Sygeplejerskeuddannelsen Vejledning til Praktikportalen Brugerguide for klinisk undervisningssted Udarbejdet af Projektgruppen, april 2015 side 0/19
Support Hvis du oplever problemer ved login eller brugen af Praktikportalen kan du kontakte følgende personer: Projektmedarbejder Lis Godske Nielsen (e-mail: lgbn@ucl.dk eller tlf. nr.: 63183124) Projektmedarbejder Christine Adellund (e-mail: chad@ucl.dk eller tlf. nr.: 6318 3224) Projektleder Katarina Opacak (e-mail: kaop@ucl.dk eller tlf. nr.: 20460354) Introduktion til Praktikportalen Praktikportalen er en landsdækkende portal, som skal bruges af alle uddannelser, der hører under de Danske Professionshøjskoler og benytter praktik i løbet af uddannelsen. Det er derfor obligatorisk for University College Lillebælt (UCL) og de tilhørende kliniske undervis- ningssteder at anvende Praktikportalen. Hvad er Praktikportal? Praktikportalen skal håndtere alt omkring de studerendes praktik/ kliniske undervisnings- af forløb, som eksempelvis mulighed for at ønske og fordele pladser, samt understøttelse læringsaktiviteter for de studerende undervejs i forløbet. Praktikportalen fremmer muligmed at ska- heden for kommunikation, dokumentation og dokumenthåndtering og hjælper be overblik over de kliniske undervisningsforløb. Hvad er et klinisk undervisningssted i Praktikportalen Der er udarbejdet begrebsmodeller som er tilpasset den enkelte uddannelsesgruppe, som benytter henholdsvis praktik og klinik betegnelse under uddannelsen, så alle kan føle sig hjemme i Praktikportalen. Et klinisk undervisningssted i Praktikportalen er et specifikt sted, som modtager studerende i kliniske undervisningsforløb eller ønsker at gøre det. Det kliniske undervisningssted skal være oprettet i Praktikportalen, samt have oprettet en eller flere pladser på sit kliniske unhar til for- dervisningssted, for at der kan fordeles studerende til stedet. Denne vejledning mål at hjælpe brugeren på det kliniske undervisningssted i gang med at bruge Praktikporta- len. Login Praktikportalen er en webbaseret løsning, som du kan tilgå fra alle de mest brugte browse- opdaterer til de nyeste versionerr (se vejledningen for downlad af browsere: Link ). Hvis du re. Vi anbefaler at du bruger Google Chrome eller Firefox, da disse browsere automatisk bruger Internet Explorer, skal du som minimum bruge en version 9 eller nyere. side 1/19
For at få adgang til Praktikportalen skal du oprettes som bruger. Personalet på UCL opretter én administrator på alle kliniske undervisningssteder (PU ere). Det er herefter administra- som bruge- toren på de kliniske undervisningssteder, som skal oprette de kliniske vejledere re. Når du er oprettet som bruger på Praktikportalen modtager du en e-mail med et aktive- for at ringslink, hvor du skal aktivere din konto. Når du aktiverer din konto, får du mulighed lave din personlige kode til Praktikportalen. Du skal gå på http://www.ucpraktikportal.dk for at logge på Praktikportalen. Første gang du logger på fra en PC, skal du vælge den Professionshøjskole, som dit kliniske uddannelses- sted er tilknyttet. Du skal vælge UCLs domæne ved at trykke på UCLs logo. Derefter vælger du den brugertype du er tilknyttet. side 2/19
Som personale på de kliniske undervisningssteder skal du vælge Ansat på praktikstedet og herefter logge ind med e-mail og adgangskode. Når du er logget ind, kan din side se således ud: Midt på siden kan du hurtigt orientere dig og se om du har modtaget nye beskeder. Du kan bruge genvejene til at navigere til Dialogforum eller Mine Klinikker. side 3/19
I øverste højre hjørne kan du ændre din profil ved at trykke på det lille tandhjul. Under min profil kan du uploade et profilbillede og du kan vælge hvordan du ønsker at modtage notifikationer fra Praktikportalen. Skal det være én daglig opsamlingsmail med notifikationer eller skal der sendes mail til dig hver gang der er notifikationer. Afslut ved at trykke på Gem. I det næste afsnit vil menupunkternes stuktur beskrives og hvad du kan foretag dig i dem. side 4/19
Menu struktur i Praktikportalen Klinisk undervisningssted Her finder du: Alle kliniske undervisningssteder: Her kan du se de kliniske undervisningssteder, som du har adgang til. Personale: Her har du adgang til personalehåndtering, hvor oplysninger om personalet kan oprettes/ redigeres og der kan tilføjes billede og beskrivelse. Personale med admini- stratorrettigheder skal oprette kliniske vejledere og tildele dem til studerende. Alle kliniske undervisningspladser: Første gang du logger ind i Praktikportalen skal du tjekke om kontaktoplysningerne på dit kliniske undervisningssted er korrekte. Du kan ændre eller tilføje oplysninger ved at vælge Stamdata under dit kliniske undervisningssted. Du har kun mulighed for at ændre eller til- føje i de hvide felter nederst i billedet. Under fanen Klinikbeskrivelse, kan du udfylde beskrivelse eller indsætte link omkring dit kliniske undervisningssted. Beskrivelsen bliver synlig for studerende i Praktikportalen. Under fanen opret klinisk undervisningsplads kan det kliniske undervisningsstedd oprette kliniske undervisningspladser på den pågældende afdeling (det er kun administratorer der har denne mulighed, se side 16). UCL skal efterfølgende godkende pladserne. Under fanen kliniske undervisningspladser, kan du se de kliniske undervisningspladser du er tilknyttet. side 5/19
Personale: Her skal personale oprettes (det er kun administratorer der har denne mulighed, se side 15) Klinik Her finder du: Aktiviteter: Her kan du oprette aktiviteter til det kliniske undervisningsforløb. Klinisk vejlederoversigt: Her skal der tildeles klinisk vejleder til de studerende. Klinisk undervisningspladsfordeling: Her er det muligt at flytte studerende til afdeling. Mine klinikker: Her kan du se en oversigt over studerende, du er tilknyttet Praktikrelevante dokumenter: Her kan du finde dokumenter, som er tilføjet af UCL Aktiviteter: Når de studerende er startet i et klinisk undervisningsforløb, kan den kliniske vejleder opog sluteva- rette aktiviteter til forløbet. Der kan fx indsættes forventningssamtale, midtvejsluering, fastlagt/ planlagt studieaktivitet og relevante dokumenter. UCL vil oprette de mest anvendte aktiviteter, såsom aflevering af individuel studieplan og eksamensafvikling. For at oprette en aktivitet skal du tage stilling til følgende: Navn: Hvad skal aktiviteten hedde Beskrivelse: Kort beskrivelse af aktiviteten Kategori: Er det et møde eller et dokument som skal afleveres For at du kan lave en aktivitet i et flow, skal du først lave en aktivitetsskabelon. Aktivitets- skabelonen vil du kunne genbruge. Klik på menupunktet Skabeloner og derefter på Aktivitetsskabeloner og tryk på Op- ret Aktivitetslængde: Hvor længe skal aktiviteten vare. Dette behøver du ikke at udfylde, da du skal vælge start og sluttidspunkt, når du knytter aktiviteten til den/de studerende. Derefter skal du tage stilling til flere detaljer om aktiviteten, skal den være obligatorisk, hvilke brugere må se detaljer i aktiviteten og hvem skal eventuelt godkende aktiviteten. Når alle relevante punkter er udfyldt, så trykker du på Opret en anden side 6/19
Når du har trykket på Opret bliver flere valgmuligheder vist. Her kan du tilføje dokumenter og notifikationer. Det er vigtigt at du trykker på Tilføj og gem når du tilføjer noget. Når du har tilføjet de ønskede elementer skal du trykke på Gem. side 7/19
Du opretter en aktivitet ved at gøre følgende: Klik på Klinik og derefter Aktiviteter og tryk på Opret Vælg administrationsperiodee og klinikperiode Vælg hvilken aktivitet du vil tilføje og markerer de studerende hvor aktiviteten skal tilfø- jes og tryk på Ny aktivitet side 8/19
Derefter bliver der vist et nyt vindue, hvor du skal indsætte Aktivitetsinformationer. Navn: Her kan du rette navnet på aktiviteten hvis det er nødvendigt Beskrivelse: Her kan du rettee beskrivelsen på aktiviteten hvis det er nødvendigt Kategori: Her kan du ændre kategorien hvis det er nødvendigt Aktivitet start og aktivitet slut: Her skal du anføre hvornår aktiviteten skal starte og slut- te Derudover kan du ændre hvem der må se detaljer om aktiviteten og hvem aktiviteten eventuelt skal godkendes af hvis det er nødvendigt Tryk på Gem Klinisk vejlederoversigt: Her kan administratoren tildele de studerende kliniske vejledere. Dette gøres på måde: Vælg klinikperioden Vælg klinik Vælg det aktuelle hold Nu bliver de studerende og kliniske vejledere vist. følgende For at tildele en studerende en klinisk vejleder skal du markere den kliniske vejleder og den studerende (de får en anden farve), herefter trykkes der på Tilknyt. side 9/19
Når den studerende er koblet sammen med en klinisk vejleder, fremgår navnet på den klini- ske vejleder under den studerende. Det er muligt at ændre klinisk vejleder for en studeren- de ved at trykke på Slet ud for vejlederen og herefter tilføje på ny. Den kliniske vejleder vil kun få adgang til de studerende, som vedkomne er koblet sammen med. Klinisk undervisningspladsfordeling: Her er det muligt at flytte studerende til en anden afdeling. Det er kun muligt hvis admini- fra stratoren har adgang til flere afdelinger. Vælg Klinik og derefter Klinisk undervisningspladsfordeling Først skal du vælge det kliniske undervisningssted som den studerende skal flyttes og vælge klinikperioden Derefter vælger du det kliniske undervisningssted som den studerende skal flyttes til. Tryk på den/de studerende som skal flyttes, de får en anden farve Tryk på Flyt side 10/19
Mine klinikker: Her ses en oversigt over studerende du, som klinisk vejleder er tilknyttet. Du vil desuden kunne se et overblik over den enkelte studerendes kliniske undervisningsforløb. Klik på Klinik og derefter Mine klinikker eller gå ind via startsiden Vælg administrationsperiodee og derefter klinikperioden. Nu vil du kunne se alle de studerende som du er klinisk vejleder for Ved at trykke på en studerende, kommer du direkte ind på en oversigt over den studeren- I bjælken øverst i billedet har du nogle valgmuligheder, hvor du kan gøre følgende: uploa- des kliniske undervisningsforløb. Den studerendes aktiviteter bliver synlig i en flowoversigt. de/dele dokumenter med den studerende, sende beskeder til den studerende, se detaljer om den studerende så som adresse, telefon nummer, cpr. nummer og den UCL underviser, som er knyttet til den studerende. Du kan desuden kommunikere med den studerende og UCL underviseren. side 11/19
Hvis den studerende i sit kliniske undervisningsforløb skal have godkendt et dokument, fast- lagt studieaktivitet, individuel studieplan eller selve undervisningsforløbet, kan du som kli- Her kan nisk vejleder gøre det i Praktikportalen. For at foretage godkendelser, skal du ind på den enkelte studerendes flowoversigt. du se dokumenter eller andre uddannelseselementer som skal godkendes. Klik på den aktivitet som skal godkendes side 12/19
Klik på knappen Gå til godkendelse Derefter kan du enten trykke på Godkend aktivitet eller Afvis aktivitet Under menupunktet Dialog kan der kommunikeres direkte mellem den studerende, klinisk vejleder og UCL underviser. Gruppen er lavet på forhånd med de personer, som er tilknyttet den studerendes kliniske undervisningsforløb. I nedenstående eksempel er der 4 personer i gruppen, da der er 2 kliniske vejledere tilknyttet den studerende. Praktikrelevante dokumenter: Under dette menupunkt, vil alle dokumenter som er tilføjet af UCL være synlige. Det kan fx være modulbeskrivelser, aftale om fremmøde, dokumentationsblad osv. side 13/19
Kommunikation I Praktikportalen er det muligt at kommunikere med de studerende via beskeder (når man er inde på den studerendes flow) og via et dialogforum. Dialogforummet er et rum, som både studerende, personale på uddannelsen og personale på det kliniske undervisningsstedd har adgang til. I dialogforrummet kan der frit oprettes grupper og dette kan ske på tværs af roller, uddannelser og UC er. Beskederne i Dialogfo- rum kan kun læses af de personer som er tilknyttet gruppen. Vælg Kommunikation og Dialogforum Klik på Opret gruppe Tilføj medlemmer til gruppen ved at søge dem frem under Medlemmer. Først skal du vælge om det er studerende, personale på praktiksted eller personale på uddannelsen du gerne vil tilføje i gruppen. Derefter vælger du den Professionshøjskole som personen er tilknyttet. Efterfølgende skal du vælge uddannelsen og til sidst udbudssted. I eksemplet nedenunder vil vi gerne tilføje en studerende ved UCL som går på sygeple- Derefter kan man søge efter den studerendes jerskeuddannelsen i Odense og Svendborg og er tilknyttet Svendborg som udbudssted. navn. side 14/19
For administratorer på de kliniske uddannelsessteder: For de uddannelsesansvarlige med administratorrettigheder i Praktikportalen, er der flere funktioner tilgængelig end for dem der bruger Praktikportalen som kliniske vejledere. Ad- se ministrator kan oprette personale og pladser på det kliniske undervisningssted samt sagsbehandling af pladser hos UCL. Opret personale på det kliniske undervisningssted Du opretter personale på det kliniske undervisningssted ved at gøre følgende: Klik på Klinisk undervisningssted og derefter på Personale Nu vil du kunne se en liste over personalet som er tilknyttet det kliniske undervisningssted og du kan oprette nyt personale: Klik på Opret Du skal vælge hvilken klinisk undervisningssted personen skal være tilknyttet Du skal udfylde de obligatoriske felter og derefter trykke på Opret. Derefter vil den oprettede medarbejder får en mail, hvor vedkommende skal aktivere sin brugerprofil på Praktikportalen og vælge adgangskode. side 15/19
Opret en klinisk undervisningsplads Du opretter kliniske undervisningspladser ved at gøre følgende: Klik på klinikbeskrivelse. Her udfyldes feltet med nærmeste leder (feltet er obligatoom du vil risk). Det er også muligt at skrive en beskrivelse af afdelingen, du kan vælge skrive en tekst eller uploade en fil (felterne er ikke obligatoriske). Klik på Klinisk undervisningssted og vælg Alle kliniske undervisningssteder Du skal vælge det kliniske undervisningssted som du ønsker at oprette pladser på. I dette eksempel vil administratoren oprette en klinisk undervisningsplads på Fredericia Sy- gehus. side 16/19
Ved at trykke på fanen Opret klinisk undervisningsplads(er), kommer du ind på siden, hvor du kan oprette kliniske undervisningspladser. Du skal tage stilling til følgende: Antal pladser Adresse på afdelingen Kliniske undervisningspladskrav skal angives (medicinsk, kirurgisk, psykiatrisk, kommu- Ved at nal sygepleje eller sundhedspleje). Klinikforløb som klinikstedet kan tilbyde (hvilket modul er der tale om). Administrationsperiode skal angives, hvilken periode bliver pladsen tilgængelig. tilføje flere perioder, kan du oprette den samme plads under flere perioder på én gang. Tryk på Tilføj når perioden er valgt. Tilknytte kliniske vejledere angives hvis det på forhånd er kendt hvem der skal være kli- nisk vejleder og personen er oprettet. Tryk på Tilføj når den kliniske vejleder er valgt. Tryk på Opret. Pladsen er nu oprettet som en kladde og du skal sende pladsen til godken- delse hos UCL. Du skal derfor trykke på Godkend klinikplads. Herefter vil du få følgende besked, da Personalet hos UCL nu skal godkende den oprettede plads. side 17/19
Klinisk undervisningspladser For at følge sagsbehandlingen af pladser på det kliniske undervisningssted, kan du som adoversigt ministrator gå via menupunktet Klinisk undervisningspladser. Her kan du se en over hvilke pladser du mangler at godkede eller om der er pladser som mangler godkendelstuderende. se fra UCL og hvilke der er godkendte og som kan bruges af UCL til at fordele til side 18/19