FÆLLEDEN-EVALUERING // SKANDERBORG KOMMUNE. Århusgade 88, København K DK - Denmark. Phone:

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "FÆLLEDEN-EVALUERING // SKANDERBORG KOMMUNE. Århusgade 88, København K DK - Denmark. Phone:"

Peter Fog
5 år siden
Visninger:

1 Århusgade 88, København K DK - Denmark Phone: Rådhusgate Oslo NO - Norway Phone: FÆLLEDEN //

2 INTRODUKTION BAGGRUND Skanderborg Kommunes administration er flyttet i nybyggeri og har valgt at indrette med aktvitetsbaseret indretning for at understøtte en samskabende kultur. Efter indflytning i november 2016 er det besluttet at evaluere på brugen af de nye lokaler og funktioner/faciliteter og hvorvidt de nye fysiske rammer understøtter visionen. SIGNAL har gennemført en evalueringproces i maj 2017, som har til formål bidrage med hovedfokuspunkter, forbedringspotentialer og anbefalinger for udnyttelse af og adfærd i den nye bygning. Resultatet af evalueringsprocessen er samlet op i denne opsamling. METODE Dataindsamling fandt sted i uge 18 og består af: Lokale observationer udført af SIGNAL bestående af kvantitative lokaleregistreringer af facilitetsudnyttelsen samt hvordan rum bruges idag. Evalueringen har bestået af følgende elementer: Kvantitative og kvalitative observationer tirsdag, onsdag og torsdag i uge 18. Observationer gennemføres tre gange om dagen kl 9, 11 og 14. Fokusgruppeinterview med rmedarbejder og lederpræsentanter fra hver faggruppe den maj. Her faciliteres dialog omkring evaluering af de nye fysiske rammer med udgangspunkt i ledelsens vision- fra medarbejderperspektiv. Observationsdata er analyseret fordelt på afdelinger. Afdelinger: BESKÆFTIGELSE OG SUNDHED KULTUR, BORGERE OG PLANLÆGNING TEKNIK OG MILJØ ÆLDRE OG HANDICAP BØRN OG UNGE BYRÅD-OG DIREKTIONSSEKRETARIATET ØKONOMI, INNOVATION OG IT HR Der er 578 registrerede arbejdsstationer. 2

3 HVOR HAR VI FORBEDRET VORES PERFORMANCE? Det er nemt at pakke kontoret sammen og putte i skabet VIDENDELING ØGET VIDENDELING ØGET TILGÆNGELIGHED INTERNT OG PÅ TVÆRS NYE OG STYRKEDE RELATIONER TEAM ORIENTERET OPGAVELØSNING Vi forstår hvordan vi hver især løser opgaven, Vi får mellemregningerne med hinanden Vi har højere effektivitet ift borgeren, der er ikke længere produktivitetstab. PRODUKTIVITET ØGET HASTIGHED OG EFFEKTIVITET I OPGAVELØSNINGEN UNDERSTØTTELSE AF FORSKELLIGHED FORSKELLIG BRUG AFHÆNGIG AF ARBEJDSPROCESSER OG BEHOV Vi har hurtigere adgang til de informationer man skal bruge. Selvom vi tror vi ikke har noget til fælles- så har vi noget til fælles alligevel. LEDELSE SYNLIG OG TILGÆNGELIG LEDELSE ØGET FLEKSIBILITET MULIGHED FOR HURTIGE FORANDRINGER ØGET DIGITALISERING CLEAN DESK KAPACITET DER ER PLADS NOK Vi flytter rundt hver dag. Så jeg ser en ny hver dag og så snakker man om noget nyt. Det skaber ro. OBSERVERET BRUG AF ARBEJDSSTATIONER Observationerne viser at arbejdsstationerne i gennemsnit er i brug 37 %, med gennemsnitlig maks brug på 42 %. Baseret på 578 optalte arbejdsstationer 3

4 HOVEDFOKUSOMRÅDER ADFÆRD / KULTUR MANGLER FÆLLES KLARHED OM INTENTIONER - og forståelse for kobling mellem visioner og indretningsprincipper FLEKSIBILITET HÆMMES - af fysisk organisering i teams som låser kapacitet og muligheder MØDEKULTUR KAN UDFORDRES - så åbne mødefaciliteter anvendes mere aktivt for yderligere at understøtte videndeling FYSISKE RAMMER MANGLENDE DIFFERENTIERING AF INDRETNING - dynamisk og stille arbejde konflikter M2 FORDELING - M 2 kan muligvis fordeles mere jævnt, men generelt har alle m2 nok. SVÆR NAVIGATION - kan give oplevelse af rodløshed og at alle faglige områder ligner hinanden. FAGLIGHED VS TVÆRFAGLIGHED - nogle oplever at sidde spredt pga. vertikal disponering Ssshhh - vi arbejder Hvor er vi henne? Det ved jeg ikke. Jeg aner faktisk ikke hvor vi er. Jeg oplever at jeg ikke når det samme som jeg gjorde, da jeg sad på mit eget kontor- for jeg bliver en del af den fælles snak. 4

5 ANBEFALINGER LEDELSE FORSTÅ OG FORMIDLE INTENTIONERNE - hvordan kobler vision til indretning, hvad er mulighede rog udfordringer og opmærksomhed omkring lederrollen i denne proces. SIKRE LØBENDE FÆLLES DIALOG OG - Lytte til medarbejdernes udfordringer og håndtere dem inden for rammerne af visionen. Pege på mulighederne - vise vej og og agere rollemodel for ny adfærd. KLARE LEVEREGLER - der sikre rammer for adfærd der understøtter visionen. - nye medarbejdere onboardes. FYSISKE RAMMER ETABLERING AF FORSKELLIGE ZONER - Differentiering af forskellige zoner der understøtter forskellige aktiviteter. - Forskellige zoner skal være synlige så de kan afkodes og er er genkendelige på tværs af hjemområder. - Der efterspørges projektzoner, stillezoner. AKTIVER LOUNGEOMRÅDER OG ÅBNE MØDEFACILITETER - med aktive vægflader og redskaber der tiltrækker aktivitet. DESIGN DER UNDERSTØTTER FAGLIG IDENTITET - aktivering af faglige artefakter - aktivering af vægflader - design og visuelt koncept - mulighed for at præge hjemområder SERVICETJEK PÅ M2 FORDELING - ryst posen ift. fordelingen af M 2 og tjek ratio MEDARBEJDERADFÆRD FLYTTE SIG - bruge de forskellige faciliteter og muligheder aktivt. UDFORDRE VANER - og afprøve noget nyt. PRAKTISKE HENSYN TALEGENKENDELSE UFORMEL INDRETNING / PUF LØSNINGER VÆRDIFULDE REDSKABER LEVEREGLER KONKRETE EKSEMPLER PÅ SAMSKABELSE FAQ- FOR HELE HUSET LEDERE- DELE ERFARINGER PÅ TVÆRS AF HUSET 5

6 BILAG

7 OBSERVERET BRUG AF ARBEJDSTATIONER OBSERVERET BRUG AF ARBEJDSSTATIONER Observationerne viser at arbejdsstationerne i gennemsnit er i brug 37 %, med gennemsnitlig maks brug på 42 %. HVAD VI SER: Der er til enhver tid mange ledige skriveborde i alle områder. Baseret på 578 optalte arbejdsstationer BS KBP MT ÆH B&U B&D ØK HR 34 % 39 % 40 % 35 % 32 % 43 % 49 % 31 % ARB.ST. Maks 41 % i brug Maks 50 % i brug Maks 53 % i brug Maks 45 % i brug Maks 36 % i brug Maks 63 % i brug Maks 55 % i brug Maks 50 % i brug 170 arbejdsstationer 1N, 2N, 2Ø, 2S, 3N 44 arbejdsstationer 1V, 2V, 2S 62 arbejdsstationer 2V, 3V, 3S 62 arbejdsstationer 3Ø, 4N 118 arbejdsstationer 3S, 4Ø, 4S, 5S 24 arbejdsstationer 4V 66 arbejdsstationer 5N, 5Ø 32 arbejdsstationer 5V 7

8 MØDEFACILITETER OBSERVERET BRUG AF MØDELOKALER Samlet 42% 34% 17% 11% 57% 44% 55% 44% 45% 37% 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % I brug (gnms) Maks i brug ad gangen HVAD VI SER: Under halvdelen af de samlede mødelokaler er i gennemsnit i brug Halvdelen af kapaciteten udnyttes når de er i brug De små møderum er sjældent i brug Det grønne tårn Små møderum <5 pers Mellem møderum 6-10 pers Mødecenter TOTAL 44 stk. 2 stk. 17 stk. 14 stk. 77 stk. OBSERVERET KAPACITETSUDNYTTELSE 47 % af pladserne i mødelokalerne er ikke udnyttede når de er i brug 10 % af glasburene er i gennemsnit i brug ad gangen Kilde: Observationer Kilde: Observationer 8

9 MØDEFACILITETER OBSERVERET BRUG AF MØDELOKALER MED OG UDEN HØJBORDE Samlet M. HØJBORD 36% U. HØJBORD 47% 30% 36% Det grønne tårn M. HØJBORD 17% 11% U. HØJBORD Små møderum <5 pers M. HØJBORD 67% 52% U. HØJBORD 62% 42% Mellem møderum 6-10 pers OBSERVERET KAPACITETSUDNYTTELSE M. HØJBORD 38% 31% U. HØJBORD 52% 38% TOTAL 15 stk. 28 stk. 2 stk. 0 stk. 3 stk. 14 stk. 20 stk. 42 stk. 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % I brug (gnms) Maks i brug ad gangen HVAD VI SER: Mødelokalerne uden højborde er generelt mere i brug end dem med højborde 47 % af pladserne i mødelokalerne er ikke udnyttede når de er i brug 10 % af glasburene er i gennemsnit i brug ad gangen Kilde: Observationer Kilde: Observationer 9

LOUNGE OG TEKØKKEN OBSERVERET GENNEMSNITS BRUG AF LOUNGEMILJØER OG TEKØKKENER Samlet 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % I brug (gnms) HVAD VI SER: Loungemiljøer bruges næsten ikke.

10 LOUNGE OG TEKØKKEN OBSERVERET GENNEMSNITS BRUG AF LOUNGEMILJØER OG TEKØKKENER Samlet 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % I brug (gnms) HVAD VI SER: Loungemiljøer bruges næsten ikke. Der er relativt ofte medarbejdere der holder stående uformelle møder i tekøkkenet. Glasburene bruges ikke meget 30 % 10% 2% 33% 32% 20 % 10 % 0 % 56 % af pladserne i glasburene er ikke udnyttede når de er i brug Glasbure Loungemiljøer Kantine Tekøkkener 52 stk. 23 stk. 1 stk. 18 stk. Lounge områderne bliver brugt. Medarbejderne giver udtryk for, at det er fordi de ikke har den kultur i bygningen der skal til, for at medarbejderne naturligt sætter sig derhen. Desuden er møblerne alt for hårde og for lave, og derfor bruger de hellere højbordene hvis det er, for der sidder man bedre. OBSERVATØR Glasburene i de forskellige afdelinger runger, og det er derfor træls at være inde i dem. OBSERVATØR 10

Relaterede dokumenter

FORSLAG TIL INDRETNING AF FREMTIDENS BORGERSERVICE

FORSLAG TIL INDRETNING AF FREMTIDENS BORGERSERVICE Århusgade 88, 2. 2100 København K DK - Denmark Phone: +45 35 29 30 70 www.signal-arki.dk Rådhusgate 9 0151 Oslo NO - Norway Phone: +47 91 89 30 17 www.signal-arki.no FORSLAG TIL INDRETNING AF BALLERUP