Kasse- og Regnskabsregulativ for Middelfart Kommune Regulativet er udarbejdet i henhold til Styrelseslovens 42, stk. 7.
Indholdsfortegnelse 1 GENERELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER... 3 1.1 Indledning... 3 1.2 Formål... 3 1.3 Bilag... 4 1.4 Revision... 4 2 BUDGET, BEVILLING OG REGNSKAB... 5 2.1 Økonomi- og Indenrigsministeriets krav... 5 2.2 Budgetlægning... 5 2.3 Bevillings- og budgetkontrol... 5 2.4 Anvisning, attestation og bilagsbehandling... 5 2.5 Regnskabsføring... 6 2.6 Regnskabsaflæggelse... 6 2.7 Anlægsregnskaber... 6 2.8 Afstemninger... 7 2.9 Eksterne regnskaber... 7 2.10 Revision... 7 2.11 Offentliggørelse... 7 3 LIKVIDITET... 7 3.1 Indledning... 7 3.2 Kassefunktioner... 8 3.3 Anbringelse og sikring af midler... 8 3.4 Konti i pengeinstitutter... 8 3.5 Låneoptagelse... 8 3.6 Leasing/leje... 9 3.7 Postindgang... 9 3.8 Notering af transporter... 9 4 ANVENDELSE AF IT... 9 5 FORTEGNELSER... 9 5.1 Garantiforpligtelser og eventualrettigheder... 9 6 ANDRE BESTEMMELSER...10 6.1 Opbevaring og registrering af midler...10 6.2 Forsikringsforhold...10 6.3 Arkiv...10 6.4 Indkøbspolitik...10 7 IKRAFTTRÆDELSESTIDSPUNKT...10 8 OVERSIGT OVER BILAG OG KOMPETENCER...11 Side Side 2
1 GENERELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER 1.1 Indledning Gyldighedsområde I henhold til styrelseslovens 42, stk. 7, fastsætter Middelfart Byråd hermed følgende regulativ for den virksomhed, som hører under Byrådets regnskabsområder. Regulativet gælder også for eksterne virksomheder eller institutioner, hvor kasse- og/eller regnskabsfunktioner varetages af kommunen. Følgende regelsæt ligger til grund for regulativet: Lovgrundlag Lov om kommunernes styrelse. Styrelsesvedtægt for Middelfart Kommune. Økonomi- og Indenrigsministeriets bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. Økonomi- og Indenrigsministeriets "Budget- og regnskabssystem for kommuner Byrådet skal godkende ændringer til regulativet. kan godkende redaktionelle - og konsekvensrettelser, som ikke ændrer de grundlæggende principper i regulativet. Regulativet understøttes af bilag, jf. afsnit 1.3. 1.2 Formål Formål Regulativ og bilag har til formål at sikre : Tilstrækkelige værktøjer til styring af kommunens økonomi Korrekt og hensigtsmæssig administration af kommunens kasseog regnskabsføring Præcisering af såvel budgetansvar som ledelsesansvar Et internt kontrolniveau, som tager udgangspunkt i en afvejning mellem væsentlighed og risiko. Regulativet skal også sikre, at Økonomiudvalget får indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold. Side 3
1.3 Bilag Inden for regulativets rammer udarbejder Økonomiafdelingen bilag med uddybende regelsæt i det omfang det er fastsat i regulativet eller i øvrigt skønnes hensigtsmæssig. Bilagene udarbejdes i samarbejde med kommunens forvaltninger og afdelinger. Regulativet opdelt i to niveauer Godkendelse Regulativet indeholder to niveauer: 1) Regulativet - indeholder de overordnede bestemmelser for kommunens regnskabsområder. 2) Bilag, som opdeles i to kategorier med hver sin retsvirkning : Regler, som er bindende og skal følges. Forretningsgange som er en beskrivelse af handlinger Hvem handler og hvordan handler vi i en given situation. Bilag godkendes i henhold til Oversigten over Bilag. vurderer, hvornår et bilag skal sendes til efterretning i Økonomiudvalget. Direktørerne skal på deres område kontrollere, at de fastsatte regler og forretningsgange overholdes. Oversigten over bilag indeholder også politikker godkendt af Byrådet. 1.4 Revision Underretning af revisionen Økonomiafdelingen sender regulativet med tilhørende bilag til kommunens revision. Økonomiafdelingen underretter også revisionen om alle ændringer, før de træder i kraft. Side 4
2 BUDGET, BEVILLING OG REGNSKAB 2.1 Økonomi- og Indenrigsministeriets krav Minimumskrav Budgettet og regnskabet udarbejdes i en form, der opfylder Økonomiog Indenrigsministeriets krav. 2.2 Budgetlægning Godkendelse Budgetlægningen Økonomiudvalget godkender regler og tidsplan for den årlige budgetlægning. Økonomiafdelingen fører tilsyn med, at udvalgene og forvaltningerne overholder retningslinierne. Økonomiafdelingen udarbejder forretningsgange og tidsplan for budgetlægningen i samarbejde med de øvrige forvaltninger. 2.3 Bevillings- og budgetkontrol Bevillings- og budgetkontrol Budgetkontrol Tillægsbevilling Økonomisk decentralisering De nærmere bestemmelser for bevillings- og budgetkontrol fremgår af det vedtagne budget og af de regler, som er godkendt af Økonomiudvalget. Økonomiafdelingen udarbejder regler for bevillings- og budgetkontrol herunder sagsgange for tillægs- og anlægsbevillinger. Økonomiafdelingen udarbejder regler for økonomisk decentralisering. 2.4 Ledelsestilsyn og varemodtagelse Godkendelse Rettigheder og forpligtelser omkring ledelsestilsyn er en naturlig del af lederrollen. Ved ansættelse på institutionsleder-/afdelingschef niveau eller højere, får lederen automatisk tildelt ledelsestilsyn inden for sit område. Alle nyansatte ledere skal besøge Økonomiafdelingen, hvor de bl.a. bliver præsenteret for Kasse og Regnskabsregulativet, herunder instrueret i procedurer for ledelsestilsyn. Referat fra mødet arkiveres i kommunens ESDH-system. Ledere med ledelsestilsyn godkender under hvilken form og hvilke af kommunens ansatte, der kan varemodtage inden for nærmere angivne områder. Side 5
Varemodtagelse Ledelsestilsyn De personer der kan varemodtage har ansvaret for at godkende regnskabsbilag til betalingseffektuering. Personer med ledelsestilsyn har ansvaret for, at der er bevillingsmæssig dækning, at der er hjemmel i gyldig beslutning og at attestationsreglerne er overholdt. Økonomiafdelingen udarbejder regler for udførelse af ledelsestilsyn og varemodtagelse. 2.5 Regnskabsføring Styring / Registrering Anlægsaktiver Varemodtagelse og bogføring. Opbevaring af bilag Intern revision Regnskabssystemets funktioner styres af Økonomiafdelingen. Regnskabet baseret på elektronisk fakturering og -bilagsopbevaring. Anlægsaktiver registreres i et anlægskartotek efter principper for anvendt regnskabspraksis, som godkendes af Byrådet. Økonomiafdelingen udarbejder forretningsgang for varemodtagelse og bogføring. Manuelt modtagne regnskabsbilag skal opbevares på forsvarlig måde og kassation skal ske i overensstemmelse med reglerne i bogføringsloven. Økonomiafdelingen udarbejder forretningsgang for arkivering af manuelle bilag. Økonomiafdelingen gennemfører intern revision og udarbejder forretningsgang herfor. Alle har pligt til at være behjælpelige ved revisionen. 2.6 Regnskabsaflæggelse Regnskabsaflæggelsen Økonomiudvalget godkender de nærmere retningslinier og tidsplan for aflæggelse af årsregnskab. Økonomiafdelingen kontrollerer, at udvalgene og forvaltningerne overholder retningslinierne. Økonomiafdelingen udarbejder forretningsgang og tidsplan for regnskabsaflæggelsen. 2.7 Anlægsregnskaber Anlægsregnskaber Ved større anlægsarbejder skal der aflægges et særskilt anlægsregnskab. Beløbsgrænsen er fastsat i bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. Økonomiafdelingen udarbejder forretningsgang for, hvordan anlægsregnskaber aflægges. Side 6
2.8 Afstemninger Afstemninger Som minimum skal alle statuskonti afstemmes i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Pengekonti afstemmes løbende. Økonomiafdelingen udarbejder forretningsgange for afstemning af øvrige statuskonti. 2.9 Eksterne regnskaber Regnskabsføring for eksterne virksomheder / institutioner Der skal altid foreligge en skriftlig aftale, hvis kommunen fører regnskab eller udfører andre regnskabsmæssige opgaver for eksterne virksomheder/institutioner. Aftalen skal fastlægge relationerne mellem virksomheden/institutionen og kommunen, herunder gensidige forpligtelser og ansvar. 2.10 Revision Afgivelse af regnskab Revisionsberetning Det godkendte årsregnskab afgives til revisionen inden for den tidsfrist, som er fastsat af Økonomi- og Indenrigsministeriet. Økonomiafdelingen udarbejder forretningsgang for håndtering og besvarelse af revisionsberetninger. 2.11 Offentliggørelse Offentliggørelse Offentliggørelse af budget og regnskab sker i henhold til gældende bestemmelser. 3 LIKVIDITET 3.1 Indledning Økonomisk politik og Finansiel strategi Regulativet omkring likvide midler omfatter fire forskellige elementer som hver for sig løbende bliver kontrolleret i Økonomiafdelingen: Kasserne med kommunens kontantbeholdninger Konti i pengeinstitutter Investering af kommunens likvide midler Kommunens låntagning Side 7
Der henvises til kommunens Økonomisk politik og Finansiel strategi, som vedtages af Byrådet. Politikken danner rammerne for, hvordan vi styrer risici omkring investering og finansiering, og beskriver regler for, hvem som kan håndtere risiciene. har ansvaret for at den løbende forvaltning af kommunens midler holder sig inden for rammerne af kommunens Økonomiske politik og Finansielle strategi. 3.2 Kassefunktioner Indbetalinger Kasseforskud Brug af betalingskort Der oprettes kassefunktioner i Borgerservice til indbetalinger for pas, kørekort samt andre udstedte attester m.v. Økonomiafdelingen udarbejder retningslinier for kassefunktionen. Økonomichefen kan i særlige tilfælde godkende et kasseforskud til institutioner der har behov for dette. Økonomiafdelingen udarbejder retningslinier omkring brugen af betalingskort, som godkendes af Økonomiudvalget. 3.3 Anbringelse og sikring af midler Anbringelse af likvide midler Overskydende likvide midler indsættes på konto i pengeinstitut i kommunens navn eller anbringes i obligationer eller investeringsbeviser. De nærmere regler fremgår af den vedtagne Økonomisk politik og Finansiel strategi. 3.4 Konti i pengeinstitutter Oprettelse og nedlæggelse af konti er sammen med Økonomichefen bemyndiget til at oprette og nedlægge konti i pengeinstitutter, og bestemme hvilke personer der i forening er berettiget til at disponere. 3.5 Låneoptagelse Låneoptagelse I overensstemmelse med Lov om kommunernes styrelse godkender Byrådet optagelse af lån på kommunens vegne med respekt for den låneramme der er fastlagt i lånebekendtgørelsen. Side 8
3.6 Leasing/leje Leasing og leje Leasingaftaler indgås under iagttagelse af lånebekendtgørelsen. Økonomiafdelingen udarbejder nærmere retningslinier for leasing og leje. 3.7 Postindgang Registrering af værdiforsendelser Værdiforsendelser Postforsendelser åbnes både centralt og decentralt og der føres kvitteringslister over værdiforsendelser. Økonomiafdelingen udarbejder forretningsgange for værdiforsendelse og postmodtagelse. 3.8 Notering af transporter Transporter Økonomiafdelingen foretager notering af alle transporter i leverandørers tilgodehavender ved kommunen. 4 ANVENDELSE AF IT IT politik Kontrol og afstemning IT-systemer udarbejder sikkerheds- og kontrolprocedurer i forbindelse med tilslutning og anvendelse af IT-systemer. Økonomiafdelingen udarbejder retningslinier for kontrol og afstemning vedrørende IT-systemer, herunder udbetaling. 5 FORTEGNELSER 5.1 Garantiforpligtelser og eventualrettigheder Garanti og eventualrettigheder Økonomiafdelingen skal foretage registrering af alle kommunens garantiforpligtelser og eventualrettigheder. Originalen opbevares i boks og journaliseres. Side 9
6 ANDRE BESTEMMELSER 6.1 Opbevaring og registrering af midler Opbevaring og registrering af midler for klienter Økonomiafdelingen sørger for at der udarbejdes regler for opbevaring og registrering af midler, der administreres for klienter, samt af midler og værdier tilhørende beboere på institutioner m.v. 6.2 Forsikringsforhold Forsikring Økonomiudvalget fastsætter nærmere retningslinier for kommunens forsikringsadministration, herunder mærkning af let omsætteligt udstyr. 6.3 Arkiv Arkiv De ansvarlige for det pågældende forvaltningsområde fører tilsyn med, at kommunens effekter opbevares på betryggende måde i arkiv. 6.4 Indkøbspolitik Indkøb For at sikre mest mulig kvalitet for pengene godkender Byrådet en indkøbspolitik. Pant i borgers ejendom 6.5 Pant Økonomiafdelingen udfærdiger forretningsgang for pant i borgers ejendom. 7 IKRAFTTRÆDELSESTIDSPUNKT Regulativet træder i kraft samtidig med Byrådets godkendelse. Revideret maj 2012, på grund af ændrede kompetencer til godkendelse, nyt Økonomisystem, ny organisation og nye metoder. Side 10
8 OVERSIGT OVER BILAG OG KOMPETENCER BILAG Politikker: Økonomisk politik og finansiel strategi Byrådet Forsikringspolitik Byrådet Indkøbspolitik Byrådet IT-sikkerhedspolitik Byrådet HVEM GODKENDER Regler: 2.3.1. Bevillings- og budgetkontrol, herunder sagsgange Økonomiudvalget for tillægs- og anlægsbevillinger 2.3.2. Økonomisk decentralisering Byrådet 2.4. Ledelsestilsyn 2.5.1. Principper for anvendt regnskabspraksis Økonomiudvalget 3.2.1. Kassefunktion - Borgerservice 3.2.2. Kassefunktion Institutioner 3.2.3. Brug af betalingskort Økonomiudvalget 3.6. Leasing og leje 4.0. Kontrol og afstemning vedr. IT-systemer, herunder udbetaling. 6.1.1. Midler der administreres for klienter 6.1.2. Opbevaring af registrering af midler for andre Forretningsgange: 2.2. Budgetlægning, herunder tidsplan Økonomiudvalget 2.5.2. Varemodtagelse og bogføring 2.5.3. Arkivering af manuelle bilag 2.5.4. Intern revision 2.6. Aflæggelse af regnskab, herunder tidsplan 2.7. Aflæggelse af anlægsregnskaber 2.8. Afstemning af statuskonti, herunder afskrivninger 2.10. Håndtering og besvarelse af revisionsberetninger 3.7. Værdiforsendelser og postmodtagelse 5.1. Pant i borgers ejendom Note: Økonomiafdelingen udarbejder bilag i samarbejde med forvaltningerne og afdelinger. Side 11