Referat fra fælles bestyrelsesmøde med SOSU Nykøbing Falster torsdag den 24.05.18, kl. 16.30-18.00. Tilstede: Per Fruerled, Susanne Johansen, Claus Bakke, Steen Frederiksen, Morten Nielsen, Susanne Bille Jensen, Allan Dres Hansen, Jeanette Johansen, Hanne Stilling- Meilgaard og Jeppe Rosengård Poulsen Afbud: Bo Abildgaard, Inge Paamejer og Gabriel Gasiorowski Referent: Kirsten Lauritsen 1. Godkendelse af dagsorden og evt. tilføjelser. Godkendt. 1. Velkomst ved Formand Per Fruerled: Her deltager begge bestyrelser. Alle præsenteres og dagens program gennemgås. 2. Kvartalsrapport og økonomi, til orientering: Her orienterer SOSU Nykøbing Falster, begge bestyrelser om forhold med økonomisk relevans, med udgangspunkt i 1. kvartal 2018 og det samlede budget for 2018. I kvartalsrapporterne har vi samlet så meget information som muligt til bestyrelsen og tilpasses løbende efter bestyrelsens behov. I det samlede resultat ligger vi 380.000 kr. under det forventede i 1. kvartal, men der er ingen grund til bekymring. Regnskabet skal helst gå i 0, da vi prioriterer at bruge skolens penge til undervisning. Der budgetteres konservativt med det, vi har kendskab til, men der kan komme nogle udsving bl.a. i forhold til kursus, hvor det er svært at forudse kursusaktiviteten. Men generelle søgemønstre kan også ændre sig, med økonomiske konsekvenser til følge. Der er budgetteret præcist i forhold til årslever (1 årselev = i elev i 40 uger) og EUD budgettet ligger fint op ad det realiseret, dog havde vi forventet en lidt højre aktivitet p AMU-kurserne. Der er behov for kurserne i praksis, men det er et udtryk for, at der mangler hænder til at frigøre personalet, der skal på kursus. På grundforløb 2 havde vi forventet 25 årselever men landede på 31. Skolen fr færdiggørelsestaxameter(færta) på de elever, som færdiggør grundforløb 1 og hovedforløbet. Ikke på grundforløb 2, da de er en del af hovedforløbet.
SOSU Nykøbing Falster er en af de få skoler i lokalområdet, der stiger med ansøgere til grundforløb 1 og det er positivt. Elever der har fuldført en uddannelse ligger p 78%, hvor målet fra erhvervsskolereformen er 67% i 2025. Oversigten vedr, aktive hold er pr. 15/3, så der er allerede sket noget efterfølgende. Med hensyn til persondataforordningen er vi net langt. Administrationen er i gang med oprydning i arkiver i kælderen, samtykkeerklæringer er klar til at blive sendt ud til både elever og personale, databehandleraftaler kommer løbende i hus og DPO er udpeget. Der er lavet flyers med 10 bud, som fortæller hvad man som medarbejder skal være OBS på i forbindelse med persondataforordningen. Den udleveres til bestyrelsen og deles rundt til personalet. Derudover deltager skolens personale i et netbaseret uddannelsesforløb (awareness-træningen) i TT-sikkerhed. 2, Overdragelse Der tages officielt afsked med den afgående bestyrelse og medlemmer af den afgående bestyrelse forlader lokalet Bestyrelsesmedlem Morten Nielsen overtager modeledelsen grundet anciennitet i bestyrelsen. 3. Konstituering af den nye bestyrelse (beslutningspunkt): De udpegede og valgte medlemmer af den tiltrædende bestyrelse træder sammen og udpeger selvsupplerede medlemmer til bestyrelsen. Den afgående bestyrelse indstiller at Bestyrelsesformand Per Fruerled, Næstformand Susanne Johansen samt bestyrelsesmedlem Inge Paamejer genudpeges for den kommende periode. Såfremt der er enighed om genudpegning kaldes de tre selvsupplerede medlemmer ind igen og der sker en præsentation af den samlede bestyrelses medlemmer. Bestyrelsen konstituerer sig, både Formand Per Fruerled og Næstformand Susanne Johansen ønsker at fortsætte som formandskab. Der er ingen indvendinger fra de udpegede og valgte medlemmer, sao der er enighed om, at Per Fruerled fortsætter som formand, Susanne Johansen som næstformand og Inge Paamejer som bestyrelsesmedlem. Inge Paamejer skal orienteres om valget. Bestyrelsesformanden overtager modeledelsen. 4. Introduktion til bestyrelsesarbejde og SOSU Nykøbing Falster som institution ved bestyrelsesformand og direktøren. Herunder introduktion til bestyrelsesarbejdet på en erhvervsskole jf. lov om institutioner for erhvervsrettet uddannelse (kar. 2), erhvervsuddannelsesloven, kodeks for godt bestyrelsesarbejde, undervisningsministeriets øvrige materialer om bestyrelsesarbejde samt en gennemgang af SOSU Nykøbings som institution. Man kan læse om SOSU
s0su Nykøbing og bestyrelsen på skolens hjemmeside. Formålet er at give bestyrelsen et overblik over bestyrelsens opgaver og rammer samt indblik i uddannelsernes interessenter lokalt og nationalt. Kodeks for godt bestyrelsesarbejde har nogle gode pejlemærker om, hvad en bestyrelse skal. Ministeriet sætter de overordnede økonomiske rammer, love og bekendtgørelser, fører tilsyn og stiller krav til skolerne. PASS er det faglige udvalg for pædagogisk assistentuddannelse og social- og sundhedsuddannelserne og fastsætter struktur og indhold i uddannelserne. EPOS er efteruddannelsesudvalget for det pædagogiske område og social- og sundhedsområdet og står for AMU-kurserne. Uddannelserne ejes af parterne KL, FOA, 3F og Danske regioner. Det lokale uddannelsesudvalg (LUU) er et partsudvalg, som skal rådgive skolen og bl.a. godkende de lokale uddannelsesplaner (LUP). Interesseorganisationer er bl.a. Danske SOSU skoler og B-SOSU. Direktøren er formand for Danske SOSU skoler. Bestyrelsen er skolens øverste myndighed og giver direktionen en ramme at arbejde i og tilser om skolen fungerer, som den skal. Vi kører bestyrelsen relativt fladt og siger til, hvis vi ikke forstår tingene og prøver at slutte møderne til tiden. Vi har tæt samarbejde med skolens ledelse og kan snakke om det hele i bestyrelsen. Er der noget I undrer jer over, er altid velkommen til at kontakte direktøren eller formanden. i x årligt mødes bestyrelsen med medarbejderne. Kvartalsrapporten spiller en stor rolle, det er her, bestyrelsen fr de oplysninger, der gør, at de kan vurdere, om det går, som vi tror. De strategiske rammer laves for en 4 årig periode sammen med skolens strategiudvalg. Sidste gang lavede vi en proces, hvor vi drøftede de overordnede ting. Skolen er med stor sandsynlighed en af de bedst drevne SOSU skoler i landet. Når vi ser p mlinger fra virksomhedstilfredshedsundersøgelsen (VTU), elevtilfredshedsundersøgelsen (ETU) og medarbejdertilfredshedsundersøgelsen (MTU) ligger vi stort set på alle undersøgelser som minimum nr.2 i landet. Der sker meget på institutionsområdet, så der ligger nogle udfordringer i fremtiden. Der er mange aktører og færre unge. Bestyrelsen har haft drøftelser om, hvad vi vil i fremtiden og er net frem til, at vi gerne vil samarbejde med alle og indgår allerede i flere samarbejder med bl.a. CELF, EUCSJ, VUC og Absalon. Hver gang der sker ændringer i strukturen, ligger det pres på os, men vi har en fordel i geografien og vi fastholder vores fokus kvalitet og service. Bestyrelsen kan ikke se en gevinst ved ikke at fastholde selvstændighed.
SOSU 5. Godkendelse af forretningsorden Forretningsorden for SOSU Nyk. F. bestyrelse skal gennemgås og godkendes. Den nuværende forretningsorden kan ses på skolens hjemmeside (linket i pkt. 6) Der lægges ikke op til ændringer. Forretningsordenen blev gennemgået. Bestyrelsen plejer at holde 4 bestyrelsesmøder årligt samt et regnskabsmøde, hvor skolens revisor deltager. Dagsordenen sendes ud 1 uge før mødet og gerne 14 dage før og det tilstræbes at få alle bilag med ud. Alle bestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt. Formand, næstformand og eksterne bestyrelsesmedlemmer fr honorar for bestyrelsesarbejdet. Besked om hvem honoraret skal udbetales til sendes til Kirsten Lauritsen på kiosunyk.dk. Forretningsordenen blev godkendt og underskrevet. 6. Godkendelse af regnskabsinstruks SOSU Nykøbings regnskabsinstruks skal godkendes af en ny bestyrelse. Instruksen udsendes og der kan stilles spørgsmål inden godkendelse. Instruksen er en standard instruks fra Ministeriet tilpasset lokale forhold. Den beskriver, hvordan vi driver skolen samt politikker på, hvem der må hvad. Der bliver spurgt til, hvad skolens holdning er til fondsmidler? Skolen har ingen formelle holdninger og har ikke gjort så meget, da det er et meget omfattende arbejde, hvis man ikke har en medarbejder til det. Skal vi gøre det, skal det stå i ml med arbejdsindsatsen. Regnskabsinstruksen blev godkendt. 7. Godkendelse af reviderede vedtægter Vedtægterne er revideret af den forrige bestyrelse og skal godkendes eller godkendes med rettelser. Der er primært tale om historiske rettelser. Nuværende vedtægter kan ses på skolens hjemmeside (link pkt. 6.) Se bilag for nye vedtægter. Der er lavet nogle smjusteringer, som blev gennemgået. Vedtægterne er godkendt og skal herefter sendes til godkendelse i Ministeriet og derefter underskrives af bestyrelsen.
Efterfølgende har vi fået følgende tilbagemelding fra Ministeriet: SOSU Styre/sen skal kun godkende vedtægter ved institutionens oprettelse og ved etablering eller ophør af en institutions varetagelse af opgaven som voksenuddannelsescenter, jf. BEK nr. 749 af 29/06/2012 om standardvedtægt for institutioner for erhvervsrettet uddannelse 8, stk. 1, 1. pkt. (herefter standard vedtægtsbe kendtgørelsen) (h ttøs ://www. retsin formation. dk/forms/r 0710. aspx?id = 142678). Ministeren godkender tillige vedtægten ved fusion eller spaltning af institutionen, jf. standardvedtægtsbekendtgørelsen 8, stk. 1, 2. pkt. Der kan læses mere om vedtægter for institutioner for erhvervsrettede uddannelser på dette link: https ://www. u vm. dk/inst it utioner-og-drift/be styrelse-ogledelse/vedtaegter-paa -uddannelsesinstitutioner/vedtaegter-for-institutioner-forerh vervsrettede-uddannelser 8. Handleplan for øget gennemførelse 2018, status og evt. godkendelse. Alle erhvervsskoler skal hvert år indlevere en handleplan for øget gennemførsel til Undervisningsministeriet. Handleplanen skal medvirke til at flest mulig elever gennemfører den påbegyndte uddannelsen. Handleplanen skal godkendes i bestyrelsen. Årets handleplan er landet midt i en udbudsrund, med et usikkert data grundlag og mellem to strategier, hvorfor den fremstår isoleret fra sammenhæng. Der påbegynder en proces mod handleplan 2019 efter strategiprocessen i efteråret 2018. Handleplanen er en tilbagevendende begivenhed for alle erhvervsskoler og laves p baggrund af måltal, som vi skal sikre bliver bedre. Vi ligger godt, men kan blive bedre. Der er frafald på uddannelserne, men vi gør allerede meget. Vi holder fastholdelsessamtaler og der er vejledere på eleverne ude i praktikken. Handleplanen kan være et godt værktøj på 12-12 seminaret. Vi gør rigtig meget og bestyrelsen vil gerne, at eleverne bliver på skolen, men det skal være de rigtige - nogle som aftagerne gerne vil ansætte. Handleplanen blev godkendt. 9. Kommende møder Modekalenderen for 2018 er planlagt. Særligt interessant er 12-12 seminar i juni. Det skal aftales, hvad der skal på programmet for seminariet. Mødedatoer for resten af ret: 26. - 27.06.18 (12-12 seminar) 29.08.18, kl. 16.00-18.00 - afholdes på ZBC i Vordingborg 12.12.18, kl. 16.00-18.00 herefter middag.
S0SUz På seminaret skal vi finde ud af hvilke visioner, vi har for skolen og det er væsentligt af have kvartalsrapporten med i snakken. Det foreslås, at følge samme proces som sidste gang, som fungerede godt og hvor strategien blev forankret i organisationen. Det bliver foreslet, at få input fra aftagerne, da det er det behov, som er allermest interessant. Hvor er vi pa vej hen, vi hører, at det bliver mere og mere specialiseret ude l kommunerne. Er vi gode nok til at fange den dagsorden? Og hvordan sikre vi, at de kan sende deres medarbejdere på kursus? Direktøren mener, at vi skal tage udgangspunkt i malene fra reformen som nu og maske supplere med rekruttering og fastholdelse. Så snart programmet og strukturen for seminaret er færdigt, sendes det til bestyrelsen og I ma* endelig sige til, hvis der er mere, der skal med. Intet. 10. Eventuelt. Referatet er godkendt og underskrevet den 29.08.18 Per Frueried, formand _(f Allan Dres Hansen Susanne Johansen, næstformand Br I Zf Claus Bakke Susanne Bille Jensen L.4 'C Morten Nielsen 2!. Jeanette Johansen Gabriel Gasiorowskl pp.rtngifaputsen, direktør