalekontorer, så lige nu sidder der 3 sagsbehandlere på skift i kælderen (fra Job & Udvikling, Ungeteam og Sygedagpenge) Vedr. Ungeteamet har det været underbemandet pga. sygdom, men der ansættes nu en socialrådgiver mere. Der er dog ikke plads til pågældende, så vi er får 1. oktober 3. turnus jf. ovenfor, hvilket ikke gør arbejdet mere effektivt. Dokumentnr.: 727-2017-1258 side 7
Kommende projektansættelse i sygedagpenge: Jobcentret har fået en bevilling til udgangen af 2018 ift. fastholdelsesindsatsen på sygedagpenge, hvilket udløser en socialrådgiverstilling til udgangen af 2018, besættes fra 01.12.17, og der er er heller ikke her fundet en løsning. Kommende faglige koordinatorer: Det er virkelig godt og nødvendigt, at Jobcentret formodentlig kommer til at styrke ledelseskraften med 2 faglige koordinatorer 1 fra 1. januar og 1 fra medio 2018, men vi har ikke kontorplads til dem og kan ikke se mulige løsninger indenfor egne rammer. Mulige løsninger på kort / lang sigt: En ikke borgervendt funktion / afdeling / team på rådhuset flyttes til Campus bygningen ved gymnasiet, indtil det afklares, om en ny og styrket unge-enhed ( jf. task-force arbejdet ) skal etableres og i givet fald hvor. I pavillonen, hvor jobkonsulenter og regionspsykiatri bor, har Odder Garden rådighed over den anden halvdel af pavillonen. Hvis de fik et andet sted, kunne Jobcentret samle / flytte funktioner, så puslespillet går op, men det kan koste op til 500.000 kr. (vurderes det af Claus Kolding, Teknik & Miljø) at gøre klar, ligesom der skal findes en anden løsning for Odder Garden, som i parentes bemærket kun bruger stedet som lagerplads. Jobcentret kunne med fordel samles på 1 ny matrikel eller max 2. i eller udenfor Vitapark. 5-6 forskellige matrikler giver meget modvind ift. at arbejde effektivt og sammenhængende og med et godt og sikkert arbejdsmiljø, som også er en løbende stor udfordring med mange små matrikler. Det foreslås at sagsfremstillingen bliver sat på dagsordenen til næstkommende direktionsmøde til drøftelse. 10. Eventuelt Rengøring opfølgning fra sidste møde. Jan Møller er i dialog med rengøringsselskabet omkring fejl og mangler der er bedt om udbedring. Før sommerferien var der kontakt til Servicemæglerne fra rengøringsselskabet, og de har været ude til en gennemgang af rengøringen på hele rådhuset. Der blev fundet områder så slemme, at der er blevet ydet kompensation. Rengøringsplanen for Rådhuset er blevet opdateret, så der er afstemt forventninger, idet der var tvivl om visse områder skulle gøres rent, og de er derfor ikke blevet det. Det er fortsat nødvendigt at holde fokus på rengøringen, idet den er mangelfuld. Morten Møller melder tilbage til Jan Møller omkring status herpå. Der opfordres til evt. at tage billeder som dokumentation, hvis man oplever, at rengøringen er mangelfuld. Kantine Det meddeles, at der ikke er meget mad til de medarbejdere, der spiser sent i kantinen. Morten Møller giver Jan Møller besked om, at der skal være mere mad i kantinen, når man kommer på 2. hold til frokost. Dokumentnr.: 727-2017-1258 side 8
Fra medarbejdersiden blev der nævnt, at der er tale om besparelser, men det opleves, at der købes konsulenter til mange formål. Det blev præciseret, at der kun bliver købt konsulentbistand, der relevant i forhold til de udfordringer vi står overfor. Mødet hævet kl. 12:05 Næste møde: torsdag den 7. december 2017 med julesmørrebrød. Dokumentnr.: 727-2017-1258 side 9