Trivsel og sygefravær i Region Syddanmark

Transkript

1 Område: Human Resources Afdeling: Personaleudvikling Journal nr.: 11/12952 Dato: 28. juni 2011 Udarbejdet af: Aage Christensen Aage. Telefon: Notat til Hovedudvalget Trivsel og sygefravær i Region Syddanmark Indledning Region Syddanmark har et særligt fokus på at nedbringe sygefraværet på regionens arbejdspladser. Som opfølgning på Trepartsaftalen er der mellem de faglige organisationer, Danske Regioner og Regeringen sat fokus på arbejdet med at nedbringe sygefraværet. Regeringen satte sig herefter som målsætning at nedbringe sygefraværet med 20 % i Med den seneste økonomiaftale mellem Danske Regioner og regeringen er det herudover aftalt, at alle regioner arbejder for at nedbringe sygefraværet svarende til den region, der har det laveste sygefravær (Region Nord havde efter Danske Regioners fælles statistikkontor (FLD) et sygefravær på 5,1% i 2009 og 4,9% i 2010). Region Syddanmark trækker desuden løbende sygefraværsstatistik fra Silkeborg Data (SD), der er opgjort på en lidt anden måde, hvilket er grunden til at der fremkommer to forskellige tal: SD FLD ,1% 5,6% ,7% 5,1% Målsætningen betyder, at Region Syddanmark fra 2009 skal bevæge sig fra et sygefravær på 5,6% til 4,5% i 2015 regnet ud fra FLD eller fra 5,1% i 2009 til 4,1% i 2015 efter opgørelsen i Silkeborg Data. Begge steder vil der være tale om et fald på 20%. Som det fremgår af tallene er Region Syddanmarks sygefravær allerede på vej ned. Faldet fra 2009 til 2010 svarer omregnet til 114 fuldtidsstillinger. For at nå Regeringens mål om nedbringelse af fraværet med 20 % frem til 2015, og fortsætte kapitaliseringen af indsatsen i forhold til fravær, er der behov for en yderligere indsats i forhold til at reducere sygefraværet. Udgangspunkt I arbejdet med sygefravær i Region Syddanmark er vi både økonomisk og socialt ansvarlige på samme tid. Formålet med trivsels- og fraværsindsatsen i Region Syddanmark er som udgangspunkt at få den sygemeldte medarbejder hurtigere tilbage på job, og hermed nedbringe sygefraværet. En helhedsorienteret tilgang med initiativer på mange niveauer er nødvendig, men centralt for en succesfuld indsats er en engageret ledelse i åben og direkte dialog med medarbejderne om fravær.

2 En hurtig og forebyggende indsats i forhold til sygefravær kommer både medarbejderne og økonomi til gode. Region Syddanmark vil derfor styrke indsatsen yderligere gennem en hurtigere og tættere opfølgning på sygefravær. Kort sagt ønsker Region Syddanmark at helbrede og forebygge et højt sygefravær. Principper bag hurtigere og tættere opfølgning på sygefravær Opfølgningen på sygefravær skal tage udgangspunkt i regionens værdier og følgende fire hovedprincipper: 1. Nedbringelse af sygefravær skal ske så tæt på den fraværsramte medarbejder som muligt 2. Proaktiv og rettidig ledelsesmæssig indsats på alle niveauer. 3. Tidlig indsats over for fraværsmønstre, som er bekymrende i forhold til driften. 4. Åben og direkte dialog med medarbejdere med højt fravær. Fokus i dialogen skal være på forhold, der kan styrke medarbejderens trivsel, reducere fraværet samt perspektiver for at vende tilbage til arbejdspladsen. Styrkede initiativer: For at fastholde den positive udvikling i sygefraværet fra 2009 til 2010 kan peges på følgende styrkede initiativer, der skal have kort- og langsigtede effekter på sygefraværet: Styrkende initiativer, der skal have en kortsigtet (1 års) effekt på sygefraværet: 1. Implementering af en model, som er en proaktiv opfølgningsmodel. Retningslinjer for sygemelding dag 1 udarbejdes på den enkelte arbejdsplads. Nærmeste leder kontakter medarbejdere på 5. og 15. fraværsdag. En succesfuld implementering af denne model, forudsætter fungerende systemunderstøttelse og valide trivsels- og fraværsdata samt udarbejdelse af afdelingens sygefraværs-/trivselsaftale. 2. Senest efter 40 fraværsdage indenfor seneste 12 måneder skal der foretages en konkret vurdering af ansættelsesforholdet. I vurderingen indgår mulighederne for fastholdelse, andre/ændrede arbejdsopgaver, deltidssygemelding. Når der ikke længere er perspektiv for genoptagelse af arbejdet indledes afskedigelse uanset antal fraværsdage. 3. Understøttelse af Ledelsesinformationssystemerne prioriteres, så der kan leveres valide og dagsaktuelle fraværsdata til alle ledelsesniveauer i organisationen.. 4. Håndtering af sygefravær og trivsel indarbejdes konsekvent i allerede kørende lederuddannelser. Den lokale HR enhed, får til opgave at understøtte regionens ledere i praktisk håndtering af fravær, bl.a. i form af coaching, vejledning og juridiske forhold. 5. Opbygning af en incitamentsstruktur, hvor lokale trivsels- og fraværsinitiativer kan understøttes økonomisk. Den enkelte organisation og leder bliver målt på håndtering af sygefravær og fraværsprocent. Dette implementeres blandt andet ved integration af sygefravær i aktivitets- og økonomiopfølgning. Side 2 af 5

3 6. En analyse viser at 10 % af medarbejderne tegner sig for 59,1 % af regionens samlede sygefravær og 20 % af medarbejderne tegner sig for 75,6 % af sygefraværet. Der iværksættes målrettede initiativer overfor disse, blandt i forhold til punkt 2. Alle initiativer skal virke fra 1. januar Denne tidshorisont tager højde for den nødvendige behandling i MED systemet af disse tiltag. Det vurderes at disse initiativer samlet vil have en tydelig effekt på sygefraværet. Styrkende initiativer, der skal have en langsigtet effekt på fraværet Mere aktivt samarbejde mellem leder, HR afdeling, jobcentre, praktiserende læger, behandlere, tillidsrepræsentanter m.m. med henblik på at udnytte de muligheder, der er for at støtte medarbejdere, der er fraværende, i at komme tilbage. Øget anvendelse af mulighedserklæringer skal undersøges nærmere. Koncern HR får til opgave at konkretisere. Sprede kendskabet om regionens gode erfaringer vedrørende håndtering af fravær. Dele viden om gode initiativer, hvor leder og medarbejdere har skabt trivsel og et godt arbejdsmiljø i en afdeling. Deling af erfaringer med andre regioner og kommuner. Konsekvent drøftelse af trivsel og arbejdsmiljø i det daglige arbejde, herunder i arbejdet med medarbejdertilfredshedsundersøgelsen (MTU) og arbejdspladsvurderinger (APV). I den forbindelse skal der ske en nærmere indkredsning af årsagerne til fravær. Endvidere bør der arbejdes aktivt med arbejdspladsens sociale kapital. Afdække hvad ledere der har lavt sygefravær rent faktisk gør og anvende denne viden til konkret implementering i lignende funktioner i regionen. Tilbyde influenzavaccine til alle medarbejdere. Øge brugen af fraværssamtaler og mulighedserklæringer. Rollefordeling Den positive udvikling i nedbringelse af sygefraværet kræver et fortsat organisatorisk og ledelsesmæssigt samspil i Region Syddanmark. Det samspil skal ske på en åben og ordentlig måde baseret på dialog og opfølgning. Det kræver også synlighed omkring roller og ansvar i forbindelse med indsatsen i forhold til sygefravær. Nedbringelse af sygefravær skal ske så tæt på den fraværsramte medarbejder som muligt. Derfor er det helt afgørende, at regionens ledere er klædt på til at håndtere den aktive og konsekvente tilgang til sygefravær. Fokus på fravær og trivsel kræver en tæt dialog med den enkelte medarbejder og afdeling. Det kræver også dialog og opfølgning mellem ledelsesniveauerne på sygehuset og i institutionen. Regionens direktion vil løbende følge udviklingen i fraværet og have den konstruktive og nødvendige ledelsesdialog med regionens sygehuse og institutioner omkring at skabe den attraktive arbejdsplads og nedbringe fraværet. Det igangværende sygefraværsprojekt med tilhørende styregruppe og Side 3 af 5

4 programgruppe vil fortsætte arbejdet med henblik på at kvalificere de forslag konkrete initiativer, der skal til for at nå målet i For at sikre dialog og åbenhed omkring sygefravær, og hermed lykkes i at nedbring fraværet, skal regionens MED-system være en aktiv medspiller i arbejdet med at skabe den attraktive arbejdsplads og samtidigt reducere sygefraværet. Ledelsen og MED-udvalgene skal i henhold til den nye arbejdsmiljølov og Region Syddanmarks lokalaftale være proaktiv i forhold til indsatser på arbejdsmiljøområdet. Opgaven for de lokale HR-afdelinger understøttet af Koncern HR - vil være at udbyde relevante kurser, sikre kompetent TTA rådgivning (tilbage-til-arbejdet) og juridisk rådgivning samt at relevante data og opfølgningssystemer er tilgængelig for ledelsessystemet på en nem måde. Igangværende indsats. De seneste års positive udvikling i fraværet i Region Syddanmark, skyldes en række besluttede og allerede kørende initiativer, på regionens sygehuse og øvrige institutioner: Fælles HR initiativer: Undervisning af ledere og tillidsrepræsentanter i regler for håndtering af sygefravær samt gennemførelse af sygefraværssamtalen Vi har dedikeret HR-ressourcer til understøttelse af ledernes arbejde med sygefravær, dels i forhold til forebyggende indsatser og konkrete sygefraværssager. Vi prioriterer håndtering af medarbejdere med flere men kortere sygefraværsperioder. Udarbejdelse af sygefraværspolitik for institutionerne med retningslinjer for, hvornår der indkaldes til samtaler samt rolle- og ansvarsfordeling (medarbejdere ledere HR) Allerede kørende indsatser, lokalt: OUH: o etablering af en psykologisk rådgivning for ansatte, hvor medarbejderne har mulighed for anonymt at få rådgivning og vejledning i forhold til såvel private som arbejdsmæssige problemstillinger o Udrulning af en sundhedsfremmepakke, for at øge trivsel og sundhedstilstanden for særlige/udvalgte medarbejdere fokus på kostvejledning, ugentlige motionshold og foredrag. o En særlig indsats for at fastholde gravide i arbejdet længst muligt Skovhuse, Lilleskov og Engbo (det tidligere Strandvænget) arbejder med o arbejdsgangsanalyser der virker reducerende på sygefravær og positivt på trivsel o fokus på hvad der kendetegner langtidsfriske medarbejdere. o tidlig indsats fra ledelsen i konkrete sygefraværssager Skovhuse, Lilleskov og Engbo bruger følgende viden fra forskningen i deres eget arbejde med differentierede løsninger på nedbringelse af sygefravær: o Sygefravær hænger sammen med køn, alder, uddannelse, job, socialgruppe o Sygefravær hænger sammen med fysisk og psykisk arbejdsmiljø o Sygefravær hænger sammen med tilfredshed med ledelsen o Sygefravær hænger sammen med mentalt helbred o Rygning, overvægt mv. øger risikoen for sygefravær. o Sygefravær integreret i den løbende budgetopfølgning Side 4 af 5

5 I Psykiatrien arbejdes der på at udbyde et konflikthåndteringskursus, der eventuelt gøres obligatorisk for udvalgte. I august er der forstandermøde i det sociale område med henblik på at lave en helt konkret handlingsplan for de kommende sygefraværsindsatser på det sociale område som helhed. Sygehus Sønderjylland: o Sygefravær indgår i ultimativ budgetoverholdelse o Systematisk omsorgssamtale med længerevarende fravær (>14 dage) og ved hyppigt sygefravær o Straks-samtaler ved fravær som følge af dårligt psykisk arbejdsmiljø. Sygehus Lillebælt: o Afholdelse af en stor intern konference, hvor dagsordenen var fokus på håndteringen af sygefravær og arbejdet med trivsel o Tidlig kontakt til den syge medarbejder, - systematisk og løbende opfølgning o Løbende dialog med længerevarende alvorligt syge (f.eks. kræft) Sydvestjysk Sygehus arbejder kontinuerligt med en arbejdsfastholdelsespolitik der konkret indeholder tiltag til fremme af trivsel og minimering af sygefravær. Det skal bemærkes, at ovenstående liste ikke er udtømmende. Side 5 af 5