Tillægsdagsorden Sundheds-, Idræts- og : Tirsdag den 11. marts 2014 Mødetidspunkt: Kl. 16:00 Mødested: Det Røde Værelse, Rådhuset Bemærkninger: Medlemmer: Jens Bertram (C) Betina Svinggaard (A) Morten Westergaard (C) Katrine Vendelbo Dencker (O) Mette Lene Jensen (V) Peter Poulsen (A) Jan Ryberg (L) Fraværende: Sagsoversigt 01. Godkendelse af dagsorden...1 02. Tour en på Tour/Kids Tour...2 03. Ansøgning om støtte til VM på Tour 2014...5 Bilagsliste...9
1 01. Godkendelse af dagsorden Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: Sundheds-, Idræts- og
2 02. Tour en på Tour/Kids Tour Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 13/22344 Økonomiudvalget 2014-2017 CYKLING 2014_byerne Indledning/Baggrund I sommeren 2013 havde Tour de France 100 års jubilæum, og i den anledning flyttede TV 2 Sporten ud af det traditionelle tv-studie og besøgte syv danske byer. TV2 kaldte det Tour en på Tour. Helsingør Kommune var blandt de syv byer og i dagene 2. juni-4. juni dannede pladsen foran Kulturværftet ramme om en lang række aktiviteter bl.a. et børnecykelløb for 6-12 årige - Kids Tour. TV2 planlægger en lignende tur rundt i landet i forbindelse med Tour de France 2014 i perioden d. 5. juni-27. juni, og de har et ønske om at Helsingør Kommune igen skal indgå i Tour-planerne. I forhold til sidste år, hvor det var tre dage i syv byer, er det planen i år, at elleve byer skal være værtsbyer i to dage hver. Helsingør Kommune deltog i efteråret 2013 i evalueringen af sommerens Tour en på Tour, og TV2 har nu bedt Helsingør Kommune om en tilkendegivelse af, hvorvidt kommunen igen i 2014 ønsker at være værtsby, når Tour en på Tour atter kommer rundt i landet til sommer. Retsgrundlag Ingen bemærkninger. Relation til vision og tværgående politikker Helsingør Kommunes Idræts- og Fritidspolitik Helsingør Kommunes Vision 2020 Besøgende skal have glæde af områdets unikke historie, kultur og natur. Vi skal tilbyde og profilere os på: Kulturelle muligheder, tilgængelig natur og en levende historie Konferencemuligheder i topklasse Årlige events, der definerer kommunen Et varieret udbud af overnatningsmuligheder En åben, levende by En stemning af ro, nærhed, autenticitet og gådefuldhed Sagsfremstilling Fra d. 5. juni til 27. juni 2014 kommer TV 2 rundt med tv-studie, værter, gæster, storskærm, cykelværksted og aktive samarbejdspartnere. TV 2 Sporten vil i samarbejde med i alt elleve byer bringe Tour de France feberen, stemningen og begejstringen ud til danskerne og sommergæsterne. Helsingør Kommune indgår igen i 2014 i TV2 s tour-planer, ikke mindst pga. af de gode
3 erfaringer fra sidste år, men i lige så høj grad, fordi Helsingør Kommune er vant til at håndtere større events. Indholdsmæssigt vil arrangementet igen i år bestå af følgende: TV 2 sender live fra det rullende Tour de France studie i i alt 21 timer i de to dage, de er i Helsingør Kommune. TV 2 vil i kraft af den massive markedsføring af selve Tour de France og liveudsendelserne omtale og iscenesætte Helsingør Kommune som værtsby. TV 2 vil indgå samarbejde med Helsingør Kommune omkring to markedsdage og cykelfest for turister og indbyggere. TV 2 opstiller storskærm og partnerpavilloner med aktiviteter for publikum. TV2 varetager alt i forbindelse med selve TV- transmissionen, partnerskabsaftaler med eksterne samarbejdspartnere samt markedsføring af eventen på landsdækkende tv. TV2 Sporten står for den redaktionelle udformning af programmerne, og har redaktionel frihed i forhold til indholdet af programmerne. Dog vil der som anført være et samarbejde om at skabe indhold i events mv. på pladsen. Værtsbyen varetager: Ruteplanlægning i samarbejde med Dansk Cykel Union (DCU) i forhold til børne- og ungdomscykelløbet. Ruteplanlægning i samarbejde med DCU på en rundstrækning 15-20 i forhold til voksencykelløbet. Ansøgning om tilladelse til afholdelse af cykelløb på de foreslåede ruter. Skilteplan til ruterne. Afspærring af ruterne, både hegn og mandskab, i samarbejde med DCU og lokal cykelklub Vagter til området i aften og nattetimer Adgang til strøm og vand Aflåst lokale til opbevaring af diverse, min. 10m2 Location til eventen ca. 2500m2 Indkvartering af 5-7 personer i to dage Helsingør Kommune har ansvaret for at erhvervsdrivende aktiveres synligt omkring eventen samt at indhente nødvendige tilladelser fra myndigheder og andre involverede. Helsingør Kommune står også for oprydning, afmærkning og logistik i forhold til tilskuere samt markedsføring lokalt. Tour en på Tour og Kids Tour henvender sig primært til børnefamilier, og vil give rig mulighed for samvær, leg og konkurrence på tværs af alder, køn og kulturelle skel. Arrangementet vil understøtte både Kulturhavnen som en fantastisk ramme for events samt, på den indholdsmæssige side, og Helsingør Kommune som vært for idrætsrelaterede begivenheder. Det er Center for Kultur, Idræt og Byudviklings vurdering, at arrangementet vil være medvirkende til at skabe en positiv omtale af Helsingør som værtskommune og dermed i tråd med visionen. Økonomi/Personaleforhold Et samarbejde om placering af Tour de France studie i Helsingør Kommune koster et markedsføringsbidrag på 125.000 kr. Dertil kommer en udgift på 35.000 kr. til skiltning, afspærring, fjernelse af bump o. lign. I forbindelse med afvikling af cykelløbene.
4 Center for Kultur, Idræt og Byudvikling kan ikke umiddelbart anvise frie midler på budget 411, der vil kunne bruges til støtte til arrangementet. Hvis udvalget ønsker at fremme arrangementet kan udvalget videresende ansøgningen til Økonomiudvalget med mulig finansiering over puljen for Sammenhæng mellem Kulturhavnen og Bykernen. Der resterer 640.000,00 kr. af puljen, hvor der forventes en disponering af midler til skiltning af Kulturhavnen. Kommunikation/Høring Sagen giver ikke anledning til særskilt kommunikation/høring. Indstilling Center for Kultur, Idræt og Byudvikling indstiller, at sagen drøftes.
5 03. Ansøgning om støtte til VM på Tour 2014 Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 14/5417 Økonomiudvalget 2014-2017 VM Tour Værtsby præsentation Helsingør.pdf Indledning/Baggrund Dansk Boldspil-Union (DBU) og TV2 planlægger en række arrangementer rundt om i landet under VM i fodbold i juni måned 2014. Dette vil finde sted under titlen VM Tour 2014 med mottoet Når Danmark ikke skal til VM, må VM komme til Danmark!. DBU/TV2 leder efter kommuner, der vil indgå som partnere i arrangementerne, hvor der også lægges op til et samarbejde med erhvervslivet/handelen i byen omkring markedsføring m.v. Arrangementet består af fire elementer fordelt på to dage: Én dag med DBU DM i streetfodbold Én dag med VM i straffespark Fejring af DBU s 125 års jubilæum Storskærm begge aftener, med VM fra Brasilien Retsgrundlag Ingen bemærkninger. Relation til vision og tværgående politikker Helsingør Kommunes Idræts- og Fritidspolitik Helsingør Kommunes Vision 2020 Besøgende skal have glæde af områdets unikke historie, kultur og natur. Vi skal tilbyde og profilere os på: Kulturelle muligheder, tilgængelig natur og en levende historie Konferencemuligheder i topklasse Årlige events, der definerer kommunen Et varieret udbud af overnatningsmuligheder En åben, levende by En stemning af ro, nærhed, autenticitet og gådefuldhed Sagsfremstilling DBU/TV2 beskriver arrangementet således: 1. Vi besøger 9 byer i Danmark 2 dage i hver by DBU udvider kommercielt den eksisterende DBU Tour platform, som blev afviklet med succes 16 steder i DK i 2013 og som DBU Street i 2012 og 2011. 2. Kommunen bliver en del af DBU s 125 års jubilæum
6 Fysisk fotostat Indhold til avis, historier om Landsholdet Insiderhistorier og legenders fortælling Få taget billeder med EM pokalen fra 92 3. Kommunen bliver en del af DBU Street DM Officielle DM i streetfodbold (DBU Street DM) for 13-18-årige En fodboldfest med fodboldforlystelser, musik, konkurrencer og underholdning Der afholdes indledende stævner rundt i landet, finale i Fælledparken København 16 byer / 20 hold pr. by/60 hold i finalen (2013 tal) Deltagergebyr/gratis aktiviteter og forlystelser Afholdes for 4 år. i træk i 2014 4. Kommunen bliver en del af VM i straffe Straffesparkskonkurrence 5 på hvert hold Først puljespil derefter knockout Lokal bymester i den enkelte by Verdensmester kåres i København 12. juli Målgruppe: 15 40 årige Ny sportsgren Mindst 32 deltagende nationer på finaledagen God historie at jeres by har været med 5. Kommunen bliver en del af VM på storskærm Hver aften vil der blive vist 2-3 kampe på storskærmen, afhængigt af dagen Typisk i tidsrummet 18 24 TV2 leverer flot produkt. 6. Eksempel på en Tour dag Kl. 11 16 eller 15-20 Åbning med Borgmester eller anden prominent person Alle fodboldforlystelser og konkurrencer åbne Afvikling af partneraktivitet og konkurrencer DBU Street DM afvikling eller VM i straffe afvikling Kl. 17-18: Optakt til dagens VM kampe på storskærm Kl. 18-24: VM-kampe på storskærm Ligesom det gælder ved cykelarrangementet Tour en på Tour under Tour de France, som TV2 også er arrangør af, ligger der en lang række effekter for værtsbyerne. Arrangørerne skriver: 7. Samarbejde Værtsby 2014 (Hvad får kommunen?) Officiel Værtsby på VM Tour 2014 (max. 10 værtsbyer) Synlig i tour-planen der eksponeres på hjemmesider samt sociale medier Bykonkurrence eksempelvis flest jongleringer på tid Komplet setup og eventafvikling i to sammenhængende dage Eksponering på bandereklame på streetbanen samt VM i straffe setup (hvis kommunen ønsker at bekoste dette) Sport og kulturevent i tråd med kommunens strategi et tilbud til byens borgere Reklamespot på storskærm under afvikling (færdig fil leveres) Direkte forbundet med DBU s 125 års jubilæum og dermed en unik plads i
7 fodboldhistorien Lokal fodboldklub får mulighed for at stille med en let mad/drikke salgsbod (detaljer aftales nærmere med DBU) Invitation til fælles VM Tour Kick off arrangement i forbindelse med 125 års Jubilæumskampen i Parken 28. maj. Udover et direkte økonomisk bidrag til TV2 for arrangementet (se herunder) er der en række økonomiske/praktiske forhold, som Center for Kultur, Idræt og Byudvikling skal sikre gennemførelsen af. VM på Tour forventes afviklet på Axeltorv i Helsingør. Placeringen skal ses i samspil med udvikling af detailhandelen og bykernen, herunder Axeltorv. VM på Tour s fire elementer henvender sig bredt til byens borgere, og vil give rig mulighed for samvær, leg og konkurrence på tværs af alder, køn og kulturelle skel. Om dagen er det streetfodbold og VM i straffespark. Senere på dagen og om aftenen er det VM på storskærm midt i byen. 8. Praktiske forpligtigelser med udgifter afholdes som værtsby: Anskaffe nødvendige tilladelser (politi og kommunal) Overordnet kontaktperson Egnet eventplads på ca. 1.000/1.500 m2 med køreadgang Strøm Parkering til 2 x lastbil og 2 x varevogn Invitere borgmester eller anden prominent person/politiker til at åbne Touren Mobile toiletter (såfremt et nødvendigt antal offentlige toiletter ikke er tilgængelige) Stille med vagtværn (SSP, natteravne, folk, der kender miljøet etc.) til opsyn i afviklingstimerne (vagtplan og detaljer udarbejdes i samarbejde med DBU). Værtsbyen påtager sig endvidere markedsføringen af arrangementet i samarbejde med DBU/TV2. Der er allerede etableret kontakt til Cityforeningen, der sammen med kommunen vil kunne påtage sig markedsføringen. 9. Markedsføring (deltagere og publikum): Mulighed for citydressing / lokal markedsføring samt ophæng (DBU producerer og leverer abribus, kommunestandere, plakatholdere mv.) Samarbejde med cityforening/centerforening / turistkontor og andre bynetværk (flyers/plakater/sociale platforme etc.) Kontaktperson i forhold til markedsføring med adgang til relevante platforme Opfordring til fodboldklubber/ikke-fodboldforeninger og deres netværk mht. deltagelse Lokal forankring ud i Superligaen og overfor andre fodbold-bysbørn Markedsføring overfor skoler, institutioner og øvrige offentlige virksomheder Økonomi/Personaleforhold Et samarbejde med DBU/TV2 om VM på Tour i Helsingør koster et direkte markedsføringsbidrag til TV2 på 75.000 kr. Center for Kultur, Idræt og Byudvikling kan ikke umiddelbart anvise frie midler på budgetområde 411, der vil kunne dække markedsføringsbidraget. Hvis udvalget ønsker at fremme arrangementet, kan det besluttes at videresende ansøgningen på 75.000 kr. til Økonomiudvalget med mulig finansiering over Erhvervs- og Vækst-puljen. Dertil kommer en anslået udgift på 40.000 for indretning af Axeltorv/skiltning, afspærring, forplejning til hjælpere m.m. Denne udgift vil kunne dækkes over udvalgets begivenhedspulje. Denne er på 242.000 kr. for 2014, hvoraf der er disponeret ca. 77.000 kr.
8 Der er således ikke disponerede midler på ca. 165.000 kr. Hvis Økonomiudvalget bevilger støtten, skal de 75.000 kr. udbetales direkte til TV2. Kommunikation/Høring Sagen giver ikke anledning til særskilt kommunikation/høring. Indstilling Center for Kultur, Idræt og Byudvikling indstiller, at sagen drøftes.
9 Bilagsliste 2. Tour en på Tour/Kids Tour 1. CYKLING 2014_byerne (9481/14) 3. Ansøgning om støtte til VM på Tour 2014 1. VM Tour Værtsby præsentation Helsingør.pdf (22954/14)
10 Jens Bertram Betina Svinggaard Morten Westergaard Katrine Vendelbo Dencker Mette Lene Jensen Peter Poulsen Jan Ryberg