DL-møde DL-møde... 1 1. Bordet rundt og status på aktiviteter... 3 2. Status på økonomi... 3 3. Status på LF... 4 4. Kommunikation.3 5. Status på udvalgsarbejde... 4 6. Nyt fra international... 4 7. Akutte problemer og andre beslutninger... 5 8. Evt.... 5
Torsdag d. 9. september kl. 18.00 hos Karin på Agnetevej 21, 2300 København S Tilstede DL: Anders Wulff Kristiansen, Natascha Iermiin, Karin Kjær Madsen, Anne Lise Kappel Pauls Kontor: Sara Rønning-Bæk og Stefan Wachmann Referent: Sara Rønning-Bæk
1. Bordet rundt og status på aktiviteter a) Status på opsamling ift. RM Kommissorium v. Anders Der afholdes møde i RM udvalget d. 24. oktober. b) Løsning på Mosaik og IPP forslag Status fra Josephine Josephine er i gang. Følges op på næste møde. c) Vejledning til Raptim-billetter v. Josephine Josephine er i gang. Følges op på næste møde. d) Opfølgning på HB-workshop v. Anders (videre proces) og Natascha (opsamling af beskrivelser) Natascha har det færdigt inden for en uge. Videre proces udsættes til næste møde. e) Opsamling på HB Forretningsorden v. Karin og Anders Det skal ligge klar til HB mødet i november. Derfor udskydes det til næste DL møde. f) Skriv til hjemmesiden om Stormøde v. Karin og Josephine Karin og Josephine sparrer på mail og sender det ud til DL inden for en uge. g) Nyt fra sekretariatet: Nøgler til kontoret: Sara er ved at samle sammen på hvem, der har hvad. Overblik kommer til næste møde. Vi beslutter på næste DL, hvordan processen skal være fremadrettet. Behandling af personfølsomme oplysninger: Udskydes til næste møde. Vedligeholdelse af kontoret: Vandskaden på gulvet er blevet tilset, og det godtgøres gennem forsikringen. Derudover er der et utæt rør på badeværelset, som Karin følger op på. Sara sender nummer til vicevært. Vinduer udenfor trænger alvorligt til maling for at overleve. Sara finder kontrakten. Lister fra LF ift. roller over for udvalg: Stefan har fået svar fra en del LF og udvalg med rolle. Det opdateres løbende på hjemmesiden. 2. Status på økonomi Annelise har sagt ja til at give en hånd med ift. det økonomiske frem mod den ordinære generalforsamling. Det indebærer bl.a. integration af medlemssystem og budgetlægning mm. a) Budgetproces v. Anders og Annelise Der er rigtig mange, som har meldt tilbage med budget. Annelise og Anders har samtidig set på strukturen i foreningen, og hvilken indflydelse det har på økonomiske beslutninger. De gennemgår kort deres arbejde. Til næste DL møde udarbejdes et udkast til det endelige budget.
b) Fees Anders orienterer kort. Vi kender ikke det endelige beløb endnu. Se punkt om international forsirking. 3. Status på LF a) Merchandise-projektgruppe: Status v. Karin Karin orienterer om, at Charlotte Fussing fra Aarhus gerne vil tage ansvar for merchandise. De småting, som er ude omkring skal følges til dørs, inden det overdrages. Karin har forsøgt at fange kontaktpersonen ved Stadium, men prøver igen i morgen. Dette skal også følges til dørs inden merchandise overdrages til Charlotte. 4. Kommunikation a) Arbejdsgruppe: Ny hjemmeside v. Anders Der afholdes et indledende møde d. 15 okt, hvor den fremtidige proces drøftes. b) Social Media Guidelines fra IO: http://www.cisv.org/resources/running-your-na-chapter/riskmanagement/ Sendes ud i update og generelt må alle genre gøre CISVere opmærksom på dem 5. Status på udvalgsarbejde a) RM Karin opfordrer til en drøftelse af, hvordan kontoret, LF, DL, udvalg og HB kan bakke op om RM over hektiske perioder. Denne tages efter budgetlægningen, så der er ordentlig tid og ressourcer til opsamling. b) Sharepoint og Podio Hvor og hvordan gemmer vi viden? DL drøfter kort hvilke kanaler, der skal understøttes fra kontorets side. Essensen er jo færre platforme jo bedre, da der er meget udskiftning og mange brugere. Karin tager fat i Josephine omkring dialog med Stefan ift. udkast af strategi. 6. Nyt fra international a) International forsikring IO har fået et tilbud på en samlet forsikring for alle rejsende i hele organisationen. Der er behov for en skriftlig proces, da afstemningen er inden BH mødet. Anders og Sara udformer mail til HB med for/imod og skriftlig proces.
b) Flytning af Global Conference 2018 Anders orienterer kort om at konferencen muligvis skal flytte tidapunkt. Det skal der stemmes om internationalt inden næste HB møde. Valg af internationale revisorer Anders orienterer om at de samme, som vi har brugt siden 2009 stiller op igen. DL vurderer at der ikke er behov for en større proces ift. denne afstemning. Ander sætter ind i mail om international forsikring at man kan sende kommentarer hvis man har noget ift. GloCo eller revisorer. 7. Akutte problemer og andre beslutninger 8. Evt. Sara og Stefan kommer med et bud på, hvordan administratorrollerne på medlemsportalen skal fordeles ift. personfølsomme data og praktik. Der kommer et bud til næste DL.