Grønne Indkøb i Viborg Kommune I forbindelse med budgetforliget vedrørende budget 2013-2016 blev det besluttet, at: med henvisning til erfaringer fra samarbejdet mellem andre kommuner og Miljøministeriet, ønsker Viborg Kommune at foretage Grønne indkøb. Det undersøges hvordan indkøbspolitikken kan understøtte dette ønske og hvilke økonomiske forhold dette indeholder. Dette notat indeholder en kort beskrivelse af baggrund og status på Viborg Kommunes grønne indkøb, samt en oversigt over hvordan nogle kommuner arbejder med en bæredygtig udvikling, bl.a. gennem et øget brug af miljørigtige varer og materialer i kommunen. 1. Baggrund Der er i disse år generelt et stigende fokus på at fremme miljøbevidste og ansvarlige indkøb indenfor det offentlige og private. Der er samtidig et stort politisk fokus på grønne indkøb, hvor flere offentlige organisationer påtager sig et samfundsansvar og indkøber efter mindst mulig miljøpåvirkning og med vægt på social ansvarlighed. Bæredygtige indkøb defineres bredt som indkøb af produkter, der i produktion, anvendelse og bortskaffelse tager hensyn til miljømæssige, samfundsmæssige og økonomiske forhold. Produkterne kan være enhver form for varer eller tjenesteydelser. Derudover er der også stor fokus på energibesparende foranstaltninger i forbindelse med nybyggeri og renovering af offentlige bygninger m.v. 2. Nuværende fokusområder Viborg Kommune understøtter allerede på mange områder grønne initiativer, hvilket bl.a. afspejles i: Viborg Kommunes Klimastrategi Forskellige energibesparende foranstaltninger i Kommunens ejendomme Løbende dialog mellem Viborg Kommune, de grønne organisationer og erhvervslivet i Det Grønne Råd for Viborg Kommune Viborg Kommunes Mad- og måltidspolitik er beskrevet, at kommunen arbejder hen imod økologi og bæredygtighed. Målsætningen er, at 60 procent af maden i år 2020, er økologisk. Miljøkrav i SKIs forpligtende aftaler, der på mange områder lever op til kravene i Partnerskab for offentlige grønne indkøb Udbud af rengøring, er stillet krav om at leverandøren udelukkende anvender produkter der er parfumefrie og tager størst muligt hensyn til miljøet. Derudover tænkes samfundsansvarlighed med helt fra starten i den enkelte udbudsproces, hvor det sikres, at leverandøren lever op til fastsatte sociale og etiske krav i kontrakterne og udbudsmaterialet. Ovenstående er ikke en udtømmende liste over alle de områder hvor Viborg Kommune tænker grønt, men eksempler på de mange gode initiativer som fremtidige tiltage kan bygge videre på. 3. Organisering I Viborg Kommune er Udbud og Indkøb ansvarlig for indgåelse af indkøbskontrakter vedrørende varer og tjenesteydelser. Teknik- og Miljøforvaltningen og fagforvaltningerne er ansvarlig for indkøb/aftaler vedrørende bygge- og anlægsopgaver, herunder miljørigtig projektering, rådgivningsydelser samt gennemførelse af EU-udbud og licitationer i forbindelse hermed. Der er derfor behov for koordinering på tværs af kommunens afdelinger, så Viborg Kommune har en helhedsorienteret indsats på området, evt. ved nedsættelse af en arbejdsgruppe. Dette gøres for at sikre sammenhæng mellem de konkrete miljøkrav og de forventede udgifter, samt at kvalitetssikre de stillede krav, ved at bringe flere fagligheder i spil. Der er en positiv relation mellem krav og pris, som kommer til udtryk ved, at kravformuleringen og tilhørende miljøkrav påvirker den givne pris.
Viborg Kommune skal derfor også arbejde med vurdering af de økonomiske forhold, hvis Kommunen i højere grad stiller miljøkrav 4. Partnerskab for offentlige grønne indkøb og Green Cities samarbejdet Udbud og Indkøb har lavet en kort analyse af hvordan andre kommuner håndterer grønne indkøb, og hvilke erfaringer de har. Kommunerne er i dette notat anonymiseret og kaldes derfor Kommune A, B og C. Samtidig er der udarbejdet en oversigt over to fælleskommunale samarbejder, der blandt andet arbejder med grønne indkøb. For Green Cities samarbejdet gør sig gældende, at der ikke udelukkende arbejders med indkøb, men også en række andre områder der omhandler bæredygtighed i almindelighed (ex har Green Cities et naturmål: Vi vil bevare og udvikle naturen til gavn for dyr, planter og mennesker. Vi øger den biologiske mangfoldighed inden 2015, samt at øge tilgængeligheden til, anvendelse af og kendskabet til vores natur, herunder bynær natur ). Der er kun overlappende mål for de to samarbejder vedrørende økologi. 4.1. Partnerskab for offentlige grønne indkøb Partnerskabet er et samarbejde for offentlige institutioner, der ønsker at gøre en ekstra og fælles indsats for miljøet ved strategisk at anvende de offentlige indkøb som løftestang til en grøn omstilling. Partnerskabet er et gensidigt forpligtende samarbejde mellem offentlige organisationer om at formulere og nå konkrete fælles grønne mål i arbejdet med udbud og indkøb, herunder også bygge- og anlægsopgaver (der kan læses mere om Partnerskabet her: http://www.gronneindkob.dk/). Medlemskommuner: Formål: Erfaringer: Københavns Kommune Egedal Kommune Odense Kommune Aarhus Kommune Sønderborg Kommune Herning Kommune + Miljøministeriet og Vandcenter Syd Partnerskabet er baseret på fælles forpligtende grønne indkøbsmål. Partnerskabet stræber imod at forny gamle mål og formulere nye indkøbsmål årligt. Indkøbsmålene kan bruges som værktøj til at stille miljøkrav i indkøb, og dermed påvirke markedet og sikre en positiv effekt på det globale og det lokale miljø. Partnerskabsmedlemmerne forpligter sig til: At følge de fælles forpligtende indkøbsmål. At have en indkøbspolitik, hvoraf det fremgår, at miljøhensyn er en væsentlig parameter i forbindelse med indkøb At offentliggøre indkøbspolitikken på egen hjemmeside Partnerskalbet har mål på disse områder: Fødevarer Transport Byggeri og anlæg Bæredygtigt træ Børneartikler IT Papir og tryksager Rengøring Kommende mål: Energi Kommune A: Skal ikke overholde kravene i Partnerskabet fra dag et, der laves implementeringsplan. Det er dog en omstillingsproces der tager tid. Der må beregnes implementeringsomkostninger til: udd. af personale kompetencer til at stille miljøkrav kontrol af at de decentrale indkøbere overholder de grønne indkøbs mål Eventuel kontrol af at leverandørerne lever op til kravene Grønne indkøb betyder ikke altid dyrere aftaler, men kræver politisk vilje de steder hvor det koster mere. Ved energikrav i forbindelse med renoveringer, nybyggeri mv., giver det som ofte besparelser på sigt. De deltagende kommuner i partnerskabet arbejder forskelligt med grønne indkøb, men med samme mål. Er dog langt fra alle aftaleområder, hvor der er opstillet konkrete miljøkrav, der kan bruges i et udbud. Kan derfor ikke forvente at kunne lave grønne indkøb på alle områder. Kommune A aflægger hvert år et grønt regnskab, der viser i hvilken retning kommunens miljøpåvirkning bevæger sig fra år til år. Forventer at Partnerskabets mål kan indarbejdes i KomUdbud 1 1 KomUdbud - Kommunalt Udbudsfællesskab af 2012 - er et samarbejde mellem 15 jyske og fynske kommuner. Svarende til Jysk Fællesindkøb (JYFI)
4.2. Green Cities samarbejdet Green Cities er et tæt og forpligtende samarbejde mellem kommuner. En Green Cities-kommune gør en ekstraordinær indsats for at fastholde, beskytte og forbedre miljøet og arbejde langsigtet med at udvikle et bæredygtigt lokalsamfund. Green Cities handler ikke kun om indkøb, men fællesskabet arbejder på en bred front med bæredygtighed (der kan læses mere om Green Cities her: http://www.greencities.dk/). Green Cities: Medlemskommuner: Københavns Kommune Kolding Kommune Ballerup Kommune Allerød Kommune Herning Kommune Albertslund Kommune Observatørkommuner: Aabenraa og Furesø Formål: Green Cities-samarbejdet bygger på seks fælles målområder og et fælles fundament, som medlemmerne har forpligtet sig til at arbejde med. Green Cities-kommunerne er forpligtede til at anvende forskellige værktøjer for at leve op til visionen om et bæredygtigt samfund. Værktøjerne er ligeså vigtige for kommunerne at leve op til som de fælles mål. Værktøjerne kan anvendes forskelligt og tilpasses de enkelte kommuners virkelighed. Green Cities samlede indsatser fremvises i en fælles årsrapport, der er at finde her på hjemmesiden. Årsrapporten giver et samlet grundigt og underbygget indblik i kommunernes udvikling inden for målene. Samtidig beretter den om, hvordan der bliver arbejdet med målene rundt om i kommunerne. Samarbejdet udvikles i fællesskab af de deltagende kommuner, som udpeger fælles indsatsområder, løbende opdyrker nye samarbejdstemaer og udveksler erfaringer og resultater med udgangspunkt i de fastsatte mål. Samarbejdet kommunerne imellem giver en dynamik i miljøarbejdet i den enkelte kommune. Green Cities har mål på disse områder: Klima Grundvand Økologi Natur Trafik Affald Erfaringer: Kommune B: I Green Cities samarbejdet er der 6 bindende mål, som den deltagende kommuner forpligter sig på at forsøge at opnå. Besluttet at medlemskommunerne blandt andet skal arbejde med grønne indkøb, men det er ikke målene af grønne indkøb eller udvalgte produktgrupper man primært skal arbejde med. Til gengæld er der værktøjskassen som kan anvendes til at implementere en grøn indkøbspolitik. Der er kun et mål, der direkte omhandler indkøb. Det er målet om at mindst 75 % af det kommunale fødevareforbrug er økologisk ved udgangen af 2015 5. Andre Kommuner Udbud og Indkøb har været i kontakt med to kommuner, som begge arbejder med grønne indkøb. Nedenstående skema giver et indblik i hvordan (metode) de to kommunerne i dagligdagen arbejder med grønne indkøb i praksis, samt hvilke erfaringer de har med dette, herunder hvilke udfordringer det kan give i forhold til at opnå besparelser. Andre kommuner: Kommune B Metode: Ved udbud kontaktes Miljøafdelingen, som udarbejder et miljøskema. Miljøskemaet indeholder både miljøkrav og miljøspørgsmål. Miljøkravene skal leverandøren efterleve for de produkter, der leveres til kommunen, og miljøspørgsmålene, skal leverandøren besvare sammen med tilbuddet. Miljøkravene og -spørgsmålene er målrettet det specifikke produkt, som udbuddet omfatter. Miljøkravene skal sikre, at de produkter, der bliver leveret til Kommune B, har et vist miljømæssigt niveau. Miljøspørgsmålene har til formål, at finde det mest miljøvenlige produkt til prisen. Erfaringer: Fokus på grønne indkøb kan konflikte med pris, derfor også fokus på økonomi i udbud. Vurderer ikke, at det samlet set koster mere, men er svært at beregne. Ofte er der både konventionelle og miljørigtige produkter på aftalerne, så indkøberne selv kan vælge. Vurderer at indkøberne ofte vil vælge det billigste. Mangler fokus på kontrol af om leverandørerne lever op til de stillede krav, men også svært at føre kontrol.
Miljøspørgsmålene i udbudsmaterialet er som oftest formuleret på en måde, så de kan besvares med et ja eller nej, og således, at et ja indikerer et miljøpositivt svar. Ved miljøvurderingen af tilbuddene tælles antallet af den enkelte leverandørers ja'er. Såfremt, der er svaret ja på alle miljøspørgsmål tildeles den pågældende leverandør det maksimale antal miljøpoint. I de enkelte udbud vægter miljø mellem 5 og 20 %. Miljø indgår herefter i en samlet afvejning sammen med f.eks. pris, service, kvalitet, leveringssikkerhed m.m., som også tildeles point efter betydning. Når Indkøb og Forsikring skal sammenligne tilbuddene, kan der hurtigt ses, hvilken leverandør, der har fået flest point. Ramme aftaler sendes til gennemsyn i miljøafdelingen, der stiller relevante miljøkrav. Kommune B har et standard byggeprogram ved byggerier og byggemodninger. Skal tænke over om kravene er hensigtsmæssige, nogle gange vægter brugeren andre hensyn end miljø. Ind i mellem konflikt mellem vægtningen af miljøkrav med eksempelvis andre funktionelle krav til produkterne fra brugerne. Anbefaler, at man også tænker miljøbelastning ved transport af varer ind, samt bortskaffelse af produkter. Kommune B laver miljøregnskab på hvor mange grønne aftaler de har. Miljøafdelingen kan levere fagligheden til indkøbsafdelingen om hvilke krav, der kan stilles til leverandør og produkt. Kommune B vurderer at deres model fungerer godt, men kræver grundig kendskab til markedet for at vide hvilke krav, der er relevante at stille. Kommune B er en del af det fælleskommunale samarbejde Green Cities. De er samtidig også en del af KomUdbud, men oplyser, at de ikke oplever problemer i forhold til at indarbejde målene fra Green Cities i udbuddene i KomUdbud. Kommune C Kommune Cs mål er at nedsætte miljøbelastningen i relation til kommunens forbrug af produkter og ydelser samt at fremme markedet for mere miljøvenlige produkter og tjenesteydelser af enhver art. Derfor vil Kommune C: vurdere miljøbelastningen og arbejdsmiljøet i forbindelse med alle indkøb på lige fod med kvalitet, pris, service, leveringstid, leveringsbetingelser og lagerbinding samordne indkøbsfunktionen gennem koordinering, hvor indkøbschefen sikrer, at der bliver etableret et indkøbssystem med indkøbsaftaler For at leve op til den overordnede målsætning, skal der ved alle indkøb indgå en generel vurdering af leverandørens og/eller produktets miljømæssige status. I en given tilbudssammenligning vil kommunen foretrække de leverandører og produkter, som har flest dokumentere positive svar på Kommune Cs miljøspørgeskema. Når Kommune C stiller miljøkrav, er det oftest som et mindstekrav, så der er mindst mulig vurdering i de stillede krav. Oplever at det er svært når man bruger miljøhensyn som tildelingskriterier, da man efterfølgende skal vurdere tildelingskriterierne i sin tilbudsevaluering. Indkøbsafdelingen har ikke kompetencer til at lave den vurdering, og Miljøafdelingen har ofte ikke tiden. Der skal være en klar rollefordeling om hvem, der har ejerskabet til den konkrete opgave. Nogle områder er det almindeligt med miljø krav (ex. rengøringsmidler og vaskeriydelser), mens det på andre områder ikke er så normalt at stille miljøkrav. Fremhæver at økologisk frugt ex er meget dyrt sammenlignet med almindelig frugt. Oplyser at Skis rammeaftaler ofte er grønne og ret billige. 1. Ved væsentlige indkøb af produkter og ydelser, herunder indgåelse af skriftlige aftaler, skal der: altid foretages en miljøvurdering af leverandør og produkt/ydelse altid indhentes mindst 2 tilbud om muligt, forelægges mindst 1 bud der indeholder en miljørigtig udgave for produktgruppen udfyldes et miljøspørgeskema (Kommune C) Vurderingen af leverandører sker ud fra et po-
intsystem, hvor hvert positivt svar vægter 1 drages omsorg for at produktet/tjenesteydelsen vurderes miljømæssigt på grundlag af datablade og miljømærkning. Eventuelt benyttes Miljøstyrelsens vejledninger eller et særligt spørgeskema, udarbejdet af Kommune C.* Ved EU-udbud integreres relevante miljøspørgsmål i materialet. 2. Ved ethvert større indkøb, herunder licitationer, der forelægges et politisk udvalg, skal en miljøvurdering vedlægges sagen. 3. Ved anskaffelse af maskiner m.v. der bruger el, vand eller andre ressourcer, skal ressourceforbruget belyses. * Indkøbskontoret og Miljøafdelingen udarbejder løbende miljøspørgeskemaer for udvalgte produktgrupper. 6. SKI Aftaler Viborg Kommune tilslutter sig som udgangspunkt de forpligtende aftaler i regi af SKI. Mange SKI-aftaler har i dag også stor fokus på miljø, f.eks. SKI-aftaler om kopimaskiner og printere, aftørringspapir og kontormøbler. SKI anvender typisk også miljøkravene som mindstekrav og ikke tildelingskriterier (hvor tilbudsgiverne konkurrerer om hvem der er mest grøn ). Viborg Kommune indgår derfor allerede nu en del grønne aftaler gennem SKI. Seneste eksempel er aftalen vedrørende kontormøbler, som tilfaldt Duba-B8 i Bjerringbro. SKI arbejder målrettet på, at indarbejde miljøkrav, som understøtter målene i Partnerskabet for offentlige grønne indkøb. SKI er på nuværende tidspunkt ved at indgå en partnerskabsaftale med Partnerskabet om at forpligte sig til at tage Partnerskabets krav/mål med som mindstekrav i SKIs udbud. Aftalen med Partnerskabet kommer til at gælde både for de frivillige og de forpligtende SKI-aftaler. SKI kan hjælpe med at opfylde indkøbsmål, der karakteriserer selve varen: Rammeaftalerne kan ikke hjælpe med at opfylde mål omkring adfærdsændring fx eco-drivekurser eller transport og logistik for varelevering eller kortlægning af økologiprocenter, men SKI bidrager altid gerne med råd og vejledning Ved nogle af målene kan SKI ikke hjælpe, da de enten ikke udbyder området eller da EU-lovgivning sætter begrænsninger Byggeri og anlæg, legetøj og børnebleer, tryksager og fair trade varer På mange områder kan man benytte SKI`s rammeaftaler til helt eller delvist at overholde Partnerskabets indkøbsmål, det gælder for: Fødevarer (delvis) Biler (delvis) Beskæftigelsesmateriale (helt) Papir (helt) Rengøringsmaterialer (helt) IT (helt)
7. Opmærksomhedspunkter 7.1. Omstilling til grønt fokus Ved et øget fokus på Grønne Indkøb må der forventes en indkøringsfase, hvor organisationen omstiller sig til de nye krav og et bæredygtigt mindset skal forankres i alle led af organisationen. Der skal blandt andet afklares hvordan grønne indkøb skal organiseres, herunder om der skal nedsættes en arbejdsgruppe, skal der være en koordinator og hvor skal det forankres i organisationen? Der skal afklares om Viborg Kommune vil sætte sine egne mål for grønne indkøb, eller om kommunen vil forpligte sig til Partnerskabet eller Green Cities og målene på andre områder end indkøb. Hvis Viborg Kommune vælger at comitte sig til et af de forpligtende partnerskaber, må der forventes at skulle afsættes ressourcer til deltagelse i diverse styregrupper, konferencer og arbejdsgrupper. Desuden må der forventes, at der skal bruges ekstra ressourcer på, at stille miljøkrav i udbuddene, evalueringen af miljøkrav i tilbuddene, samt i opfølgning af om leverandørerne lever op til de stillede miljøkrav. En ny indkøbspolitik med fokus på grønne indkøb, skal kommunikeres ud i organisationen og budskaberne om fokus på bæredygtige produkter skal, selvom det ind i mellem betyder højere priser, sælges til de decentrale indkøbere. 7.2. Økonomiske overvejelser Det har vist sig vanskeligt, at finde mange eksempler på hvilke økonomiske konsekvenser, det kan have, at stille flere miljøkrav til leverandørerne. Det kan blandt andet skyldes, at det kan være svært at sammenligne produkterne på en tidligere aftale med produkterne på en ny aftale, ex på grund af den teknologiske udvikling eller ændret forbrugsmønster. I forhold til Viborg Kommunes Mad og måltidspolitik er der i beregningerne forudsat, at målet om at 60 % af maden skal være økologisk i 2020, kan håndteres inden for de eksisterende økonomiske rammer i sundhed og omsorg. Her skal dog nævnes at andre kommuner netop fremhæver økologi, som et område der betyder øgede udgifter. Et andet eksempel er SKIs forpligtende aftale vedrørende kontormøbler. I denne aftale er der stillet en række miljøkrav. Her forventer Viborg Kommune en estimeret besparelse på ca. 35.000 (forbrug i 2011: 454.363 kr.), set i forhold til den tidligere aftale på området. Som nævnt, må det også forventes at grønne indkøb i enkelte tilfælde kan vise sig, at være dyrere end almindelige indkøb. Kravet om besparelser via udbud kan i nogle tilfælde kollidere med kravene om bæredygtige produkter. Dette kan nødvendigøre en konkret vurdering af graden af miljøkrav, fra udbud til udbud, fremfor standardkrav. I de enkelte udbud skal der også fokuseres på produkternes totalomkostninger, forstået som summen af omkostningerne ved produktion, distribution, forbrug og bortskaffelse, når de økonomiske konsekvenser af miljøkrav vurderes. Det betyder i korthed, at hele produktets levetid skal tænkes med ved prisvurderingen svarende til en Total Cost Ownership betragtning (TCO). 7.3. Udbudsretlige overvejelser Selvom der generelt er stort fokus på bæredygtighed og grønnere indkøb, så er det langt fra alle udbudspligtige områder, hvor der på nuværende tidspunkt er opstillede brugbare miljøkrav. Området er, på trods af de mange gode intentioner, fortsat ikke fuldt ud belyst, ex. har Statsforvaltningen Midtjylland i 2012 afgjort, at det ikke var lovligt for Aarhus Kommune, at have en kommunal Fairtrade-indkøbspolitik 2. Endvidere har EUdomstolen afsagt en dom vedrørende anvendelse af miljømærker. Som følge af dommen fra EU-domstolen, er det ikke nok at ordregivere blot har indsat et mindstekrav i udbudsmaterialet om at produktet skal have et bestemt miljømærke, ikke engang de fælles EU-mærker såsom Blomsten må man henvise til, da disse ikke 2 Det er statsforvaltningens opfattelse, at Århus Kommunes engagement i profileringen af fairtrade-varer med henblik på at støtte arbejds- og livsvilkår for arbejdere i fx Mellemamerika falder uden for de formål, en kommune lovligt kan varetage.
er EU-standarder. Der skal derfor være opmærksomhed på, om man ønsker at bruge miljøkrav som et udvælgelseskriterium (mindstekrav), eller et tildelingskriterium i udbuddene. Sidstnævnte kan være ressourcekrævende. Det anbefales, at Viborg Kommune tager udgangspunkt i relevante og anerkendte anbefalinger til miljø- og energirigtige indkøb ved udarbejdelse af kravspecifikationer med henblik på at fastsætte minimumskrav. Dette kunne eksempelvis være anbefalinger fra henholdsvis Miljøstyrelsen, Center for Energibesparelser og Trafikstyrelsen. Dette kan medvirke til, at Viborg Kommune undgår udbudsretslige problemstillinger i forbindelse med at stille miljøkrav i kommende udbud. 7.4. Prioritering af udbud I udbudsplanen for 2012 er der besluttet, at Viborg Kommune i fremtiden prioriterer i højere grad at anvende SKI aftale og fælleskommunale udbud. Prioriteringen med flere SKI aftaler og fælleskommunale udbud forudsætter, at Viborg Kommune i endnu højere grad accepterer standardisering og begrænsning i sortiment, og at Viborg Kommune får mindre indflydelse på udbudskrav. De fælles udbud kan give en begrænset mulighed for, at Viborg Kommune kan stille egne miljøkrav i forbindelse med udbud. Her skal det dog bemærkes, at SKIs aftaler i fremtiden forventes at leve op til målene i Partnerskabet for offentlige grønne indkøb (se tidligere afsnit). Viborg Kommune er en del af det fælleskommunale indkøbsfællesskab Jysk Fællesindkøb (JYFI). I JYFI har Viborg forpligtet sig til, at samarbejde med 7 andre kommuner om i fællesskab at løfte udbudsforpligtigelsen på en række områder. Viborg Kommunes miljøkrav til leverandører og produkter kan ikke umiddelbart overføres til alle fællesudbud i JYFI, da udbuddene som udgangspunkt skal have fælles krav på tværs af kommunerne. Hvis Viborg Kommune vælger at stille flere grønne krav, kræver det at Udbud og Indkøb indgår i en dialog med de andre medlemskommuner omkring indarbejdelse af miljøkrav i kommende udbud.