Referat af forbundsbestyrelsesmøde den 1. juni 2014 Mødet afholdtes i Odense Bowlinghal og startede kl. 10.00. Deltagere: Per Henriksen (PH), Torben V. Andersen (TVA), Jette Bergendorff (JB), Leif Hansen(LH), Jan Donde (JD) og Birgitte V. Andersen (BVA). 1. Velkomst v/formanden PH bød velkommen til mødet, og en speciel velkomst til vores nye suppleant, Leif Hansen. a. Indtægtsførte tilskud PH fremlagde oversigt over, hvordan man tidligere har indtægtsført tilskud, og hvordan resultaterne reelt ville havde set ud, hvis man dengang bogførte, som man gør i dag. LH kigger nærmere på egenkapitalerne. 2. Actionpunkter fra seneste FB-referat a. KBU s love TVA har gennemgået KBU s love, og har lavet oversigt med få bemærkninger til disse, som vil blive fremsendt til KBU. Der er kun én paragraf, som strider imod virkeligheden, og som skal rettes. b. Offentliggørelse af ordensudvalgets afgørelser TVA rykker udvalget for et svar på hans tidligere mail omkring offentliggørelse af udvalgets afgørelser, men uanset hvad, så vil afgørelser blive offentliggjort pr. 1. september 2014 på DBwF s hjemmeside. c. Bowlingportalen PH er ved at indhente tilbud på ændring af programmet, så det kan håndtere 6 serier for Liga og 1 division samt 4 serier for 2 division. PH undersøger det nærmere og meddeler FB prisen på den mest økonomiske og funktionelle løsning. Forbundsbestyrelsen er dog blevet bekendt med, at der i sin tid er indgået en aftale mellem DBwF og unionerne, som siger, at unionerne skal være med til at dække
udgifterne til bowlingportalen, og i budget 2014 som blev godkendt, er der også budgetteret med et forventet indtægt fra unionerne. JD sørger for at sende opkrævning ud til unionerne vedlagt den aftale, der er indgået i sin tid, men som Forbundsbestyrelsen først er blevet opmærksom på nu. 3. Disciplinærudvalgets afgørelse i sagen BK Pletten mod Forbundsbestyrelsen Sagen er af LBC blevet anket til Ordensudvalget, og vi afventer udvalgets afgørelse. 4. Repræsentantskabsmødet 10. maj 2014 a. Praktik og rammer De fysiske rammer omkring repræsentantskabsmødet blev kort drøftet. b. FB strategi/forberedelse Fremover skal der være en bredere fordeling af arbejdsopgaverne i Forbundsbestyrelsen, så FB kan supplere hinanden, så ingen kommer til at stå alene. Vi bliver også nødt til at være mere klar i vores anbefalinger af vores og andres lovforslag, så mandaterne ved, hvad de stemmer om, da det efterfølgende har vist sig, at der har været en del tvivl om afstemningerne og konsekvenserne heraf. Det blev vedtaget, at forbundsbestyrelsesmødet før repræsentantskabsmødet ikke skal holdes dagen før, men evt. 1-2 uger før, så vi ikke skal tage sidste øjebliksbeslutninger, men har mulighed for at gennemtænke tingene inden repræsentantskabsmødet. c. Budget og regnskab Regnskab 2013 er godkendt af repræsentantskabet. Revideret budget 2014 blev ligeledes godkendt af repræsentantskabet. Kampafgifter Liga 2013/2014 er endnu ikke opkrævet, men det skal gøres hurtigt. JD sørger for, at dette sker. d. Ændringsforslag (konsekvenser) og strukturmandat Forbundsbestyrelsen fik mandat til at lave den endelige 10, som blev vedtaget på repræsentantskabsmødet. TVA har lavet denne i samarbejde med Lars Møller Jensen og bliver som følger:
1. Repræsentantskabet, der er Danmarks Bowling Forbunds øverste myndighed, sammensættes på følgende måde: 1.1. Med stemme- og taleret, én eller to repræsentanter fra hver registreret klub opgjort pr. 1. februar. 1.1.1. Klubber med indtil 49 licenserede medlemmer har én repræsentant med én stemme. 1.1.2. Klubber med 50 eller flere licenserede medlemmer har efter klubbens valg: - Én repræsentant med to stemmer, eller - to repræsentanter med hver sin stemme. 1.1.3. Liste over klubber med stemme- og taleret offentliggøres på DBwF s hjemmeside primo februar, med angivelse af stemmetal. 1.2. Med taleret, Forbundsbestyrelsen, alle udvalgsformænd i henhold til 9 samt unionernes formænd og kasserer. e. Rekruttering frivillige lederressourcer De forskellige udvalgsposter blev gennemgået. DT-/DM-Udvalget, Lovudvalg og IT- Udvalg, samt Disciplinærudvalgslederposten som alle er eller bliver snart vakante, da det er svært at finde frivillige, som ønsker at påtage sig ansvaret. Forbundsbestyrelsen har fået en henvendelse fra et medlem, der gerne vil lave et frivilligt stykke arbejde. Hendes henvendelse blev drøftet med stor alvor, da det er sjældent, at Forbundsbestyrelsen får sådanne henvendelser. Det blev drøftet, at hun ville være en mulig hjælp inden for kommunikation og uddannelse. JD kontakter hende.
5. Overordnede refleksioner og fremadrettet opgavefordeling i FB Der blev talt om opgavefordelingen i Forbundsbestyrelsen, og PH tilkendegav, at han i forbindelse med et ekstraordinært repræsentantskabsmøde, der skal afholdes for godkendelse af Budget 2015, ønsker at trække sig som formand. Situationen overvejes og der forsøges hurtigt at finde en dato til et ekstraordinært repræsentantskabsmøde. På forbundets hjemmeside skal der ud for bestyrelsesmedlemmerne stå hvilke ansvarsområder, som vedkommende har, og som er følgende: TVA: DT og love JB: Ungdom PH: DIF mesterskaber, DIF, TD, bowlingportalen og økonomi LH: Økonomi Sportschef Lotte Olsen: ATK samt Elite og Talenter. Hans Ewertsen er tiltrådt som projektleder vedrørende ATK 6. Administrationens sammensætning og porteføjle Dette afhænger meget af hvilket budget vi kan få udarbejdet og tilslutning til for 2015, for hvis JD kun kan få løn svarende til lidt over en halvtidsstilling, vil han ikke kunne varetage alle arbejdsopgaverne. JD udarbejder en liste over, hvad han har af arbejdsopgaver i dag som Udviklings- og administrationschef. 7. Budgetproces 2015 Med hensyn til budget 2014 blev det drøftet, hvad vi kan gøre for at bibeholde JD på fuld tid fra og med 1. august 2014, blandt andet fordi vi står foran gennemførelse af strukturoplægget, men også til gennemførelse af de tre indsatsområder, som blev fremlagt på repræsentantskabsmødet. Dette er opgaver, som Forbundsbestyrelsen mener, at JD skal varetage, men som kræver en del arbejdstimer. Der blev talt en del om, hvordan det store hul i budget 2015 kan blive lukket, når forudsætningerne blev nedstemt på repræsentantskabsmødet. Der blev blandt andet talt om Elite-budgettet, men vi skal huske, at hvis vi sparer på eliten, så mister vi tilsvarende tilskud fra Team Danmark, da den godkendte masterplan er 50/50. JD taler med sportschef Lotte Olsen, da der skal ske en revidering af elitebudgettet for 2015, og dette skal selvfølgelig ske i samarbejde med Lotte Olsen. JD laver forslag til procesplan og sender denne til Forbundsbestyrelsen.
8. Strukturproces DIF har stillet proceskonsulent Torben Bundgaard til rådighed uden omkostninger for DBwF, som kan blive en stor hjælp med hensyn til gennemførelse af en ny struktur. Den 9. juni 2014 holder JD møde med Torben Bundgaard, hvor de skal have lavet en plan for, hvad hans rolle er, og hvad DBwF s rolle er. Tanken er, at der skal nedsættes en styregruppe bestående af TVA (formand) som repræsentant fra Forbundsbestyrelsen, Lars Nielsen (JBwU/Vest), Lars Jakobsen (KBU/Øst) samt JD og Torben Bundgaard. Herudover skal der nedsættes relevante faggrupper, f.eks. vedrørende økonomi og turnering, og sikkert flere, som skal udarbejde oplæg, som styregruppen kan samle til den endelige struktur. Første møde i Strukturstyregruppen forventes afholdt i juni 2014, så der kan blive lagt en tidsplan, og så det kan startes op medio august med det konkrete arbejde. 9. Orientering fra udvalgenes kontaktpersoner a. DT-udvalg TVA orienterede om, at der siden repræsentantskabsmødet har været mange udfordringer med at få fastlagt proportioner for Liga, 1. og 2. division, men det ser ud til, at de sidste brikker skulle falde på plads inden for 1 uge. Forbundsbestyrelsen drøftede udfordringerne som TVA fremlagde, TVA har tidligere fået mandat til (da der pt. ikke er et DT-Udvalg) at forhandle en god løsning frem med turneringsplanlæggerne fra unionerne. b. Ungdomsudvalget JB har netop deltaget i møde i ungdomsudvalget, hvor det blev aftalt, at udvalget skal prøve at få gennemført en anden aktivitet i stedet for sommerbowlingskole, som er blevet aflyst. Herudover skal Bowlingskolerne (før kaldet U-træf) forsøges flyttet over til et andet udvalg. DBwF s ungdomsudvalgsformand Claus Sørensen vil kontakte de ansvarlige for talentudviklingen, for at høre, om det vil være en mulighed at lægge det under talentudvikling i stedet.
10. Årshjul FB møder Næste møde i Forbundsbestyrelsen afholdes fredag den 11. juli 2014 kl. 15.00 i Aarhus. Mødet slut kl. 15:30 Referent Birgitte V. Andersen