Ydelsesbeskrivelser for det fælles hjælpemiddeldepot Hørsholm Kommune, Lyngby-Taarbæk Kommune og Rudersdal Kommune
INDHOLDSFORTEGNELSE ADMINISTRATION OG REGISTRERING...3 BESTILLING AF HJÆLPEMIDLER...5 DRIFT AF AKUTDEPOTER...7 HJÆLPEMIDLER TIL UNDERVISNING...8 INDSTILLING/MONTERING AF HJÆLPEMIDLER...9 KASSATION...11 KUNDEBETJENING...13 RENGØRING AF HJÆLPEMIDLER...14 REPARATION AF HJÆLPEMIDLER...16 RETURKØRSLER/FORSENDELSE AF HJ.MIDLER FRA ANDRE KOMMUNER...18 SERVICEEFTERSYN...20 UDFØRELSE AF MINDRE BOLIGINDRETNINGER...21 UDKØRSEL OG HJEMTAGNING...23 2
ADMINISTRATION OG REGISTRERING Opgave Administration og registrering Formål Ydelse At sikre, at alle kommunens hjælpemidler er registreret i forhold til hvor de befinder sig. Varetagelse af administration og registrering af alle hjælpemidler herunder: Udpakning og nummerering af hjemkomne varer. Scanning af hjælpemidler til udbringning og hjemtagning/reparation og vask. Kontrol og opretning af lagre. Tilrettelæggelse af udbringning/hjemtagning af hjælpemidler med hensigtsmæssige kørselsruter. Tilrettelæggelse samt optimering af lagerplads. Løbende gennemgang af lager med henblik på kassation. Status en gang årligt. Beskrivelse Depotmedarbejderne gennemfører administrationen og registreringen løbende gennem arbejdsdagen. Modtagere Antal registrerede enheder tilhørende depotet: XX Opgøres i forbindelse med den årlige status på depotet. Kvalitetsmål At der til stadighed er overblik af alle kommunens hjælpemidler i forhold til fysisk placering samt at lagerbeholdningen stemmer. 3
Dokumentation for de At lagerbeholdningen stemmer og man til en hver tid kan se hvilke hjælpemidler, der er hos den enkelte borger. 4
BESTILLING AF HJÆLPEMIDLER Opgave Formål Bestilling af udvalgte hjælpemidler f.eks. kørestole, toiletforhøjere, bade/bækkenstole, badebænke, el- senge og rollatorer. Standard depotvarer skal altid være til rådighed på depot. Ydelse Bestilling af standard depotvarer fra forhandler ud fra minimumslager defineret i hjælpemiddelstyringssystemet. (sortiment + antal). Tjekkes dagligt. Modtagelse og udpakning, stregkode mærkning, samt placering i lager af de indkøbte standard depotvarer. Checke at bestilling og de modtagne varer og følgeseddel stemmer overens. Indkøb af reservedele til reparation af standard depotvarer. Beskrivelse Den tværgående fag og teknikergruppe definerer standard depotvarer og minimumsdepotlager jf. udbuds og samhandelsaftaler. Depotet har ansvar for, at lageret af standard depotvarer svarer til det aftalte. Modtagere Løbende bestilling. Kvalitetsmål De aftalte standardhjælpemidler skal altid være til rådighed på depot. Det kan i få tilfælde ske at standarddepotvarer køres ud lige så hurtigt de kommer hjem. Der forsøges at tage højde for dette, f.eks at checke beholdningen og sørge for at der er lidt ekstra f.eks i perioden lige op til jul og op til sommerferien. 5
Dokumentation for de De aftalte standarddepothjælpemidler kan altid rekvireres fra depot. 6
DRIFT AF AKUTDEPOTER Opgave Drift af akutdepoter, så hjemmeplejen udenfor hjælpemiddeldepotets normale åbningstid kan afhente udvalgte hjælpemidler. Formål Sikre at borgerne kan modtage hjælpemidler ved akut opstået behov. Ydelse Det sikres at der i alle akutdepoter er de udvalgte hjælpemidler til stede og at de er rene og klargjorte til brug. Udvalget af hjælpemidler i akutdepoterne kan variere i de enkelte kommuner. Beskrivelse Modtagere Ved afhentning af hjælpemidler fra et af akutdepoterne sender hjemmeplejen/terapeuterne en mail til depotet med beskrivelse af hjælpemidlet, herunder løbenummer og HMI nummer, samt navn og cpr nummer på borger. Depot/terapeut overfører hjælpemidlet til borgeren i hjælpemiddelsystemet. Borgere med akut behov. Kvalitetsmål Der forefindes på nuværende tidspunkt seks akutdepoter i de tre kommuner til sammen. Akutdepoter skal altid være ajourført. Ved behov udover hvad der findes på kommunernes akutdepoter, har Beredskabets vagtcentral mulighed for at levere større hjælpemidler udenfor depotets normale åbningstid f. eks. en plejeseng, hvis det vurderes, at en indlæggelse kan undgås. Dokumentation for de 7
HJÆLPEMIDLER TIL UNDERVISNING Opgave Levering, opstilling og returkørsel af hjælpemidler til undervisningsbrug i Hørsholm og Rudersdal Kommuner. Formål Ydelse At kommunens egne hjælpemidler indgår i undervisningen i f.eks. forflytning. Som oftest drejer det sig om opstilling af senge, lift, kørestol samt forflytningshjælpemidler. Beskrivelse Modtagere Terapeuterne bestiller depotet i god tid i forvejen til at transportere et mindre antal senge, evt. lift, kørestol og andre forflytningshjælpemidler til det aktuelle undervisningslokale i kommunen. Efter endt brug køres hjælpemidlerne retur til depot. Terapeuterne afholder undervisningen. Større undervisningsseancer kan være 2-6 gange årligt i kommunen tilsammen. Kvalitetsmål For at hjælpemidlerne kan leveres til den aftalte tid, skal depotet have besked 2 uger før undervisningen afholdes. Det skal være muligt at få opstillet en fritstående loftlift. Dokumentation for de Kommunens hjælpemidler kan indgå i undervisningen. 8
INDSTILLING/MONTERING AF HJÆLPEMIDLER Opgave Formål Ydelse Indstilling / montering af hjælpemidler i borgerens hjem. At alle hjælpemidler som afleveres i borgerens hjem er indstillet i de rigtige højder. At hjælpemidler som kræver montering er forsvarligt monteret. Indstilling / montering af standardhjælpemidler. Beskrivelse Ved udlevering af standard hjælpemidler som stokke, badebænke, rollatorer, kørestole skal depotmedarbejder indstille disse i den rigtige højde til borgeren, når hjælpemidlet afleveres. Ved specialkørestole eller specielle hjælpemidler skal terapeuterne angive eller sørge for korrekt indstilling. Depotmedarbejder skal have kendskab til indstillingsmuligheder på depotstole og skal kunne assistere terapeuterne ved ændring af disse. F.eks. ændring af sædedybde, skifte hjul, flytte bremser og påmontere ekstra udstyr. Depotmedarbejderne skal altid sørge for, at de hjælpemidler som kræver montering, er korrekt og forsvarligt monteret. Terapeuten skal orienteres samme dag, hvis et hjælpemiddel ikke kan indstilles/installeres som ønsket eller ikke kan fungere efter hensigten i hjemmet. Ved udlevering af hjælpemidler instrueres borgeren kort om hjælpemidlets funktioner og vedligeholdelse, f.eks. demonstreres bremser, sammenklapning af en manuel kørestol og rollator. Ved udlevering af elektriske hjælpemidler gives instruktion i opladningsprocedure. Terapeuterne kan, efter aftale med depotpersonalet, få teknisk assistance til indstilling og tilpasning af hjælpemidler ude hos 9
en borger. Modtagere Borgere i eget hjem og midlertidige pladser samt borgere der selv afhenter på depot. Kvalitetsmål Depotmedarbejderen skal kende og kunne indstille hjælpemidlerne i de korrekte højder i borgerens hjem. Depotmedarbejderen skal have kendskab til hvordan de enkelte hjælpemidler monteres forsvarligt. Lederen for depotet er ansvarlig for at depotmedarbejderne er instrueret og undervist i dette. Ved udkørsel af senge skal terapeuten i forvejen have orienteret familien om, at der skal ryddes en plads til sengen. Kun i særlige akutte situationer kan depotmedarbejderne skubbe de eksisterende møbler til side og skabe plads til sengen. Depotmedarbejderne afleverer kun hjælpemidler i hjemmet såfremt borgeren, pårørende eller Hjemmeplejen er til stede i hjemmet. Transportkørestol udleveres i sædehøjde (målt uden pude) 45-47 cm, hvis intet andet er angivet. Dokumentation for de Ingen hjælpemidler udleveres uden korrekt indstilling og forsvarlig montering og instruktion. 10
KASSATION Opgave Formål Ydelse Kassation af hjælpemidler. Kun brugbare hjælpemidler findes på depot. Hjælpemidler som står på depot samt hjælpemidler der kommer retur, vurderes løbende for kassation. Beskrivelse Depotmedarbejder vurderer altid om hjemtagne hjælpemidler skal repareres, om der er dele der kan anvendes som reservedele eller om hjælpemidlet helt skal kasseres. Hjælpemidlet kasseres såfremt: Hjælpemidlet er nedslidt. Hjælpemidlet er misligholdt. Hjælpemidlet har lugtgener. Hjælpemidlet er forældet. Depotpersonale skal have opmærksomhed på kvaliteten af brugte skummadrasser og puder. Depotpersonale kan selv kassere mindre hjælpemidler. Ved større og dyre hjælpemidler, gøres dette i samarbejde med terapeuterne. Hjælpemidler som ikke kan genanvendes sorteres og bortskaffes til genbrugspladsen. Hjælpemidler som vil kunne genanvendes forsøges sendt til hjælpeorganisationer. Modtagere 11
Kvalitetsmål Alle hjælpemidler som står på depot er funktionelle og i god stand. Gamle hjælpemidler kan i specielle tilfælde stå på depot med det formål, at de skal bruges som reservedele til ældre hjælpemidler som er i udlån. Gamle hjælpemidler opbevares samlet på depotet og fjernes fra lageroversigt i lagersystemet. Dokumentation for de Alle hjælpemidler som leveres til borgerne er i en god stand. 12
KUNDEBETJENING Opgave Kundebetjening Formål Hjælpemiddeldepotet betjener borgere, samarbejdspartnere, terapeuter, pårørende, institutioner m.m. Ydelse Hjælpemiddeldepotet besvarer alle henvendelser til depot samt orienterer andre faggrupper i kommunen eller andre arbejdspladser om depotets arbejdsgange, såfremt der er behov herfor. Det skal altid være muligt for terapeuterne at få kontakt til hjælpemiddeldepotet i den daglige åbningstid. Beskrivelse Efter aftale med terapeuterne kan borgere selv afhente hjælpemidler på depot. Depotmedarbejder modtager hjælpemidler som borgere selv leverer tilbage på depot. Modtagere Borgere, pårørende, samarbejdspartnere. Kvalitetsmål Der er daglig bemanding på depot, så de kan kontaktes pr. telefon og via mail, samt ved personligt fremmøde. Hjælpemiddeldepotet skal fremstå som en venlig, hjælpsom og imødekommende serviceorganisation både i forbindelse med telefoniske og personlige henvendelser til depot og ved besøg i borgerens hjem. Borgere kan henvende sig personligt i tidsrummet for Åbent Hus. Dokumentation for de 13
RENGØRING AF HJÆLPEMIDLER Opgave Formål Ydelse Rengøring af større og mindre hjælpemidler. At hjælpemidler der bringes ud i borgerens hjem og eller institutioner fremstår pæne og rene. Grundig rengøring eller desinficering af alle hjælpemidler der kommer retur til depot. Beskrivelse Alle hjælpemidler skal skilles ad. Alle dele vaskes grundigt. Hjælpemidlerne samles igen. Betræk og sejl vaskes i vaskemaskine efter de angivne retningslinjer. Sejlene checkes i alle sømme, før de lægges på plads. Alle trykaflastende puder og madrasser skal checkes om de stadig har den aflastende effekt. Pudebetræk og puder skal matches sammen efter vask. Alle bevægelige dele smøres efter vask. Modtagere Kvalitetsmål Alle returnerede hjælpemidler. At samtlige returnerede hjælpemidler rengøres grundigt, således at de fremstår pæne og rene og klar til genanvendelse. Det påhviler borgeren som låner et hjælpemiddel, at stå for den almindelige vedligeholdelse og daglige rengøring af hjælpemidlet. OBS: Der aftales rengøringsprocedure, hvis hjælpemidler kommer retur fra en borger med en smitsom infektion. 14
Dokumentation for de Kun rene og pæne hjælpemidler udlånes fra depot. 15
REPARATION AF HJÆLPEMIDLER Opgave Værksteds- og reparationsarbejde samt almindelig vedligeholdelse. Formål Vedligeholdelse af kommunens hjælpemidler og APV redskaber. At borgerne har funktionelle og brugbare hjælpemidler. Ydelse Reparation af hjælpemidler som returneres til depot. Reparation af hjælpemidler i borgerens hjem. Almindelig vedligeholdelse af hjælpemidler, som kommer retur til depot. Udlån af erstatningshjælpemiddel, hvis hjælpemidlet ikke kan repareres i borgerens hjem, og borgeren ikke kan undvære hjælpemidlet i mellemtiden. Vurdering af om hjælpemidlet kan repareres af depotmedarbejder, eller der skal kontakt til leverandør. Bestilling af reparation af hjælpemidlet hos leverandør når dette er nødvendigt, efter aftale med terapeut. Være opmærksom på hjælpemidlets garantiperiode. Hjælpemidler til reparation afhentes og bringes igen ud til borgeren. Bestilling af reservedele til brug ved reparation af hjælpemidler. Lov om social service 112, sundhedslovens 139 og arbejdsmiljølovgivningen. Der ydes ikke hjælp til udgifter, som følger af brug af hjælpemidlet, fx til drift, rengøring eller vedligeholdelse. Beskrivelse Depotet kan modtage besked fra terapeuterne, borgerne og samarbejdspartnere omkring reparation af hjælpemiddel. Terapeuterne har aftalt tidspunkt med borgeren og bestilt evt. 16
reservehjælpemiddel. Hvis det defekte hjælpemiddel skal til depotet for reparation, aftaler depotet tidspunkt for returkørslen med borgeren. Depot vurderer om reparation kan foregå i hjemmet, kan foretages på depot, eller der skal kontakt til leverandør. Ved større/dyre reparationer (over kr. 5.000,-) tages der stilling til om reparation kan betale sig i samarbejde med terapeuterne. Reparation som kan udføres af depot, skal udføres hurtigst muligt. Ved akutte reparationer hvor borgeren ikke kan komme ud af sengen uden kørestolen, eller hjemmeplejen er afhængig af hjælpemidlet for at kunne udføre plejen, skal hjælpemidlet ombyttes eller repareres inden for 24 timer. Hvis depotmedarbejderen ikke kan klare reparationen kontakter han ekstern reparatør (Dansk plejeteknik). Der stilles et erstatning hjælpemiddel til rådighed, hvis borgeren er afhængig af hjælpemidlet dagligt. Modtagere Borgere som låner hjælpemidler af kommunen. Kvalitetsmål At hjælpemidlerne altid fungerer. Ved behov udover hvad der findes på kommunernes akutdepoter, har vagtcentralen mulighed for at reparere hjælpemidler eller udskifte større hjælpemidler udenfor depotets normale åbningstid f. eks. en plejeseng, hvis det vurderes, at en indlæggelse kan undgås. Dokumentation for de 17
RETURKØRSLER/FORSENDELSE AF HJ.MIDLER FRA ANDRE KOMMUNER Opgave Returkørsler / returforsendelse af hjælpemidler udlånt fra andre kommuner, samt evt. returnering af hjælpemidler i udvalg. Hjælpemidler udlånt fra andre kommuner returneres til den pågældende kommune efter endt brug. Formål Hjælpemidler som er bestilt hjem fra firma i udvalg, returneres indenfor udvalgsperioden. Hvis det er aktuelt sender terapeuterne en rekvisition eller mail til depotet, når de bestiller varer i udvalg. Depotet skal være opmærksomt på, at hjælpemidlet ikke skal have stregkode og at emballagen skal gemmes. Ydelse Kørsel af hjælpemidler udlånt af andre kommuner sendes retur til pågældende kommune. Evt. returnering af varer i udvalg. Ved flytning til anden kommune, medtages bevilgede hjælpemidler, som der fortsat er behov for. Efter endt brug, skal hjælpemidler tilbageleveres til den oprindelige kommune uden omkostninger for borgeren eller for den oprindelige kommune jf. Serviceloven 112. Beskrivelse Hjælpemidler køres retur til udlåns kommunen, hvis denne ligger i rimelig nærhed. Hvis ikke dette er tilfældet sender depotet hjælpemidlet retur. Depotet sender advis til terapeuterne, når udvalgshjælpemidler er modtaget på depotet. Efter aftale med terapeuterne sender depotet udvalgsvarer retur til firma indenfor udvalgsperioden. Depotmedarbejder giver terapeuterne besked, hvis de modtager hjælpemidler retur fra andre kommuner. Modtagere 18
Kvalitetsmål Alle hjælpemidler udlånt fra andre kommuner returneres til hjem kommunen efter endt brug. Alle hjælpemidler som er i udvalg og skal returneres, sendes retur til firma indenfor udvalgsperioden. Dokumentation for de Ingen rykkere på hjælpemidler fra andre kommuner eller fra firmaer på hjælpemidler i udvalg, som ikke er sendt retur. 19
SERVICEEFTERSYN Opgave Serviceeftersyn af lifte, senge, el-badestole, elektriske vendesystemer og senge Formål At leverandørens anvisning for serviceeftersyn overholdes. Ydelse Serviceeftersyn af loftlifte: Serviceeftersyn af gulvlifte: Serviceeftersyn af senge: Serviceeftersyn af el-badestole: Serviceeftersyn af elektriske vendesystemer: Beskrivelse Serviceeftersyn udføres efter leverandørens anvisninger. Depotmedarbejdere, som udfører eftersyn, er uddannet til det efter den enkelte leverandørs anvisninger. Depotet er ansvarlig for dette. Eftersynene udføres med intervaller efter leverandørens anvisninger. Depotet er ansvarlig for at opgaven organiseres og udføres. Modtagere Udføres på de anførte hjælpemidler uanset om de befinder sig i borgerens hjem, på depotet, på institution eller fjerndepoter. Kvalitetsmål Alle hjælpemidler, som kræver serviceeftersyn får udført disse i henhold til den enkelte leverandørs anvisning. Dokumentation for de Det skal dokumenteres på hjælpemidlet, hvornår det sidste serviceeftersyn er foretaget. 20
UDFØRELSE AF MINDRE BOLIGINDRETNINGER Opgave Formål Udførelse af mindre boligindretninger. Enkel og fleksibel borgerbetjening. Færre besøg hos borger. Ydelse Opsætning af greb i trækarme, udvendigt murværk og i vådrum på baggrund af en faglig vurdering. Udmåling for etablering af udendørsramper i mindre omfang. Opsætning af mindre indendørsramper. Beskrivelse Modtagere Lov om social service 116 stk.1. Bestilling af boligændringer går via terapeuterne, der skriver rekvisition til depot. Når det drejer sig om opsætning af greb har terapeuterne afmærket grebets placering og niveauforskel ved dørtrin. Boligændringer skal udføres indenfor 5 hverdage, medmindre andet er aftalt eller der er leveringstid på ramperne og mindre greb. Borgere i eget hjem. Kvalitetsmål Greb skal være monteret solidt og godt. Der skal ryddes op hos borgeren efter opsætning. Hvis der i forvejen er håndværkere i hjemmet i forbindelse med større boligændringer, foretages også de mindre boligænringer af håndværkeren med mindre der også skal leveres hjælpemidler fra depotet. Depotet reetablerer ikke efter mindre boligændringer. Dokumentation for de 21
22
UDKØRSEL OG HJEMTAGNING Opgave Formål Udkørsel og hjemtagning af hjælpemidler Hjælpemidler udbringes og hjemtages fra borgerens hjem, institutioner og fra midlertidige pladser. Hjælpemidlerne registreres via hjælpemiddelsystemet så hjælpemidlet altid kan følges. Ydelse Udkørsel og hjemtagning af hjælpemidler sker som udgangspunkt efter rekvisition fra terapeuterne. Lov om social service 112, 113, 83a, 86,2 og Sundhedsloven 139. Beskrivelse Alle rekvisitioner udføres inden for 5 hverdage, hvis ikke der er lavet en fast aftale, som står på rekvisitionen. Ved mulighed for levering før aftalt tid/dato informeres borgeren af depotet. Hvis det ikke er muligt for depotet at overholde det bestilte tidspunkt på dagen, der er påført rekvisitionen, kontakter depotet borgeren for en ny aftale. Ved særlige aftaler, hvor terapeut og andet personale er afhængig af, at hjælpemidlet er i hjemmet på et bestemt tidspunkt kontaktes terapeuten, så der kan træffes en ny aftale. Akutkørsel bestilt af terapeuterne udføres inden for samme arbejdsdag og altid efter konkret telefonisk aftale med depotet. I tilfælde hvor det drejer sig om dødsfald, skal der så vidt det er muligt, tages hensyn til specielle ønsker om afhentningstidspunkt. Ved ikke lager varer (IL-bestillinger) træffer depotmedarbejderen aftale med borgeren om udbringningstidspunktet. Ved forgæves kørsel afleverer depotmedarbejderen seddel på borgerens adresse og aftaler nærmere med terapeuten. 23
Modtagere Borgere i eget hjem, institutioner og midlertidige pladser. Kvalitetsmål Alle udkørsler og hjemtagning af hjælpemidler, udføres efter de aftalte tidsrammer under beskrivelsen. Borgeren skal som udgangspunkt selv afhente hjælpemidlet på depotet. Hvis ikke det er muligt, bringer depotet hjælpemidlet ud. Hjælpemidler leveres til borgere i andre kommuner, hvis de ligger i rimelig nærhed. Hvis ikke dette er tilfældet sender depotet hjælpemidlet. Dokumentation for de Ingen klager fra borgerne, pårørende eller samarbejdspartnere over, at aftaler om levering/afhentning ikke er overholdt. 24