Dansk Forening for Rosport Referat Hovedbestyrelsesmøde mandag den 19. juni 2017 kl. 18.00 i Rosportens Hus, Bagsværd Tilstede: Henning Bay Nielsen (HBN) Birgit Bech Jensen (BBJ) på Skype Conny Sørensen (CS) Thomas Ebert (TE) Brian Sørensen (BS) Lisbet Falch Jakobsen (LFJ) Marie Heide (MH) Anne Meisner (AM) Gæst: Christian Probst fra langdistancekaproningsudvalget kl. 18.00-18.30 Sag nr. 3 Niels Ryhding fra styrmandsuddannelsesudvalget kl. 18.30-19.00 Sag nr. 4 Mødeleder: Conny Sørensen Referent: Anne Meisner
Indhold: Beslutningspunkter Sag nr. 1 - Godkendelse af referat fra sidste møde Sag nr. 2 - Godkendelse af dagsordenen Sag nr. 3 - Møde med Christian Probst, Langdistancekaproningsudvalget Sag nr. 4 - Møde med Niels Ryhding, Styrmandsuddannelsesudvalget Sag nr. 5 - Forretningsorden for HB 2017 Sag nr. 6 - til guldmedalje Sag nr. 7 - DM på kortbane Sag nr. 7a - Idrætsforum København Ansvarlig AM AM Christian Niels AM AM HBN BBJ Debatpunkter Sag nr. 8 - Projektansøgning Sag nr. 9 - Opfølgning på ergometerundersøgelsen Sag nr. 10 - Anvendelse af midler til udvikling og strategi AM CS CS Orienteringspunkter Sag nr. 11 - Orientering fra øvrige udvalg Sag nr. 12 - Status på HBs opgaver Sag nr. 13 - Orientering fra sekretariatet Sag nr. 14 - Orientering fra DRC Sag nr. 15 - Orientering alle BBJ AM TB/HBN/CS Alle Bilag: Sag nr. 5 Bilag 5-17 06 06 Forretningsorden for HB_forslag 2017 Sag nr. 6 Bilag 6 - til guldmedalje Sag nr. 7 Bilag 7a - 17 05 02 Københavns Regatta forening_underskrevet Sag nr. 7 Bilag 7b - 15 09 01 Gæster_frokost til DM Sag nr. 7 Bilag 7c - Dommerpåsætning Sag nr. 8 Bilag 8a - Baggrundsmateriale vedr. ansøgning Sag nr. 8 Bilag 8b - Projektbeskrivelse_090617 San nr. 8 Bilag 8c - Interessentanalyse Sag nr. 9 Bilag 9 - Baggrundsmateriale vedr. ergometerroning. Sag nr. 10 Bilag 10 - Anvendelse af hensættelse til udvikling Sag nr. 11 Bilag 11 - Orientering fra øvrige udvalg Sag nr. 12 Bilag 12-17 05 01 Arbejdsopgaver HB 2016-2017_version 2 Sag nr. 13 Bilag 13a - Opgørelse_Instagram_2017 Sag nr. 13 Bilag 13b - Kommentar til Instragram takeover Sag nr. 13 Bilag 13c - Status på RoBattle juni 2017 Sag nr. 13 Bilag 13d - Status i forhold til målsætninger fra ansøgningen på skoleområdet Sag nr. 14 Bilag 14 - DRC Bestyrelsesmøde 09.05.17 Sag nr. 15 Bilag 15a - Referat IS 26 04 2017 Sag nr. 15 Bilag 15b - Innkalling ordinær Kongress 2017 Sag nr. 15 Bilag 15c - Mail fra DIF vedr. strategiaftaler Sag nr. 15 Bilag 15d - Referat_Søsportens Sikkerhedsråd
Sag nr. 1 Godkendelse af referat fra sidste møde Fremlæggelse: Anne Meisner Beslutningstema Referatet fra sidste HB møde godkendes. HB afholdte møde den 23. maj 2017 og referatet godkendes. Referatet fra den 23. maj 2017 godkendes af HB. Referatet fra den 23. maj 2017 blev godkendt af HB.
Sag nr. 2 Godkendelse af dagsordenen Fremlæggelse: Anne Meisner Beslutningstema Dagsordenen godkendes. Dagsordenen godkendes af HB. Dagsordenen blev godkendt af HB Der blev indsat et ekstra punkt 7a vedr. Idrætsforum København.
Sag nr. 3 Møde med Christian Probst, Langdistancekaproningsudvalget Fremlæggelse: Christian Probst Møde med Langdistancekaproningsudvalget. Christian Probst orienterede om udvalgets opgaver og udfordringer med følgende: Sæsonen i år har ikke været så godt besøgt og det kniber med at få flere, nye med til langdistancekaproningerne. Facebookgruppe virker men er mest for dem, der i forvejen deltager. BBJ tilbød, at lave langdistancekaproningsskole i Vejle for alle der har lyst. Dette kan være et pilotprojekt, som kan tilbydes andre klubber. Kommissoriet trænger til en gennemgang og revidering. Christian kommer med et oplæg og BS og BBJ vil gerne supplere. LDKUs ønsker at forbedringer af regattasystemet, som har været planlagt et stykke tid. CS lovede, at få sat processen i gang. Rekruttering til udvalget kan ske løbende, hvis det bliver nødvendigt. Orienteringen tages til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning.
Sag nr. 4 Møde med Niels Ryhding, Styrmandsuddannelsesudvalget Fremlæggelse: Niels Ryhding Møde med Styrmandsuddannelsesudvalget. Niels Ryhding orienterede om udvalgets opgaver og udfordringer med følgende: Der var lærersamling i november med udveksling af erfaring og revidering af uddannelsesmaterialer. Der afvikles 3 kurser i vinter/forår og et opsamlingskursus i september. Minimumsgrænse for antallet af deltagere på kurserne er 12 personer. Udvalget har 10 undervisere at trække på. Der er som regel 2-3 undervisere på hvert kursus. Praktisk langtursstyrmandskursus afvikles hvert andet år. Turlederkursus er afviklet for nylig. Det samme er Coastalstyrmandskursus. Typebeskrivelse af langtursbåde laves af udvalget. Snitflader imellem uddannelse og seminar blev drøftet. HB vil tage fat i problematikken sammen med udvalgene, så det i højere grad vil fremgå, hvem der er de ansvarlige. Det blev foreslået om kursusoversigten kan laves som en plakat, der i forbindelse med hovedgeneralforsamlingen uddeles til roklubberne. Orienteringen tages til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning.
Sag nr. 5 Forretningsorden for HB 2017 Fremlæggelse: Anne Meisner Opdatering af Hovedbestyrelsens forretningsorden. Den nuværende forretningsorden for Hovedbestyrelsen indeholder elementer, som ikke længere er gældende for Hovedbestyrelsens måde at arbejde på. Der ligger et forslag til justering af teksten. (se bilag 5). Bilag Bilag 5 17 06 06 Forretningsorden for HB_forslag 2017 HB godkender forretningsordenen. HB godkendte forretningsordenen med få kommentar, som blev rettet på mødet. Den tilrettede fil udsendes til HB sammen med referatet.
Sag nr. 6 til DFfRs guldmedalje Fremlæggelse: Anne Meisner Bilag Ansøgning om tildeling af DFfR s guldmedalje. Kriterier for uddeling af DFfRs guldmedalje. Foreningens guldmedalje kan af hovedbestyrelsen tildeles personer, der har gjort et særligt fortjentfuldt arbejde for Rosporten. en fra roklubben med begrundelse fremgår af bilag 6. Ansøgningen er fremsendt til DFfRs sekretariat den 8. juni 2017. Bilag 6 til guldmedalje Hovedbestyrelsen tager stilling til om indstilling skal godkendes. Hovedbestyrelsen afslog indstillingen.
Sag nr. 7 DM på kortbane Fremlæggelse: Henning Bay Nielsen Afvikling af DM på kortbane den 19. august 2017 på Bagsværd Sø med udpegning af arrangementskomité. DFfR har indgået en skriftlig aftale med Københavns Regattaforeningen om afvikling af DM på kortbane den 19. august 2017. Arrangementskomitéen godkendes af HB, som er udpeget af Københavns Regattaforening. (Bilag 7a). Dommerkomitéen er også på plads. (Bilag 7c). I den forbindelse afholdes en DM frokost lørdag den 19. august i samarbejde med regattaarrangøren. Protektor for DFfR H. K. H. Prinsesse Benedikte er adviseret om datoen for DM. DM blev sidst afviklet på Bagsværd Sø i 2015 og listen med gæster til den begivenhed fremgår af bilag 7b. Melballe Plaquetten uddeles i forbindelse med DM. Sekretariatet har endnu ikke modtaget en indstilling, som Hovedbestyrelsen kunne tage stilling til. Bilag Bilag 7a - 17 05 02 Københavns Regatta forening_underskrevet Bilag 7b - 15 09 01 Gæster_frokost til DM Bilag 7c - Dommerpåsætning HB godkender arrangements- og dommerkomitéen til DM jfr. kaproningsreglementet. HB drøfter, hvor, hvornår og hvem, der skal deltage til DM frokosten samt økonomien. Regattaarrangøren kontaktes vedr. indstilling til modtagelse af plaquetten. Regattaforeningen indsender listen med arrangementskomitéen. Gæstelisten opdateres. AM undersøger om vores protektor har mulighed for at komme til DM. Regattaarrangøren sender en indstilling til Melballe Plauqetten. AM følger op på dette.
Sag nr. 7a Idrætsforum København Fremlæggelse: Anne Meisner Beslutningstema Indtrædelse i Idrætsforum København. DFfRs repræsentation i Idrætsforum København. HB beslutter, hvem der skal repræsenterer DFfR. HB har udpeget DFfRs repræsentant. AM tager kontakt til Idrætsforum København.
Sag nr. 8 Projektansøgning Fremlæggelse: Anne Meisner Projektbeskrivelsen, mål, tidsplan og økonomi til behandling. Se bilag 8a. Bilag Bilag 8a - Baggrundsmateriale vedr. ansøgning Bilag 8b - Projektbeskrivelse_090617 Bilag 8c - Interessentanalyse HB orienteres om mål, tidsplan og budget for ansøgningen. En ansøgning på nuværende er kompliceret, idet DFfR pt er midt i en strategiproces med DIF og således er det uvist i hvilket omfang der kan afsættes midler til tiltag, som ikke direkte er forankret i strategiens overordnede formuleringer. Således stoppes en projektansøgningsproces i den nuværende form. AM giver besked til de involverede parter.
Sag nr. 9 Opfølgning på ergometerundersøgelsen Fremlæggelse: Conny Sørensen Bilag Opfølgning på undersøgelsen i 2016 vedr. ergometerroning. I 2016 gennemførte vi en undersøgelse om ergometeraktiviteten i roklubberne. Dette arbejde fortsættes som en del af DFfRs strategi jfr. spor 2, hvor vi vil kigge på mulighederne i samarbejde med roklubberne. Se yderligere i bilag 9. Bilag 9 Baggrundsmateriale vedr. ergometerroning. Det tidligere arbejde med ergometerroning fortsættes som en del af strategiarbejdet med fastholdelse af voksen roere. I planlægningen af aktiviteterne fastlægges niveauet for arbejdet. HB besluttede at nedsætte en arbejdsgruppe med det formål, at undersøge mulighederne. Gruppen består af MH, BS, HBN og CS og samt Reiner Modest.
Sag nr. 10 Anvendelse af midler til udvikling og strategi Fremlæggelse: Conny Sørensen Hensatte midler i 2016 til anvendelse i 2017 til formålet: udvikling og strategi. På forretningsudvalgsmødet den 31. maj drøftede udvalget, hvordan vi bedst anvender de midler, som er allokeret til specifikke formål i 2017, herunder udviklings- og strategiarbejde. Forretningsudvalget vil anbefale hovedbestyrelsen, at udviklingsviklingsmidlerne anvendes til de formål skitseret i bilag 10. Strategiseminaret kan evt. afholdes den 23/9 f.eks. i Viborg. Bilag 10 Bilag 10 - Anvendelse af hensættelse til udvikling HB godkender anvendelsen af udviklingsmidlerne og beslutter hvor og hvornår strategiseminaret skal afholdes. HB godkendte anvendelsen. Strategiseminar for udvalgsfolk og HB medlemmer afholdes den 23.-24. september i Viborg. AM booker et sted og sørger for at advisere deltagerskaren.
Sag nr. 11 Orientering fra øvrige udvalg Fremlæggelse: alle Orientering fra øvrige udvalg. Se bilag 11. Bilag Bilag 11 - Orientering fra øvrige udvalg. HB tager orienteringen til efterretning. HB tog orienteringen til efterretning.
Sag nr. 12 Status på HBs opgaver Fremlæggelse: Birit Bech Jensen Orientering fra alle HB medlemmer til BBJ. Dokumentet (bilag 12) bruges til løbende opfølgning på de opgaver, som Hovedbestyrelsen påtager sig, for at sikre progression og aftaler overholdes. Justeringer i dokumentet foretages på mødet. Bilag Bilag 12-17 05 01 Arbejdsopgaver HB 2016-2017_version 2 Status tages til efterretning. Status blev taget til efterretning. BBJ rettede dokumentet til. Den nye version udsendes til HB sammen med referatet.
Sag nr. 13 Orientering fra sekretariatet Fremlæggelse: Anne Meisner Beslutningstema Orientering fra sekretariatet. Mette Christensen er ansat pr. 1. juni 2017 og resten af året til aflastning af kontoret med administrative opgaver herunder kursusadministration. Bianca Toft Jensen er ansat som studentermedhjælp til produktion af artikler til på web, FB m.v. Gustav stopper, da han skal i praktik i udlandet. FU har godkendt anvendelse af midler til bl.a. renovering af Rosportens Hus. Dette vil blive iværksat henover sommeren/efteråret Der er lavet Instagram take-over regnskab for april og maj måned med oplysning om hvilke opslag der klarer sig bedst på antal visninger, rækkevidde og engagement. Læs mere i bilag 14a og b. Status på RoBattle-projektet. (Se bilag 13c). Skole OL finale afholdes i Århus den 15.-16. juni, hvor 32 skoleklasser (16 pr. dag) deltager i ergometerroning. Ronja og Louise får hjælp af Reiner og 10 frivillige fra Aarhus Roklub til at afvikle stævnet. Stene og Fie Udbye skal være speakere på hver deres dag. Flemming Gaur skal være dommer. CS deltager ved åbningsarrangementet den 14. juni 2017 i Århus. Ved det regionale Skole OL stævne på Østerbro Stadion den 9. maj, fik roning flot omtale og eksponering, da H.K.H. Kronprins Frederik satte sig i ergometeret og roede imod 3 skoleelever. Vi kan mærke, at ronings deltagelse i Skole OL projektet allerede nu har den effekt, at flere jyske kommuner har henvendt til for at lave samarbejdsaftaler på vegne af kommunes skoler. Se bilag 13c + d. Opgørelsen vedr. momskompensation 2017 er afleveret til vores revisorer EY. Der er åben på kontoret hele sommeren idet vi afvikler ferie forskud af hinanden. Bilag Bilag 13a - Opgørelse_Instagram_2017 Bilag 13b - Kommentar til Instragram takeover Bilag 13c - Status på RoBattle juni 2017 Bilag 13d - Status i forhold til målsætninger fra ansøgningen på skoleområdet HB tager orienteringen til efterretning. HB tog orienteringen til efterretning.
Sag nr. 14 Orientering fra DRC Fremlæggelse: Conny Sørensen/Thomas Ebert/Henning Bay Nielsen Beslutningstema Orientering fra DRC Ansøgningsfristen til stillingen som sportschef udløb den 6. juni kl. 12.00. Ansættelsesudvalget behandler ansøgningerne nu. Ansættelsesudvalget er nedsat med repræsentanter fra bla. HB og DRC. Medaljereceptionen kan afvikles umiddelbart efter VM, som afholdes den 23.-30. september i Florida. Det er muligt at fejre atleterne, der har fået medaljer i løbet af sæsonen, en hverdagsaften i uge 40. Bilag Bilag 14 - DRC Bestyrelsesmøde 09.05.17. HB tager orienteringen til efterretning. HB tog orienteringen til efterretning.
Sag nr. 15 Orientering Fremlæggelse: Alle Orientering fra alle HB medlemmer. Vedr. Danmarks Rostation: Gladsaxe kommune har været værter ved møder med forskellige interessenter i den forgangne uge. Arbejdsgruppen Danmark Rostation som DFfR selv har nedsat skal have møde den 22. juni, hvor der orienteres fra diverse fora. Se i øvrigt bilag 15a Vedr. Nordisk Roforbund: Der er indkaldt til ordinær kongres i styret lørdag den 19. juni. (Bilag 15b) Sekretær Per Bønsnæs går af som sekretær og der skal vælges en ny som NOR ønsker skal komme fra DFfR. DFfR sender en indstilling. DFfR har lavet en indstilling til posten som legatbestyrer af Victor Hjorts Legat. Vedr. Idrætsforum København: Det viser sig, at det skal være et HB-medlem der repræsenterer DFfR på styrgruppemøderne. Vi afventer materiale fra Idrætsforum København. Vedr. DIF: Status på proces og økonomi vedr. strategiaftaler med DIF (Se bilag 15c). Årsmøde i DIF blev afviklet den 6. maj. HBN, CS & AM deltog. Referatet er endnu ikke tilgængeligt, men det kommer til at ligge på: http://www.dif.dk/da/om_dif/politik Kortlægning af udfordringer med jetski og vandscootere er sat i værk og materialet skal afleveret til Søsportens Sikkerhedsråd, som aftale på et møde for nylig. (bilag 15d) Bilag Bilag 15a - Referat IS 26 04 2017 Bilag 15b - Innkalling ordinær Kongress 2017 Bilag 15c - Mail fra DIF vedr. strategiaftaler Bilag 15d - Referat_Søsportens Sikkerhedsråd Orienteringen tages til efterretning. HB afklare udfordringen omkring Idrætsforum København. HBs kommentar HB afklarede udfordringen omkring Idrætsforum København i pkt. 7a. Orienteringen blev taget til efterretning med følgende kommentar: Næste møde er den 28. september. CS foreslår, at flyttes mødet til den weekend, hvor der skal være strategiseminar. Dette sparer tid og transportgodtgørelse. TE vil gerne være behjælpelig med kigge på sagen fremført af Svendborg Roklub vedr. bådbygning. AM sender materialet til TE. Kortlægning af udfordringerne ved jetski og vandscootere sendes til HB.