Fabrikvej 11 8800 Viborg VIBORG KOMMUNE Beretning nr. 7 (side 110-116) Delberetning for regnskabsåret 2008 BDO Kommunernes Revision Vi er Danmarks største udbyder af kommunal revision med næsten 60% af markedet, og leverer Revision, Rådgivning, Service samt Kurser. BDO er Danmarks 5. største revisions- og rådgivningsvirksomhed som beskæftiger godt 1000 medarbejdere.
Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING...110 2 REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION...111 2.1 Generelt...111 2.1.1 Formål... 111 2.1.2 Revisionens omfang og udførelse... 111 2.2 Forretningsgange m.v....112 2.3 Personsager...113 2.3.1 Tilbud til udlændinge... 113 2.3.2 Førtidspensioner... 114 2.3.3 Kontante ydelser... 114 2.3.4 Revalideringer... 115 2.3.5 Arbejdsmarkedsforanstaltninger... 115 3 REVISIONENS BEMÆRKNINGER...116
Til Viborg Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende revisionen af de sociale områder i perioder indtil januar måned 2009. Vi har først i marts måned 2009 fået afklaring på de sidste forhold vedrørende sagsbehandlingen primært på grund af de igangværende organisationsændringer i kommunen. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (beretning nr. 1). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2008 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 110
2 Revision af de sociale områder med 2.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 2.1.1 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 1498 af 12. december 2007 om og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Velfærdsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninges, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen) bekendtgørelse nr. 1026 af 24. oktober 2005 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser bekendtgørelse nr. 260 af 20. marts 2007 om udbetaling, regnskabsaflæggelse af statsligt løntilskud til kommunale og regionale arbejdsgivere vedrørende Lov om aktiv beskæftigelsesindsats og Lov om servicejob. 2.1.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: 111
Nyetablerede sager Sager af væsentlig økonomisk karakter Sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter Sager efter revisors vurdering. Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 2.2 Forretningsgange m.v. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer og procedurer for sagsbehandling) på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: w Tilbud til udlændinge w Førtidspensioner w Kontante ydelser (herunder børnetilskud og børnefamilieydelser) w Revalidering w Arbejdsmarkedsforanstaltninger. Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. Det er overfor os oplyst, at den tidligere Socialforvaltnings voksen/handicapafdeling, som har behandlet og udbetalt ydelser efter Servicelovens 100 har tilrettelagt ledelses- 112
tilsyn på området, primært i form af bevillingskontrol, men at dette ikke umiddelbart kan dokumenteres. Det skal anbefales, at der fremadrettet tilrettelægges et systematisk ledelsestilsyn i form af sagskontrol, hvor der f.eks. udvælges temaer i ledelsestilsynet, eller hvor sagen som helhed gennemgås. Denne kontrol skal kunne dokumenteres. 2.3 Personsager På de under afsnit 2.2 omtalte personsagsområder har vi foretaget test af kontroller på udvalgte stikprøver af personsager for at efterprøve kommunens administrative og regnskabsmæssig praksis. Vi har i de følgende afsnit redegjort for resultatet af personsagsgennemgangen og anført antallet af sager på de enkelte personsagsområder, hvor vi har foretaget test af kontroller. Der er redegjort for, om der er konstateret væsentlige fejl og mangler på området, og hvorvidt disse har haft udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Såfremt der er tale om generelle fejl og mangler, vil dette være anført. 2.3.1 Tilbud til udlændinge Vi har foretaget test af kontroller i 15 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 113
2.3.2 Førtidspensioner Vi har foretaget test af kontroller i 8 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til, at sagsbehandlingsfristen på 3 måneder jf. Pensionslovens 21 ikke er overholdt i 4 sager. Det er vores opfattelse, at området, på trods af den anførte fejl, generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 2.3.3 Kontante ydelser Vi har foretaget test af kontroller i 82 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til følgende: I 1 sag vedrørende tabt arbejdsfortjeneste (SL 42) er ferietillæg blevet beregnet løbende i stedet for ved sagens ophør. Der er endvidere ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: I 2 sager vedrørende kontanthjælp er opfølgning på det individuelle kontaktforløb foretaget for sent I 2 sager vedrørende aktivering var der ikke udarbejdet en jobplan forinden opstart af tilbud I 2 sager vedrørende sygedagpenge er der ikke foretaget rettidig opfølgning i henhold til Sygedagpengelovens 13. 114
Vi har fået oplyst, at lønkontoret selv er blevet opmærksom på, at ferietillæg vedrørende tabt arbejdsfortjeneste i nogle sager i 2008 er blevet beregnet løbende og disse fejl er efterfølgende blevet korrigeret i lønsystemet og i bogføringen. Det er herudover vores opfattelse, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Vi kan se en klar forbedring af kommunens sagsbehandling af kontanthjælps- og sygedagpengesager i forhold til 2007. 2.3.4 Revalideringer Vi har foretaget test af kontroller i 21 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: I 2 sager vedrørende fleksydelse er der anvendt forkerte indberetninger vedrørende pensionsoplysninger. Det er oplyst, at der er foretaget fornødne berigtigelser i disse sager. Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: I 3 sager vedrørende revalidering er opfølgning på det individuelle kontaktforløb foretaget for sent. Det er vores opfattelse, at områderne, på trods af de anførte fejl, generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 2.3.5 Arbejdsmarkedsforanstaltninger Vi har foretaget test af kontroller i 9 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. 115
På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 3 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger. Viborg, den 23. april 2009 BDO Kommunernes Revision Jan Hansen / Peter Barslund (Fremsendt elektronisk pr. mail) 116