Statsforvaltningens brev af 16. september 2008 til et kommunalt fællesskab. Vedrørende revisionsberetning nr. 2 for regnskabsåret 2005.

Transkript

1 Statsforvaltningens brev af 16. september 2008 til et kommunalt fællesskab. Vedrørende revisionsberetning nr. 2 for regnskabsåret Statsforvaltningen har den 21. januar 2008 modtaget årsregnskab for regnskabsåret 2005, og har den 5. februar 2008 modtaget kopi af beslutningsprotokol fra bestyrelsesmødet den 12. juni 2006, hvor regnskab og årsberetning blev behandlet. Statsforvaltningen har nu afsluttet sagens behandling. Det er ikke er i overensstemmelse med lovgivningen, at bestyrelsen har taget stilling til alle bemærkninger under eet. For så vidt angår opfølgningen på de afgivne bemærkninger, henvises til statsforvaltningens behandling af revisionsberetning for regnskabsåret Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund : Følgende fremgår af punkt 5 om revisionens bemærkninger og anbefalinger i den afsluttende beretning for regnskabsåret 2005 : Økonomistyring I henhold til lov om kommunernes styrelse fastsætter bestyrelsen de nærmere regler for indretningen af InfraService s kasse- og regnskabsvæsen. Vi har tidligere anbefalet, at der udarbejdes en økonomistyringshåndborg, der tilgodeser bestyrelsens indseende med de økonomiske og de almindelige administrative forhold. Maskiner og materiel Vi har ved den afsluttende revision, på baggrund af et antal stikprøver i tilstedeværelsen af fysiske aktiver, konstateret, at 5 maskiner fremgik af anlægskartoteket, der danner grundlag for balancens tal, men ikke var tilstede. På denne baggrund har vi udvidet antallet af stikprøver og konstateret, at der mangler et antal maskiner på pladsen i Vejle. TILSYNET MED KOMMUNERNE I REGION SYDDANMARK STATSFORVALTNINGEN SYDDANMARK STORETORV AABENRAA JOURNAL NR.: /251 SAGSBEHANDLER: SBSOE DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: EAN-NR SE-NR syddanmark@statsforvaltning.dk EKSPEDITIONSTID: MANDAG - ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: TELEFONTID: MANDAG-ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: TELEFONTIDEN ER I PERIODEN (BEGGE DAGE INCL.): MANDAG-ONSDAG: TORSDAG: FREDAG:

2 Vi har anbefalet, at anlægskartoteket reguleres for disse mangler. Selskabet har oplyst os, at det efterfølgende vil foranledige en fuldstændig gennemgang af anlægsaktiver optaget i anlægskartoteket, og at man vil foretage en registrering af maskiner og inventar, mv. som i dag ikke er optaget i balancen. Vi har anbefalet, at selskabet i den forbindelse revurderer nuværende principper for indregning og måling af anlægsaktiver i balancen med henblik på at skabe ensartede principper for ens maskiner. Lagerbeholdning Balancen indeholder varelagre for i alt kr svarende til varebeholdning pr Der har ikke været foretaget reguleringer over driftsregnskabet for forskydninger i lageret i Det er oplyst os, at der ikke forefindes fysiske optællinger af lageret ultimo Vi skal henlede opmærksomheden på, at der efter god regnskabsskik skal foretage en optælling og værdiansættelse af et lager af denne størrelse. Lønninger [Statsforvaltningen har særskilt taget stilling til dette spørgsmål i sag med j.nr /272]. Momsreguleringsforpligtelse InfraService I/S har en væsentligt ændret momsandelsprocent overfor T&S i forhold til i Momsandelen af omsætningen, der hidrører fra T&S-moms er faldet fra 53,6 % i 2004 til 17,8 % i 2005, hvorfor der skal foretages en regulering af tidligere hjemtaget moms af investeringsgoder til mere end kr. ved Entreprenørgården. Vi har ikke kunnet beregne reguleringsforpligtelsen vedrørende anskaffelse af maskiner og materiel på baggrund af anlægskartoteket pr , da vi mangler anskaffelsesdato for maskiner og materiel anskaffet efter Vi har aftalt, at selskabet fremfinder dokumentation for køb af maskiner og materiel for mere end kr. i årene 2002, 2003 og 2004, så vi kan beregne reguleringsforpligtelserne. Bestyrelsen behandlede i sit møde den 12. juni 2006 regnskab og årsberetningen for Følgende fremgår af beslutningsprotokollen : SIDE 2

3 Indstilling: Direktionen indstiller Regnskab og årsberetning til godkendelse. At regnskab og årsberetning oversendes til interessenterne. Beslutning : Bestyrelsen godkendte regnskabet og årsberetning som indstillet og oversender dette til interessenterne. Bestyrelsens bemærkninger : Bestyrelsen forventer at der følges op på revisionsrapportens afsnit 5. Statsforvaltningen udtalelse : Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne og kommunale fællesskaber, jf. 60, overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1 i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven nu lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni 2008). Følgende fremgår af 45, stk. 2 i styrelsesloven : 45, stk. 2. Kommunalbestyrelsen afgiver regnskabet til revisionen. Efter at revisionens bemærkninger til årsregnskabet har været meddelt økonomiudvalget og - for så vidt angår bemærkninger, der ikke umiddelbart angår den forvaltning, der hører under økonomiudvalget - tillige den pågældende kommunale myndighed til besvarelse, træffer kommunalbestyrelsen i et møde afgørelse med hensyn til de fremkomne bemærkninger og regnskabets godkendelse. Med ordene meddeles til besvarelse i 45, stk. 2 sigtes til, at det påhviler vedkommende kommunale forvaltning som led i den sædvanlige forberedelse af kommunalbestyrelsens beslutninger at fremkomme med en indstilling til kommunalbestyrelsen, hvilken afgørelse kommunalbestyrelsen skal træffe med hensyn til de af revisionen fremsatte bemærkninger til regnskabet, der vedrører udvalgenes umiddelbare forvaltningsområde. Det påhviler vedkommende kommunale myndighed at kommentere hver enkelt af revisionens bemærkninger, således, at kommunalbestyrelsen kan træffe afgørelse på grundlag heraf. Kommunalbestyrelsen skal træffe afgørelse vedrørende hver enkelt af de af revisionen fremsatte bemærkninger. Da revisionens bemærkninger vedrører enkelte poster på årsregnskabet, må det antages, at kommunalbestyrelsen SIDE 3

4 er forpligtet til at træffe afgørelse om bemærkningerne til hver post for sig. Ordene i bestemmelsen om, at kommunalbestyrelsen træffer afgørelse med hensyn til de af revisionen fremsatte bemærkninger indebærer, at kommunalbestyrelsen må træffe en egentlig beslutning om, hvorvidt og i bekræftende fald hvad der skal foretages i anledning af den enkelte bemærkning. En bemærkning om, at revisionens antegnelse er taget til efterretning, kan ikke anses for fyldestgørende, da den ikke sikkert angiver, hvad kommunalbestyrelsen har besluttet i anledning af de fremkomne bemærkninger. En bemærkning om, at man havde noteret sig bemærkningerne forekommer det endnu mere usikkert, hvad der er besluttet, eller om der er besluttet noget. Det er forudsat i bestemmelsen, at kommunalbestyrelsen træffer afgørelse med hensyn til de af revisionen afgivne bemærkninger i det møde, hvor regnskabet godkendes. Følgende fremgår af 57, stk. 2 i styrelsesloven : 57, stk. 2. Kommunens årlige regnskab sendes til vedkommende statsforvaltning, jf. 47, sammen med revisionsberetningen og de afgørelser, som kommunalbestyrelsen har truffet i forbindelse hermed, jf. 45, stk. 2. Baggrunden for kravet om indsendelse til tilsynsmyndigheden er, at statsforvaltningen herved får mulighed for at påse, at kommunens behandling af regnskab og revisionsberetninger er i overensstemmelse med bestemmelsen lovgivningen, herunder 45, stk. 2 i styrelsesloven. Der henvises til Hans B. Thomsen m.fl., Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, 2004, side 293 f., side 310 og 397 og Preben Espersen, Kommunal Bevillingsret, 1987, side 120 og 122. Statsforvaltningen har noteret sig, at interessentskabskontrakten for InfraService I/S ikke indeholder nærmere bestemmelser om revisionens afgivelse af beretninger, ligesom den ikke indeholder bestemmelser om bestyrelsens stillingtagen til eventuelle bemærkninger i sådanne beretninger. Det fremgår således alene, at det godkendte regnskab med tilhørende revisionsberetninger fremsendes umiddelbart efter godkendelsen til interessentkommunerne og tilsynsmyndigheden, jf. punkt 15.3 i interessentskabskontrakten. Da interessentskabskontrakten ikke udtrykkeligt indeholder bestemmelser, der fraviger den kommunal styrelses- SIDE 4

5 lovgivning, finder 45, stk. 2 i styrelsesloven tilsvarende anvendelse for InfraService I/S. Det kommunale fællesskabs bevillingsmyndighed bestyrelsen skal således i et møde træffe afgørelse med hensyn til de fremkomne bemærkninger og regnskabets godkendelse. Statsforvaltningen må konstatere, at bestyrelsen har forholdt sig til samtlige ovenfor nævnte bemærkninger under eet. Dette har i sig selv været i strid med lovgivningen. Som det fremgår ovenfor, skal bestyrelsen træffe beslutning om, hvorvidt og i givet hvad der skal foretages i anledning af de afgivne bemærkninger. Statsforvaltningen forstår bestyrelsens stillingtagen.. forventer, at der følges op på revisionsrapportens punkt 5 således, at bestyrelsen herved har taget stilling til, at alle revisionens bemærkninger og anbefalingerne følges. Derfor foretager statsforvaltningen ikke yderligere vedrørende dette spørgsmål. For så vidt angår spørgsmålet om opfølgning på revisionens bemærkninger henvises til statsforvaltningens behandling af revisionens bemærkninger i den afsluttende beretning til regnskabsåret I øvrigt : InfraService I/S s tidligere og nuværende revision har modtaget en kopi af denne skrivelse. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på internettet ( Med venlig hilsen Anne Rasmussen kontorchef /Stella Bøttger specialkonsulent SIDE 5