Hovedudvalg. Referat. Den 28. maj Tidspunkt: 09:00-11:30. Sted: Rådhuset, mødelokale 2

Transkript

1 Hovedudvalg Den 28. maj 2018 Tidspunkt: 09:00-11:30 Sted: Rådhuset, mødelokale 2 Deltagere: Henning Haahr, Jette Lorenzen, Karsten Poulsen, Anne Stenbæk, Ole Stounbjerg, Lone Bay, Torben B. Nielsen, Jonas T. Sørensen, Jette Harlund, Viki Kjær Madsen, Thomas Jørgensen, Bodil Jeppesen, Hanne Fleron, Lene Bertram Fischer, Laila Dueholm Afbud: Morten Møller, Rikke Liboriussen

2 Hovedudvalg, den 28. maj 2018 Side 1 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Godkendelse af dagsorden Status på arbejdsmiljøarbejdet Rummelighed i praksis - udvidelse og udvikling af samarbejdet ift borgere med udfordringer Digital chikane Status på etablering af administrative fællesskaber (Tema 2 effektivisering) Opfølgning på temadrøftelse om robuste fællesskaber Status på rammer og principper ved deltagelse i kurser og efteruddannelse Budget og Økonomi Evaluering og opfølgning på dialogmøde med Økonomiudvalget Opfølgning fra mødet den 9. april i øvrigt Eventuelt og evaluering af mødet...20 Underskriftsark...21 Samlet bilagsliste...i

3 Hovedudvalg, den 28. maj 2018 Side 2 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Doknr.: Sagsnr.: Til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet. Referatet er udarbejdet både i en fuld version og et sammendrag, som begge er tilgængelige på HR-portalen pdf Godkendt

4 Hovedudvalg, den 28. maj 2018 Side 3 2. Godkendelse af dagsorden Doknr.: Sagsnr.: Til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet Godkendt

5 Hovedudvalg, den 28. maj 2018 Side 4 3. Status på arbejdsmiljøarbejdet Doknr.: Sagsnr.: Til information og drøftelse Der afsættes 15 minutter til punktet. Baggrund for sagen Hovedudvalget drøfter status på arbejdsmiljøarbejdet generelt. Sygefravær Sygefraværet ligger samlet set for perioden på samme niveau som i Dog er der tale om et højere korttidsfravær, hvorimod langtidsfraværet ligger under niveauet for Udviklingen dækker over forskelle indenfor de forskellige sektorer. På skoleområdet, voksen-/handicapområdet og rådhuset ses et lavere sygefravær end i samme periode sidste år, mens de øvrige områder tegner sig for et højere sygefravær. Styrelsen for Arbejdsmarken og Rekruttering har afsat en pulje til nedbringelse af sygefravær i ældreplejen. Sundhed & Omsorg, Jobcentret og Ledelse & Udvikling samarbejder i øjeblikket om at udarbejde en ansøgning til puljen. Projektet skal indeholde en analyse af sygefraværet, udarbejdelse af en strategi samt indsatser til forebyggelse og nedbringelse af sygefravær. Der er i dag et stort fokus på sygefravær, og der arbejdes systematisk med opfølgning. Derfor er en del af processen at prøve at se på nye muligheder. Der er ansøgningsfrist til puljen den 31. maj, og såfremt vi får midler fra puljen forventes det, at projektet kan starte op ultimo Besøg af Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet har gennemført besøg på Højmarken, hvor der blev givet en grøn smiley. Derudover er tilsynets besøg på Fabos afsluttet også med grønne smileys til begge besøgte enheder. Dog blev der givet en vejledning vedr. psykisk arbejdsmiljø i den ene enhed. Der er igangværende besøg i Tandplejen, Parkvejens skole og Rådhuset, hvor AT gennemfører genbesøg med henblik på medarbejderinterviews. Der har endelig været gennemført besøg på Bronzealdervej med baggrund i en arbejdsskade. Besøget resulterede i et strakspåbud, idet tilsynet vurderede, at der fortsat var en risiko i forhold til vold og trusler, som ikke var tilstrækkeligt forebygget gennem systematisk og ensartede metoder til risikovurdering. Der var dog stor anerkendelse fra AT til arbejdspladsens generelle fokus og håndtering af den konkrete sag, og også en anerkendelse af den kompleksitet, der er i arbejdet med beboere med demensdiagnoser og andre udfordringer. I det omfang det er muligt deltager en konsulent fra HR-teamet i Le-

6 Hovedudvalg, den 28. maj 2018 Side 5 delse & Udvikling i de planlagte besøg af Arbejdstilsynet. Det giver både en øget indsigt i tilsynets arbejdsmetoder, relationer til de tilsynsførende og væsentligst en bedre mulighed for at give sparring til og samarbejde med de enkelte arbejdspladser om de arbejdsmiljøudfordringer vi oplever og skal hjælpe hinanden med. Interne audits Der gennemføres intern audit på følgende arbejdspladser i første halvår: Vestskolen, afdeling Skovbakken Vejledning og Mestring (opfølgningsaudit) Hundslund Skole og Børnehus Dagplejen Odder by Træning og Rehabilitering Vennelund Besøgene på de tre førstnævnte virksomheder er afsluttet og de resterende besøg afsluttes i løbet af maj måned. Når alle besøg er gennemfør udarbejder Ledelse & Udvikling en halvårsrapport med afsæt i de gennemførte besøg. Rapporten forelægges Hovedudvalget på mødet i august. Supplerende arbejdsmiljøuddannelse Der blev gennemført supplerende arbejdsmiljøuddannelse med fokus på digital chikane den 19. april Der deltog ca. 55 ledere og tillidsvalgte i arrangementet. På baggrund af arrangementet har Ledelse & Udvikling udarbejdet et forslag til proces for det videre arbejde med digital chikane, som behandles som særskilt punkt på Hovedudvalgsmødet. Der skal afholdes supplerende arbejdsmiljøuddannelse svarende til ½ dags uddannelse i efteråret Arbejdsmiljøgruppen under HU drøftede på deres møde den 4. maj forskellige mulige emner til uddannelsen. Gruppen drøfter punktet igen på næste møde, hvorefter arrangementet fastlægges endeligt. Det forventes, at uddannelsen gennemføres i november måned. Status på sundhedsordningen Der er kommet fire ansøgninger til sundhedsordningen, som er behandlet og godkendt i arbejdsmiljø-/sundhedsgruppen den 4. maj. Løn & Økonomi afdelingstur til Tunø (teamcooking) med fokus på samarbejde og sammenhold Sundhed & Omsorg fælles arrangement for hele Sundhed & Omsorg med fagligt oplæg om kommunikation og afsluttende fest hvor samarbejde og relationer på tværs er i fokus. BFC og Vennelund i fællesskab tilskud til deltagelse i Stafet for livet Jobcenter to yoga og trivsel kursusforløb med fokus på forebyggelse og håndtering af oplevelsen af stress.

7 Hovedudvalg, den 28. maj 2018 Side 6 Oversigt over tiltag, der er søgt tilskud til opdateres i takt med, at de behandles i arbejdsmiljø-/sundhedsgruppen, og kan ses på HR portalen. Orientering af møde i Hovedudvalgets arbejdsmiljø/-sundhedsgruppe i øvrigt Arbejdsmiljøgruppen har afholdt møde den 4. maj, hvor gruppen ud over ansøgninger til sundhedsordningen og drøftelse af emner til supplerende arbejdsmiljøuddannelse, også drøftede ambitionsniveauet i forhold til opsamling af registreringer af vold og trusler og andre hændelser. Det er gruppens anbefaling, at registreringerne fortsat kan ske med metodefrihed, men at der foretages indberetning til Ledelse & Udvikling vedr. antallet af hændelser med henblik på, at de indgår i arbejdsmiljøregnskabet. Ledelse & Udvikling tager initiativ til opsamling af data. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter status på arbejdsmiljøarbejdet. Bilag Udvikling i sygefravær januar-april Det blev drøftet, at det stigende korttidsfravær kan være begrundet i en influenzaperiode, der har været mere markant i 2018 end i I forhold til ansøgningen til puljen for nedbringelse af sygefravær på ældreområdet blev det bemærket, at det er interessant, at vi arbejder sammen på tværs af Jobcenter, Sundhed & Omsorg og Ledelse & udvikling. På mødet i arbejdsmiljø-/sundhedsgruppen den 4. maj blev ansøgninger behandlet til sundhedsordningen. Fordelingen af midler kan ses på HR-portalen. HovedUdvalget gav udtryk for, at det var gode ansøgninger, der var kommet, og at man appellerer til, at man lokalt er opmærksom på puljen.

8 Hovedudvalg, den 28. maj 2018 Side 7 4. Rummelighed i praksis - udvidelse og udvikling af samarbejdet ift borgere med udfordringer Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til information og drøftelse Der afsættes 45 minutter til punktet Baggrund for sagen Odder Kommune er og skal være en rummelig kommune. Det er både en pligt og en klar prioritering som kommunal virksomhed. Lovgivningen på beskæftigelsesområdet har de senere år styrket fokus på, at alle skal have mulighed for at udnytte deres arbejdsevne i det mulige omfang. Det betyder, at færre får tildelt førtidspension, og at kommunen dermed skal arbejde i længere tid sammen med borgeren om at opnå en tilknytning til arbejdsmarkedet. Og denne tilknytning opnås bedst ved at være en ligeværdig medarbejder på en rigtig arbejdsplads. I Odder Kommune er der relativt få private arbejdspladser, og Odder Kommunes institutioner vil derfor spille en stor rolle i et at lykkes. Og når vi lykkes, vil det også medføre en bedre kommunal økonomi til gavn for alle arbejdspladser. Der er derfor et behov for et øget samarbejde mellem Jobcentret og de kommunale arbejdspladser i forhold til at sikre praktikpladser til ledige borgere, der har behov for virksomhedspraktik og løntilskud. I den sammenhæng er det meget vigtigt, at ledere og medarbejdere i samspil understøtter de gode forløb på arbejdspladsen, og derfor er MED-systemets bidrag og understøtning centralt for at lykkes med inklusionen og rummeligheden. Hovedudvalgets behandling Punktet indledes med et oplæg fra Jobcenterchef Ole Stounbjerg. Der lægges herefter op til drøftelser i mindre grupper og opsamling i plenum af følgende spørgsmål: Hvad er Hovedudvalgets opgave og rolle i forhold til at sikre, at vi sammen lykkes med at sikre borgere gode muligheder for praktikforløb på de kommunale arbejdspladser? Hvilke dilemmaer og udfordringer skal vi være opmærksomme på i processen? Hvordan involveres den øvrige MED-organisation bedst muligt?

9 Hovedudvalg, den 28. maj 2018 Side 8 Bilag K_K_Rummelighed_i_praksis Det aftales, at udvalget opdeles i 2 grupper. Hver gruppe drøfter i 15 min. hvorefter der er fælles opsamling på punktet. Fælles opsamling Der var enighed om, at det at medvirke til at sikre ledige tilknytning til arbejdsmarkedet er en vigtig samfundsopgave, som vi som arbejdsplads skal bidrage til. Hovedudvalget anbefaler, at der i højere grad indgås faste aftaler mellem Jobcentret og de enkelte virksomheder om praktikpladser. Det skal beskrives, hvad opgaven går ud på, og hvilket tidsrum på dagen, opgaven skal løses i. Det gør det nemmere og mere fleksibelt for både borger og arbejdsgiver, hvis der er opgaver, som kan tilpasses hele dagen. Samtidig bør det sikres, at borgeren er så godt forberedt som muligt, når de starter i praktikken. Kommunikationen er vigtig for at sikre succesfulde forløb, der giver mening og skaber resultater både for den enkelte og for arbejdspladsen. Hovedudvalget anbefaler endvidere, at der udarbejdes enkle procedurer omkring, hvordan vi kommer i gang med forløbene samt hvad gør vi, hvis noget driller. Det kunne evt. være en tjekliste omkring, hvad der skal gøres ved eksempelvis sygdom, ferie mv. Dette kan bidrage til at lette arbejdsgange og opbygge en systematik på den enkelte arbejdsplads. Hovedudvalget opfordrer til at Områdeudvalgene og de lokale MED-udvalg sætter emnet på dagsordenen. Samtidig opfordres til at Jobcentret udarbejder et faktaark med status på antal praktikpladser og indenfor hvilke opgavefelter, der efterspørges yderligere praktikpladser m.v.

10 Hovedudvalg, den 28. maj 2018 Side 9 5. Digital chikane Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til beslutning Der afsættes 15 minutter til punktet Baggrund for sagen Digital chikane har været drøftet over flere omgange og på forskellige niveauer i MED-organisationen. Senest af vi afholdt supplerende arbejdsmiljøuddannelse om digital chikane, ligesom Områdeudvalget for Børn, Unge og Kultur har drøftet emnet på deres seneste møde med et ønske om, at emnet tages op i Hovedudvalget med henblik på at udarbejde en fælles definition af digital chikane samt overordnede fælles retningslinjer for forebyggelse og håndtering af digital chikane. Ledelse & Udvikling er i gang med at forberede en proces og indsamle viden og inspiration fra andre kommuner, og foreslår følgende proces: Ledelse & Udvikling udarbejder til Hovedudvalgets møde i august et konkret forslag til overordnede retningslinjer i forhold til digital chikane. Der udarbejdes samtidig et forslag til kommunikations- og implementeringsplan. Begge dele drøftes og godkendes endeligt af Hovedudvalget. Ledelse & Udvikling udarbejder endvidere anbefalinger til god digital adfærd. I forlængelse af arrangementet om digital chikane har Ledelse & Udvikling anmodet de enkelte arbejdspladser om at bidrage med cases fra praksis i forhold til, hvad man oplever både i og udenfor arbejdstid som enten opleves krænkende eller på anden måde følelsesmæssigt belastende. De konkrete cases skal bruges som inspiration og kvalificering i udarbejdelsen af de fælles retningslinjer. Det er afgørende for at lykkes med forebyggelse og håndtering af digital chikane, at der udarbejdes konkrete, lokale handleplaner og at man også lokalt får en fælles forståelse af og et fælles sprog om digital chikane. Derfor har Ledelse & Udvikling også opfordret til, at man allerede nu tager hul på drøftelserne i de lokale TRIO er, MED-udvalg og på personalemøder. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter forslaget til proces med henblik på godkendelse.

11 Hovedudvalg, den 28. maj 2018 Side 10 Udvalget godkendte Ledelse & Udviklings forslag til proces.

12 Hovedudvalg, den 28. maj 2018 Side Status på etablering af administrative fællesskaber (Tema 2 effektivisering) Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til information og drøftelse Der afsættes 15 minutter til punktet Baggrund for sagen I forbindelse med beslutningen om etablering af tre administrative fællesskaber, som led i effektiviseringsarbejdet, har virksomhedsledere og stabschefer indenfor de enkelte fællesskabsområder udarbejdet planer for implementering af områdets administrative fællesskab. De enkelte proces- /implementeringsplaner drøftes i Direktionen den 22. maj, hvor Direktionen samtidig tager stilling til proces for involvering og information af de berørte medarbejdere og af MED-organisationen. Proces-/implementeringsplanerne for de enkelte administrative fællesskaber eftersendes efter Direktionens behandling den 22. maj. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget informeres om proces- og implementeringsplaner for de administrative fællesskaber samt drøfter Direktionens ønsker til den videre information af MED-organisationen og de administrative medarbejdere. Punktet var til behandling på Direktionsmødet tirsdag den 22. maj. Der er modtaget planer fra de fleste af områderne, men mangler fortsat fra Børn & Ungeområdet og BFC. Det er et større område, der er forståelse for, at det tager længere tid. De tre administrative fællesskaber: 1. Børn, Unge og Kultur 2. Sundhed & Omsorg 3. Rådhus, Vej & Park, VitaPark og det specialiserede socialområde Der skal lyde en opfordring i forhold til, at i de enkelte fællesskaber samler de enkelte medarbejdere, som sidder med de samme opgaver, om at spare og bruge hinanden og udveksle erfaringer.

13 Hovedudvalg, den 28. maj 2018 Side 12 Det efterspørgers, at der bliver meldt mere ud omkring processen og fremskridtene. Dette er også gældende, selvom vi måske ikke er der, hvor vi gerne ville være, men det er vigtigt at få meldt ud og gjort synligt for medarbejderne, hvad der sker samt hvilken betydning det har. En midtvejsstatus, opdatering eller nyhedsbrev vil være en rigtig god måde at få skabt tryghed omkring processen.

14 Hovedudvalg, den 28. maj 2018 Side Opfølgning på temadrøftelse om robuste fællesskaber Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til beslutning Der afsættes 25 minutter til punktet Baggrund for sagen Hovedudvalget havde på mødet den 9. april 2018 en temadrøftelse om robuste fællesskaber, som indgår i de vedtagne arbejdsmiljømål og er et af Hovedudvalgets udvalgte fokusområder. På mødet blev der arbejdet i grupper med afsæt i IGLO-modellen. De tre gruppers tilbagemeldinger er samlet i én fælles IGLO, der er vedlagt som bilag. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter og beslutter hvilke nye handlinger sammenskrivningen af IGLO-drøftelsen giver anledning til, for at vi kan lykkes med at udvikling af robuste fællesskaber og kollektiv kapacitet, herunder: Hvad skal Hovedudvalgets medlemmer gøre sammen og hver for sig? Hvordan skal MED-organisationen i øvrigt arbejde med robuste fællesskaber? I drøftelserne og beslutningerne skal det tages i betragtning, at Strategisk Lederforum også arbejder med Robuste fællesskaber som en af fire strategiske udfordringer. Bilag Opsamling fra Hovedudvalgets temadrøftelse om robuste fællesskaber HovedUdvalget besluttede, at pejlemærkerne vedr. robuste fællesskaber inddrages i arbejdet med udviklingen af en ny overordnet personalepolitik. Undervejs i processen med udarbejdelsen af personalepolitikken kan HovedUdvalget overveje at genbesøge dialogen om robuste fællesskaber.

15 Hovedudvalg, den 28. maj 2018 Side 14

16 Hovedudvalg, den 28. maj 2018 Side Status på rammer og principper ved deltagelse i kurser og efteruddannelse Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til information og drøftelse Der afsættes 10 minutter til punktet Baggrund for sagen Arbejdsgruppen afholdt første møde den 18. april, hvor gruppen bl.a. drøftede en række principper, som skal være gældende for det videre arbejde og for det endelige produkt. Gruppen ønsker endvidere Områdeudvalgenes bidrag bl.a. med eksempler fra praksis på, hvordan rammer og vilkår i dag aftales i forbindelse med deltagelse i kurser og efteruddannelse, forinden der arbejdes videre med en beskrivelse af fremtidige rammer og principper. Områdeudvalgene er derfor anmodet om at medtage punktet på deres dagsordner på møderne i juni måned. Beskrivelsen af dagsordenspunktet er vedlagt som bilag. Det er endvidere aftalt, at der afholdes fællesmøde mellem denne arbejdsgruppe og arbejdsgruppen vedr. den overordnede personalepolitik i august måned. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget informeres om status på arbejdsgruppens arbejde. Bilag Spørgsmål til Områdeudvalgene - Kurser og efteruddannelse Arbejdsgruppen har ønsket at hente input fra OmrådeUdvalgene, i forbindelse med arbejdet. Der er samtidig enighed om, at rammer og principper ved deltagelse i kurser og efteruddannelser hænger sammen med den nye overordnede personalepolitik, der skal udarbejdes.

17 Hovedudvalg, den 28. maj 2018 Side Budget og Økonomi Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til information og drøftelse. Der afsættes 20 minutter til punktet. Baggrund for sagen Hovedudvalget informeres om og drøfter overordnet status i forhold til økonomi, herunder: Opfølgning på budget 2018 Status på budgetproces 2019 Kommende dialogmøde med byråd og strategisk lederforum Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget informeres om og drøfter status vedr. økonomi. Bilag Budgetvejledning_2019 til HU maj Onsdag den 30. maj er der dialogmøde omkring Budgetlægning for år Overordnet set er der styr på budgettet. Ændringer i takster omkring medfinansiering til behandling af sygehusvæsen har givet ændringer i budgettet. Sundheds- og Ældreministeriet har bevilliget 11. mio. kr. fra puljen til etablering af sundheds- og lægehuse. Det kræver dog en lokal finansiering på 11 mio. kr. Midlerne skal anvendes til at få flere læger i VitaPark og til kommunale funktioner, som understøtter udviklingen af det nære sundhedsvæsen.

18 Hovedudvalg, den 28. maj 2018 Side Evaluering og opfølgning på dialogmøde med Økonomiudvalget Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til information og drøftelse Der afsættes 10 minutter til punktet. Baggrund for sagen Hovedudvalget og Økonomi- og Erhvervsudvalget havde den 23. april det første dialogmøde i Følgende punkter var på dagsordenen: Vækst og effektiviseringer Hvordan kan politiske beslutninger kvalificeres ved inddragelse af andre end ledere? Hvordan kan vi være sammen om at tiltrække og fastholde kvalificeret arbejdskraft? Trivselsmåling 2017 Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget evaluerer mødet og drøfter om dialogen gav anledning til yderligere opfølgning i forhold til de drøftede emner. Der var enighed fra begge sider om, at det var et godt møde.

19 Hovedudvalg, den 28. maj 2018 Side Opfølgning fra mødet den 9. april i øvrigt Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til information og drøftelse. Der afsættes 10 minutter til punktet. Baggrund for sagen Hovedudvalget orienteres om status på punkter fra sidste møde, særligt: Planlægning af MED-uddannelse Informationssikkerhed i forhold til tillidsvalgtes adgang til persondata. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget informeres om status MED-underviserne er i gang med planlægningen af MED-uddannelse og det forventes, at uddannelsen vil blive gennemført ca. uge I forhold til spørgsmålet om informationssikkerhed i forhold til tillidsvalgte adgang til persondata forventes det, at der udarbejdes guidelines sidst på året.

20 Hovedudvalg, den 28. maj 2018 Side Eventuelt og evaluering af mødet Doknr.: Sagsnr.: Der var ingen kommentarer til punktet.

21 Hovedudvalg, den 28. maj 2018 Side 20 Underskriftsark Henning Haahr Jette Lorenzen Karsten Poulsen Morten Møller Anne Stenbæk Ole Stounbjerg Lone Bay Torben B. Nielsen Rikke Liboriussen Jonas T. Sørensen Jette Harlund Viki Kjær Madsen Thomas Jørgensen Bodil Jeppesen Hanne Fleron Lene Bertram Fischer

22 Hovedudvalg, den 28. maj 2018 Side i Samlet bilagsliste Status på arbejdsmiljøarbejdet Udvikling i sygefravær januar-april 2018 Rummelighed i praksis - udvidelse og udvikling af samarbejdet ift borgere med udfordringer K_K_Rummelighed_i_praksis Opfølgning på temadrøftelse om robuste fællesskaber Opsamling fra Hovedudvalgets temadrøftelse om robuste fællesskaber Status på rammer og principper ved deltagelse i kurser og efteruddannelse Spørgsmål til Områdeudvalgene - Kurser og efteruddannelse Budget og Økonomi Budgetvejledning_2019 til HU maj2018