Byrådet Gladsaxe Kommune Rådhus Allé, 2860 Søborg Telefon: 39 57 50 01, Fax: 39 66 11 19. E-mail: kommunen@gladsaxe.dk Tilsynet Statsforvaltningen Storetorv 10 6200 Aabenraa 23. maj 2014 Redegørelse for Byrådets administration af reglerne for erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste Tilsynet anmodede i brev af 10. april 2014 om en nærmere redegørelse for Byrådets administration af reglerne for erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste, herunder hvordan man har kontrolleret, at der har været tale om et tab. Dette sker i forlængelse af henvendelse til Tilsynet af 12. marts 2014 fra fhv. borgmester Uffe Thorndahl vedr. erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for kommunalbestyrelses- og regionsmedlemmer. Gladsaxe Kommune har udarbejdet et Vederlagsregulativ, der årligt behandles politisk. I dette indføres løbende ændringer i lovgrundlaget, samt ændringer man måtte ønske lokalt, som er indenfor lovgivningens rammer. Vederlagsregulativet fortæller hvordan man i Gladsaxe har besluttet, at reglerne om vederlag skal administreres. I Gladsaxe Kommunes Vederlagsregulativ 2014 står følgende (2013 havde en tilsvarende ordlyd i afsnit om tabt arbejdsfortjeneste): Et byrådsmedlem kan vælge at modtage erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. I så fald reduceres det faste vederlag med 20.000 kr. Valget mellem disse ordninger (et højere fast vederlag eller reduceret fast vederlag samtidig med udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste) skal foretages forud for og med virkning for et regnskabsår ad gangen. Lønmodtagere For lønmodtageres vedkommende vil en skriftlig erklæring fra vedkommendes arbejdsgiver normalt være tilstrækkelig dokumentation. Denne skal blot udfærdiges én gang. Skema omkring indberetning af tabt arbejdsfortjeneste skal afleveres i Byrådssekretariatet senest d. 25. i måneden, og vil blive udbetalt til den 1. ca. 6 uger senere (f.eks. indberetning 25. J. nr. 00.01.00P00
januar udbetales 1. marts). Byrådssekretariatet kan være behjælpelig med udfærdigelse af erklæringens indhold. Selvstændige erhvervsdrivende For selvstændige erhvervsdrivende er der krav om, at byrådsmedlemmet indhenter en revisorerklæring, som dokumentation for rigtigheden af det erstatningskrav som byrådsmedlemmet i årets løb har opgjort. Revisorerklæringen skal fremsendes til Byrådssekretariatet inden 31. juli det følgende år. Det er Byrådet, der i sidste ende afgør, om tabet for tabt arbejdsfortjeneste kan anses for dokumenteret. Skema omkring indberetning af tabt arbejdsfortjeneste skal afleveres i Byrådssekretariatet senest d. 25. i måneden, og vil blive udbetalt til den 1. ca. 6 uger senere (f.eks. indberetning 25. januar udbetales 1. marts). For selvstændige erhvervsdrivende tjener indberetningsskemaet også som erklæring for, at det påståede tab er lidt. Af hensyn til afslutningen af årsregnskabet henstilles der til, at indsendelse af skema for tabt arbejdsfortjeneste sker senest 25.01. i det efterfølgende regnskabsår. I det følgende er oplistet en række eksempler på møder, besigtigelser, kurser og konferencer mv., hvortil der kan udbetales erstatning for tabt arbejdsfortjeneste (listen er ikke udtømmende): Møder i Byråd, fagudvalg og i direkte forbindelse med arbejdet i disse Byrådsmøder Byrådets orienteringsmøder Byrådets budgetforhandlinger Byrådsseminar Fagudvalg, møder, besigtigelser, borgermøder, ekstraordinære møder, studieture og forældremøder Borgermøder og andre lokalt forankrede stormøder Borgermøder om lokalplan, Kommunestrategi, budget mm. Årligt grundejerforeningsmøde Årligt møde med boligselskaberne Møder i bestyrelser og råd i institutioner, hvor vedkommende repræsenterer Byrådet Brugerbestyrelsesmøder Skolebestyrelsesmøder Skolerådet Dagtilbudsrådet Møder i mellemkommunale samarbejdsorganer KL s Kommunaløkonomisk Forum KL s Skolerigsdag KL s Topmøde KL s Socialt Topmøde Andet J. nr. 00.01.00P00 2
Venskabsbymøde Trafiksikkerhedsrådets konference Danmarks Biblioteksforenings årsmøde Musikprisbedømmelsesudvalg Valgstyrerformandsmøde Der oplistes, som det ses, en række eksempler på møder, besigtigelser, kurser og konferencer mv., hvortil det er besluttet, at der udbetales erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Såfremt et medlem af Byrådet har valgt at modtage erstatning for tabt arbejdsfortjeneste fremsender denne indberetningsskema til Byrådssekretariatet. Byrådssekretariatet gennemgår skemaet for at sikre, at der kun ydes tabt arbejdsfortjeneste til de møder, kurser, konferencer m.v., som ligger indenfor rammen af Vederlagsregulativet. Vederlagsregulativet er udarbejdet i overensstemmelse med Styrelseslovens og Vederlagsbekendtgørelsens regler. Det kontrolleres også om der er indberettet dobbeltbeløb, i de tilfælde hvor to møder ligger på samme dag (der kan max. udbetales 2000 kr. pr. dag 2014 tal). Er der indberettet tabt arbejdsfortjeneste for møder, der ikke berettiger til udbetaling - eller er der andre fejl i indberetningen - anføres ændringerne til den udbetalende afdeling, så der kun udbetales det korrekte beløb. Såfremt der er brug for yderligere oplysninger kontaktes medlemmet for uddybning og afklaring. Herudover kontrolleres at reglerne i Vederlagsbekendtgørelsen overholdes for eksempel, at det årlige faste vederlag er reduceret med 20.000 kr. Efterfølgende sikres, i henhold til reglerne i vederlagsregulativet, at den nødvendige revisorerklæring indhentes for det foregående kalenderår. Den modtagne revisorerklæring forelægges kommunens egen revision til godkendelse. Den dokumentation, det politiske niveau i Gladsaxe har besluttet skal foreligge, fremgår altså af kommunens vederlagsregulativ (se ovenfor), som er udarbejdet i overensstemmelse med Vederlagsbekendtgørelsen. I forlængelse af Uffe Thorndahls rapport og den debat om udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste til byrådsmedlemmer dette gav i medierne og andre steder besluttede Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg på sit møde den 1. april 2014 at revisionen særskilt undersøger, om reglerne om udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste er fulgt for 2013. Kommunens revision, KPMG, aflagde den 14. april 2014 et besøg i kommunen, for kontrol af procedurerne for kommunens udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste i 2013. I en tilbagemelding den 16. april 2014, oplyser Søren Baltzer Hansen, at de udbetalinger der er sket for tabt arbejdsfortjeneste i 2013 har revisionen ingen bemærkninger til. Af kommunens revisionsberetning nr. 9 af 25. april 2014 vedrørende revision af årsregnskabet 2013, Afsluttende beretning for 2013 fremgår følgende under pkt. 2.3 Lønninger og vederlag: J. nr. 00.01.00P00 3
Formål Vi har gennemgået kommunens forretningsgange og stikprøvevis efterprøvet dokumentation, beregning og udbetaling af lønninger og vederlag. Udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste til politikere i 2013 er gennemgået for kontrol af, at reglerne i kommunens vederlagsregulativ er efterlevet. Vi har ved revisionen undersøgt kommunens forretningsgange m.v. i forhold til interne kontroller ved anvendelse af lønsystemet SD Løn. Konklusion Gennemgangen har vist, at der generelt er effektive interne kontroller i forbindelse med administrationen af lønninger og vederlag, ligesom gennemgangen af tabt arbejdsfortjeneste til politikere har vist, at udbetalingen er foretaget i overensstemmelse med kommunens vederlagsregulativ. Gennemgangen har dog vist, at der til et byrådsmedlem er udbetalt 19.750 kr. for lidt på grund af fejl i lønadministrationen. Der er endvidere aftalt en ændring af forretningsgangsbeskrivelsen i forhold til kontrol af indberetning på eget CPR-nr. i forhold til dokumentation for udført kontrol og orientering af nærmeste leder. Spørgsmålet om for lidt udbetalt erstatning for tabt arbejdsfortjeneste vedrører, som det fremgår, ikke administration af reglerne om udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste, og vil ikke blive nærmere berørt. Gladsaxe Kommune har, ved at kræve en revisorerklæring om rigtigheden af det erstatningskrav, som medlemmet i et givent år har opgjort, fulgt kommunens egen revisions anbefaling i forhold til hvordan man sikrer, at et medlem sandsynliggør sit tab. Revisorerklæringen fra medlemmet forelægges Gladsaxe Kommunes revision. Revisionen har ingen bemærkninger til erklæringen. Revisionens kontrol fremgår af årsrapporten. På sit møde den 14. maj 2014 under punkt nr. 54, behandlede Byrådet sagen Årsrapport 2013 og behandling af revisionens beretning. Revisionsberetningerne, herunder vedr. lønninger og vederlag, blev besluttet taget til efterretning med stemmerne 17 for og 7 imod samt et medlem, der undlod at stemme. Det skete efter en debat i Byrådet om den indhentede dokumentation for tabt arbejdsfortjeneste. De medlemmer, der stemte imod, fremkom med følgende mindretalsudtalelse: Dansk Folkeparti og Venstre stemmer imod indstillingen vedrørende revisionsberetningen, idet Dansk Folkeparti og Venstre ikke finder, at den indhentede revisorerklæring fra et byrådsmedlem dokumenterer, at der er lidt et tab svarende til den udbetalte godtgørelse for tabt arbejdsfortjeneste. Liberal Alliance tilsluttede sig mindretalsudtalelsen. Som det fremgår af Vederlagsbekendtgørelsen (Bek. 2013-12-13 nr. 1537), er det kommunalbestyrelsen (i Gladsaxe Byrådet), der afgør, om erstatningskravet kan anses som dokumenteret. Det har Gladsaxe Byråd gjort ved sin godkendelse af Årsregnskab og Årsrapport 2013. Byrådet kan konkret eller generelt kræve andre tiltag iagttaget. Det er således Gladsaxe Kommunes opfattelse, at reglerne om udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste efter styrelseslovens 16, stk. 5 til fulde er fulgt, og at der kun er udbetalt erstatning, hvor dette har været berettiget. J. nr. 00.01.00P00 4
Med venlig hilsen Karin Søjberg Holst / Bo Rasmussen J. nr. 00.01.00P00 5