FAQ Fælledprojektet Den samskabende Kultur Hvorfor skal vi have en ny fælles kultur? Hvad menes der med en samskabende kultur? Hvorfor skal vi have en samskabende kultur? Hvordan kommer jeg til at mærke den samskabende kultur i dagligdagen på Fælleden? Kommer jeg til at løse mine opgaver på en anden måde end i dag? Eller skal jeg møde mine kolleger på en ny måde? Jeg sidder meget med min egne ting, hvordan skal jeg forholde mig til den samskabende kultur? Vi flytter på Fælleden for at få en endnu bedre kommune. Det at vi flytter os fysisk er en god lejlighed til, at vi også flytter os mentalt at vi med andre ord skaber en ny fælles kultur. Selvom vi måske er forskellige er det vigtigt, at vi får skabt et fælles Vi på Fælleden. En samskabende kultur handler blandt andet om, at vi hver især og til hver en tid er åbne over for om den opgave, vi står med, kan løses endnu bedre eller mere effektivt sammen med kolleger fra andre dele af huset. Eller sammen med borgere, virksomheder eller foreninger. Det handler om effektivitet og resultater, men også om at det ganske enkelt er mere tilfredsstillende at skabe noget sammen med andre og opleve, at man selv har noget at byde ind med. Det at levere velfærd og skabe velfærdsløsninger er ofte en meget kompleks opgave. Den løses ofte bedst ved, at vi kombinerer forskellige fagligheder. Derfor tror vi også på, at den samskabende kultur er en hjørnesten i fremtidens kommune. Først og fremmest skal du selv gøre en aktiv indsats. Men du kommer også til at mærke den samskabende kultur gennem indretningen og arkitekturen på Fælleden. Blandt andet skal vi sidde i åbne kontorarealer. Og du vil møde mange steder, som inviterer til samskabelse projektrum, lounge, foyer osv. At være samskabende handler ikke om, at du fra den ene dag til den anden skal løse alle dine opgaver på en helt ny måde. Men på Fælleden bliver vi alle en del af en samskabende kultur, og vi skal alle forholde os til hvordan vi kan praktisere den i dagligdagen. På Fælleden bliver vi alle en del af en samskabende kultur, og vi skal alle forholde os til den og hvordan vi kan praktisere den. Det gælder også den medarbejder, som i dag sidder i en specialfunktion og måske er den eneste på sit felt.
Flytningen Hvornår skal vi flytte ind? Får vi huset at se, før vi flytter ind? Hvordan kommer flytningen til at foregå rent praktisk - skal alle flytte ind på samme tid? Hvordan er det afgjort, hvilken etage jeg skal sidde på? Jeg ved, hvilken etage jeg skal sidde på, men hvordan finder jeg ud af, hvor jeg skal sidde på etagen? Kan jeg være sikker på at få mit eget skrivebord? Hvor meget hyldeplads får jeg på min nye arbejdsplads? Indflytningstidspunktet er ikke fastlagt endnu. Byggeriet overdrages til Skanderborg Kommune i medio oktober 2016. Indflytningen forventes at blive efter efterårsferien ca. 1. november 2016. I forbindelse med rejsegildet i november 2015 vil der være mulighed for at se huset. Det er fortsat under afklaring, om der skal være andre muligheder for at se huset, når det er tættere på at være færdigt. Alle skal flytte ind på samme tid. Rent praktisk vil det ske med brug af flyttefirma, og selve flytteprocessen vil foregå hurtigt i løbet af et par dage. Det er tanken, at man pakker ned, selv sørger for de personlige genstande, mens alt øvrigt vil stå klart på den enkelte arbejdsplads på indflytningsdagen. Direktionen har i foråret 2015 i forbindelse med processen om projektrum, stillerum, møderum mv. i de åbne kontorarealer besluttet, hvor stabene og fagsekretariaterne skal placeres i huset. op, om hvordan de åbne kontorarealer skal indrettes i fagsekretariater og stabe. Den proces afsluttes med, at der udarbejdes indretningsplaner. Den endelige fordeling af de åbne kontorarealer vil først ske, når indflytningstidspunktet nærmer sig, og der er større sikkerhed om antallet af medarbejdere i de enkelte fagsekretariater og stabe. Der er plads i de åbne kontorarealer til, at alle får deres eget skrivebord. Det har også været udgangspunktet for disponeringen af mødelokaler, projektrum, stillerum osv. i foråret 2014. kontorarealer. Her skal det drøftes, hvordan vi bruger kvadratmetrene bedst ud fra de måder vi arbejder på i de enkelte fagsekretariater og stabe. Som udgangspunkt er der i gennemsnit 3 m hyldeplads pr. medarbejder
Hvilke muligheder har jeg og mine kolleger for selv at sætte præg på vores etage /arbejdsplads? Kan jeg få indflydelse på indretningen af huset i øvrigt hvordan? Bliver der fælles regler for oprydning eller andet, når vi nu skal sidde sammen og mere åbent? Bliver der regler for adfærd hvor kan jeg eksempelvis snakke uformelt med mine kolleger? Arbejdsmiljøet Hvordan indrettes kontoretagerne? Hvad bliver der andet end skriveborde? Fælleden skal også være et hus, som borgerne bruger i stort omfang. Hvordan sikrer vi, at det bliver en sikker og tryg arbejdsplads for mig? Hvordan håndterer vi følsomme personoplysninger sikkert, når vi sidder i mere åbne fællesområder? Får jeg min egen personlige telefon som jeg kender det fra i dag? kontorarealer. Tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter vil blive inddraget. Det vil blive besluttet i fagsekretariater og stabe, hvordan medarbejderne vil blive inddraget. Det midlertidige medudvalg vil løbende blive inddraget i spørgsmål om indretning af huset. Det er ikke tanken at lave fælles regler for f.eks. oprydning på vores nye arbejdsplads. Vi kommer alle sammen til at arbejde inden for rammerne af vores samskabende kultur på Fælled og her vil tillid være et af nøgleordene. Der bliver ikke fastsat regler for adfærd på Fælled. Det er en dialog ledere og medarbejdere skal tage i den enkelte afdeling i forhold til god adfærd på vores nye arbejdsplads. kontorarealer. Her skal det drøftes, hvordan vi bruger kvadratmetrene bedst ud fra de måder vi arbejder på i de enkelte fagsekretariater og stabe. Det vil sige, hvilke faciliteter er der brug for ud over skrivebord der er allerede aftalt, at der skal være projektrum, møderum, stillerum mv. Det gør vi bl.a. ved, at mødet med borgeren foregår i mødecentret, som er indrettet sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt. På samme måde som det i dag håndteres de steder, man sidder i åbne kontormiljøer. Ved at eksterne ikke færdes i den indre zone, derfor skal alle gå med synlige medarbejderkort, hertil kommer at alle medarbejdere er pålagt tavshedspligt. Der er dog tilfælde, hvor der regler om højere grad af fortrolighed (f.eks. børnesager) og her vil der eventuelt være mulighed for anvendelse af såkaldte skærmfiltre som sikre andre ikke kan kigge med på skærmen. Du vil som i dag have dit eget personlige telefonnummer, men hvordan IT-udstyret
Får jeg min egen personlige pc? Skal jeg beholde den pc, jeg har nu eller får jeg en ny? Jeg har brug for arbejdsro og fordybelse, hvordan sikres det? Hvordan foregår det, hvis jeg skal holde møde med en eller flere borgere? Får jeg nøglekort, som vi kender det i dag? Jeg har ofte brug for at sidde på kontoret om aftenen eller i weekenden har jeg mulighed for det? Hvordan skal det foregå, hvis jeg skal holde møde med en eller flere kolleger? Jeg har hørt, at vi så vidt mulig skal gøre arbejdspladsen digital og minimere forbruget af papir. Hvordan kommer det til at foregå? Kantineforhold Kan jeg være sikker på, at jeg kan spise min mad uden at blive forstyrret af borgere? Videreføres det nuværende kantinekoncept eller er der noget, som ændres fx i forhold til betalingsform, priser, menu, og kan man tage aftensmad med hjem m.m.? ser ud er ved at blive testet i et pilotforsøg. Som udgangspunkt vil alle medarbejdere få deres egen computer. Der kører pt. et pilotprojekt, som skal teste nyt IT-udstyr af, som skal understøtte kravene til højere grad af fleksibilitet og mobilitet på Fælleden. I forbindelse med indretningen af de åbne kontorarealer skal det drøftes, hvilken indretning der bedst passer til en afdelings arbejdsformer. I mange afdelinger er det allerede aftalt, at der skal være stillerum, som både kan bruges til at få ro, eller bruges til fx telefonsamtaler. I processen, som starter op efter sommerferien om indretning af de åbne kontorarealer, vil det blive drøftet, om der med fordel kan ske opdeling i forskellige zoner målrettet forskellige aktiviteter. Møder med borger holdes i mødecenteret. Ja Det bliver fuldstændig som i dag, dog skal nogle medarbejdere lige vænne sig til, at der er alarm og adgangskontrol. Det udarbejdes der vejledning til. Møder med kollegaer kan holdes i mødelokaler, som ligger i forbindelse med de åbne kontorarealer. Afdelingsmøder mv. kan også holdes i de store mødelokaler, som ligger ud mod hallen. Der har været kørt flere projekter om minimering af print og 93-95 % af alt post bliver sendt med Doc2mail/Digital Post. Grundet kravene til mobilitet vil alle medarbejdere have bærbare eller tablets som yderligere skulle minimere behovet for print. Efter sommerferien starter en proces op i forhold til brugen og indretning af fælles arealerne, herunder kantinen. I den forbindelse vil alle spørgsmål om brug af kantinen blive drøftet, herunder hvordan medarbejdere og borgere bruger kantinen, hvad man kan spise, hvordan man betaler
Hvis der er fri adgang for borgere, hvordan sikrer vi så, at der vil være et bord til mig, når jeg har frokostpause? Er der mulighed for, at jeg kan spise min frokost på min etage fx i tekøkken eller evt. ved mit arbejdsbord? Borgerservice/foyer Får vi en borgerservicebutik, som det vi har i dag på Rådhuset? Hvordan sikrer vi, at de borgere som møder fysisk op, får den bedst mulige betjening? Skal vi have en fælles reception eller skal vi have flere receptioner? Skal der være mulighed for at have forskellige åbningstider på telefon og fremmøde? Fælles faciliteter Må man som medarbejder benytte faciliteterne i forbindelse med hallen. Det vil sige fitnessrum, badefaciliteter og hallen? osv. Målet er, at kantinen bliver så attraktivt et sted at komme i frokostpausen, at medarbejderne ikke kan forstille sig, at spise deres frokost andre steder end i kantinen. Borgerne kan komme på Fælleden og få løst opgaver i relation til borgerservice. Der kan fx udstedes pas og kørekort på Fælleden, ligesom der gives vejledning som i dag. Foyeren bliver indrettet med betjeningssteder til medarbejdere fra borgerservice og jobcenteret. Der kommer ikke en reception i klassisk forstand, men der kan i stedet være en medarbejder (floorwalker), som tager imod borgerne og hjælper dem med at melde deres ankomst, hjælper dem til mødecenteret eller tilkalde en medarbejder. Der køre pt. en proces omkring ændrede åbningstider på både telefon og fremmøde, derfor vil der fra efteråret og ca. 1 år frem blive kørt en testperiode med nye åbningstider. Der vil komme yderligere information på medarbejderportalen. Det må man. Fitness kan benyttes på samme betingelser som vi har i dag på de decentrale træningscentre. Benyttelse af hallen aftales med driftsenheden, og badefaciliteter er til rådighed til fri afbenyttelse.