Rum for nærvær Et dialogværktøj til arbejdsmiljøog sygefraværsindsatsen

Rum for nærvær Et dialogværktøj til arbejdsmiljøog sygefraværsindsatsen VEJLEDNING

RUM FOR NÆRVÆR Et dialogværktøj til arbejdsmiljø- og sygefraværsindsatsen Vidste I, at arbejdspladser med en sund fraværs- og nærværskultur er solidt funderet i de seks elementer i huset, som er illustreret? Disse arbejdspladser er kendetegnet ved at være bevidste om, hvad de gør, med hvilke ressourcer og mål. Dialogværktøjet Rum for nærvær og integrationen af dette i Aalborg Universitets (AAU) arbejdspladsvurderingsarbejde (APV-arbejde), kan bistå samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg i, at: Skabe overblik over resultater fra runderinger, trivselsbarometer, sygefraværsstatistik m.m. Identificere styrker og udviklingspotentialer for at fremme nærværet/trivslen og mindske fraværet Prioritere, hvilke tematikker det bedst nytter at arbejde med Guide til indsatsområder og handlemuligheder Dialogværktøjet er testet i tre enheder på AAU og udviklet i samarbejde med CABI 1 Det, at skabe overblik, konkretisere, kvalificere og målrette arbejdsmiljø- og sygefraværsindsatser, er ikke nødvendigvis nogen let sag. Dog muliggøres dette med Rum for nærvær -dialogværktøjet. Samtidig støtter værktøjet de enkelte samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg i en forventningsafstemning og oparbejdelse af et fælles sprog i forhold til arbejdsmiljø og sygefravær. Værktøjet har ligeledes til formål at danne et udgangspunkt for en mere systematisk og strategisk tilgang til arbejdsmiljø- og sygefraværsarbejdet. 1. Cabi er et videns-, netværks- og konsulenthus, der leverer viden, som virker i praksis på det rummelige arbejdsmarked, herunder også i forhold til balancering af rummelighed og forretningshensyn på den enkelte arbejdsplads. Side 1 af 11

Gennemgang af dialogværktøjet Dialogværktøjet anvendes af samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg på AAU med henblik på at skabe et overblik, der afdækker styrker og udviklingspotentialer ift. forskellige arbejdsmiljø-, nærværs- og sygefraværsparametre. Overblikket giver jer et afsæt for prioritering af mål og indsatser. Når I tager hul på arbejdet med dialogværktøjet er det vigtigt, at I er opmærksomme på, at bruge værktøjet som en integreret del af jeres APV-arbejde (årshjul). For nogle samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg vil dialogværktøjet bedst kunne anvendes som en del af arbejdsmiljødrøftelsen 2. I andre tilfælde vil værktøjet være nyttigt som prioriteringsværktøj i handleplansarbejdet mellem rundering og arbejdsmiljødrøftelsen. DIALOGEN FOREGÅR I 4 FASER: 1. Husets seks elementer - Screening i jeres enhed sker ud fra husets seks elementer: Ledelse, Ejerskab & Kultur, Indsigt & Afsæt, Kompetencer, Monitorering & Opfølgning og Arbejdsmiljø. - Under hvert element screenes der ud fra 10 udsagn. 2. Opsummering/prioritering - Prioritering af handlinger og indsatser ud fra scoren, som udregnes for hvert af husets seks elementer i forbindelse med screeningen. - Identificering af styrker og udviklingspotentialer. 3. Planlægning af handlinger/indsatser - Besvarelse af refleksionsspørgsmål. - Opstilling af kommende års handlinger/indsatser. 4. Langsigtet strategi - Mål og handlinger/indsatser formuleres for fremtidige år. TID I skal afsætte 3 timer til dialogen - 1½ time til screeningen og 1½ time til de øvrige faser. I skal, inden I går videre, vælge en ordstyrer, en tidsobservatør og en referent. ROLLER Ordstyreren er dialogleder, denne læser op og styrer dialogen. Der er vedlagt begrebsdefinitioner bagerst i denne vejledning, som ordstyreren kan orientere sig i ved tvivlsspørgsmål. Tidsobservatøren styrer tiden skarpt særligt under screeningen. Referent er pennefører og point/scoretager. Leder er ansvarlig for at medbringe seneste sygefraværs-, nærværs- (langtidsfrisk) og trivselstal disse skal anvendes i den 4. fase af dialogværktøjet. 2. Hvis I gennemfører processen med de tre faser, vil I leve op til Arbejdstilsynets krav til arbejdsmiljødrøftelser. 4. fase er således valgfri, den anbefales gennemført, da det netop er her jeres samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg får mulighed for langsigtet og strategisk planlægning. Side 2 af 11

Introduktion til udfyldelse af husets seks elementer Screeningen er ikke et spørgeskema, men et øjebliksbillede og afsæt for dialog, der kan derfor forekomme udsagn, som kan virke flertydige. Jeres udvalg skal alene angive de umiddelbare vurderinger af udsagnet, der falder hvert enkelt deltager ind. Der er mulighed for at notere kommentarer til vurderingerne undervejs. Husets seks elementer har hvert deres fokus, der tager afsæt i Ledelse, Ejerskab & Kultur, Indsigt & Afsæt, Kompetencer, Monitorering & Opfølgning og Arbejdsmiljø. De vil blive beskrevet enkeltvis i nærværende vejledning. Under hvert af de seks elementer i huset, skal 10 udsagn screenes/vurderes med et tal fra 1-5 i forhold til, hvordan du/i oplever udsagnet i jeres enhed. Der må kun bruges 15 minutter på hvert element, hvilket betyder, at I i gennemsnit kun kan bruge 1,5 minutter på hvert udsagn. I vil hurtigt komme ind i en rytme, hvor disse lyn-vurderinger bliver naturlige at foretage. Screeningsspørgsmålene er ikke målrettet en omfattende drøftelse, og det er vigtigt, I overholder denne præmis. I får i de efterfølgende faser mulighed for at udfolde synspunkter, når I har foretaget jeres prioritering. 1 2 3 4 5 Ingen grad Mindre grad Nogen grad Høj grad Meget høj grad Ledelse 1 2 3 4 5 1 Rektor, universitetsdirektøren og dekaner har en tydelig holdning til fravær og fastholdelse 3 Under hvert element kan der tilføjes kommentarer (styrker/udviklingspotentialer). Når alle 10 udsagn er screenet/vurderet, skal resultaterne fra hvert udsagn regnes sammen. Ved uenighed om scoren undervejs, angives den laveste nævnte værdi blandt deltagerne det er ordstyrerens ansvar at have opmærksomhed herpå. Referent angiver scoren ud fra hvert udsagn, og noterer i kommentarfeltet (styrker/udviklingspotentialer) undervejs i gennemgangen af hvert element. Tidsobservatøren holder skarpt øje med tiden til hvert element, er der som nævnt kun afsat 15 minutter. Side 3 af 11

Fase 1: Husets seks elementer Ledelse Ledelseselementet danner fundamentet i huset, i kombination med elementet Ejerskab & Kultur. Dette element har til formål at klarlægge den øverste ledelses holdning og prioritering, samt nærmeste leders håndtering af sygefravær og trivsel. Ledelsens holdning og håndtering er en forudsætning for, at der kan skabes en sund kultur omkring fravær og nærvær i den enkelte enhed. Ledelse 1 2 3 4 5 1 Rektor, universitetsdirektøren og dekaner har en tydelig holdning til fravær* og fastholdelse 2 I afdelingen/på instituttet er der fokus på, hvordan ledelse påvirker nærvær* og trivsel 3 Ledelsen på afdelings/institutniveau støtter op om AAU s politik omhandlende arbejdsmiljø og den rummelige arbejdsplads i ord og handlinger 4 Ledelsen på afdelings/institutniveau støtter op om og benytter sig af lokale aftaler* for håndtering af sygefravær* 5 Ledelsen på afdelings/institutniveau har en klar holdning til fastholdelse 6 Ledelsen på afdelingsniveau har en klar holdning til forebyggelse af fravær 7 Ledelsen på afdelings/institutniveau er opmærksom på trivsel og sygefravær på ledelsesniveauerne under 8 Ledelsen på afdelings/institutniveau er opmærksom på trivsel og sygefravær på medarbejderniveau 9 Ledelsen på afdelings/institutniveau sikrer, at relevante aktører har mulighed for kompetenceudvikling ift. at håndtere sygefravær og arbejdsmiljø 10 Ledelsen på afdelings/institutniveau er bevidst om, hvad fravær/nærvær betyder på den bløde/hårde bundlinje Sum Kommentar (styrker/udviklingspotentialer) Ejerskab & kultur elementet danner den anden halvdel af husets fundament, og har til formål at give indblik i, om enheden rummer individuelle hensyn og hensyn til driften/opgavevaretagelsen, samt muligheden for en åben dialog om fremmøde, nærvær og fravær. Elementet giver også indblik i, om der sikres inddragelse og samarbejde med interne og eksterne aktører i enhedens indsatser. Det er essentielt, at medarbejderne er med ombord og har ejerskab for at iværksatte initiativer, ligeledes bidrager med input til indsatser, så arbejdsmiljø-, nærværs- og sygefraværsarbejdet ikke blot bliver tomme ord på et stykke papir eller ledelsens projekt. Ejerskab & Kultur Ejerskab & Kultur 1 2 3 4 5 1 Medarbejderne har kendskab til arbejdspladens håndtering af sygefravær 2 Medarbejderrepræsentanter initierer og påvirker den lokale praksis for håndtering af trivsel og sygefravær 3 Det er tydelighed omkring tillids- og arbejdsmiljørepræsentanters forskellige roller i henholdsvis enkelte sager og udvalgsregi 4 Der er etableret et samarbejde med faglige organisationer* ift. håndteringen af sygefravær 5 Der er etableret et samarbejde med jobcentre ift. brugen af; Fast Track*, rundbordssamtaler* etc. 6 Hvis sygefraværet er forårsaget af arbejdsmiljøfaktorer, inddrages samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg 7 Tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter inddrages både på det strategiske- og operationelle niveau 8 Arbejdspladskulturen rummer en åben dialog/tilgang til fremmøde, nærvær og (syge)fravær 9 Arbejdspladsen rummer hensyn til både individuelle sygefraværsforløb og driften 10 Det er klart, hvem der gør hvad ift. arbejdsmiljø og sygefravær Sum Kommentar (styrker/udviklingspotentialer) Side 4 af 11

Indsigt & Afsæt Indsigt og afsæt er et ud af tre elementer som, sammen med Kompetencer og Monitorering & Opfølgning udgør den bærende konstruktion. Dette element giver indblik i, om enheden har den fornødne indsigt i fakta, overblik over sygefraværet, trivslen og nærværet i enheden. Ud over en forholden sig til fakta bliver enhederne, ligeledes holdt op på, om de bruger denne indsigt til et afsæt, altså rent faktisk fastlægger realistiske fremtidige mål for deres indsatser. Dette er vigtigt, da det handler om at kende nærværets og fraværets omfang og karakter og dertil kunne bruge fakta (statistikker) til at fastholde fokus på det nærværsfremmende arbejde. Indsigt & Afsæt 1 2 3 4 5 1 Sygefraværet opgøres løbende (f.eks. kvartalvist) 2 Sygefraværet omregnes til ressourcer (kroner, timer, opgaver m.m.) 3 Der er taget højde for organisatoriske eller opgavemæssige ændringer i det kommende års arbejdsmiljøarbejde 4 Der er fastlagt realistiske mål vedrørende fravær, nærvær eller trivsel for afdelingen/instituttet 5 Der er åbenhed og tilgængelighed omkring overordnede trivsels- og fraværstal 6 Der er tilgængelige valide data og systemunderstøttelse ift. fravær 7 Ledelsen sikrer, at relevante trivsel- og fraværstal er tilgængelige 8 Sygefraværstal anvendes til en analyse af hyppigt fravær, langtidsfravær og fravær grundet arbejdsskaber 9 Ved stigning i sygefraværet laves en analyse ift. arbejdsmiljø, trivsel, produktivitet etc. 10 Sygefraværet sammenlignes med andre lignende enheder (f.eks. institutter eller afdelinger) Sum Kommentar (styrker/udviklingspotentialer) Kompetencer Dette element hører under den bærende konstruktion, og har til formål at skabe indblik i, i hvilken grad de rette kompetencer og viden i enheden er tilstede, kendte og benyttes. Herunder HR-funktionen, tillidsrepræsentanten og den personaleansvarlige leder. Elementet er vigtigt, da et overblik over, hvilke kompetencer og muligheder der eksisterer, er forudsætningen for et kvalificeret, konkret og målrettet sygefraværs-, nærværs- og arbejdsmiljøarbejde. Når den personaleansvarlige leder omtales, er det jævnfør rektors delegationsinstruks. Kompetencer 1 2 3 4 5 1 HR-funktionen* videndeler og sparrer i hvert enkelt sygefraværsforløb 2 Den personaleansvarlige leder har kompetencer til at håndtere sygefraværssamtaler 3 Den personaleansvarlige leder kender til mulighederne vedrørende 56*, Mentorordning*, hjælpemidler* og virksomhedspraktik* 4 Den personaleansvarlige leder kender til mulighederne omhandlende fastholdelse via- delvis raskmelding, etablering af skånesyn* mv. 5 Den personaleansvarlige leder kender til mulighederne for at anvende friattester* og mulighedserklæringer* 6 Skabeloner til dokumentation af diverse samtaler er let tilgængelige 7 Der er viden om fastholdelsesindsatser*, herunder afholdelse af sygefraværssamtaler i det kollegiale fællesskab 8 Når der opstår arbejdsmiljøproblemer, bliver dette håndteret/bearbejdet i afdelingen/på instituttet 9 Tillidsrepræsentanter klædes på mht. sygefravær og bisidderrolle 10 Der inddrages ressourcepersoner* i aktiviteter, hvor arbejdsmiljø og sygefravær er på dagsordenen Sum Kommentar (styrker/udviklingspotentialer) Side 5 af 11

Monitorering & Opfølgning Dette element er det sidste i den bærende konstruktion. Elementet giver indblik i, om der sker en systematisk håndtering af sygefravær fra start til slut, og om lovgivning og AAU regler er synlige og overholdes. Elementet rummer ligeledes det organisatoriske niveau ift. monitorering af udvikling, opfølgning på indsatser og initiering af faktiske handleplaner. Erfaringsmæssigt er systematiske sygefraværssamtaler effektive og helt nødvendige mhp. at sikre kontinuerligt ledelsesmæssigt og arbejdsmiljømæssigt fokus og handling på sygdom og mistrivsel. Monitorering & Opfølgning 1 2 3 4 5 1 Afdelingen/instituttet er tydelig omkring tidsfrister omhandlende indkaldelse og afholdelse af sygefraværssamtaler 2 Afdelingen/instituttet sikrer, at den lovpligtige fire ugers samtale afholdes 3 Afdelings/institutlederen gennemgår rutinemæssigt sygefraværsudviklingen i afdelingen/på instituttet 4 Afdelings/institutlederen initierer en målrettet indsats og opfølgning på trivselsbarometer og sygefraværstal 5 Der er løbende opfølgning på effekter af indsatser vedrørende sygefravær og trivsel 6 Den personaleansvarlige leder følger systematisk op på delvis raskmeldte/sygemeldte 7 Den personaleansvarlige leder følger systematisk op på korttidsfravær 8 Den personaleansvarlige leder følger systematisk op på langtidsfravær 9 Den personaleansvarlige leder sikrer udarbejdelse af plan fra sygemelding frem til raskmelding 10 Der laves systematisk handleplaner for håndteringen af arbejdsmiljø- og sygefraværstematikker Sum Kommentar (styrker/udviklingspotentialer) Arbejdsmiljø Dette er husets sidste element taget, der samler og beskytter fundamentet og den bærende konstruktion. Elementet dækker arbejdsmiljøindsatser, både ift. (syge)fravær, nærvær og trivsel. Dårligt arbejdsmiljø estimeres til at være årsag til 1/3 af alle sygemeldinger 3. En del af APV-arbejdet består typisk af at kortlægge risici, men i henhold til det strategiske og handlingsorienterede bør arbejdet være koncentreret om de forhold, der bidrager til en bevægelse mod et godt, sundt og udviklende arbejdsmiljø. 3. Lund, Jensen, Nielsen & Borg (2003) Sygefravær i et arbejdsmiljøperspektiv DTKommunikation www.arbejdsmiljoforskning.dk/upload/udgivelser/sygefravaer.pdf Arbejdsmiljø 1 2 3 4 5 1 AAU har fokus på kulturel rummelighed* 2 Afdelingen/instituttet prioriterer ressourcer til arbejdsmiljøarbejdet 3 Afdelingen/instituttet har fokus på, betydningen af tillid og samarbejde ift. organisationens kerneopgaver 4 Målene fra sidste års arbejdsmiljøarbejde er nået 5 Afdelingen/instituttet har fokus på medarbejderinvolvering ved forandringsprocesser 6 Resultater af APV-rundering, trivselsbarometer og sygefraværstal bruges til at iværksætte nye målrettede initiativer 7 Afdelingen/instituttet følger rutinemæssigt op på, at de målrettede APV-initiativer medfører synlig effekt på fraværet/trivslen 8 Afdelingen/instituttet arbejder systematisk på at reducere de kortlagte arbejdsmiljøbelastninger 9 I afdelingen/på instituttet er det tydeligt, hvem der gør, hvad ift. håndteringen af arbejdsmiljø og sygefravær 10 Afdelingen/instituttet tager højde for risikofaktorer i det fysiske og/eller kemiskbiologiske arbejdsmiljø Sum Kommentar (styrker/udviklingspotentialer) Side 6 af 11

Fase 2: Opsummering/prioritering Denne del af dialogværktøjet opsummerer elementernes score, herunder styrker og udviklingspotentialer. Referenten overfører scoren og kommentarer i skemaet til udfyldelse: Kolonne 1 Kolonne 2 Kolonne 3 Kolonne 4 Kolonne 5 Kolonne 6 Styrker Udviklingspotentialer Score Status Mulige indsatsområder Ledelse 35 Potentiale Godkendt Ejerskab & Kultur 41 Potentiale Godkendt Indsigt & Afsæt 33 Potentiale Godkendt Kompetencer 45 Potentiale Godkendt Monitorering & Opfølgning 50 Potentiale Godkendt Arbejdsmiljø 43 Potentiale Godkendt Kolonne 1 angiver elementet, der behandles. Kolonne 2 (styrker) og 3 (udviklingspotentialer) beskriver styrker og udviklingspotentialer ved hvert enkelt element. Styrker og udviklingspotentialer kopieres fra de tidligere angivet kommentarer ved hvert element. Der kan samtidig fremkomme nye styrker og udviklingspotentialer, under udfyldelsen og i den fælles refleksion. I Kolonne 4 (score) skal summen fra hvert element skrives ind. En score lavere end 41, indeholder potentiale for udvikling. En score på eller over 41 er godkendt. I bør målrette jeres drøftelser til de elementer, hvor der eksisterer potentiale for udvikling. I Kolonne 5 (status) sæt ring om potentiale eller godkendt. Kolonne 6 (Mulige indsatsområder) her skal I blive enige om, hvilke udviklingspotentialer I har mulighed for at arbejde videre med, og hvilke handlinger/indsatser I ønsker at initere. Ordstyreren læser jeres scorer og opsummeringer op for hvert element. Herefter skal I via en fælles drøftelse og refleksion beslutte, hvilke mulige indsatser, der kan iværksættes under hvilke elementer og i hvilken prioriteret rækkefølge. I har ½ time til denne prioritering. I næste fase planlægger I kommende års handlinger/indsatser yderligere. Eksempler på indsatser: 1. En indsats kunne f.eks være, at leder eller AMR/TR skal deltage i et specifikt kursus mhp. at opnå relevante kompetencer. 2. En indsats kunne være, at procedurer for sygemelding, raskmelding og opfølgning på sygefravær gøres tilgængelig via velkomstfolder til nye medarbejdere i enheden. Side 7 af 11

Fase 3: Planlægning af handlinger/indsatser I skal i denne fase formulere det kommende års handlinger/indsatser, i forhold til arbejdsmiljø- og sygefraværsarbejdet eller det nærværsfremmende arbejde. Først skal følgende refleksionsspørgsmål drøftes 4 : Hvad har påvirket arbejdsmiljøet positivt i det forgangne år? Efter denne lovpligtige bagudrettet refleksion skal I nu, blive konkrete ift. hvornår de tidligere formulerede handlinger/indsatser under Fase 2: Opsummering/prioritering skal foregå. Når skemaet udfyldes er det vigtigt, at I er konkrete og specifikke, således de angivne handlinger/ indsatser rent faktisk lader sig udføre. En huskeregel kan være, at handlingen skal være noget, som en udefrakommende skal kunne se, mærke eller høre. Bliv konkrete på, hvilke synlige tegn, der er på at I har nået målet. I skal udfylde, hvem der er ansvarlig og i hvilket kvartal handlingen/indsatsen er effektueret. Vær opmærksom på, at I i Fase 4: Langsigtet strategi får mulighed for langsigtet planlægning/strategi, hvorfor alle indsatser ikke nødvendigvis skal prioriteres eller lader sig effekturere i det kommende års arbejdsmiljøarbejde. 1. Kvartal 2. Kvartal 3. Kvartal 4. Kvartal Ledelse Ansvarlig: Ansvarlig: Ansvarlig: Ansvarlig: Ejerskab & Kultur Ansvarlig: Ansvarlig: Ansvarlig: Ansvarlig: Indsigt & Ansvarlig: Ansvarlig: Ansvarlig: Ansvarlig: Afsæt Kompentencer Ansvarlig: Ansvarlig: Ansvarlig: Ansvarlig: Monitorering & Ansvarlig: Ansvarlig: Ansvarlig: Ansvarlig: Opfølgning Arbejdsmiljø Ansvarlig: Ansvarlig: Ansvarlig: Ansvarlig: 4. Hvis screeningen, herunder dette refleksionspørgsmål inddrages som en del af arbejdsmiljødrøftelsen, skal spørgsmålet besvares for at leve op til arbejdstilsynets krav til arbejdsmiljødrøftelsen og krav om dokumentation. Side 8 af 11

Fase 4: Langsigtet strategi Under denne fase fokuseres på fremtidige mål 2-3 år ude i fremtiden. Dette er for at sikre jeres kontinuerlige fokus på det nærværsfremmende arbejde, og at I bruger jeres ressourcer velovervejet og optimalt. Det er her, I som samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg får mulighed for langsigtet og strategisk planlægning. I skal udfylde årstallene i skemaet til udfyldelse jf. nedenstående. Dette er mere specifikt indeværende år (kalenderår) og de kommende 3 år, se nedenstående eksempel: Årstal: 2018 Årstal: 2019 Årstal: 2020 Årstal: 2021 Ledelse Ejerskab & Kultur Indsigt & Afsæt Kompentencer Monitorering & Opfølgning Arbejdsmiljø Indværende år 2018 Måltal Langtidsfravær dage Korttidsfravær dage Langtidsfrisk frekvens % Trivsel barometer Leder medbringer tallene for seneste års sygefravær, nærvær (langtidsfrisk) og trivselsbarometer samt evt. benchmark til hovedområde eller AAU. Inden I foretager fremskrivning, bør I være opmærksom på, at nogle enheder på AAU sygefraværsmæssigt ligger så lavt, at det ikke vil være hensigtsmæssigt, at have en målsætning gående på et fald i sygefraværet. Snarere kan omdrejningspunktet for jeres målsætning blive fastholdelse af nuværende niveau ved iværksættelse af nærværs- og trivselsfremmende indsatser. En italesættelse og afdækning af, det der virker, kan have gode effekter på en enheds fraværs- og nærværskultur samt arbejdsmiljø. Sygefraværs-, nærværs- og trivselsmåltal vil ikke være målet i sig selv. Måltalene skal alene agere pejlemærke for jeres kvalitative indsatser og muliggøre kontinuerlig opfølgning på, om de indsatser, I iværksætter, virker efter hensigten. Side 9 af 11

Begrebsdefinitioner ( 56): Medarbejdere, der lider af en langvarig eller kronisk sygdom, har mulighed for i samarbejde med lederen at ansøge om en aftale, der reducerer Aalborg Universitets udgifter i forbindelse med sygefraværet. Fraværsrisikoen skal være væsentligt forøget. Faglige organisationer: Faglige organisationer betyder i denne sammenhæng f.eks. HK-nordjylland eller tilsvarende lokalafdeling, hvor sådanne eksisterer. Når der spørges ind til samarbejde med de faglige organisationer, refereres ikke til samarbejde ifm. enkeltsager, men da har samarbejdet mere karakter af generel videndeling og sparring. Fastholdelsesindsatser: Fastholdelsesindsatser kan være AAU specifikke indsatser, der bunder i vores personalepolitik, retningslinjer for sygefravær. Fastholdelsesindsatser kan blandt andet være i form af sygefraværssamtaler, psykologisk rådgivning, ergonomisk vejledning. Fra Jobcentrets side kan fastholdelsesindsatser bestå i muligheder under sygedagpengeloven og beskæftigelsesloven, f.eks. 56 aftale, hjælpemidler, mentorordning mv. som uddybes separat i nedenstående. Fasttrack: En medarbejder/leder kan via en fasttrack mulighed i sygedagpengelovgivningen anmode Jobcentret om en hurtigere indsats end normalt, hvor der går op til 8 uger, inden der er kontakt mellem borger og Jobcenter. Det giver mening, hvor medarbejder/leder er klar over, at det bliver nødvendigt med en tværfaglig hjælp/ekspertise, fx ved gentagne sygemeldinger eller tvivl om hvad medarbejderen kan holde til, både omfangsmæssigt og indholdsmæssigt. Medarbejderens sygemelding skal have en forventet varighed over 8 uger og medarbejderen skal give samtykke til fasttrack. Fravær: Fravær dækker over, at medarbejderen er fraværende fra arbejdspladsen grundet alle årsager, det kan blandt andet være, ferie, fleks, sygdom, barsel, plejeorlov, orlov uden løn mv. Friattest: En friattest er en lægeerklæring, der inden 14 dages fravær, angiver om fraværet er begrundet i sygdom. Efter 14 dages fravær kan sygemeldingens varighed oplyses via. friattest (varighedserklæring). Hjælpemidler: Leder og medarbejder kan i samarbejde ansøge jobcentret om hjælpemidler, hvis medarbejder af fysiske årsager har vanskeligt ved at varetage sit arbejde. Hjælpemidler bevilliges af Jobcentret og ligger ud over den arbejdspladsindretning, som arbejdspladsen er forpligtiget til jævnfør arbejdsmiljølovgivningen. Hjælpemidler kan være arbejdsredskaber og mindre arbejdspladsindretninger. HR-funktionen: Med implementeringen af en ny HR-leverancemodel kan HR-funktionen, være en lokal HR-medarbejder på Instituttet/i afdelingen, HR-partneren fra Servicecentret eller sygefraværs- og/eller arbejdsmiljøspecialist fra specialistcentret. Jobcenter: Jobcentrene er placeret i kommunalt regi og varetager som helhed en beskæftigelsesrettet indsats overfor borgere. Fastholdelse på arbejdsmarkedet i forbindelse med sygefravær er et af de fagområder jobcentrene varetager. Kulturel rummelighed: Kulturel rummelighed omfatter, at AAU rummer forskelle i eksempelvis køn, alder, etnicitet, nationalitet, seksuel orientering, medarbejdere med fysisk og/eller psykisk funktionsnedsættelse mv. Lokale aftaler: Lokale aftaler refererer til de enheder, der i detaljeret form har defineret/ekspliciteret lokale procedurer for, fx hvordan en medarbejder sygemelder og raskmelder sig, hvornår og hvordan der indkaldes til sygefraværssamtaler mv. Mentorordning: En mentor har til opgave at støtte eller fastholde en medarbejder i arbejde. En mentors funktioner kan være meget forskelligartede og vurderes ud fra, hvad det præcist er, den enkelte har særlig brug for støtte til. Det kan fx være at strukturere arbejdsdagen, indgå i sociale sammenhænge mv. Det er Jobcentret, der vurderer og bevilliger eventuel mentorhjælp. Side 10 af 11

Mulighedserklæring: En mulighederklæring er, når en leder og medarbejder i samarbejder udarbejder en erklæring, med angivelse af medarbejderens aktuelle funktionsnedsættelse, arbejdsfunktioner og plan for tilbagevenden/fastholdelsen. Leder og medarbejder udfylder del 1, hvorpå medarbejderen aflevere denne til lægen. Lægeren udfylder på baggrund af del 1 og en konsultation, del 2. Lægen angiver om de anførte funktioner kan udføres uden helbredsmæssig forværring. Nærvær: Nærvær dækker over, at medarbejderne er tilstede på arbejdspladsen altså ikke fraværende grundet eksempelvis sygdom. Ressourcepersoner: Ressourcepersoner er personer der har særlig viden om fx fastholdelse, sygefravær, nærvær, arbejdsmiljø kontakt til kommunen, særlige forhold eller fagområder i egen afdeling. Rundbordsamtaler: En rundbordssamtale er et samarbejdsmøde mellem medarbejder, leder og Jobcenteret plus tillidsrepræsentant eller bisidder, hvis medarbejderen har inviteret en bisidder/tillidsrepræsentant med. Rundbordssamtaler sikrer en koordineret indsats i forhold til fastholdelse og giver mulighed for hurtig afklaring med inddragelse af flere støttemuligheder/aktører. Sygefravær: Sygefravær er fravær fra arbejdet begrundet i egen sygdom, 56 sygedage, arbejdsmiljø, arbejdsskade og graviditetsbetinget sygefravær. Sygenærvær: Sygenærvær er betegnelsen for at møde på arbejde, selv om medarbejderen føler sig så syg, at medarbejderen med rimelighed kunne have sygemeldt sig. Trivsel- og/eller sygefraværsrapport: Hermed menes det årlige trivselsbarometer og de årlige sygefraværstal, der fremsendes først til ledelsen og sidenhen til samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg. Virksomhedspraktik: Formålet med en virksomhedspraktik i sammenhæng med sygefravær og fastholdelse af medarbejdere vil være at afdække og afklare medarbejderens faktiske arbejdskapacitet indenfor nogle givne rammer og med imødekommelse af nogle skånehensyn. Side 11 af 11