Referat fra bestyrelsesmøde nr. 1

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde nr maj 2018 kl. 15: Mødested: Esnord, Milnersvej 48, 3400 Hillerød Deltagere: Formand Jens-Olav Pedersen Næstformand Per Gotfredsen Allan Thomsen Katja Munch Thorsen Kirsten Jensen (deltog fra kl. 17:00) Lars Dyrstrøm Michael Gaardø Ewald Mikkel Christensen Lund Mikkel Hassum-Barkholt Oskar Brandt Rubow Peter Bøgh Svend Pedersen Kommende konstitueret direktør Adrian Tresoglavic (tilforordnet for Esnord) Ressourcecenterchef Glenn Christensen (tilforordnet for Esnord) Afgående direktør Inge Prip (tilforordnet for Esnord) Afbud: Jesper Luja Thomsen Kim Simonsen Bilag: Bilag A: Forretningsorden for bestyrelsen for Erhvervsskolen Nordsjælland Bilag B: Ledelsesinformation for 1. kvartal 2018 Bilag C: Forslag til bestyrelsens årsplan til og med marts 2019 Bilag D: Forslag til evaluering og udmøntning af resultatkontrakt 2018 for direktør Inge Prip Dagsorden: Punkt 1 Velkomst og konstatering af om bestyrelsen er beslutningsdygtig Som bestyrelsens sekretær bød den fungerende direktør velkommen og agerede mødeleder indtil bestyrelsens konstituering af en formand. Herefter konstaterede den fungerende direktør, at bestyrelsen, med syv fremmødte stemmeberettigede medlemmer, var beslutningsdygtig. Den fungerende direktør orienterede ligeledes om, at Katja Munch Thorsen deltog fra starten af mødet, da ingen fra bestyrelsen havde indgivet indvendinger imod hendes udpegning til bestyrelsen (jf. det udsendte forslag til udpegning ved selvsupplering den 22. maj 2018). Dernæst redegjorde den fungerende direktør for reglerne om inhabilitet og tavshedspligt fastsat i hhv. forvaltningslovens kapitel to og kapitel otte. Herpå gennemførtes en præsentationsrunde blandt bestyrelsens medlemmer. Side 1 af 5

2 Punkt 2 Godkendelse af dagsordenen Dagsordenen var udarbejdet af Esnord i samarbejde med det afgående formandskab. Indstilling: Det blev indstillet, at bestyrelsen tog mødets dagsorden til efterretning. Punkt 3 Beslutning: Bestyrelsen tog mødets dagsorden til efterretning. Konstituering af bestyrelsen 1. Valg af formand og næstformand: Bestyrelsen valgte enstemmigt Jens-Olav Pedersen som ny formand og Per Gotfredsen som ny næstformand. 2. Udpegning af repræsentant til centerrådet for VEU-Center Nordsjælland: Bestyrelsen genudpegede Per Gotfredsen til centerrådet for VEU-Center Nordsjælland. 3. Udpegning af bestyrelsesmedlem ved selvsupplering: Da der ikke var indgivet indvendinger imod forslaget, udsendt den 22. maj 2018, om at udpege Katja Munch Thorsen til bestyrelsen ved selvsupplering, blev det konstateret, at Katja Munch Thorsen var udpeget til bestyrelsen. Katja Munch Thorsen var ikke tilstede, da hendes udpegning blev drøftet af bestyrelsen. Punkt 4 4. Udpegning af to repræsentanter til Esnords Udviklingsfond: Bestyrelsen genudpegede Jens-Olav Pedersen og rektor Vibeke Thornvig Johnsen til Esnords Udviklingsfond. Bestyrelsens forretningsorden Da bestyrelsen havde påbegyndt en ny funktionsperiode, skulle der vedtages en forretningsorden. Indstilling: Det blev indstillet, at bestyrelsen godkendte og tiltrådte den nuværende forretningsorden, bilag A, gældende fra den 23. marts Punkt 5 Beslutning: Bestyrelsen godkendte og tiltrådte den nuværende forretningsorden. Erhvervspædagogisk diplomuddannelse Ressourcecenterchefen orienterede om, at Esnord påregner at hensætte en del af de tilbageførte kvalitetsmidler til at dække meromkostningerne ved gennemførelse af den erhvervspædagogiske diplomuddannelse for lærere/undervisere. Dette vil blive drøftet yderligere i forbindelse med budgetlægningen for Indstilling: Det blev indstillet, at bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Punkt 6 Ledelsesinformation for 1. kvartal 2018 Ressourcecenterchefen gennemgik, med udgangspunkt i bilag B, ledelsesinformationen for 1. kvartal Det økonomiske resultat var bedre end forventet efter 1. kvartal 2018 med et overskud på 12,7 mio. kr. mod et budgetteret overskud på 12,2 mio. kr., hvilket primært skyldes mindre forbrug på lønomkostninger og øvrige omkostninger herunder ikke realiserede omkostninger til ITanskaffelser, licenser og forbrug i Teknisk Afdeling. De ikke realiserede omkostninger forventes dog realiseret i 2. kvartal Mht. aktiviteten målt på årselever (ÅE) havde Esnord i 1. kvartal ,5 ÅE, hvilket er 5,4 ÅE mindre end de budgetterede 835 ÅE. De manglende ÅE skyldes primært tilbagegang på Esnords AMU, gymnasiale uddannelser og skolepraktik. Side 2 af 5

3 Esnords personaleomsætning og udvikling i sygefravær blev efterfølgende gennemgået af ressourcecenterchefen. I 2017 faldt kortidssygefraværet med 0,5 dag pr. årsværk (ÅV), mens langtidssygefraværet steg med 1,1 dag pr. ÅV. Samlet set steg sygefraværet i 2017 med 0,6 dag pr. ÅV. Der blev i bestyrelsen udtrykt bekymring over stigningen i det samlede sygefravær. I den forbindelse blev der efterspurgt en redegørelse for hvad der foretages for at reducere og forebygge sygefraværet på Esnord samt at bestyrelsen får mulighed for at følge udviklingen i sygefraværet tættere. Indstilling: Det blev indstillet, at bestyrelsen tog gennemgangen til efterretning. Punkt 7 Beslutning: Bestyrelsen tog gennemgangen til efterretning. Orientering om drøftelser vedr. udvikling og konsolidering af erhvervsskolerne i Region Hovedstaden (LUKKET PUNKT) Et visionspapir, udarbejdet af formandskaberne for Esnord og Knord, blev udleveret til bestyrelsen. Derefter redegjorde formanden for drøftelserne mellem Esnord og Knord om en mulig sammenlægning af de to institutioner. Indstilling: Det blev indstillet, at bestyrelsen tiltrådte følgende beslutning: Formandskaberne for Esnord og Knord indstiller til bestyrelserne i Esnord og Knord, at bestyrelserne godkender, at formandskaberne nedsættes som en styregruppe, der arbejder videre med planerne om en fusion af de to institutioner. Direktøren fra Esnord og Knord tilknyttes styregruppen. Styregruppen bemyndiges til at inddrage relevante medarbejdere og ekstern bistand til kortlægning af forhold som har betydning for en fusion. Endelig godkendelse af relevante fusionsdokumenter sker i de to respektive bestyrelser og i Undervisningsministeriet. Arbejdet tager udgangspunkt i visionspapiret forelagt de to bestyrelser på deres respektive bestyrelsesmøder den 29. maj Med mindre den videre proces afdækker noget helt uforudset og væsentligt, der vil medføre, at en fusion vil være ufordelagtig, vil anbefalingen omkring det igangsatte arbejde være, at en egentlig fusion skal finde sted senest den 1. januar Punkt 8 Beslutning: Bestyrelsen tiltrådte enstemmigt den foreslåede beslutning. Bestyrelsens årsplan Formanden fremlagde et forslag til bestyrelsens årsplan, bilag C, gældende til og med marts 2019 og tilføjede desuden, at der på bestyrelsesmødet i september skal ske en afrapportering fra de lokale uddannelsesudvalg omhandlende deres arbejde. I forlængelse af dette blev der i bestyrelsen udtrykt et ønske om, at der, på et hensigtsmæssigt tidspunkt, afholdes et fællesmøde mellem bestyrelsen og de lokale uddannelsesudvalgs formandskaber. Derudover blev der i bestyrelsen gjort opmærksom på, at det fremadrettet skal undgås at planlægge bestyrelsesmøder i den sidste uge af september og marts pga. travlhed grundet svendeprøver. Indstilling: Det blev indstillet, at bestyrelsen godkendte forslaget til en årsplan for bestyrelsen. Side 3 af 5

4 Punkt 9 Beslutning: Bestyrelsen godkendte forslaget til en årsplan for bestyrelsen. Siden sidst Formanden orienterede om direktør Inge Prips fratrædelse. I relation til dette blev følgende foreslået: Indstilling: Det blev indstillet, at bestyrelsen godkendte forslaget om, at vicedirektør, samt fungerende direktør, Adrian Tresoglavic pr. 1. juni 2018 blev konstitueret som direktør for en længerevarende periode, idet der igangsættes fusionsdrøftelser. Beslutning: Bestyrelsen godkendte forslaget om at konstituere fungerende direktør Adrian Tresoglavic som direktør for en længerevarende periode pr. 1. juni Herudover orienterede formanden om den seneste udvikling ang. salget af Rasmus Knudsens Vej 9. Punkt 10 Evaluering af direktørens resultatkontrakt for 2018 Formanden redegjorde for formandskabets forslag, bilag D, til en evaluering og udmøntning af direktør Inge Prips resultatkontrakt for 2018 grundet hendes fratrædelse. Derudover foreslog formandskabet at direktør Inge Prip honoreres for merarbejde. Bestyrelsen drøftede hvorvidt målet om forvaltningen af tilstedeværelsesforpligtigelsen kunne vurderes til opfyldt, da der endnu ikke foreligger dokumentation i form af medarbejdertrivselsundersøgelsen for 2018, som endnu ikke er gennemført. Indstilling: Det blev indstillet, at bestyrelsen godkendte forslaget til evaluering og udmøntning af direktør Inge Prips resultatkontrakt for 2018 samt forslaget om honorering af merarbejde. Punkt 11 Beslutning: Bestyrelsen godkendte forslaget til evaluering og udmøntning af direktør Inge Prips resultatkontrakt for 2018 samt honoreringen af merarbejde. Evt. Der blev i bestyrelsen spurgt ind til, hvilke initiativer Esnord har igangsat eller planlægger at igangsætte for at skabe et bedre socialt miljø for eleverne samt hvordan der arbejdes med at rekruttere nye elever. Hertil orienterede formanden, at disse spørgsmål vil blive behandlet på bestyrelsesmødet i september. Mht. udarbejdelsen af en plan for Carlsbergvej 34 efter 2023 blev der i bestyrelsen ønsket afklaring af, om planen kommer til at indeholde bedre og større undervisningslokaler. Formanden bekræftede at dette vil være med i overvejelserne. Afslutningsvis orienterede den kommende konstituerede direktør om kommunikationsplanen for fusionsdrøftelserne. Der blev henstillet til, at det kun er formandskabet som er afsender på ekstern kommunikation og at direktionen står for den interne kommunikation. Nicklas Møller Mikkelsen Referent Side 4 af 5

5 Godkendt af: Jens-Olav Pedersen Per Gotfredsen Allan Thomsen Jesper Luja Thomsen Formand Næstformand Katja Munch Thorsen Kim Simonsen Kirsten Jensen Lars Dyrstrøm Michael Gaardø Ewald Mikkel Christensen Lund Mikkel Hassum-Barkholt Oskar Brandt Rubow Peter Bøgh Svend Pedersen Side 5 af 5