LYNGBY-TAARBÆK FORSYNING A/S Journalnr.: S2016-0127 Dato: 18. april 2016 Referat Referent: Karen Pilt Mødenr.: 1/2016 Mødedato: Onsdag den 13. april 2016, kl. 16.00 18.00 Mødested: Mølleåværkets mødelokale, Hjortekærbakken 12, 2800 Kgs. Lyngby. Dagsorden: Deltagere: Peter Linde Formand pl@net.dialog.dk Henrik Brade Johansen Næstformand hrj@ltk.dk Henrik Peter Bang Medlem henrik.p.bang@gmail.com (deltog fra pkt. 7) Jakob Dahl Christiansen Medlem jakob@dahl-christiansen.dk Birgitte Myrthue Thorsen Medlem bmt@ltf.dk Michael Juel Hansen Medlem mch@ltf.dk Helle Blynning Medlem hbl@ltf.dk Jens Ulrik Madsen Medlem jens.ulrik.madsen@ndtih.com Jørn Gettermann Medlem joern@gettermann.dk Per Plannthin Direktør ppl@ltf.dk Ellen Langfrits Vicedirektør ela@ltf.dk Marianne Taanum Bak Økonomichef mtb@ltf.dk Søren Peter Nielsen, EY deltog under punkt 2 og 3. Fraværende: David Bo Søderberg Medlem ds1970@gmail.com
1. Godkendelse og underskrift af referat fra bestyrelsesmøde den 9. december 2015 Det indstilles, at bestyrelsen godkender referat fra bestyrelsesmøde den 9. december 2015. Samtidig bedes referatet underskrevet. 1.1 Referat fra bestyrelsesmøde den 9. december 2015 Referat fra bestyrelsesmøde den 9. december 2015 blev godkendt uden bemærkninger og underskrevet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Godkendelse og underskrift af revisionsprotokol for 2015 Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollat af 13. april 2016. Samtidig bedes revisionsprotokollen underskrevet. Revisoren fra EY vil gennemgå revisionsprotokollen på mødet. 2.1 Lyngby-Taarbæk Forsyning Holding - Statusprotokol for 2015 Søren Peter Nielsen fra EY gennemgik revisionsprotokollat af 13. april 2013 for alle selskaber. Marianne T. Bak orienterede kort om ændret procedure for fakturagodkendelse som følge af revisionens bemærkning til Forsyningens interne procedure herfor. Ændringen betyder, at beløbsgrænserne er mindsket eller fjernet, og at der er begrænset væsentligt i, hvem der kan godkende og i hvilke selskaber. Derudover er der iværksat yderligere manuel kontrol af fakturaerne. Samtidig ser Forsyningen på muligheden for system-understøttet fakturagodkendelse i forbindelse med den snarlige opgradering af økonomisystemet. Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollat af 13. april 2016. Godkendelse og underskrift af regnskab for 2015 Det indstilles, at bestyrelsen godkender regnskab for 2015. Samtidig bedes regnskabet underskrevet. Side 2
Revisoren fra EY vil på mødet gennemgå regnskab 2015 for selskaberne. Det er ledelsens vurdering, at regnskaberne viser et tilfredsstillende resultat. På baggrund af de gennemførte investeringer i 2015 og de forventede investeringer i 2016 skal der gennemføres lån i vand og spildevand på henholdsvis 14.778.577 kr. og 12.816.641 kr. 2.1 Årsrapport 2015 Lyngby-Taarbæk Forsyning Holding 2.2 Årsrapport 2015 Lyngby-Taarbæk Forsyning 2.3 Årsrapport 2015 Lyngby-Taarbæk Spildevand 2.4 Årsrapport 2015 Lyngby-Taarbæk Vand 2.5 Årsrapport 2015 Lyngby-Taarbæk Affald Søren Peter Nielsen gennemgik årsregnskab for 2015 for alle selskaber. Det blev aftalt, at der udarbejdes en oversigt til bestyrelsen, der forklarer den regnskabsmæssige overdækning i forhold til det regnskabsmæssige resultat og prisloftet. Bestyrelsen godkendte regnskab for 2015. Godkendelse af etablering af nye byggekreditter til Vand og Spildevand Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at der optages byggekreditter på hhv. 50 mio. kr. og 50 mio. kr. til anlægsinvesteringer i hhv. vand og spildevand, der forventes gennemført i 2016 og 2017. Bestyrelsen godkendte i december 2015 anlægsbudgetterne for 2016 og frem. Som oplyst på mødet skal en del af disse anlægsinvesteringer finansieres via lånoptagelse. For at optage lån i Kommunekredit etableres der i første omgang en byggekredit for hvert af selskaberne. Dette gøres ved, at kommunen stiller en garanti for beløbet. Byggekreditten fungerer som en kassekredit til anlægsinvesteringer. Når der er behov for at hjemtage et konkret lån, sker dette ved, at selskabets og kommunernes tegningsberettigede underskriver lånet. Der er ingen omkostninger forbundet ved at etablere en byggekredit, der vil kunne anvendes til anlægsinvesteringer gennemført i 2016 og 2017. Det kan desuden oplyses, at det ikke har konsekvenser for den kommunale låneramme, at kommunen stiller garantier for sit forsyningsselskab. Per Plannthin redegjorde kort for behovet for optagelse af byggekreditter. Side 3
Bestyrelsen godkendte optagelse af byggekreditter på henholdsvis 50 mio. kr. i Vand og 50 mio. kr. i Spildevand til brug i 2016 og 2017. Orientering om årsberetning for 2015 Det indstilles, at bestyrelsen tager selskabets årsberetning for 2015 til efterretning. Som tidligere år er der udarbejdet en fælles årsberetning for LTF og Mølleåværket. Årsberetningen bliver trykt umiddelbart efter, at bestyrelsesmøderne i april er afholdt. Publikationen vil være tilgængelig på LTF s hjemmeside samt blive sendt til kommunalbestyrelserne i ejerkommunerne og til de kommunale forvaltninger. 5.1 Årsberetning 2015 Per Plannthin orienterede kort om årsberetningen for 2015. Årsberetningen udgives i år i en trykt version. Det aftaltes, at den fra næste år udelukkende skal udkomme i en elektronisk version. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Godkendelse af idéoplæg Ålebækken Renseruin Det indstilles, at bestyrelsen godkender ideoplægget. [Afsnit udeladt] Projektet vil blive gennemgået på mødet. Per Plannthin gennemgik de overordnede linjer i det idéoplæg, Rambøll har udarbejdet for Forsyningen for retablering af Ålebækken renseruin med henblik på, at området kan bruges til rekreative formål. [Afsnit udeladt] Side 4
Henrik Brade Johansen foreslog etablering af en skaterbane på området, og der blev opfordret til, at der blev en drøftelse af, hvad det rekreative område skal bruges til. Hertil blev det nævnt, at området ligger inden for Mølleåfredningen, hvorfor at området kun kan anvendes i meget begrænset omfang. Det er holdningen, at området i videst muligt omfang gøres rekreativt og tilgængeligt. Bestyrelsen godkendte idéoplægget med de ovennævnte bemærkninger. Forsyningen arbejder på den baggrund videre med projektet, som forelægges bestyrelsen igen på et senere møde. Orientering om status for Fæstningskanalprojektet Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om status for Fæstningskanalprojektet til efterretning. På bestyrelsesmødet i december 2015 godkendte bestyrelsen styregruppens indstilling om, at der for Fæstningskanalens etape II ved Lyngby Storcenter arbejdes videre med alternativ A1 (højt spejlbassin i niveau med Lyngby Storcenter). Beslutningen blev taget på baggrund af et foreløbigt Dispositionsforslag. Rambøll har nu afleveret det færdige Dispositionsforslag, og der forestår en intern afklaring af, hvorledes projektets mål bedst opfyldes med en kombination af flere virkemidler. Virkemidlerne omfatter fraseparering af regnvand fra veje, fraseparering af regnvand fra offentlige og private matrikler, evt. opdimensionering af fællessystemet på udvalgte strækninger og evt. opdimensionering af det eksisterende bassin ved Stades Krog. Forsyningen har engageret Orbicon til - sammen med Forsyningen - at gennemføre en kvalitetssikring af Dispositionsforslaget. Kvalitetssikringen gennemføres som en Second opinion med henblik på at vurdere kvaliteten af Rambølls arbejde. En lignende øvelse blev gennemført af Business Case for projektet i 2013. Arbejdet er påbegyndt. Den igangværende Plan- og VVM-proces kører planmæssigt, og den færdige VVM-redegørelse og Miljørapport forventes sendt til Lyngby-Taarbæk Kommune til behandling i april måned. Den nyetablerede Koordineringsgruppen for den åbnede Fæstningskanals nærmeste omgivelser har holdt 2 møder, og den forventes at afrapportere i maj måned. Gruppen skal jf. kommissoriet udarbejde en vejledende visionsplan/koordineringsplan for området bestående af planskitser og en beskrivelse. Visionsplanen skal danne grundlag for en politisk stillingtagen i projektets styregruppe, i LTF s bestyrelse og i kommunalbestyrelsen. Ellen Langfrits orienterede om, at der nu foreligger et færdigt dispositionsforslag for Fæstningskanalprojektet, som pt. kvalitetssikres af Orbicon og LTF, og som skal danne grundlag for det videre arbejde med etablering af Fæstningskanalen. Dispositionsforslaget indeholder forskellige forslag til, hvordan målet med projektet nås, herunder fraseparering af regnvand fra offentlige og private matrikler samt veje, opdimensionering af fællesledninger og udbygning af bassinet Stades krog. Per Plannthin og Ellen Langfrits har afholdt møde med Kulturstyrelsen med henblik på at drøfte mulighederne for kanalens placering og udseende. Side 5
Bestyrelsen vil på næste møde, når dispositionsforslaget er gennemgået, få en nærmere orientering om det videre arbejde med projektet. Bestyrelsen tog orientering om status for Fæstningskanalprojektet til efterretning. Orientering om forberedelse af revideret ordning for delvis tilbagebetaling af tilslutningsbidrag Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om forberedelse af revideret ordning for delvis tilbagebetaling af tilslutningsbidrag til efterretning. Den Kommunale ordning om delvis tilbagebetaling af tilslutningsbidrag ved håndtering af regnvand på egen grund, som Forsyningen administrerer, har eksisteret siden december 2014. I perioden frem til i dag er der tilbagebetalt tilslutningsbidrag til 5 enkeltejendomme og 1 boligforening, i alt ca. 322.000 kr. ekskl. moms. Det begrænsede antal ansøgninger har derfor affødt et behov for at se på en revideret ordning. Årsagen til det begrænsede antal ansøgninger kan skyldes flere forhold, som bør tages i betragtning i den forbindelse, herunder bl.a. krav til frakoblingsgrad, manglende viden om ordningen og procedure for ansøgning og godkendelse. Ordningen er frivillig og administreres forskelligt fra kommune til kommune. Forsyningen har derfor skelet til hvordan ordningen er i andre kommuner. Forsyningen er - efter aftale med kommunen - i gang med at lave et oplæg til en revideret ordning, som skal drøftes med kommunen. Oplægget indeholder bl.a. forslag om, at delvis tilbagebetaling kan ske ned til 50 % s frakobling af regnvand og om enklere ansøgnings- og godkendelsesprocedure. Derudover skal forskellige informative tiltag drøftes. En revideret ordning skal indarbejdes i tillæg til spildevandsplan inden ikrafttrædelse kan finde sted. Ellen Langfrits orienterede om, at Forsyningen efter aftale med Kommunen er ved at se på en revision af ordningen om delvis tilbagebetaling af tilslutningsbidrag. Kun få har benyttet sig af ordningen siden den trådte i kraft i december 2014. Den eksisterende ordning indeholder krav om 100 % frakobling af regnvand fra tage og befæstede arealer for at kunne modtage delvis tilbagebetaling af tilslutningsbidrag. Forslag til den reviderede ordning vil indeholde mulighed for gradueret frakobling, så der skabes mulighed for at få delvis tilbagebetaling ved frakobling ned til 50 %. I forbindelse med revisionen påtænkes det at lave en kampagne, der gør opmærksom på ordningen. Forslag til revideret ordning skal nu drøftes med Kommunen. Inden beslutningen skal godkendes i Kommunalbestyrelsen, forelægges den bestyrelsen til godkendelse. [Afsnit udeladt] Side 6
Bestyrelsen tog orienteringen om forberedelse af revideret ordning for delvis tilbagebetaling af tilslutningsbidrag til efterretning. Orientering om status for implementering af ny affaldsordning Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om status for implementering af ny affaldsordning til efterretning. Levering af de nye 4-kammerbeholdere til etape 1 er netop gennemført efter planen. Der er delt beholdere ud til ca. 1400 husstande. Levering af beholdere i etape 2 vil ske i maj måned. Ved levering bliver alle beholdere registreret i LTF s affaldsregistreringssystem, så det er nemt af følge med i hvor langt leverandøren er nået. Borgerne har taget godt i mod beholderen. LTF har kun modtaget en håndfuld henvendelser fra husstande, der ikke ønsker beholderen. Nogle af disse ønsker dog fortsat at benytte sig af den røde boks til farligt affald. Ellen Langfrits orienterede om, at 1. etape af indførelsen af ny affaldsordning er gået godt. Etape 2 igangsættes i maj måned. I forbindelse med indførelsen af den nye ordning gennemfører Forsyningen en informationskampagne. En bemandet campingvogn placeres centrale steder i Kommunen, hvor beboerne i området kan komme og stille spørgsmål og få information om ordningen. Kampagnen af delvis finansieret af Miljøstyrelsen. Bestyrelsen tog orientering om status for implementering af ny affaldsordning til efterretning. Orientering v/direktøren Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Direktør Per Plannthin orienterer om status. Side 7
Per Plannthin orienterede om: At der fortsat arbejdes på at finde en ny kildeplads til indvinding af drikkevand. Der er foretaget undersøgelser på Dyrehavegårds Jorder, der indikerer gode muligheder for indvinding af vand, og der vil derfor blive foretaget yderligere undersøgelser til afklaring af dette i løbet af 2016. Det skal undersøges, om der er en konflikt med DTU s idéer om at etablering af grundvandskøling i området. Forsyningen er derudover i dialog med Kommunen om eventuel placering af nyt vandværk på Dyrehavegårds Jorder. At der pt. er 11 kommuner og 8 forsyninger, der ser på mulige løsninger for en fusion. Planen er, at der sidst i maj måned skal foreligge en 1. beslutning fra borgmestrene om det videre samarbejde. Personalet i Forsyningen er løbende orienteret om de fusionsplaner, der arbejdes med. LTF er blevet medlem af Lyngby-Taarbæk Vidensby. Der er mulighed for at deltage i forskellige arbejdsgrupper, og Forsyningen foretager i nærmeste fremtid en vurdering af, hvilke grupper det er relevant at deltage i. Eventuelt Henrik Brade Johansen spurgte til status for LIFE-projektet Rent vand i Mølleåsystemet. Per Plannthin oplyste, at Ruderdal Kommune arbejder på en ny løsning med evt. oprensning af sedimentet i Søllerød Sø og Vejlesø, idet Naturstyrelsen ikke længere mener, at aluminiumsbehandling af sedimentet er en mulighed. Side 8